Scopri come la tua azienda può trarre vantaggio da un portale Board

Un portale del consiglio è un hub sicuro e affidabile utilizzato da amministratori delegati, direttori del consiglio e amministratori per aiutare a gestire le riunioni del consiglio.

Ecco perché è spesso chiamato software di gestione della scheda. È una suite completa di strumenti che consente ai membri di esaminare i materiali delle riunioni, comunicare tra loro e occuparsi di altri compiti e responsabilità.

Ciò elimina la necessità di stampare innumerevoli risme di carta e scambiare una raffica di e-mail per organizzarsi sia prima che dopo una riunione del consiglio di amministrazione. Con un portale del consiglio, i consigli sono in grado di incontrarsi da remoto e mantenere tutte le informazioni e i file necessari al sicuro e in un unico posto.

Poiché sono coinvolti così tanti strumenti, è più facile separare gli utenti del portale del consiglio di amministrazione in due gruppi. Una serie di strumenti è per il personale amministrativo che lavora per preparare la riunione a svolgersi senza intoppi. L'altro set è per i membri del consiglio e consente loro di agire e prendere decisioni all'interno del portale.

Portali del consiglio in azione

Ecco un breve riassunto dell'aspetto dei portali del consiglio di amministrazione durante l'intero processo di riunione.

Prima dell'incontro

• Gli amministratori lavorano insieme al presidente del consiglio e alla dirigenza esecutiva per organizzare e aggiornare le informazioni per i membri, verificare la disponibilità del direttore e condividere i verbali.
• Una volta che l'amministratore ha tutte le informazioni necessarie, possono essere assemblate in un'agenda. Successivamente, viene invitato il direttore e il libro del consiglio è pronto per essere pubblicato. Tutti i materiali condivisi possono essere pubblicati pubblicamente o privatamente.
• Dopo che il direttore ha ricevuto l'invito, ha la libertà di rivedere il libro del consiglio facendo annotazioni, ripercorrendo riunioni e documenti passati e condividendo e parlando dei propri appunti con altri membri del consiglio. Tutto questo duro lavoro è completato prima che l'incontro abbia inizio.
• Ora il presidente del consiglio può intervenire per utilizzare l'analisi in tempo reale della porta. Mostreranno le annotazioni, quando i membri hanno letto il libro del consiglio, quando i membri trascorrono più tempo su una sezione particolare, ecc. Questi dati possono essere utilizzati per prevedere su cosa il consiglio vorrà concentrarsi e aiuteranno a mantenere il ritmo serrato e concentrato una volta inizia l'incontro.

Durante la riunione

• Tutto il lavoro sul front-end ora darà i suoi frutti poiché i direttori entrano in riunione e sono già a conoscenza di eventuali cambiamenti significativi. Ora possono navigare con sicurezza ed efficienza nella bacheca attraverso la riunione, sezione per sezione.
• I membri del consiglio possono ora utilizzare gli strumenti dell'app per agire e votare, firmare, pubblicare domande, delegare incarichi e pianificare scadenze.

Dopo l'incontro

• L'utilità dell'app continua al termine della riunione perché consente ai membri di continuare a comunicare e condividere, creando un coinvolgimento duraturo e significativo.
• Ci sono notifiche quando un membro deve firmare un documento, esprimere un voto o rispondere a un sondaggio, il che aiuta a ritenere tutti responsabili di ciò che accade dopo.

In definitiva, il software per schede offre una soluzione completa a diverse sfide distinte affrontate da molte schede oggi.

Un portale del consiglio:

• Aiuta i membri del consiglio a partecipare alle riunioni meglio organizzate e preparate
• Rende le riunioni del consiglio più strategiche e lungimiranti
• Consente ai leader di sfruttare appieno le competenze e le conoscenze dei direttori del consiglio
• Migliora l'efficienza, l'efficacia, il coinvolgimento e la produttività delle riunioni del consiglio di amministrazione
• Mantiene i materiali di bordo riservati e sicuri
• Consente la partecipazione remota alla riunione del consiglio di amministrazione

In che modo i portali del consiglio risolvono le sfide delle riunioni virtuali?

