Pelajari Bagaimana Perusahaan Anda Dapat Mendapatkan Manfaat dari Portal Dewan

Portal dewan adalah hub yang aman dan andal yang digunakan oleh CEO, direktur dewan, dan administrator untuk membantu mengelola rapat dewan.

Itulah mengapa sering disebut perangkat lunak manajemen papan. Ini adalah seperangkat alat lengkap yang memungkinkan anggota untuk membahas materi rapat, berkomunikasi satu sama lain, dan melihat tugas dan tanggung jawab lainnya.

Ini menghilangkan kebutuhan untuk mencetak rim kertas yang tak terhitung jumlahnya dan bertukar email untuk mengatur baik sebelum dan sesudah rapat dewan. Dengan portal papan, papan dapat bertemu dari jarak jauh dan menyimpan semua informasi dan file yang diperlukan dengan aman dan di satu tempat.

Karena ada begitu banyak alat yang terlibat, lebih mudah untuk memisahkan pengguna portal papan menjadi dua kelompok. Satu set alat adalah untuk staf administrasi yang bekerja untuk mempersiapkan pertemuan agar berjalan lancar. Set lainnya adalah untuk anggota dewan dan memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan dan membuat keputusan di dalam portal.

Portal papan beraksi

Berikut adalah ikhtisar singkat tentang seperti apa portal dewan selama seluruh proses rapat.

Sebelum rapat

• Administrator bekerja bersama ketua dewan dan kepemimpinan eksekutif untuk mengatur dan memperbarui informasi untuk anggota, memeriksa ketersediaan direktur, dan membagikan notulen.
• Setelah administrator memiliki semua informasi yang diperlukan, informasi tersebut dapat disusun menjadi sebuah agenda. Selanjutnya, sutradara diundang, dan board book siap diterbitkan. Semua materi yang dibagikan dapat diposting secara publik atau pribadi.
• Setelah direktur menerima undangan mereka, mereka memiliki kebebasan untuk meninjau buku dewan dengan membuat anotasi, melihat kembali rapat dan dokumen sebelumnya, dan berbagi dan membicarakan catatan mereka dengan anggota dewan lainnya. Semua kerja keras ini selesai sebelum pertemuan dimulai.
• Sekarang ketua dewan dapat turun tangan untuk menggunakan analisis real-time porta. Mereka akan menunjukkan anotasi, ketika anggota telah membaca buku dewan, ketika anggota menghabiskan lebih banyak waktu di bagian tertentu, dll. Data ini dapat digunakan untuk memprediksi apa yang ingin menjadi fokus dewan dan akan membantu menjaga mondar-mandir dan fokus sekali. pertemuan dimulai.

Selama pertemuan

• Semua pekerjaan di front-end sekarang akan terbayar saat para direktur memasuki rapat dan sudah mengetahui adanya perubahan signifikan. Mereka sekarang dapat dengan percaya diri dan efisien menavigasi papan melalui rapat, bagian demi bagian.
• Anggota dewan sekarang dapat menggunakan alat aplikasi untuk mengambil tindakan dan memberikan suara, menandatangani, memposting pertanyaan, mendelegasikan tugas, dan menjadwalkan tenggat waktu.

Setelah pertemuan

• Utilitas aplikasi berlanjut setelah rapat berakhir karena memungkinkan anggota untuk terus berkomunikasi dan berbagi, menciptakan interaksi yang langgeng dan bermakna.
• Ada pemberitahuan saat anggota perlu menandatangani dokumen, memberikan suara, atau menanggapi survei, yang membantu meminta pertanggungjawaban setiap orang atas apa yang terjadi selanjutnya.

Pada akhirnya, perangkat lunak papan menawarkan solusi komprehensif untuk beberapa tantangan berbeda yang dihadapi oleh banyak papan saat ini.

