Cómo implementar una estrategia de comunicación efectiva en el lugar de trabajo

La comunicación efectiva es esencial para mejorar la productividad , mejorar la eficiencia y motivar a los miembros de su equipo.

La comunicación efectiva y en tiempo real en el lugar de trabajo puede cambiar las reglas del juego para lograr proyectos a tiempo y obtener los resultados deseados. Según un estudio reciente realizado por Harvard Business Review, hasta el 57 % de los empleados no reciben instrucciones claras y el 69 % de los gerentes no se sienten cómodos comunicándose con los miembros del equipo.

Esto demuestra la importancia de una comunicación eficaz.

En estos días, las herramientas avanzadas de gestión de tareas de equipo están disponibles con las funciones necesarias para la comunicación en tiempo real. Los gerentes de proyecto pueden asegurarse de que los miembros de su equipo hayan entendido claramente las ideas y los requisitos con funciones integradas como chat instantáneo y conferencias. Sin embargo, esta no es la única manera de comunicarse de manera efectiva en el lugar de trabajo.

Repasemos las diez estrategias principales para una comunicación efectiva para crear una cultura de trabajo saludable y aumentar la colaboración.

Diez estrategias principales para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo

1. Los correos electrónicos llegaron para quedarse

Según una encuesta de HubSpot, el 86 % de los profesionales de negocios aún prefieren los correos electrónicos para la comunicación empresarial. Cuando desee compartir cualquier mensaje oficial, incluidos anuncios, lugares de reunión u otros problemas, los correos electrónicos son la mejor opción.

Ni las herramientas de redes sociales ni una herramienta como WhatsApp son el canal adecuado para compartir información comercial. Una aplicación de gestión de proyectos o un software de colaboración en equipo tiene integración directa con los correos electrónicos. Puede mantener informados a todos los empleados en un hilo de correo electrónico.

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2. La comunicación uno a uno siempre es buena

La comunicación no tiene una herramienta o medio único para todos . La comunicación uno a uno todavía se practica en el lugar de trabajo para que los miembros de su equipo entiendan los requisitos u objetivos del proyecto de manera efectiva. Ya sea que se trate de compartir información confidencial o información personal, la discusión uno a uno sigue siendo útil en el lugar de trabajo.

3. La presentación visual es la mejor

Según una encuesta oficial, las personas pueden recordar más de 2000 imágenes con un 90 % de precisión en las pruebas de reconocimiento. En pocas palabras, tenemos una memoria excelente para las imágenes y, por lo tanto, es mejor hacer una presentación visual en el lugar de trabajo para obtener información relacionada con los datos .

Por ejemplo, si desea hablar sobre el cambio de ganancias en su empresa durante una década, es mejor mostrar un gráfico o diagrama en lugar de hablar de cifras anuales. Cuando hay información compleja que explicar, la picturización o presentación visual sigue siendo muy eficaz.

4. Las actividades de formación de equipos siempre son útiles

El compromiso de los trabajadores es esencial para una mayor productividad. Un informe de Gallup ha revelado que las empresas que tienen trabajadores comprometidos pueden obtener 2,5 veces más ingresos que otras empresas.

Las actividades de creación de equipos pueden desempeñar un papel vital en la participación de los empleados. Estas actividades pueden hacer que el ambiente general de la oficina sea un poco informal y todos los empleados pueden participar libremente.

5. El sentido del humor no tiene alternativa

Las comunicaciones comerciales o las discusiones oficiales suelen ser serias y, en ocasiones, pueden crear una situación aburrida. Aquí, los gerentes de proyecto o emprendedores con buen sentido del humor pueden aligerar el ánimo de los miembros del equipo, y una vez que se aligere su ánimo, comenzarán a seguir todas las instrucciones.

En otras palabras, si desea ganarse la confianza de los empleados, es necesario crear y mantener un ambiente ligero en el lugar de trabajo.

6. La repetición es peligrosa

La repetición no solo arruina la reputación de la persona, sino que también cuestiona la capacidad de liderazgo de la persona. Las palabras repetitivas pueden arruinar la presentación y los empleados tienden a evitar las instrucciones de dichos gerentes. Es obvio que tales gerentes tienen falta de confianza y, por lo tanto, los empleados no prestan mucha atención a lo que hablan.

7. Se trata de la forma de hacer una presentación

Las habilidades de presentación son igualmente importantes para el director del proyecto y los empresarios. Cuando haces una gran presentación , puedes hacer que tus empleados entiendan de la mejor manera posible. La claridad de las ideas y la confianza al realizar la presentación pueden hacer que su equipo se concentre en los objetivos y que su trabajo se pueda realizar a tiempo.

8. No olvides apreciar

Después del dinero, el siguiente factor motivador más importante es la apreciación. Puede ver el progreso de todos los miembros del equipo en un solo tablero gracias a una sólida herramienta de administración de tareas . Cuando descubra que alguno de los miembros de su equipo hace un esfuerzo adicional para realizar las tareas más rápidamente, debe apreciar su esfuerzo.

Además, es necesario apreciar el trabajo en equipo también cuando su equipo realiza el proyecto. Organizar una fiesta o llevar a tu equipo a almorzar o cenar puede ser la mejor manera de apreciarlo. Estos gestos se comunican de manera más efectiva y transmiten su mensaje con fuerza.

9. Haz horarios para todo

Todas las herramientas de administración de tareas tienen una función de Horarios. Puede programar una reunión o establecer una fecha límite para una tarea en particular utilizando esta función. Además, esta función le permite mantener reuniones o videoconferencias en un momento conveniente para todos.

Cuando mantiene todos los aspectos en orden para un proyecto o un proceso, puede realizar todas las tareas a tiempo. La programación de tareas le permite a usted y a los miembros de su equipo mantenerse organizados y completar el proyecto en un plazo determinado.

10. Utilice el software de colaboración en equipo adecuado

Finalmente, es necesario que su empresa utilice el software de colaboración en equipo más adecuado con funciones básicas de comunicación. Puede mantener a todos los miembros del equipo informados y todos los miembros se sienten involucrados. Dicho software puede permitir que su equipo se deshaga de cambiar de una herramienta de comunicación a otra, ahorrando tiempo y esfuerzo.

La herramienta de administración de tareas del equipo adecuada puede mostrar el progreso o el informe de estado de cada miembro del equipo al gerente del proyecto, y el gerente puede comunicarse fácilmente con los miembros del equipo si están atascados en algún lugar.

Pensamientos concluyentes

La comunicación efectiva es la clave del éxito de cada proyecto y proceso para obtener los resultados deseados. El software de administración de tareas adecuado con funciones de comunicación puede ayudarlo a lograr este objetivo mientras mantiene a su equipo eficiente y motivado.

Ya sea que desee cumplir con la fecha límite u obtener una mayor productividad en el lugar de trabajo, debe concentrarse en la comunicación a través de las herramientas adecuadas. Todas estas estrategias efectivas pueden ayudarlo a abordar este requisito con facilidad.

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