Di recente, le organizzazioni hanno aumentato i loro investimenti nella tecnologia di videoconferenza per incontrarsi in remoto. Tuttavia, quando siamo passati alle riunioni virtuali, è emersa una nuova serie di problemi. Il cosiddetto affaticamento dello zoom e la mancanza di segnali naturali del linguaggio del corpo hanno reso difficile rimanere pienamente coinvolti. Peggio ancora, stiamo compensando mettendo insieme dozzine di app per aiutarci: troppe soluzioni che causano la dispersione delle nostre informazioni sui nostri computer.

Poiché i portali del consiglio di amministrazione sono stati creati pensando alle riunioni virtuali, arrivano appositamente creati per questo momento in cui le riunioni virtuali sono diventate comuni. Spesso contengono gli strumenti e la tecnologia per colmare le divisioni, mantenere i team organizzati e aiutare i leader a prendere decisioni migliori.

Abbiamo sentito sia dai clienti esistenti che potenziali che le riunioni virtuali hanno presentato nuove sfide per loro poiché i loro team sono passati in remoto. Fortunatamente, con decenni passati a pensare alle riunioni a distanza, ci sono consigli e consigli su come superare queste sfide.

1. Essere virtuali rende la comunicazione più difficile

Le riunioni virtuali rendono solo più difficile avere una conversazione. Nel momento in cui due persone parlano contemporaneamente, diventa impercettibile. E i momenti di silenzio seguiti da "mi dispiace di essere stato muto", sminuiscono il ritmo di qualsiasi conversazione. Ciò porta a idee e contributi che potrebbero verificarsi di persona senza essere detti.

I portali del consiglio aiutano ad aumentare la frequenza della comunicazione di qualità. Consentono ai leader di discutere e deliberare in tutta la piattaforma prima di saltare a una riunione. Attraverso chat sicura, annotazioni condivisibili e pannelli di notizie e annunci, i portali del consiglio forniscono informazioni e ti consentono di saltare una chiamata. E quando devi partecipare a una riunione, le sue integrazioni di videoconferenza consentono conversazioni direttamente nella piattaforma.

2. Le riunioni virtuali rendono più difficile rimanere organizzati, coinvolti e collaborativi

Senza stare insieme, è difficile avere un'idea della stanza – cosa pensano le persone. Il linguaggio del corpo è il 65% della comunicazione ed essere virtuali significa più che mai rimanere in pista e impegnarsi in una conversazione.

I Board Portal consentono ai team di prendere decisioni, raccogliere feedback ed eseguire responsabilità al di fuori delle riunioni. Molti sono dotati di funzionalità di firma elettronica integrate per eseguire contratti in movimento. Consentono di prendere voti da qualsiasi luogo, il che significa che le decisioni possono essere prese durante la settimana. E le loro capacità di indagine consentono ai team di raggiungere il consenso prima ancora di arrivare a parlare delle cose più importanti.

3. Le riunioni virtuali sembrano più lunghe e meno produttive

Non è che ci siano meno cose da decidere o meno di cui parlare quando ci si incontra virtualmente. Ma la videoconferenza limiterà quanto viene detto e c'è solo così tanto tempo che le persone possono mantenere la concentrazione. Un'interruzione o un'inutilità da parte può far deragliare le discussioni, far cadere il coinvolgimento e rendere il raggiungimento del consenso più difficile che mai.

I portali del consiglio aiutano i team a sapere esattamente cosa deve essere discusso, quali decisioni devono essere prese e mantengono il coinvolgimento durante la riunione. Fornisce ai leader il compito di riflettere su questi problemi critici prima dell'inizio della riunione. E crea un sistema di responsabilità per i follow-up dopo l'aggiornamento.

4. Le riunioni virtuali rendono la gestione dell'accesso ai documenti un incubo

Essere virtuali ha reso il recupero di rapporti e documenti essenziali un incubo totale. Spesso significa affrontare le prove e le tribolazioni dell'accesso a un server tramite una VPN. Una volta connesso, potrebbe non essere stabile o avere una connessione Internet. Quindi salviamo rapidamente i documenti nell'archiviazione locale, la disconnessione e 15 minuti dopo ci rendiamo conto che dobbiamo riconnetterci di nuovo.

I portali Board sono spesso un ambiente sicuro con spazio di archiviazione illimitato per ogni documento, report e file. Soprattutto, quella sicurezza significa che non è necessario accedere a una VPN per recuperare le informazioni. Il consiglio di amministrazione si affida ai portali del consiglio di amministrazione per i documenti più sensibili delle loro aziende, il che significa che sono un gioco da ragazzi per tutte le tue esigenze di archiviazione.

