طريقة جديدة للتفكير في إدارة نفقات السفر

منصات إدارة النفقات ومنصات حجز السفر ، أو أدوات الحجز عبر الإنترنت (OBTs) ، هما تطبيقان مختلفان تم إنشاؤهما لأغراض مختلفة.

يركز حجز السفر على إيجاد حلول السفر المثلى بأفضل الأسعار. يشبه إلى حد كبير حجز رحلة عبر الإنترنت لقضاء الإجازات الشخصية ، أصبح المسافرون من رجال الأعمال قادرين بشكل متزايد على استخدام منصة السفر المفضلة لشركاتهم لمقارنة الرحلات الجوية واختيار الفندق المناسب في المكان الذي يحتاجون إليه والترتيب لاستئجار السيارات أو الخدمات.

تركز إدارة المصروفات على تتبع جميع الطرق التي ينفق بها الموظفون الأموال ، واحدة منها فقط - وعادة ما تكون واحدة من أكبر النفقات للأعمال التجارية - هي السفر. يمكن أن تشمل هذه النفقات تذاكر الطيران ، وغرف الفنادق ، وتأجير السيارات أو النقل البري ، وكذلك الوجبات ، وتصاريح المؤتمرات ، وجلسات التعليم المستمر ، أو الترفيه. ربما يحتاج المسافرون إلى تجهيزات لعرض المبيعات ، أو أن هناك حادثة غير متوقعة أثناء الرحلة ستغطيها الشركة.

تعتبر منصات السفر وإدارة النفقات على حد سواء مهمة لأي شركة ترسل موظفيها في جميع أنحاء البلاد أو العالم للمشاركة في وظائف الأعمال نيابة عنها. عندما يكون لدى مديري برامج السفر بيانات دقيقة لجميع النفقات - ليس فقط السفر - فإنهم قادرون على توفير أموال الشركة ، والعمل بكفاءة أكبر ، وتوفير واجبات رعاية أكبر للمسافرين.

يمكن أن تمثل إدارة النفقات تحديًا للعديد من الشركات ، ولكن هناك أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعد. في هذه المقالة ، سنراجع كيفية الحفاظ على امتثال المسافرين للسياسة ، وتوحيد عملية الموافقة ، واستخدام الأتمتة لتعزيز إنتاجية مدير برنامج السفر ، والعثور على النظام الأساسي الصحيح المشترك لكل من حجز السفر وإدارة النفقات.

إدارة سياسة النفقات لإدارة المسافرين

سياسات إدارة المصروفات حاسمة. إنها توفر خارطة طريق للمسافرين لفهم ما هو مسموح وما هو غير مسموح بصرفه على الشركة. يجب أن تتناول سياسة إدارة نفقات السفر القوية كل ما تتوقعه كثيرًا في رحلة ، مثل السفر بالطائرة ، والنقل البري ، وغرف الفنادق ، والوجبات ، على سبيل المثال. معظم الشركات لديها هذه المبادئ التوجيهية الأساسية المحددة بشكل جيد إلى حد ما.

لكن هل فكرت في النفقات غير الروتينية التي ربما تكون قد شاهدتها من المسافرين السابقين؟ هل تحتفظ الشركة بسجل لتلك النفقات؟ هل توجد أنظمة لإدارة مسار الرحلة مطبقة؟ قد ترغب في اكتشاف ما تضمنته تجارب المسافرين في الماضي. قد تكون هناك أنماط تستحق المعالجة ، مثل عندما يذهب المسافرون إلى مواقع محددة في العالم أو يحضرون مؤتمرات معينة.

هل تأخذ سياستك في الاعتبار خدمات الهاتف المحمول أو الوصول إلى الإنترنت؟ كيف تتعامل مع المصاريف الطبية أو حالات الطوارئ على الطريق؟ تتضمن السياسة القوية هذه التفاصيل وتنقلها بالإضافة إلى العناصر "القياسية" الأخرى.

بالإضافة إلى ما ستدفعه الشركة ، من المهم أيضًا أن يكون لديك إرشادات واضحة بشأن ما هو غير مسموح به. يساعد الحفاظ على سياستك الحالية ، لتلبية الاحتياجات التكنولوجية المتغيرة ، وإرشادات الصحة والسلامة ، والنفقات الأخرى المسموح بها على تقليل التكاليف غير المتوقعة للشركة ويساعد المسافرين على الشعور بمزيد من الثقة بشأن رحلاتهم عندما يرسلون تقارير النفقات.

