了解您的公司如何從董事會門戶中受益

董事會門戶是 CEO、董事會董事和管理人員用來幫助管理董事會會議的安全可靠的樞紐。

這就是為什麼它經常被稱為董事會管理軟件。 它是一套完整的工具，允許成員查看會議材料、相互交流以及查看其他任務和職責。

這消除了打印無數令紙和交換大量電子郵件以在董事會會議之前和之後進行組織的需要。 借助董事會門戶，董事會能夠遠程開會，並將所有必要的信息和文件安全地保存在一個地方。

因為涉及的工具太多，所以將董事會門戶用戶分成兩組更容易。 一套工具是為準備會議順利進行的行政人員準備的。 另一組適用於董事會成員，使他們能夠在門戶中採取行動並做出決定。

董事會門戶網站在行動

以下簡要介紹了整個會議過程中董事會門戶的外觀。

會前

• 管理員與董事會主席和執行領導一起為成員組織和更新信息，檢查董事是否有空，並分享會議記錄。
• 一旦管理員掌握了所有必要的信息，就可以將其組合成一個議程。 接下來，邀請主任，準備出版董事會書。 所有共享材料都可以公開或私下發布。
• 董事收到邀請後，可以自由地通過註釋、回顧過去的會議和文件以及與其他董事會成員分享和討論他們的筆記來審查董事會書籍。 所有這些艱苦的工作都在會議開始之前完成。
• 現在董事會主席可以介入使用門戶網站的實時分析。 他們將顯示註釋，成員何時閱讀董事會書籍，成員何時在特定部分上花費更多時間等。這些數據可用於預測董事會想要關注的內容，並有助於保持節奏緊湊和專註一次會議開始。

會議期間

• 隨著董事們進入會議並且已經意識到任何重大變化，前端的所有工作現在都將得到回報。 他們現在可以自信而有效地在會議中逐節瀏覽董事會。
• 董事會成員現在可以使用該應用程序的工具來採取行動和投票、簽名、發布問題、委派任務和安排截止日期。

會後

• 該應用程序的實用程序在會議結束後繼續使用，因為它允許成員繼續交流和分享，創造持久和有意義的參與。
• 當成員需要簽署文件、投票或回複調查時，會有通知，這有助於讓每個人對接下來發生的事情負責。

最終，電路板軟件為當今許多電路板面臨的幾個不同挑戰提供了全面的解決方案。

董事會門戶：

• 幫助董事會成員更好地組織和準備會議
• 使董事會會議更具戰略性和前瞻性
• 使領導者能夠充分利用董事會董事的技能和知識
• 提高董事會會議的效率、效力、參與度和生產力
• 保持電路板材料的機密性和安全性
• 支持遠程董事會會議參與

董事會門戶如何解決虛擬會議挑戰？

最近，組織已經加大了對視頻會議技術的投資，以便遠程開會。 然而，隨著我們轉向虛擬會議，出現了一系列新問題。 所謂的 Zoom 疲勞和缺乏自然的肢體語言提示使得保持全神貫注成為一項挑戰。 最糟糕的是，我們通過拼湊數十個應用程序來幫助我們進行補償——太多的解決方案導致我們的信息分散在我們的計算機上。

由於董事會門戶在構建時考慮了虛擬會議，因此它們專為虛擬會議變得普遍的這一時刻而設計。 它們通常包含用於彌合分歧、保持團隊井井有條並幫助領導者做出更好決策的工具和技術。

我們從現有和潛在客戶那裡聽說，隨著他們的團隊變得遠程，虛擬會議給他們帶來了新的挑戰。 幸運的是，幾十年來一直在思考遠程會議，有關於如何克服這些挑戰的建議和建議。

1. 虛擬化讓溝通更加困難

虛擬會議只會讓對話變得更加困難。 兩個人同時說話的那一刻，就變得聽不見了。 沉默片刻之後是“對不起，我靜音了”，這會減損任何談話的節奏。 這會導致一些想法和貢獻，而這些想法和貢獻會親自發生而沒有說出來。

董事會門戶有助於提高質量溝通的頻率。 它們使領導者能夠在參加會議之前在整個平台上進行討論和審議。 通過安全聊天、可共享註釋以及新聞和公告面板，董事會門戶提供信息並讓您跳過通話。 當您必須參加會議時，其視頻會議集成可以直接在平台中進行對話。

