تعرف على كيفية استفادة شركتك من بوابة مجلس الإدارة

بوابة مجلس الإدارة هي مركز آمن وموثوق يستخدمه الرؤساء التنفيذيون ومديرو مجلس الإدارة والمسؤولون للمساعدة في إدارة اجتماعات مجلس الإدارة.

وهذا هو سبب تسميته ببرنامج إدارة مجلس الإدارة. إنها مجموعة كاملة من الأدوات التي تتيح للأعضاء مراجعة مواد الاجتماع والتواصل مع بعضهم البعض والاطلاع على المهام والمسؤوليات الأخرى.

هذا يلغي الحاجة إلى طباعة رزم لا حصر لها من الورق وتبادل سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني للتنظيم قبل وبعد اجتماع مجلس الإدارة. باستخدام بوابة اللوحة ، يمكن للوحات أن تلتقي عن بُعد وتحافظ على أمان جميع المعلومات والملفات الضرورية وفي مكان واحد.

نظرًا لوجود العديد من الأدوات المتضمنة ، فمن الأسهل فصل مستخدمي بوابة اللوحة إلى مجموعتين. مجموعة واحدة من الأدوات للموظفين الإداريين الذين يعملون على التحضير للاجتماع ليعمل بسلاسة. المجموعة الأخرى مخصصة لأعضاء مجلس الإدارة وتمكنهم من اتخاذ الإجراءات واتخاذ القرارات داخل البوابة.

بوابات المجلس في العمل

فيما يلي ملخص موجز لما تبدو عليه بوابات مجلس الإدارة خلال عملية الاجتماع بأكملها.

قبل الاجتماع

• يعمل المسؤولون جنبًا إلى جنب مع رئيس مجلس الإدارة والقيادة التنفيذية لتنظيم المعلومات وتحديثها للأعضاء ، والتحقق من توفر المدير ومشاركة المحاضر.
• بمجرد حصول المسؤول على جميع المعلومات الضرورية ، يمكن تجميعها في جدول أعمال. بعد ذلك ، تمت دعوة المخرج ، وكتاب المجلس جاهز للنشر. يمكن نشر جميع المواد المشتركة بشكل عام أو خاص.
• بعد أن يتلقى المدير دعوته ، يكون لديهم الحرية في مراجعة كتاب المجلس عن طريق تقديم التعليقات التوضيحية ، والنظر إلى الوراء في الاجتماعات والوثائق السابقة ، ومشاركة ملاحظاتهم والتحدث عنها مع أعضاء مجلس الإدارة الآخرين. يتم الانتهاء من كل هذا العمل الشاق قبل أن يبدأ الاجتماع على الإطلاق.
• الآن يمكن لرئيس مجلس الإدارة التدخل لاستخدام تحليلات الوقت الفعلي للمدخل. سيعرضون التعليقات التوضيحية ، عندما يقرأ الأعضاء كتاب اللوحة ، وعندما يقضي الأعضاء وقتًا أطول في قسم معين ، وما إلى ذلك. يمكن استخدام هذه البيانات للتنبؤ بما سيرغب المجلس في التركيز عليه وستساعد في الحفاظ على الإيقاع والتركيز مرة واحدة يبدأ الاجتماع.

خلال الاجتماع

• سيؤتي كل العمل في الواجهة الأمامية ثماره الآن مع دخول المديرين إلى الاجتماع وهم على دراية بالفعل بأي تغييرات مهمة. يمكنهم الآن التنقل بثقة وكفاءة في اللوحة من خلال الاجتماع ، قسمًا قسمًا.
• يمكن لأعضاء مجلس الإدارة الآن استخدام أدوات التطبيق لاتخاذ الإجراءات والتصويت ، والتوقيع ، ونشر الأسئلة ، وتفويض المهام ، وجدولة المواعيد النهائية.

بعد الاجتماع

• تستمر الأداة المساعدة للتطبيق بعد انتهاء الاجتماع لأنها تسمح للأعضاء بمواصلة التواصل والمشاركة ، وخلق مشاركة دائمة وذات مغزى.
• هناك إعلامات عندما يحتاج العضو إلى التوقيع على مستند ، أو الإدلاء بصوت ، أو الرد على استطلاع ، مما يساعد على تحميل الجميع المسؤولية عما سيحدث بعد ذلك.