وأخيرًا ، ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك بعض الاستثناءات لقواعدك. إذا كانت المجموعة التي أرسلتها إلى مؤتمر ، على سبيل المثال ، لديها زمام المبادرة لبناء المزيد من الأعمال ولكنها تتطلب تغيير الخطط لتلبية التوقعات ، فهل يُسمح بذلك؟ يبدو أنه من المنطقي عدم إضاعة هذه الفرصة أثناء وجود الأشخاص المناسبين بالفعل في هذا الموقع.

للحفاظ على السياسة فعالة وواضحة قدر الإمكان ، حدد ما يجب أن تكون عليه عملية الاستثناءات قبل أن تحتاج إلى استخدامها. بهذه الطريقة ، إذا كان لا بد من اتخاذ قرار سريع ، على سبيل المثال ، للإجابة على مندوبي المبيعات هؤلاء على الفور ، فستكون جاهزًا لمساعدتهم. ومن المرجح أن يُنظر إليك كمورد تعاوني أكثر من كونك حاجزًا على الطريق. إذا كانت السياسات والتأخيرات تمنع فريق المبيعات الخاص بك من تحقيق المزيد من المبيعات بنجاح ، فمن غير المرجح أن يظل مسافروك ممتثلين.

توحيد عملية الموافقة على النفقات الخاصة بك

يمكن أن تبدو النفقات وكأنها هدف متحرك. من المحتمل أن يعرف أي شخص حضر مؤتمر عمل أنه كلما سجلت فيه لاحقًا ، زاد السعر. على العكس من ذلك ، إذا قمت بالتسجيل مبكرًا ، فقد تتمكن من الاستفادة من سعر "التسجيل المبكر" ، والذي يمكن أن يكون أقل ببضع مئات من الدولارات من السعر العادي. وقد واجهنا جميعًا اختلافات في الأسعار بين الوقت الذي اكتشفنا فيه لأول مرة سعر طائرة الإجازة والوقت الذي حجزناه فيه بالفعل. من الواضح أن التوقيت يمكن أن يلعب دورًا كبيرًا في المبلغ الذي ندفعه مقابل الخدمات.

هذا يعني أنه إذا لم يكن لبرنامجك عملية فعالة وقابلة للتكرار ، فقد تتغير نفقاتك دون سبب سوى التأخير في الموافقات. قد تنشأ أيضًا عواقب سلبية غير متوقعة لأسباب مختلفة. قد يؤدي التأخير في السداد للمسافرين إلى إهمال حساباتك ، مما يجعل التقارير المالية المطلوبة قانونًا غير دقيقة. وبالنسبة للشركات التي لديها موظفين ينتظرون تعويضهم ، فقد ينتهي بك الأمر مع بعض المسافرين غير الراضين ، وربما المترددين ، بسبب هذه التأخيرات.

ماذا عن الشركات التي تتطلب موافقات متعددة في عملية الموافقة على نفقاتها؟ قد يبدو الأمر زائدًا وغير فعال ، ولكن قد يكون ضروريًا ، خاصة بالنسبة للمؤسسات الأكبر حجمًا. على سبيل المثال ، قد يكون لديك قسم يحتاج مديره إلى الموافقة على توجه أعضاء الفريق ولماذا حتى تتمكن من إدارة ميزانية القسم. فقط بعد الانتهاء من ذلك ، من المناسب أن يوافق مدير السفر ، حيث يتم تجميع ميزانيات الوحدات الفردية إلى إجمالي الشركة.

سواء كانت هناك حاجة إلى موافقة واحدة فقط أو عدة موافقات ضرورية ، فإن عملية الموافقات المحددة جيدًا والموحدة تساعد المؤسسة بأكملها في إدارة ميزانياتها وتفعيل برنامج السفر والنفقات. في الماضي ، كانت برامج إدارة السفر والنفقات عمليات يدوية تستغرق وقتًا طويلاً.

اليوم ، هناك حلول حديثة أفضل متاحة يمكنها إزالة المهام الشاقة والمتكررة مثل إدخال الإيصالات الفردية يدويًا ، وحساب عمليات السداد ، وتعقب المسافرين بحثًا عن الإيصالات الورقية المفقودة. وهناك فائدة إضافية في معرفة أنه عندما يكون هناك برنامج قياسي في مكانه ، فإن أي نفقات خارج السياسة يتم تمييزها بسهولة أكبر لمزيد من المراجعة. بدلاً من الاضطرار إلى مراجعة كل حساب يدويًا ، يتم تخصيص جهد أكثر استهلاكا للاستثناءات.

