Découvrez comment votre entreprise peut bénéficier d'un portail de conseil d'administration

Un portail de conseil d'administration est un hub sécurisé et fiable utilisé par les PDG, les administrateurs et les administrateurs pour aider à gérer les réunions du conseil d'administration.

C'est pourquoi il est souvent appelé logiciel de gestion de carte. Il s'agit d'une suite complète d'outils qui permet aux membres de parcourir le matériel de réunion, de communiquer entre eux et de s'acquitter d'autres tâches et responsabilités.

Cela élimine le besoin d'imprimer d'innombrables rames de papier et d'échanger une multitude d'e-mails pour s'organiser avant et après une réunion du conseil d'administration. Avec un portail de conseil, les conseils peuvent se réunir à distance et conserver toutes les informations et tous les fichiers nécessaires en toute sécurité et en un seul endroit.

Parce qu'il y a tellement d'outils impliqués, il est plus facile de séparer les utilisateurs du portail du conseil en deux groupes. Un ensemble d'outils est destiné au personnel administratif qui travaille à la préparation de la réunion pour qu'elle se déroule sans heurts. L'autre ensemble est destiné aux membres du conseil d'administration et leur permet d'agir et de prendre des décisions au sein du portail.

Les portails du conseil en action

Voici un bref aperçu de ce à quoi ressemblent les portails du conseil tout au long du processus de réunion.

Avant la réunion

• Les administrateurs travaillent aux côtés du président du conseil d'administration et de la direction générale pour organiser et mettre à jour les informations destinées aux membres, vérifier la disponibilité du directeur et partager les procès-verbaux.
• Une fois que l'administrateur a toutes les informations nécessaires, il peut être assemblé dans un ordre du jour. Ensuite, le réalisateur est invité et le livre cartonné est prêt à être publié. Tous les documents partagés peuvent être publiés publiquement ou en privé.
• Une fois que le directeur a reçu son invitation, il a la liberté de consulter le livre du conseil en faisant des annotations, en revenant sur les réunions et documents passés, et en partageant et en discutant de ses notes avec d'autres membres du conseil. Tout ce travail acharné est terminé avant même que la réunion ne commence.
• Désormais, le président du conseil d'administration peut intervenir pour utiliser les analyses en temps réel du portail. Ils montreront les annotations, quand les membres ont lu le livre du conseil, quand les membres passent plus de temps sur une section particulière, etc. Ces données peuvent être utilisées pour prédire sur quoi le conseil voudra se concentrer et aideront à garder un rythme serré et concentré une fois la réunion commence.

Pendant la réunion

• Tout le travail sur le front-end portera désormais ses fruits car les administrateurs entrent dans la réunion et sont déjà au courant de tout changement important. Ils peuvent désormais naviguer en toute confiance et efficacement dans le tableau tout au long de la réunion, section par section.
• Les membres du conseil d'administration peuvent désormais utiliser les outils de l'application pour prendre des mesures et voter, signer, publier des questions, déléguer des tâches et fixer des délais.

Après le meeting

• L'utilité de l'application se poursuit après la fin de la réunion, car elle permet aux membres de continuer à communiquer et à partager, créant ainsi un engagement durable et significatif.
• Il y a des notifications lorsqu'un membre doit signer un document, voter ou répondre à un sondage, ce qui aide à tenir tout le monde responsable de ce qui se passe ensuite.

En fin de compte, les logiciels de conseil offrent une solution complète à plusieurs défis distincts auxquels sont confrontés de nombreux conseils aujourd'hui.

Un portail conseil :

• Aide les membres du conseil à venir aux réunions mieux organisés et préparés
• Rend les réunions du conseil d'administration plus stratégiques et tournées vers l'avenir
• Permet aux dirigeants de tirer pleinement parti des compétences et des connaissances des administrateurs
• Améliore l'efficience, l'efficacité, l'engagement et la productivité des réunions du conseil d'administration
• Maintient les documents du conseil d'administration confidentiels et sécurisés
• Permet la participation à distance aux réunions du conseil d'administration

Comment les portails de conseil résolvent-ils les défis des réunions virtuelles ?