2. 虛擬會議讓組織、參與和協作變得更加困難

如果沒有在一起，就很難了解房間——人們在想什麼。 肢體語言佔交流的 65%，而虛擬手段比以往任何時候都更難保持正軌並參與對話。

董事會門戶使團隊能夠在會議之外做出決策、收集反饋並執行職責。 許多都帶有內置的電子簽名功能，可以隨時隨地執行合同。 它們可以在任何地方進行投票——這意味著可以在一周內做出決定。 他們的調查能力使團隊能夠在他們到達談論更重要的事情之前達成共識。

3. 虛擬會議感覺時間更長，效率更低

當您進行虛擬會議時，要決定的事情或要談論的事情並不少。 但是視頻會議將限制說話的數量，而且人們只能保持專注的時間。 一次中斷或無用可能會破壞討論，放棄參與，並使達成共識比以往任何時候都更加困難。

董事會門戶可幫助團隊準確了解需要討論的內容、需要做出的決定，並在整個會議期間保持參與。 它使領導者能夠在會議開始之前完成這些關鍵問題的思考。 它還為您休會後的後續行動創建了一個問責制。

4. 虛擬會議讓文檔訪問管理成為一場噩夢

虛擬化使得檢索重要報告和文件成為一場噩夢。 這通常意味著要經歷通過 VPN 訪問服務器的考驗和磨難。 連接後，它可能不穩定或無法連接互聯網。 所以我們迅速將文檔保存到本地存儲，簽核，15 分鐘後意識到我們需要重新連接。

董事會門戶是一個安全的環境，通常為每個文檔、報告和文件提供無限的存儲空間。 最重要的是，這種安全性意味著您無需訪問 VPN 即可檢索信息。 董事會信任其公司最敏感文件的董事會門戶，這意味著它們可以輕鬆滿足您的所有存儲需求。

5. 遠程使安全成為您的責任

離開辦公室通常意味著需要 VPN 來訪問您最重要的數據。 那是因為您沒有受到多年來實現的複雜系統和安全性的保護。 留給您的家庭互聯網，重要的是要對您訪問的數據方式和類型保持警惕。

董事會門戶是確保一切安全的安全環境。 他們通常啟用雙因素身份驗證，並由領先的技術巨頭保護。 許多人利用面容 ID 和触控 ID 技術讓一切變得更加安全。

購買董事會門戶

一旦您確定董事會門戶是適合您的解決方案，您會發現自己被董事會門戶提供商列表所淹沒。 但是，有一些簡單的方法可以篩選它們的有效性和能力。 以下是選擇董事會門戶提供商時要問的一些想法。

1. 要求免費試用

當您找到您想考慮的供應商時，請提前申請免費試用。 沒有比親身體驗更好的方法來了解某些東西是否適合您。 這對供應商來說並不少見，事實上，他們很可能擁有這種做法，因為他們對自己的產品感到自豪，並且知道其性能將滿足您的期望。

在您了解產品的工作原理之前，沒有理由陷入合同的糾結中。 與所有關係一樣，您必須在做出承諾之前相互了解。

一旦您能夠以試用模式訪問該應用程序，它是否適合您的董事會需求將變得顯而易見。 確保讓他們試用並在您搜索供應商時為您提供反饋。 董事會成員是實際使用該軟件的人，所以如果他們批准，那麼你就知道你找到了一個優質的供應商。

2.閱讀評論

在這個數字時代，一些關於軟件的最佳見解在線等待著您。 您可以閱讀親身體驗過該軟件的個人的各種評論。

在評論出現後，在評論中尋找趨勢。 評估誰因其產品和服務而獲得榮譽和獎項。 這些不是自封的頭銜。 這些是由非常喜歡該產品的現實生活中的客戶推廣的真正讚譽，他們覺得有必要留下評論。