في النهاية ، يقدم برنامج اللوحة حلاً شاملاً للعديد من التحديات المميزة التي تواجهها العديد من اللوحات اليوم.

بوابة مجلس الإدارة:

• يساعد أعضاء مجلس الإدارة على حضور الاجتماعات بشكل أفضل تنظيمًا واستعدادًا
• يجعل اجتماعات مجلس الإدارة أكثر إستراتيجية وتطلعية
• تمكن القادة من الاستفادة من مهارات ومعرفة أعضاء مجلس الإدارة بشكل كامل
• يحسن من كفاءة اجتماعات مجلس الإدارة والفعالية والمشاركة والإنتاجية
• يحافظ على سرية مواد المجلس وآمنة
• تمكن من المشاركة في اجتماع مجلس الإدارة عن بعد

كيف تحل بوابات المنتدى تحديات الاجتماعات الافتراضية؟

في الآونة الأخيرة ، كثفت المنظمات استثماراتها في تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو للالتقاء معًا عن بُعد. ومع ذلك ، مع انتقالنا إلى الاجتماعات الافتراضية ، نشأت مجموعة جديدة من المشكلات. جعل ما يسمى بتعب الزووم ونقص إشارات لغة الجسد الطبيعية من الصعب الاستمرار في المشاركة بشكل كامل. والأسوأ من ذلك كله ، أننا نقوم بالتعويض عن طريق تجميع عشرات التطبيقات معًا لمساعدتنا - العديد من الحلول التي تتسبب في انتشار معلوماتنا عبر أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا.

نظرًا لأن بوابات مجلس الإدارة قد تم إنشاؤها مع وضع الاجتماعات الافتراضية في الاعتبار ، فقد تم تصميمها خصيصًا لهذه اللحظة حيث أصبح الاجتماع أمرًا شائعًا. غالبًا ما تحتوي على الأدوات والتكنولوجيا اللازمة لجسر الانقسامات ، والحفاظ على تنظيم الفرق ، ومساعدة القادة على اتخاذ قرارات أفضل.

لقد سمعنا من العملاء الحاليين والمحتملين على حد سواء أن الاجتماعات الافتراضية قدمت لهم تحديات جديدة مع انتقال فرقهم عن بُعد. لحسن الحظ ، مع قضاء عقود في التفكير في الاجتماعات عن بُعد ، هناك نصائح واستشارات حول كيفية التغلب على هذه التحديات.

1. كونك افتراضيًا يجعل الاتصال أكثر صعوبة

تجعل الاجتماعات الافتراضية من الصعب إجراء محادثة. في اللحظة التي يتحدث فيها شخصان في نفس الوقت ، يصبح الصوت غير مسموع. ولحظات الصمت التي تليها عبارة "آسف لأنني كنت صامتًا" تنتقص من إيقاع أي محادثة. يؤدي هذا إلى الأفكار والمساهمات التي يمكن أن تحدث شخصيًا دون مقابل.

تساعد بوابات المجلس على زيادة وتيرة الاتصال الجيد. إنها تمكن القادة من المناقشة والتداول في جميع أنحاء المنصة قبل القفز إلى أي اجتماع. من خلال الدردشة الآمنة والتعليقات التوضيحية القابلة للمشاركة ولوحات الأخبار والإعلانات ، تقدم بوابات اللوحة المعلومات وتتيح لك تخطي المكالمة. وعندما يتعين عليك الانتقال إلى اجتماع ، فإن عمليات دمج مؤتمرات الفيديو الخاصة به تتيح المحادثات مباشرة في النظام الأساسي.

2. تجعل الاجتماعات الافتراضية من الصعب البقاء منظمًا ومشاركًا وتعاونيًا

بدون التواجد معًا ، من الصعب فهم الغرفة - ما يفكر فيه الناس. تمثل لغة الجسد 65٪ من الاتصالات ، وكونك وسيلة افتراضية هو أصعب من أي وقت مضى للبقاء على المسار الصحيح والمشاركة في المحادثة.