Récemment, les organisations ont augmenté leurs investissements dans la technologie de vidéoconférence pour se réunir à distance. Pourtant, alors que nous sommes passés aux réunions virtuelles, une nouvelle série de problèmes est apparue. La soi-disant fatigue du zoom et le manque d'indices naturels du langage corporel ont rendu difficile le fait de rester pleinement engagé. Pire encore, nous compensons en rassemblant des dizaines d'applications pour nous aider - trop de solutions qui dispersent nos informations sur nos ordinateurs.

Parce que les portails des conseils d'administration ont été conçus pour les réunions virtuelles, ils arrivent spécialement pour ce moment où les réunions virtuelles sont devenues courantes. Ils contiennent souvent les outils et la technologie nécessaires pour combler les fossés, maintenir l'organisation des équipes et aider les dirigeants à prendre de meilleures décisions.

Nous avons entendu des clients existants et potentiels dire que les réunions virtuelles leur ont présenté de nouveaux défis alors que leurs équipes se déplaçaient à distance. Heureusement, après des décennies passées à réfléchir aux réunions à distance, il existe des conseils et des conseils sur la façon de surmonter ces défis.

1. Être virtuel rend la communication plus difficile

Les réunions virtuelles ne font que compliquer la conversation. Dès que deux personnes parlent en même temps, cela devient inaudible. Et les moments de silence suivis de "désolé j'étais en sourdine", nuisent au rythme de toute conversation. Cela conduit à des idées et des contributions qui se produiraient en personne et qui ne seraient pas dites.

Les portails du conseil contribuent à augmenter la fréquence des communications de qualité. Ils permettent aux dirigeants de discuter et de délibérer sur toute la plateforme avant même de se lancer dans une réunion. Grâce au chat sécurisé, aux annotations partageables et aux panneaux d'actualités et d'annonces, les portails du conseil fournissent des informations et vous permettent de sauter un appel. Et lorsque vous devez participer à une réunion, ses intégrations de visioconférence permettent des conversations directement sur la plateforme.

2. Les réunions virtuelles rendent plus difficile de rester organisé, engagé et collaboratif

Sans être ensemble, il est difficile de se faire une idée de la pièce – ce que les gens pensent. Le langage corporel représente 65 % de la communication, et être virtuel signifie qu'il est plus difficile que jamais de rester sur la bonne voie et de s'engager dans une conversation.

Les portails de conseil d'administration permettent aux équipes de prendre des décisions, de recueillir des commentaires et d'exécuter des responsabilités en dehors des réunions. Beaucoup viennent avec des capacités de signature électronique intégrées pour exécuter des contrats en déplacement. Ils permettent de voter de n'importe où, ce qui signifie que des décisions peuvent être prises tout au long de la semaine. Et leurs capacités d'enquête permettent aux équipes de parvenir à un consensus avant même d'arriver pour parler des choses les plus importantes.

3. Les réunions virtuelles semblent plus longues et moins productives

Ce n'est pas comme s'il y avait moins de choses à décider ou moins à discuter lorsque vous vous réunissez virtuellement. Mais la vidéoconférence va limiter ce qui est dit, et il n'y a que si longtemps que les gens peuvent rester concentrés. Une interruption ou un aparté inutile peut faire dérailler les discussions, faire chuter l'engagement et rendre plus difficile que jamais l'atteinte d'un consensus.

Les portails du conseil d'administration aident les équipes à savoir précisément ce qui doit être discuté, les décisions à prendre et à maintenir l'engagement tout au long de la réunion. Il équipe les dirigeants pour faire le travail de réflexion sur ces questions critiques avant le début de la réunion. Et cela crée un système de responsabilité pour les suivis après l'ajournement.

4. Les réunions virtuelles font de la gestion de l'accès aux documents un cauchemar

Être virtuel a fait de la récupération de rapports et de documents essentiels un véritable cauchemar. Cela signifie souvent passer par les épreuves et les tribulations de l'accès à un serveur via un VPN. Une fois connecté, il se peut qu'il ne soit pas stable ou qu'il ne dispose pas d'une connexion Internet. Nous enregistrons donc rapidement les documents dans le stockage local, les approuvons et 15 minutes plus tard, nous réalisons que nous devons nous reconnecter.

Les portails de conseil sont un environnement sécurisé avec souvent un stockage illimité pour chaque document, rapport et fichier. Mieux encore, cette sécurité signifie que vous n'avez pas besoin d'accéder à un VPN pour récupérer les informations. Les conseils d'administration font confiance aux portails des conseils d'administration pour les documents les plus sensibles de leur entreprise, ce qui signifie qu'ils sont une évidence pour tous vos besoins de stockage.