Portal papan:

• Membantu anggota dewan datang ke pertemuan yang lebih terorganisir dan siap
• Membuat rapat dewan lebih strategis dan berwawasan ke depan
• Memungkinkan para pemimpin untuk memanfaatkan keterampilan dan pengetahuan dewan direksi sepenuhnya
• Meningkatkan efisiensi, efektivitas, keterlibatan, dan produktivitas rapat dewan
• Menjaga kerahasiaan dan keamanan materi papan
• Memungkinkan partisipasi rapat dewan jarak jauh

Bagaimana portal papan memecahkan tantangan pertemuan virtual?

Baru-baru ini, organisasi telah meningkatkan investasi mereka dalam teknologi konferensi video untuk bertemu bersama dari jarak jauh. Namun, saat kami pindah ke pertemuan virtual, sejumlah masalah baru telah muncul. Apa yang disebut kelelahan Zoom dan kurangnya isyarat bahasa tubuh alami telah menjadikannya tantangan untuk tetap terlibat sepenuhnya. Yang terburuk, kami memberikan kompensasi dengan menyatukan lusinan aplikasi untuk membantu kami – terlalu banyak solusi yang menyebabkan informasi kami tersebar di seluruh komputer kami.

Karena portal papan dibuat dengan mempertimbangkan rapat virtual, portal tersebut dibuat khusus untuk momen di mana rapat secara virtual telah menjadi hal biasa. Mereka sering berisi alat dan teknologi untuk menjembatani perpecahan, menjaga tim tetap teratur, dan membantu para pemimpin membuat keputusan yang lebih baik.

Kami telah mendengar dari pelanggan yang sudah ada dan calon pelanggan bahwa rapat virtual telah menghadirkan tantangan baru bagi mereka karena tim mereka menjadi jauh. Untungnya, dengan puluhan tahun dihabiskan untuk memikirkan pertemuan jarak jauh, ada saran dan nasihat tentang cara mengatasi tantangan ini.

1. Menjadi virtual membuat komunikasi lebih sulit

Rapat virtual hanya mempersulit percakapan. Saat dua orang berbicara pada saat yang sama, itu menjadi tidak terdengar. Dan saat-saat hening yang diikuti oleh "maaf saya bisu", mengurangi ritme percakapan apa pun. Hal ini menyebabkan ide dan kontribusi yang akan terjadi secara langsung tidak terucapkan.

Portal papan membantu meningkatkan frekuensi komunikasi yang berkualitas. Mereka memungkinkan para pemimpin untuk berdiskusi dan berunding di seluruh platform sebelum terjun ke rapat. Melalui obrolan aman, anotasi yang dapat dibagikan, dan panel berita dan pengumuman, portal papan memberikan informasi dan memungkinkan Anda melewati panggilan. Dan ketika Anda harus terjun ke rapat, integrasi konferensi videonya memungkinkan percakapan langsung di platform.

2. Rapat virtual membuat lebih sulit untuk tetap teratur, terlibat, dan kolaboratif

Tanpa kebersamaan, sulit untuk memahami ruangan – apa yang dipikirkan orang. Bahasa tubuh adalah 65% dari komunikasi, dan menjadi sarana virtual lebih sulit dari sebelumnya untuk tetap berada di jalur dan terlibat dalam percakapan.

Portal Dewan memungkinkan tim untuk membuat keputusan, mengumpulkan umpan balik, dan melaksanakan tanggung jawab di luar rapat. Banyak yang datang dengan kemampuan tanda tangan elektronik bawaan untuk menjalankan kontrak saat dalam perjalanan. Mereka memungkinkan suara diambil dari mana saja – yang berarti keputusan dapat dicapai sepanjang minggu. Dan kemampuan survei mereka memungkinkan tim mencapai konsensus sebelum mereka tiba untuk membicarakan hal-hal yang lebih penting.