5. Essere a distanza rende la sicurezza una tua responsabilità

Essere lontano dall'ufficio spesso significa aver bisogno di una VPN per accedere ai tuoi dati più importanti. Questo perché non sei protetto dai sofisticati sistemi e dalla sicurezza raggiunti nel corso degli anni. Lasciata alla tua Internet di casa, è importante rimanere vigili su come e a che tipo di dati accedi.

I Board Portal sono ambienti sicuri che mantengono tutto al sicuro. Spesso hanno l'autenticazione a due fattori abilitata e sono protetti dai principali giganti delle tecnologie. Molti sfruttano la tecnologia Face ID e Touch ID per rendere tutto ancora più sicuro.

Shopping per un portale di bordo

Una volta che hai deciso che un portale del consiglio è la soluzione giusta per te, ti ritroverai sopraffatto dall'elenco dei fornitori del portale del consiglio. Tuttavia, ci sono alcuni semplici modi per verificarne la validità e la capacità. Ecco alcune idee su cosa chiedere quando si sceglie un fornitore di portali di bordo.

1. Richiedi una prova gratuita

Quando atterri su un fornitore che vorresti prendere in considerazione, sii pronto e chiedi una prova gratuita. Non c'è modo migliore per sapere se qualcosa funziona per te che provarlo in prima persona. Questa non è una pratica insolita per i fornitori e, in effetti, è probabile che ne abbiano una perché sono orgogliosi del loro prodotto e sanno che le sue prestazioni soddisferanno le tue aspettative.

Non c'è motivo di rimanere intrappolati nei grovigli di un contratto prima di sapere come funziona il prodotto. Come in tutte le relazioni, devi conoscerti prima di prendere un impegno.

Una volta che sarai in grado di accedere all'app in modalità di prova, diventerà ovvio se si adatta alle esigenze della tua scheda. Assicurati di farlo provare e fornirti feedback mentre cerchi i fornitori. I membri del consiglio sono quelli che effettivamente utilizzano il software, quindi se approvano, allora sai di aver trovato un fornitore di qualità.

2. Leggi le recensioni

In questa era digitale, alcune delle migliori informazioni sul software ti aspettano online. Puoi leggere una varietà di recensioni di persone che hanno sperimentato il software in prima persona.

Dopo aver inserito le recensioni, cerca le tendenze tra le recensioni. Valuta chi ha vinto riconoscimenti e premi per i loro prodotti e servizi. Questi non sono titoli autoproclamati. Questi sono veri e propri riconoscimenti promossi da clienti reali che hanno amato così tanto il prodotto, che si sono sentiti in dovere di lasciare una recensione.

3. Avere informazioni sulla versione del prodotto è fondamentale

Potrebbe scioccarti apprendere che ci sono ancora molti fornitori che non hanno adattato la loro tecnologia ai dispositivi mobili. Potrebbero anche aver rallentato il loro investimento nel prodotto stesso lasciandolo così com'è piuttosto che regolandolo per la perfezione.

Un modo rapido per trovare questi buchi è chiedere direttamente e in modo mirato se il software è disponibile per l'uso su tutti i dispositivi iOS e Android e richiedere le note di rilascio sugli aggiornamenti recenti, da tre a cinque. Se il software manca di compatibilità, lo saprai con largo anticipo. Se gli aggiornamenti recenti sono avvenuti più di sei mesi fa, puoi dire che hanno smesso di provare ad aumentare le capacità del loro prodotto.

4. Controlla la tecnologia

Sarà necessario avere una conoscenza approfondita della tecnologia alla base di un software. È ciò che fa risaltare quel particolare software tra gli altri. Ad esempio, i software meno recenti si basano sulla tecnologia legacy mentre la tecnologia più recente utilizza il cloud. Questo è un modo rapido ed efficace per individuare quelle aziende che hanno raggiunto il loro apice all'inizio del boom digitale ma che hanno perso le opportunità e gli aggiornamenti per i dispositivi e le tendenze attuali. Queste sono spesso le stesse aziende che ti negheranno una prova gratuita. La loro tecnologia letteralmente non lo supporta.

