Saiba como sua empresa pode se beneficiar de um portal do conselho

Um portal do conselho é um hub seguro e confiável usado por CEOs, diretores do conselho e administradores para ajudar a gerenciar as reuniões do conselho.

É por isso que é frequentemente chamado de software de gerenciamento de conselho. É um conjunto completo de ferramentas que permite que os membros examinem os materiais da reunião, comuniquem-se uns com os outros e vejam outras tarefas e responsabilidades.

Isso elimina a necessidade de imprimir inúmeras resmas de papel e trocar uma enxurrada de e-mails para se organizar antes e depois de uma reunião do conselho. Com um portal do conselho, os conselhos podem se reunir remotamente e manter todas as informações e arquivos necessários seguros e em um só lugar.

Como há tantas ferramentas envolvidas, é mais fácil separar os usuários do portal do conselho em dois grupos. Um conjunto de ferramentas é para que a equipe administrativa que trabalha para preparar a reunião ocorra sem problemas. O outro conjunto é para os membros do conselho e permite que eles ajam e tomem decisões dentro do portal.

Portais do conselho em ação

Aqui está um breve resumo de como são os portais do conselho ao longo de todo o processo de reunião.

Antes do encontro

• Os administradores trabalham ao lado do presidente do conselho e da liderança executiva para organizar e atualizar as informações para os membros, verificar a disponibilidade do diretor e compartilhar as atas.
• Uma vez que o administrador tenha todas as informações necessárias, elas podem ser reunidas em uma agenda. Em seguida, o diretor é convidado e o livro do conselho está pronto para ser publicado. Todos os materiais compartilhados podem ser postados de forma pública ou privada.
• Depois que o diretor recebe o convite, eles têm a liberdade de revisar o livro do conselho fazendo anotações, analisando reuniões e documentos anteriores e compartilhando e conversando sobre suas anotações com outros membros do conselho. Todo esse trabalho árduo é concluído antes mesmo da reunião começar.
• Agora, o presidente do conselho pode intervir para usar a análise em tempo real da porta. Eles mostrarão as anotações, quando os membros lerem o livro do conselho, quando os membros passarem mais tempo em uma seção específica, etc. Esses dados podem ser usados ​​para prever em que o conselho deseja se concentrar e ajudar a manter o ritmo firme e focado uma vez a reunião começa.

Durante o encontro

• Todo o trabalho no front-end agora valerá a pena quando os diretores entrarem na reunião e já estiverem cientes de quaisquer mudanças significativas. Eles agora podem navegar com confiança e eficiência no quadro pela reunião, seção por seção.
• Os membros do conselho agora podem usar as ferramentas do aplicativo para agir e votar, assinar, postar perguntas, delegar atribuições e agendar prazos.

Após a reunião

• A utilidade do aplicativo continua após o término da reunião porque permite que os membros continuem se comunicando e compartilhando, criando um envolvimento duradouro e significativo.
• Há notificações quando um membro precisa assinar um documento, votar ou responder a uma pesquisa, o que ajuda a responsabilizar todos pelo que acontece a seguir.

Em última análise, o software da placa oferece uma solução abrangente para vários desafios distintos enfrentados por muitas placas hoje.

Um portal do conselho:

• Ajuda os membros do conselho a comparecerem às reuniões mais bem organizados e preparados
• Torna as reuniões do conselho mais estratégicas e voltadas para o futuro
• Permite que os líderes aproveitem totalmente as habilidades e o conhecimento dos conselheiros
• Melhora a eficiência, eficácia, engajamento e produtividade das reuniões do conselho
• Mantém os materiais do conselho confidenciais e seguros
• Permite a participação remota em reuniões do conselho

Como os portais do conselho resolvem os desafios das reuniões virtuais?

Recentemente, as organizações aumentaram seus investimentos em tecnologia de videoconferência para se reunir remotamente. No entanto, à medida que migramos para as reuniões virtuais, uma nova série de problemas surgiu. A chamada fadiga do Zoom e a falta de dicas naturais de linguagem corporal tornaram um desafio permanecer totalmente engajado. Pior de tudo, estamos compensando reunindo dezenas de aplicativos para nos ajudar – soluções demais que fazem com que nossas informações fiquem espalhadas por nossos computadores.