5. Être à distance fait de la sécurité votre responsabilité

Être loin du bureau signifie souvent avoir besoin d'un VPN pour accéder à vos données les plus importantes. C'est parce que vous n'êtes pas protégé par les systèmes sophistiqués et la sécurité obtenus au fil des ans. Laissé à votre connexion Internet à domicile, il est important de rester vigilant quant à la manière et au type de données auxquelles vous accédez.

Les portails de conseil sont des environnements sécurisés qui gardent tout en sécurité. Ils ont souvent une authentification à deux facteurs activée et sont sécurisés par des géants des technologies de pointe. Beaucoup tirent parti de la technologie Face ID et Touch ID pour rendre tout encore plus sûr.

Acheter un portail de conseil

Une fois que vous avez décidé qu'un portail de conseil est la bonne solution pour vous, vous vous retrouverez submergé par la liste des fournisseurs de portails de conseil. Cependant, il existe des moyens simples de vérifier leur validité et leur capacité. Voici quelques idées de questions à poser lors du choix d'un fournisseur de portail de conseil.

1. Exiger un essai gratuit

Lorsque vous tombez sur un fournisseur que vous aimeriez considérer, soyez franc et demandez un essai gratuit. Il n'y a pas de meilleur moyen de savoir si quelque chose fonctionne pour vous que de l'essayer de première main. Ce n'est pas une pratique rare pour les fournisseurs, et en fait, il est probable qu'ils en aient une parce qu'ils sont fiers de leur produit et savent que ses performances répondront à vos attentes.

Il n'y a aucune raison d'être pris dans les méandres d'un contrat avant de savoir comment fonctionne le produit. Comme dans toutes les relations, il faut apprendre à se connaître avant de s'engager.

Une fois que vous pourrez accéder à l'application en mode d'essai, il deviendra évident qu'elle réponde aux besoins de votre conseil. Assurez-vous de les faire essayer et de vous faire part de leurs commentaires lorsque vous recherchez des fournisseurs. Les membres du conseil d'administration sont ceux qui utilisent réellement le logiciel, donc s'ils approuvent, vous savez que vous avez trouvé un fournisseur de qualité.

2. Lisez les avis

En cette ère numérique, certaines des meilleures informations sur les logiciels vous attendent en ligne. Vous pouvez lire une variété de critiques de personnes qui ont expérimenté le logiciel de première main.

Une fois les avis publiés, recherchez les tendances parmi les avis. Évaluez qui a remporté des honneurs et des récompenses pour leurs produits et services. Ce ne sont pas des titres autoproclamés. Ce sont de véritables distinctions promues par des clients réels qui ont tellement aimé le produit qu'ils se sont sentis obligés de laisser un avis.

3. Avoir des informations sur la version du produit est vital

Cela peut vous choquer d'apprendre qu'il existe encore de nombreux fournisseurs qui n'ont pas adapté leur technologie aux appareils mobiles. Ils peuvent également avoir ralenti leur investissement dans le produit lui-même en le laissant tel quel plutôt qu'en l'ajustant à la perfection.

Un moyen rapide de trouver ces trous est de demander directement et précisément si le logiciel est disponible pour une utilisation sur tous les appareils iOS et Android et de demander les notes de version sur les mises à jour récentes, entre trois et cinq. Si le logiciel manque de compatibilité, vous le saurez longtemps à l'avance. Si les mises à jour récentes ont eu lieu il y a plus de six mois, vous pouvez dire qu'ils ont cessé d'essayer d'augmenter les capacités de leur produit.

4. Vérifiez la technologie

Vous devrez avoir une compréhension approfondie de la technologie sous-jacente d'un logiciel. C'est ce qui distingue ce logiciel particulier des autres. Par exemple, les logiciels plus anciens reposent sur une technologie héritée tandis que la technologie la plus récente utilise le cloud. Il s'agit d'un moyen rapide et efficace de sélectionner les entreprises qui ont atteint leur apogée au début du boom numérique, mais qui ont raté les opportunités et les mises à jour des appareils et tendances actuels. Ce sont souvent les mêmes entreprises qui vous refuseront un essai gratuit. Leur technologie ne le supporte littéralement pas.