تمكن بوابات مجلس الإدارة الفرق من اتخاذ القرارات وجمع الملاحظات وتنفيذ المسؤوليات خارج الاجتماعات. يأتي العديد منها مزودًا بقدرات توقيع إلكتروني مدمجة لتنفيذ العقود أثناء التنقل. إنها تمكن من أخذ الأصوات من أي مكان - مما يعني أنه يمكن الوصول إلى القرارات على مدار الأسبوع. وتسمح قدراتهم الاستقصائية للفرق بالتوصل إلى إجماع قبل وصولهم للتحدث عن الأشياء الأكثر أهمية.

3. تبدو الاجتماعات الافتراضية أطول وأقل إنتاجية

ليس الأمر كما لو أن هناك عددًا أقل من الأشياء لتقرر أو أقل للحديث عنها عندما تجتمع افتراضيًا. لكن مؤتمرات الفيديو ستحد من مقدار ما يُقال ، وهناك فقط أشخاص طويلون يمكنهم الحفاظ على التركيز. يمكن أن تؤدي المقاطعة الواحدة أو التنحي غير المجدي إلى عرقلة المناقشات ، وإلغاء المشاركة ، وجعل الوصول إلى توافق في الآراء أصعب من أي وقت مضى.

تساعد بوابات مجلس الإدارة الفرق على معرفة ما يجب مناقشته تحديدًا ، وما هي القرارات التي يجب الوصول إليها ، والحفاظ على المشاركة طوال الاجتماع. إنه يجهز القادة للقيام بالأعمال التمهيدية للتفكير من خلال هذه القضايا الحرجة قبل بدء الاجتماع. ويخلق نظام مساءلة للمتابعات بعد رفع الجلسة.

4. تجعل الاجتماعات الافتراضية إدارة الوصول إلى المستندات كابوسًا

كونك افتراضيًا جعل استرداد التقارير والوثائق الأساسية كابوسًا كاملاً. غالبًا ما يعني ذلك المرور بتجارب ومحن الوصول إلى خادم من خلال VPN. بمجرد الاتصال ، قد لا يكون مستقرًا أو يكون لديه اتصال بالإنترنت. لذلك نحفظ المستندات بسرعة في التخزين المحلي ، ثم نخرجها ، وبعد 15 دقيقة ندرك أننا بحاجة إلى إعادة الاتصال مرة أخرى.

تعد بوابات اللوحة بيئة آمنة غالبًا مع مساحة تخزين غير محدودة لكل مستند وتقرير وملف. أفضل ما في الأمر هو أن هذا الأمان يعني أنك لست بحاجة إلى الوصول إلى VPN لاسترداد المعلومات. يثق مجلس الإدارة في بوابات مجلس الإدارة للمستندات الأكثر حساسية لشركاتهم ، مما يعني أنهم لا يفكرون في تلبية جميع احتياجات التخزين الخاصة بك.

5. كونك عن بعد يجعل الأمن مسؤوليتك

غالبًا ما يعني الابتعاد عن المكتب الحاجة إلى VPN للوصول إلى أهم بياناتك. هذا لأنك لست محميًا بالأنظمة المتطورة والأمان الذي تم تحقيقه على مر السنين. إذا تركت الإنترنت في منزلك ، من المهم أن تظل يقظًا بشأن كيفية الوصول إلى البيانات وأنواعها.

بوابات المجلس هي بيئات آمنة تحافظ على كل شيء آمنًا. غالبًا ما يتم تمكين المصادقة ذات العاملين وتأمينها بواسطة عمالقة التقنيات الرائدة. يستفيد العديد من تقنية التعرف على الوجه ومعرف اللمس لجعل كل شيء أكثر أمانًا.

التسوق للحصول على بوابة مجلس الإدارة

بمجرد أن تقرر أن بوابة اللوحة هي الحل المناسب لك ، ستجد نفسك غارقًا في قائمة موفري بوابة اللوحة. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق السهلة لفحصها للتأكد من صحتها وقدرتها. فيما يلي بعض الأفكار حول ما يجب طرحه عند اختيار مزود بوابة اللوحة.

1. تتطلب نسخة تجريبية مجانية

عندما تصل إلى بائع ترغب في التفكير فيه ، كن مقدمًا واطلب إصدارًا تجريبيًا مجانيًا. لا توجد طريقة أفضل لمعرفة ما إذا كان هناك شيء ما يناسبك من تجربته بشكل مباشر. هذه ليست ممارسة غير مألوفة للبائعين ، وفي الواقع ، من المحتمل أن يكون لديهم واحدة لأنهم يفخرون بمنتجهم ويعرفون أن أدائها سيلبي توقعاتك.