Como os portais do conselho foram construídos com reuniões virtuais em mente, eles chegam construídos especificamente para este momento em que a reunião virtual se tornou comum. Eles geralmente contêm as ferramentas e a tecnologia para superar as divisões, manter as equipes organizadas e ajudar os líderes a tomar melhores decisões.

Ouvimos de clientes existentes e potenciais que as reuniões virtuais apresentaram novos desafios para eles à medida que suas equipes se tornavam remotas. Felizmente, com décadas passadas pensando em reuniões remotas, há conselhos e conselhos sobre como superar esses desafios.

1. Ser virtual dificulta a comunicação

As reuniões virtuais apenas dificultam a conversa. No momento em que duas pessoas falam ao mesmo tempo, torna-se inaudível. E momentos de silêncio seguidos de “desculpe, eu estava mudo”, prejudicam o ritmo de qualquer conversa. Isso leva a que ideias e contribuições que ocorreriam pessoalmente não sejam ditas.

Os portais do conselho ajudam a aumentar a frequência da comunicação de qualidade. Eles permitem que os líderes discutam e deliberem em toda a plataforma antes mesmo de entrar em uma reunião. Por meio de bate-papo seguro, anotações compartilháveis ​​e painéis de notícias e anúncios, os portais do conselho fornecem informações e permitem que você ignore uma chamada. E quando você precisa entrar em uma reunião, suas integrações de videoconferência permitem conversas diretamente na plataforma.

2. As reuniões virtuais tornam mais difícil manter-se organizado, engajado e colaborativo

Sem estarmos juntos, é difícil ter uma noção da sala – o que as pessoas estão pensando. A linguagem corporal é 65% da comunicação, e ser um meio virtual é mais difícil do que nunca permanecer no caminho certo e engajado na conversa.

Os portais do conselho permitem que as equipes tomem decisões, obtenham feedback e executem responsabilidades fora das reuniões. Muitos vêm com recursos integrados de assinatura eletrônica para executar contratos em movimento. Eles permitem que os votos sejam feitos de qualquer lugar – o que significa que as decisões podem ser tomadas ao longo da semana. E seus recursos de pesquisa permitem que as equipes cheguem a um consenso antes mesmo de chegarem para falar sobre as coisas mais importantes.

3. As reuniões virtuais parecem mais longas e menos produtivas

Não é como se houvesse menos coisas para decidir ou menos para falar quando você está se encontrando virtualmente. Mas a videoconferência vai limitar o quanto é dito, e há um limite de tempo que as pessoas podem manter o foco. Uma interrupção ou um aparte inútil pode atrapalhar as discussões, diminuir o engajamento e tornar o consenso mais difícil do que nunca.

Os portais do conselho ajudam as equipes a saber exatamente o que precisa ser discutido, quais decisões precisam ser tomadas e a manter o envolvimento durante a reunião. Ele equipa os líderes para fazer o trabalho de reflexão sobre essas questões críticas antes do início da reunião. E cria um sistema de responsabilidade para acompanhamentos após o adiamento.

4. As reuniões virtuais tornam o gerenciamento de acesso a documentos um pesadelo

Ser virtual tornou a recuperação de relatórios e documentos essenciais um pesadelo total. Muitas vezes significa passar pelas provações e tribulações de acessar um servidor por meio de uma VPN. Uma vez conectado, pode não ser estável ou ter uma conexão com a Internet. Assim, salvamos rapidamente os documentos no armazenamento local, desconectamos e, 15 minutos depois, percebemos que precisamos nos reconectar novamente.

Os portais do conselho são um ambiente seguro, muitas vezes com armazenamento ilimitado para cada documento, relatório e arquivo. O melhor de tudo é que essa segurança significa que você não precisa acessar uma VPN para recuperar as informações. O conselho de administração confia nos portais do conselho para os documentos mais confidenciais de suas empresas, o que significa que eles são um acéfalo para todas as suas necessidades de armazenamento.