3. 擁有產品發布信息至關重要

得知仍有許多提供商尚未將其技術應用於移動設備，您可能會感到震驚。 他們也可能放慢了對產品本身的投資，因為它保持原樣而不是調整它以使其完美。

找到這些漏洞的一種快速方法是直接明確地詢問該軟件是否可在所有 iOS 和 Android 設備上使用，並詢問有關最近更新的發行說明，從三到五個不等。 如果該軟件缺乏兼容性，您會提前知道。 如果最近的更新發生在 6 個多月前，那麼您可以看出他們已經停止嘗試增加其產品的功能。

4.檢查技術

您需要深入了解軟件的底層技術。 這就是使該特定軟件在其他軟件中脫穎而出的原因。 例如，舊軟件依賴於傳統技術，而最新技術則使用雲。 這是一種快速有效的方式來篩選那些在數字熱潮開始時達到頂峰但錯過了當前設備和趨勢的機會和更新的公司。 這些公司通常會拒絕您免費試用。 他們的技術確實不支持它。

雲的好處是無所不包的。 它不僅對供應商來說更具成本效益，而且這些節省會在不損失質量的情況下惠及您。 雲技術專為所有類型的設備和瀏覽器而設計，具有出色的冗餘性、可用性和安全性。

5. 建立更深層次的合作夥伴關係

你知道董事會門戶是如何工作的，你知道如何篩選供應商，但現在是時候尋找合作夥伴了。 哪個供應商將真正與您的公司建立聯繫並推動其成功，同時與您的核心使命和價值觀保持聯繫？ 確保您選擇的供應商將這些規則放在首位和中心位置：

客戶至上

評估軟件供應商是否將客戶置於其工作的中心。 如果一家公司在客戶服務上投入時間，那麼他們不僅僅是想向您推銷軟件並完成任務。 他們希望為您創造一些真正實用的東西，並幫助您解決問題。 最後，如果你贏了，他們就贏了。 他們的產品是一個不斷發展的實體，專為您而設計。 那是一家想要分享合作夥伴關係的企業。

評估公司對客戶成功的貢獻的一種方法是詢問您是否會有自己的客戶成功經理。 答案應該是肯定的。 然後你需要更深入地挖掘並找到如何管理這種關係，當出現問題時它們可以提供什麼樣的可訪問性，以及它們如何改善你對軟件的整體體驗。 評估客戶成功團隊的客觀方法是詢問他們的 NPS 分數和行業專業化程度。

你們有共同的價值觀

在確定一個軟件之前，還有另一個重要的檢查點：它們是否與您作為一家公司的核心價值觀相同？ 如果他們不這樣做，您可能會成為他們的另一張發票，或者您可能會在關鍵點發現您的優先級不同。 以下是一些值得思考的假設。

• 如果我想感覺自己是一個人而不是一個數字怎麼辦？ 您應該尋找一家客戶成功團隊在美國的公司。 這表明您的問題和疑慮將由他們直接處理，並且他們將作為客戶對您的責任優先於他們的利潤。
• 如果我們以社區為中心怎麼辦？ 如果您關心回饋社區，請研究供應商的捐贈習慣。 了解他們是否有自己的項目有助於社區努力，以及他們是否利用利潤來影響社區的變化。
• 如果你關心公司文化怎麼辦？ 尋找員工滿意的公司。 這些公司都是為了創造工作與生活的平衡。 這可能需要對 Glassdoor 等網站進行一些研究。 這些個人評論會讓你知道在那里工作的真正感覺。
• 自豪地展示並踐行其價值觀的公司是您想與之合作的公司。 他們的奉獻精神超越了盈利，並認識到商業不會抹殺我們的人性。 然後，您可以在相互尊重和理解的基礎上建立夥伴關係

為什麼選擇門戶網站——為什麼是現在

董事會通常由遍布全球的成員組成。 他們是動態的決策機構，但很難讓所有這些機構足夠頻繁地集中，以使他們的領導有效。 董事會及其報告委員會需要針對這個全球化世界的虛擬解決方案。

董事會門戶提供了答案，因為它是董事會高效和有影響力所需的所有重要文檔、筆記、對話和決策工具的樞紐。 既然你有了答案，那就行動吧。 尋找一些供應商，對其進行深入評估，然後找到適合您的合作夥伴。 然而，時間是寶貴的，失去的時間是浪費。 將董事會門戶作為優先事項，這樣您就可以站在虛擬世界的最前沿並避免落後。