I vantaggi del cloud sono onnicomprensivi. Non solo è più conveniente per il fornitore, ma quei risparmi arrivano a te senza perdita di qualità. La tecnologia cloud è progettata per tutti i tipi di dispositivi e browser e offre ridondanza, disponibilità e sicurezza superiori.

5. Costruisci partnership con connessioni più profonde

Sai come funzionano i portali del consiglio di amministrazione, sai come controllare i fornitori, ma ora è il momento di guardare alle partnership. Quale fornitore si connetterà veramente con la tua azienda e ne guiderà il successo rimanendo connesso alla tua missione e ai tuoi valori fondamentali? Assicurati che il fornitore che scegli metta queste regole in primo piano e al centro:

I clienti vengono prima di tutto

Valuta se il fornitore del software mette il cliente al centro dei suoi sforzi. Se un'azienda sta investendo tempo nell'assistenza clienti, non sta solo cercando di venderti un software e il gioco è fatto. Stanno cercando di creare qualcosa per te che abbia una vera utilità e ti aiuti a risolvere i tuoi problemi. Alla fine, se vinci tu, vincono loro. Il loro prodotto è un'entità in continua evoluzione progettata pensando a te. Questa è un'azienda che vuole condividere una partnership.

Un modo per valutare la dedizione di un'azienda al successo dei clienti è chiedere se avrai il tuo responsabile del successo dei clienti. La risposta dovrebbe essere sì. Quindi devi scavare più a fondo e scoprire come verrà gestita quella relazione, che tipo di accessibilità possono fornire quando sorgono problemi e come possono migliorare la tua esperienza complessiva con il software. Un modo oggettivo per valutare il team di successo del cliente è chiedere il punteggio NPS e la specializzazione del settore.

Hai dei valori condivisi

Prima di scegliere un software, c'è un altro punto di controllo importante: condividono i tuoi valori fondamentali come azienda? In caso contrario, potresti diventare solo un'altra fattura per loro, oppure potresti scoprire che le tue priorità divergono in un punto critico. Ecco alcuni cosa se su cui riflettere.

• E se volessi sentirmi una persona e non un numero? Dovresti cercare un'azienda il cui team di successo dei clienti si trovi negli Stati Uniti. Ciò dimostra che le tue domande e preoccupazioni saranno gestite direttamente da loro e che danno la priorità alla loro responsabilità nei tuoi confronti come cliente rispetto ai loro profitti.
• E se fossimo incentrati sulla comunità? Se ti interessa restituire alla comunità, cerca le abitudini di donazione di un fornitore. Scopri se hanno i loro programmi che contribuiscono agli sforzi della comunità e se usano i loro profitti per influenzare il cambiamento nella loro comunità.
• E se ti interessasse la cultura aziendale? Cerca un'azienda in cui i dipendenti siano felici. Tali aziende mirano a creare un equilibrio tra lavoro e vita privata. Ciò potrebbe richiedere una piccola ricerca su siti come Glassdoor. Queste recensioni personali ti faranno sapere come ci si sente veramente a lavorare lì.
• Le aziende che mostrano e vivono con orgoglio i propri valori sono i tipi di aziende con cui vuoi lavorare. La loro dedizione va oltre il profitto e riconosce che gli affari non cancellano la nostra umanità. Quindi puoi iniziare una collaborazione basata sul rispetto e sulla comprensione reciproci

Perché i portali del consiglio di amministrazione - e perché ora

Capita spesso che un consiglio sia composto da membri sparsi in tutto il mondo. Sono organi decisionali dinamici, ma è difficile centralizzarli tutti abbastanza frequentemente perché la loro leadership sia efficace. Il consiglio e i loro comitati di segnalazione hanno bisogno di una soluzione virtuale per questo mondo globalizzato.

Un portale del consiglio fornisce la risposta perché è un hub per tutti i documenti importanti, le note, le conversazioni e gli strumenti decisionali necessari affinché un consiglio sia efficiente e di grande impatto. Ora che hai la risposta, agisci. Trova alcuni fornitori, valutali in modo approfondito e trova la partnership che fa per te. Tuttavia, il tempo è prezioso e il tempo perso è uno spreco. Rendi prioritario un portale di bordo in modo da poter essere in prima linea nel mondo virtuale ed evitare di rimanere indietro.