5. Ser remoto torna a segurança sua responsabilidade

Estar longe do escritório geralmente significa precisar de uma VPN para acessar seus dados mais importantes. Isso porque você não está protegido pelos sistemas sofisticados e pela segurança alcançada ao longo dos anos. Deixado para sua internet doméstica, é importante ficar atento sobre como e quais tipos de dados você acessa.

Os portais de diretoria são ambientes seguros que mantêm tudo seguro. Eles geralmente têm autenticação de dois fatores habilitada e são protegidos pelos principais gigantes da tecnologia. Muitos utilizam a tecnologia Face ID e Touch ID para tornar tudo ainda mais seguro.

Comprando um portal do conselho

Depois de decidir que um portal do conselho é a solução certa para você, você ficará sobrecarregado com a lista de fornecedores de portais do conselho. No entanto, existem algumas maneiras fáceis de rastreá-los quanto à validade e capacidade. Aqui estão algumas ideias sobre o que perguntar ao escolher um provedor de portal do conselho.

1. Exija uma avaliação gratuita

Quando você encontrar um fornecedor que gostaria de considerar, seja direto e peça uma avaliação gratuita. Não há melhor maneira de saber se algo funciona para você do que experimentá-lo em primeira mão. Essa não é uma prática incomum para os fornecedores e, de fato, é provável que eles tenham uma porque se orgulham de seu produto e sabem que seu desempenho atenderá às suas expectativas.

Não há razão para ser pego nos emaranhados de um contrato antes de saber como o produto funciona. Como em todos os relacionamentos, você precisa se conhecer antes de assumir um compromisso.

Assim que você conseguir acessar o aplicativo no modo de teste, ficará óbvio se ele atende às necessidades do seu quadro. Certifique-se de que eles experimentem e forneçam feedback enquanto você procura fornecedores. Os membros do conselho são os que realmente usam o software, portanto, se eles aprovarem, você saberá que encontrou um fornecedor de qualidade.

2. Leia comentários

Nesta era digital, alguns dos melhores insights sobre software esperam por você online. Você pode ler uma variedade de comentários de pessoas que experimentaram o software em primeira mão.

Após as revisões, procure tendências entre as revisões. Avalie quem ganhou honras e prêmios por seus produtos e serviços. Estes não são títulos autonomeados. Estes são elogios genuínos promovidos por clientes da vida real que amaram tanto o produto que se sentiram compelidos a deixar um comentário.

3. Ter informações sobre a liberação do produto é vital

Você pode ficar chocado ao saber que ainda existem muitos provedores que não adaptaram sua tecnologia para dispositivos móveis. Eles também podem ter diminuído o investimento no próprio produto, deixando-o como está, em vez de ajustá-lo para a perfeição.

Uma maneira rápida de encontrar essas falhas é perguntar direta e objetivamente se o software está disponível para uso em todos os dispositivos iOS e Android e solicitar as notas de lançamento sobre atualizações recentes, de três a cinco. Se o software não tiver compatibilidade, você saberá com antecedência. Se as atualizações recentes aconteceram há mais de seis meses, você pode dizer que eles pararam de tentar aumentar os recursos de seus produtos.

4. Verifique a tecnologia

Você precisará ter uma compreensão profunda da tecnologia subjacente de um software. É o que faz com que esse software específico se destaque entre os demais. Por exemplo, o software mais antigo depende de tecnologia legada, enquanto a tecnologia mais recente usa a nuvem. Essa é uma maneira rápida e eficaz de rastrear as empresas que atingiram seu pico no início do boom digital, mas que perderam as oportunidades e atualizações para dispositivos e tendências atuais. Geralmente, essas são as mesmas empresas que negarão a você uma avaliação gratuita. Sua tecnologia literalmente não suporta isso.