زيادة كفاءة إدارة النفقات مع الأتمتة

تجمع OBTs الحديثة بين قوة الأتمتة والراحة للمسافرين والتحكم لمديري برامج السفر ، الذين يتحملون المسؤولية في النهاية عن أشياء مثل امتثال المسافر ، وصحة المسافر وسلامته ، والعديد من الواجبات الأخرى. تعد منصات الحجز عبر الإنترنت هذه قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، بحيث يمكنها تقييد خيارات المسافرين للسفر لتوفير الخيارات التي تقع ضمن سياسات الشركة فقط. عندما يحجز الموظفون السفر من خلال OBT ، فإن كل شيء يتوافق تلقائيًا - توفيرًا كبيرًا للوقت لمديري السفر في كل مكان.

بالنسبة للمسافرين ، فإن حجز الرحلات الضرورية ليس فقط أكثر كفاءة ولكن إنشاء تقارير النفقات يصبح أيضًا أسهل بكثير. تسمح حلول المصروفات الآلية للمسافرين بمسح الإيصالات الورقية في النظام الأساسي من جهاز محمول ، ومن هناك ، مباشرة في تقرير المصاريف.

قد تكتمل تقارير المصروفات جزئيًا قبل أن يتوجه الموظف إلى المطار. التقارير التي تم إنشاؤها في النظام الأساسي متاحة للمراجعة والموافقة الفورية من قبل مديري السفر ، وعادة ما يكون ذلك ببضع نقرات. يمكن الآن تقليص العملية برمتها إلى دقائق ، مما يسمح للمسافر ومدير السفر بالعودة إلى العمل ذي القيمة الأعلى.

وينطبق الشيء نفسه على الموظفين أثناء رحلاتهم. نظرًا لأنهم يجمعون إيصالات الوجبات والترفيه والنفقات الضرورية الأخرى ، يمكنهم ببساطة استخدام كاميرا أجهزتهم لالتقاط نسخة رقمية من الإيصالات التي تذهب مباشرة إلى تقرير النفقات أو المحفظة الإلكترونية. بحلول الوقت الذي يتواجد فيه في المنزل ، يمكن للمسافر إرسال تقرير المصاريف فورًا للموافقة عليه.

بهذه الطريقة ، يمكن للمسافر أن يضرب الأرض عائدًا إلى المكتب دون تأخير في العثور على كل إيصال وتسجيله يدويًا - أو الأسوأ من ذلك ، التعامل مع الإيصالات في غير محله. يمكن لمديري السفر إضافة إنتاجية أعلى وتقليل إجهاد المسافر وموظفين أكثر سعادة لأسبابهم الخاصة بتحسين عائد الاستثمار لبرامج إدارة السفر الخاصة بهم.

استخدم منصة إدارة نفقات السفر

في السنوات الأخيرة ، شهدنا تركيزًا متزايدًا على دمج وظائف السفر والنفقات. هذا أمر منطقي - هناك قيمة لوجود هذا الاتصال غير الاحتكاك بين التطبيقين ، حيث يتم ملء تقرير النفقات تلقائيًا عندما يحجز مسافر رحلة. بالنسبة للمسافرين ، هذا يعني أنهم يوفرون الوقت من خلال إنهاء جزء من تقرير نفقاتهم قبل مغادرتهم حتى لرحلتهم. والاتصال السلس يعني عدم الحاجة إلى اسم مستخدم وكلمة مرور آخرين. توفر هذه الأشياء الوقت حتى يتمكن المسافر من التركيز على أنشطة أكثر أهمية.

يُعد تسهيل استخدام المسافرين للمنصة عاملاً مهمًا في معدلات اعتماد النظام الأساسي ، أو عدد مسافري الشركة الذين يستخدمون نظام السفر والنفقات الخاص بها لحجز جميع رحلاتهم وتسجيل جميع النفقات ذات الصلة. من المهم للشركة أن تختار حلول السفر والنفقات سهلة الاستخدام قدر الإمكان. اعتاد معظم الناس ، الآن ، على حجز رحلات لحياتهم الشخصية عبر الإنترنت.

تعد منصات المستهلك عبر الإنترنت واضحة إلى حد ما ولا تتطلب حقًا تدريبًا لإنجاز المهام. يتوقع المسافرون من رجال الأعمال الآن نفس النوع من السهولة والاختيارات لرحلات عملهم. المسافرون الذين يتحكمون في تجربتهم الخاصة ، والذين يمكنهم استخدام أجهزتهم المحمولة طوال رحلاتهم ، والذين يتم تمكينهم من خلال النظام الأساسي لإجراء التغييرات بسهولة حسب الحاجة ، على سبيل المثال ، هم أكثر عرضة لتبني النظام الأساسي ، وبالتالي البقاء وفقًا لإرشادات الشركة.