لا يوجد سبب للوقوع في براثن العقد قبل أن تعرف كيف يعمل المنتج. كما هو الحال مع جميع العلاقات ، عليك أن تتعرف على بعضكما البعض قبل الالتزام.

بمجرد أن تتمكن من الوصول إلى التطبيق في الوضع التجريبي ، سيصبح من الواضح ما إذا كان يناسب احتياجات منتداك. تأكد من أن تجعلهم يجربونها ويقدمون لك ملاحظات أثناء البحث عن البائعين. أعضاء مجلس الإدارة هم الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج بالفعل ، لذلك إذا وافقوا ، فأنت تعلم أنك وجدت بائعًا عالي الجودة.

2. قراءة الاستعراضات

في هذا العصر الرقمي ، تنتظرك بعض أفضل الأفكار حول البرامج عبر الإنترنت. يمكنك قراءة مجموعة متنوعة من المراجعات من الأفراد الذين اختبروا البرنامج بشكل مباشر.

بعد إدخال المراجعات ، ابحث عن الاتجاهات بين المراجعات. قم بتقييم من فاز بأوسمة وجوائز عن منتجاتهم وخدماتهم. هذه ليست ألقاب نصبت نفسها بنفسها. هذه هي الجوائز الحقيقية التي روج لها عملاء حقيقيون أحبوا المنتج كثيرًا ، وشعروا بضرورة ترك تعليق.

3. الحصول على معلومات إطلاق المنتج أمر حيوي

قد يصدمك معرفة أنه لا يزال هناك العديد من مقدمي الخدمة الذين لم يكيّفوا تقنيتهم ​​لتلائم الأجهزة المحمولة. ربما قاموا أيضًا بإبطاء استثمارهم في المنتج نفسه من خلال تركه كما هو بدلاً من تعديله لتحقيق الكمال.

تتمثل إحدى الطرق السريعة للعثور على هذه الثغرات في السؤال بشكل مباشر وبشكل محدد عما إذا كان البرنامج متاحًا للاستخدام على جميع أجهزة iOS و Android وطلب ملاحظات الإصدار حول التحديثات الأخيرة ، في أي مكان من ثلاثة إلى خمسة. إذا كان البرنامج يفتقر إلى التوافق ، فستعرف مقدمًا. إذا حدثت التحديثات الأخيرة منذ أكثر من ستة أشهر ، فيمكنك أن تخبرهم أنهم توقفوا عن محاولة زيادة قدرات منتجاتهم.

4. تحقق من التكنولوجيا

ستحتاج إلى فهم متعمق للتكنولوجيا الأساسية للبرنامج. هذا هو ما يجعل هذا البرنامج المعين يبرز بين البقية. على سبيل المثال ، تعتمد البرامج القديمة على التكنولوجيا القديمة بينما تستخدم أحدث التقنيات السحابة. هذه طريقة سريعة وفعالة للكشف عن تلك الشركات التي وصلت إلى ذروتها في بداية الطفرة الرقمية ولكنها فوتت الفرص والتحديثات للأجهزة والاتجاهات الحالية. غالبًا ما تكون هذه هي نفس الشركات التي ستحرمك من الحصول على نسخة تجريبية مجانية. تقنيتهم ​​لا تدعمها حرفيًا.

الفوائد التي تعود على السحابة شاملة. فهي ليست فقط أكثر فعالية من حيث التكلفة بالنسبة للبائع ولكن هذه المدخرات تتدفق إليك دون فقدان الجودة. تم تصميم تقنية السحابة لجميع أنواع الأجهزة والمتصفحات وتتميز بتكرار وتوافر وأمان فائقين.