Les avantages du cloud sont complets. Non seulement c'est plus rentable pour le fournisseur, mais ces économies se répercutent sur vous sans perte de qualité. La technologie cloud est conçue pour tous les types d'appareils et de navigateurs et offre une redondance, une disponibilité et une sécurité supérieures.

5. Établir des partenariats avec des liens plus profonds

Vous savez comment fonctionnent les portails des conseils d'administration, vous savez comment filtrer les fournisseurs, mais il est maintenant temps de se tourner vers les partenariats. Quel fournisseur se connectera vraiment à votre entreprise et conduira à son succès tout en restant connecté à votre mission et à vos valeurs fondamentales ? Assurez-vous que le fournisseur que vous choisissez place ces règles au premier plan :

Les clients d'abord

Évaluez si le fournisseur de logiciels place le client au centre de ses efforts. Si une entreprise investit du temps dans le service client, elle ne cherche pas seulement à vous vendre un logiciel et à en finir. Ils cherchent à créer pour vous quelque chose qui a une véritable utilité et qui vous aidera à résoudre vos problèmes. Au final, si vous gagnez, ils gagnent. Leur produit est une entité en constante évolution conçue pour vous. C'est une entreprise qui veut partager un partenariat.

Une façon d'évaluer le dévouement d'une entreprise à la réussite des clients est de demander si vous aurez votre propre responsable de la réussite des clients. La réponse devrait être oui. Ensuite, vous devez creuser plus profondément et trouver comment cette relation sera gérée, quel type d'accessibilité peuvent-ils fournir en cas de problème et comment ils peuvent améliorer votre expérience globale avec le logiciel. Une façon objective d'évaluer l'équipe de réussite client est de demander son score NPS et sa spécialisation dans l'industrie.

Vous avez des valeurs communes

Avant de choisir un logiciel, il y a un autre point de contrôle important : partagent-ils vos valeurs fondamentales en tant qu'entreprise ? S'ils ne le font pas, vous pourriez devenir juste une autre facture pour eux, ou vous pourriez voir vos priorités diverger à un moment critique. Voici quelques hypothèses à méditer.

• Et si je veux me sentir comme une personne et non comme un numéro ? Vous devriez rechercher une entreprise dont l'équipe de réussite client est aux États-Unis. Cela montre que vos questions et préoccupations seront directement traitées par eux et qu'ils priorisent leur responsabilité envers vous en tant que client sur leurs profits.
• Et si nous étions centrés sur la communauté ? Si vous tenez à redonner à la communauté, recherchez les habitudes de don d'un fournisseur. Découvrez s'ils ont leurs propres programmes qui contribuent aux efforts de la communauté et s'ils utilisent leurs bénéfices pour apporter des changements dans leur communauté.
• Et si vous vous souciez de la culture d'entreprise ? Cherchez une entreprise où les employés sont heureux. Ces entreprises visent avant tout à créer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela peut nécessiter une petite recherche sur des sites comme Glassdoor. Ces critiques personnelles vous permettront de savoir ce que l'on ressent vraiment en travaillant là-bas.
• Les entreprises qui affichent et vivent fièrement leurs valeurs sont le genre d'entreprises avec lesquelles vous souhaitez travailler. Leur dévouement va au-delà du profit et reconnaît que les affaires n'effacent pas notre humanité. Ensuite, vous pouvez commencer un partenariat basé sur le respect et la compréhension mutuels

Pourquoi des portails de conseil – et pourquoi maintenant

Il arrive souvent qu'un conseil d'administration soit composé de membres répartis dans le monde entier. Ce sont des organes décisionnels dynamiques, mais il est difficile de tous les centraliser assez fréquemment pour que leur leadership soit efficace. Le conseil d'administration et ses comités de reporting ont besoin d'une solution virtuelle pour ce monde globalisé.

Un portail de conseil fournit la réponse car il s'agit d'une plaque tournante pour tous les documents, notes, conversations et outils de prise de décision importants nécessaires à l'efficacité et à l'impact d'un conseil. Maintenant que vous avez la réponse, agissez. Trouvez des fournisseurs, évaluez-les en profondeur et trouvez le partenariat qui vous convient. Cependant, le temps est précieux et le temps perdu est une perte. Faites d'un portail de tableau une priorité afin d'être à l'avant-garde du monde virtuel et d'éviter de prendre du retard.