قم بتجميع السفر والنفقات في منصة واحدة

بالنسبة للشركات ، يعني التكامل تحسين دقة البيانات فيما يتعلق بكل من المبلغ المشحون ومن الذي يتقاضى رسومًا من الشركة. ومع التكامل تأتي البيانات المحسّنة التي تجمع بين السفر والنفقات. مع المزيد من بيانات السفر والنفقات ، يمكن للشركة تتبع المسافرين بكفاءة أكبر من أجل سلامتهم ، وتتبع الالتزام بالسياسة ، وتشغيل التحليلات لتقييم برامجهم. ومع ذلك ، لا يكون التكامل مفيدًا إلا إذا كان بإمكانك تجميع أفضل التطبيقات معًا.

يعتبر التكامل أمرًا ذا قيمة ، ولكن فقط عندما تكون منتجات السفر والنفقات منتجات جيدة. المشكلة هي أنه من الصعب القيام بكل من السفر والنفقات بشكل جيد ؛ إنهما تطبيقان مختلفان بمهمتين مختلفتين. يركز السفر على إيجاد حل السفر الأمثل ، وتوفير وقت المسافرين وأموال الشركة ، بينما تركز النفقات على تتبع جميع الطرق التي ينفق بها الموظفون أموالهم ، والسفر هو طريقة واحدة فقط يفعلون بها ذلك. يركز أفضل مزودي تطبيقات النفقات على منتجات النفقات الأساسية الخاصة بهم.

بدلاً من التفكير فيما يتعلق بالتكامل ، نوصيك بالتفكير من حيث "التجميع". كل شركة لديها احتياجات فريدة ويجب أن تختار أفضل منصة لإدارة النفقات لمعالجتها. بعد ذلك ، قم بتجميع ذلك مع منتج السفر الذي ، على الأرجح ، مدمج بالفعل مع منصة النفقات التي تختارها. يجب ألا تستغرق إضافة منتج سفر عالي الجودة وقتًا من فرق تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة أو الموارد البشرية.

لا يعني مجرد قيامك بتطبيق نظام أساسي متكامل لإدارة السفر والنفقات أنه يمكنك نسيان ما ناقشناه سابقًا حول العملية. في الواقع ، يجب تحديد سياسة السفر الخاصة بالشركات بشكل أكثر وضوحًا.

تساعد مراجعة سياسات السفر على أساس منتظم في معالجة الاتجاهات والتغييرات في مجال عملك ، أو حتى الظروف الجغرافية السياسية بحيث تكون واثقًا من أن سياساتك فعالة وليست غير متوقعة أو غير معقولة للمسافرين بغض النظر عن طبيعة الأعمال التي قد تكون شركتك فيها. يُنصح أيضًا بالحصول على راع تنفيذي أو موافقة تنفيذية ، خاصة عند تحديد حدود البرنامج وعملية التعامل مع الاستثناءات.

وفر المال باستخدام منصة إدارة نفقات السفر

بمجرد الانتهاء من العمل الشاق المتمثل في تحديد سياسات شركتك مقدمًا ، يمكن لمنصة السفر والنفقات المتكاملة والآلية عبر الإنترنت والهاتف المحمول توفير قدر كبير من الوقت وزيادة الإنتاجية للجميع خلال بقية العام ، مما قد يؤدي إلى هذه العملية استثمار مفيد للوقت والموارد.

يمكن أن يساعد أيضًا في توفير الكثير من المال لشركتك. إذا كان حل الحجز عبر الإنترنت الخاص بك يوفر تكامل GDS ، فسوف تطمئن إلى أنك تحصل على أفضل الأسعار إلى جانب خيارات واسعة للمسافرين. يمكن أن تساعد البيانات التي توفرها المنصة أيضًا مديري السفر في التفاوض على أسعار أفضل مع شركات الطيران والفنادق الأكثر شهرة التي يختارها المسافرون.

مرة أخرى ، يجب ألا تكون سياسة السفر الخاصة بشركتك ثابتة على الإطلاق. من الحكمة إعادة تقييم سياساتك وصقلها وتحسينها فيما يتعلق بالأحداث العالمية الحالية والصراعات السياسية المحتملة وحالة الاقتصاد وبالطبع التضخم اليومي. من خلال القيام بذلك ، ستضمن أن المسافرين يمكنهم اتخاذ أفضل القرارات لأعمالهم والشركة ، بغض النظر عن الزمان والمكان الذي يتجهون إليه.