5. بناء شراكات مع روابط أعمق

أنت تعرف كيف تعمل بوابات اللوحة ، وتعرف كيفية فحص البائعين ، ولكن حان الوقت الآن للنظر إلى الشراكات. من هو البائع الذي سيتواصل حقًا مع شركتك ويقود نجاحها مع البقاء على اتصال بمهمتك وقيمك الأساسية؟ تأكد من أن البائع الذي تختاره يضع هذه القواعد في المقدمة وفي المنتصف:

يأتي العملاء أولاً

قم بتقييم ما إذا كان بائع البرنامج يضع العميل في مركز جهوده. إذا كانت الشركة تستثمر الوقت في خدمة العملاء ، فإنها لا تتطلع فقط لبيع برنامج لك والقيام به. إنهم يتطلعون إلى إنشاء شيء لك له فائدة حقيقية وسيساعدك في حل مشاكلك. في النهاية ، إذا فزت ، فإنهم يفوزون. منتجهم هو كيان دائم التطور مصمم مع وضعك في الاعتبار. هذا هو العمل الذي يريد المشاركة في شراكة.

تتمثل إحدى طرق تقييم تفاني الشركة في نجاح العملاء في السؤال عما إذا كان لديك مدير نجاح العملاء الخاص بك. وينبغي أن يكون الجواب نعم. ثم تحتاج إلى التعمق أكثر والعثور على كيفية إدارة هذه العلاقة ، وما نوع إمكانية الوصول التي يمكن أن توفرها عند ظهور المشاكل ، وكيف يمكنهم تحسين تجربتك الكلية مع البرنامج. تتمثل إحدى الطرق الموضوعية لتقييم فريق نجاح العميل في طلب درجات NPS وتخصص الصناعة.

لديك قيم مشتركة

قبل الاستقرار على برنامج ما ، هناك نقطة تفتيش مهمة أخرى: هل يشتركون في قيمك الأساسية كشركة؟ إذا لم يفعلوا ذلك ، فقد تصبح مجرد فاتورة أخرى لهم ، أو قد تجد أولوياتك متباينة في نقطة حرجة. إليك بعض ما يجب التفكير فيه.

• ماذا لو أردت أن أشعر بأنني شخص وليس رقمًا؟ يجب أن تبحث عن شركة يوجد فريق نجاح عملائها في الولايات المتحدة. هذا يدل على أن أسئلتك ومخاوفك سيتم التعامل معها مباشرة من قبلهم وأنهم يعطون الأولوية لمسؤوليتهم تجاهك كعميل على أرباحهم.
• ماذا لو كنا متمركزين حول المجتمع؟ إذا كنت مهتمًا برد الجميل للمجتمع ، فابحث عن عادات العطاء لدى البائع. اكتشف ما إذا كان لديهم برامجهم الخاصة التي تساهم في جهود المجتمع وما إذا كانوا يستخدمون أرباحهم لإحداث التغيير في مجتمعهم.
• ماذا لو كنت تهتم بثقافة الشركة؟ ابحث عن شركة يسعد فيها الموظفون. هذه الشركات تدور حول خلق توازن بين العمل والحياة. قد يتطلب هذا القليل من البحث في مواقع مثل Glassdoor. ستتيح لك هذه المراجعات الشخصية معرفة شعور العمل هناك.
• الشركات التي تُظهر بفخر وتعيش قيمها هي أنواع الشركات التي تريد العمل معها. يتجاوز تفانيهم تحقيق الربح ويدرك أن الأعمال التجارية لا تمحو إنسانيتنا. بعد ذلك يمكنك بدء شراكة قائمة على الاحترام المتبادل والتفاهم

لماذا بوابات متنقلة - ولماذا الآن

غالبًا ما يتكون مجلس الإدارة من أعضاء منتشرين في جميع أنحاء العالم. إنها هيئات صنع قرار ديناميكية ، لكن من الصعب جعلها جميعًا مركزية بشكل متكرر بما يكفي حتى تكون قيادتها فعالة. يحتاج مجلس الإدارة ولجان إعداد التقارير الخاصة بهم إلى حل افتراضي لهذا العالم المعولم.

توفر بوابة اللوحة الإجابة لأنها مركز لجميع المستندات والملاحظات والمحادثات وأدوات اتخاذ القرار المهمة اللازمة للوحة لتكون فعالة ومؤثرة. الآن بعد أن حصلت على الإجابة ، اتخذ إجراءً. ابحث عن بعض البائعين ، وقم بتقييمهم بعمق ، وابحث عن الشراكة المناسبة لك. ومع ذلك ، فإن الوقت ثمين ، والوقت الضائع هو مضيعة. اجعل بوابة اللوحة أولوية حتى تكون في طليعة العالم الافتراضي وتجنب التخلف عن الركب.