Os benefícios da nuvem são abrangentes. Além de ser mais econômico para o fornecedor, essa economia chega até você sem perda de qualidade. A tecnologia em nuvem é projetada para todos os tipos de dispositivos e navegadores e possui redundância, disponibilidade e segurança superiores.

5. Construa parcerias com conexões mais profundas

Você sabe como funcionam os portais do conselho, sabe como selecionar os fornecedores, mas agora é hora de procurar parcerias. Qual fornecedor realmente se conectará com sua empresa e impulsionará seu sucesso enquanto permanece conectado à sua missão e valores principais? Certifique-se de que o fornecedor escolhido coloque essas regras em primeiro plano:

Os clientes vêm em primeiro lugar

Avalie se o fornecedor de software coloca o cliente no centro de seus esforços. Se uma empresa está investindo tempo no atendimento ao cliente, ela não está apenas procurando vender um software e pronto. Eles estão procurando criar algo para você que tenha verdadeira utilidade e o ajude a resolver seus problemas. No final, se você ganhar, eles ganham. Seu produto é uma entidade em constante evolução projetada com você em mente. Esse é um negócio que quer compartilhar uma parceria.

Uma maneira de avaliar a dedicação de uma empresa ao sucesso do cliente é perguntar se você terá seu próprio gerente de sucesso do cliente. A resposta deve ser sim. Em seguida, você precisa se aprofundar e descobrir como esse relacionamento será gerenciado, que tipo de acessibilidade eles podem fornecer quando surgirem problemas e como eles podem melhorar sua experiência geral com o software. Uma maneira objetiva de avaliar a equipe de sucesso do cliente é pedir sua pontuação de NPS e especialização no setor.

Você compartilhou valores

Antes de escolher um software, há outro ponto de verificação importante: eles compartilham seus valores centrais como empresa? Se não o fizerem, você pode se tornar apenas mais uma fatura para eles ou pode encontrar suas prioridades divergindo em um ponto crítico. Aqui estão alguns e se para refletir.

• E se eu quiser me sentir uma pessoa e não um número? Você deve procurar uma empresa cuja equipe de sucesso do cliente esteja nos EUA. Isso mostra que suas dúvidas e preocupações serão tratadas diretamente por eles e que eles priorizam sua responsabilidade para com você como cliente sobre seus lucros.
• E se formos centrados na comunidade? Se você se preocupa em retribuir à comunidade, pesquise os hábitos de doação de um fornecedor. Descubra se eles têm seus próprios programas que contribuem para os esforços da comunidade e se eles usam seu lucro para afetar a mudança em sua comunidade.
• E se você se importa com a cultura da empresa? Procure uma empresa onde os funcionários sejam felizes. Essas empresas têm tudo a ver com a criação de um equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Isso pode exigir um pouco de pesquisa em sites como o Glassdoor. Essas avaliações pessoais permitirão que você saiba como é realmente trabalhar lá.
• As empresas que orgulhosamente mostram e vivem seus valores são os tipos de empresas com as quais você deseja trabalhar. Sua dedicação vai além do lucro e reconhece que os negócios não apagam nossa humanidade. Então você pode começar uma parceria baseada no respeito e compreensão mútuos

Por que portais de conselho – e por que agora

Muitas vezes, um conselho é composto por membros espalhados por todo o mundo. São órgãos decisórios dinâmicos, mas é difícil centralizá-los com frequência suficiente para que sua liderança seja eficaz. O conselho e seus comitês de relatórios precisam de uma solução virtual para este mundo globalizado.

Um portal do conselho fornece a resposta porque é um hub para todos os documentos importantes, notas, conversas e ferramentas de tomada de decisão necessárias para que um conselho seja eficiente e impactante. Agora que você tem a resposta, tome uma atitude. Encontre alguns fornecedores, avalie-os em profundidade e encontre a parceria certa para você. No entanto, o tempo é valioso, e o tempo perdido é um desperdício. Faça do portal do conselho uma prioridade para estar na vanguarda do mundo virtual e evitar ficar para trás.