3. Rapat virtual terasa lebih lama dan kurang produktif

Ini tidak seperti ada lebih sedikit hal untuk diputuskan atau kurang untuk dibicarakan ketika Anda bertemu secara virtual. Tapi konferensi video akan membatasi berapa banyak yang dikatakan, dan hanya ada begitu lama orang dapat mempertahankan fokus. Satu interupsi atau kesampingkan yang tidak berguna dapat menggagalkan diskusi, menjatuhkan keterlibatan, dan membuat pencapaian konsensus menjadi lebih sulit dari sebelumnya.

Portal dewan membantu tim mengetahui dengan tepat apa yang perlu didiskusikan, keputusan apa yang perlu dicapai, dan mempertahankan keterlibatan selama rapat. Ini memperlengkapi para pemimpin untuk melakukan pekerjaan kaki dalam memikirkan isu-isu kritis ini sebelum pertemuan dimulai. Dan itu menciptakan sistem akuntabilitas untuk tindak lanjut setelah Anda menunda.

4. Rapat virtual membuat manajemen akses dokumen menjadi mimpi buruk

Menjadi virtual telah membuat pengambilan laporan dan dokumen penting menjadi mimpi buruk total. Ini sering berarti melalui cobaan dan kesengsaraan mengakses server melalui VPN. Setelah terhubung, mungkin tidak stabil atau memiliki koneksi internet. Jadi kami dengan cepat menyimpan dokumen ke penyimpanan lokal, signoff, dan 15 menit kemudian menyadari bahwa kami perlu menyambung kembali lagi.

Portal papan adalah lingkungan yang aman seringkali dengan penyimpanan tak terbatas untuk setiap dokumen, laporan, dan file. Yang terbaik dari semuanya, keamanan itu berarti Anda tidak perlu mengakses VPN untuk mengambil informasi. Dewan direksi memercayai portal dewan untuk dokumen paling sensitif perusahaan mereka, yang berarti mereka tidak perlu repot untuk semua kebutuhan penyimpanan Anda.

5. Menjadi jauh menjadikan keamanan sebagai tanggung jawab Anda

Berada jauh dari kantor sering kali berarti membutuhkan VPN untuk mengakses data terpenting Anda. Itu karena Anda tidak dilindungi oleh sistem canggih dan keamanan yang dicapai selama bertahun-tahun. Dibiarkan ke internet rumah Anda, penting untuk tetap waspada tentang bagaimana dan jenis data apa yang Anda akses.

Portal Dewan adalah lingkungan aman yang menjaga semuanya tetap aman. Mereka sering mengaktifkan otentikasi dua faktor dan diamankan oleh raksasa teknologi terkemuka. Banyak yang memanfaatkan teknologi ID wajah dan ID sentuh untuk membuat segalanya lebih aman.

Berbelanja untuk portal papan

Setelah Anda memutuskan portal papan adalah solusi yang tepat untuk Anda, Anda akan menemukan diri Anda kewalahan oleh daftar penyedia portal papan. Namun, ada beberapa cara mudah untuk menyaring validitas dan kemampuannya. Berikut adalah beberapa ide untuk ditanyakan saat memilih penyedia portal papan.

1. Memerlukan uji coba gratis

Saat Anda menemukan vendor yang ingin Anda pertimbangkan, jujurlah dan mintalah uji coba gratis. Tidak ada cara yang lebih baik untuk mengetahui apakah sesuatu bekerja untuk Anda selain mencobanya secara langsung. Ini bukan praktik yang tidak biasa bagi vendor, dan pada kenyataannya, kemungkinan mereka memilikinya karena mereka bangga dengan produk mereka dan tahu kinerjanya akan memenuhi harapan Anda.

Tidak ada alasan untuk terjebak dalam kekusutan kontrak sebelum Anda mengetahui cara kerja produk tersebut. Seperti semua hubungan, Anda harus mengenal satu sama lain sebelum membuat komitmen.

Setelah Anda dapat mengakses aplikasi dalam mode percobaan, akan menjadi jelas apakah itu sesuai dengan kebutuhan papan Anda. Pastikan mereka mencobanya dan memberi Anda umpan balik saat Anda mencari vendor. Anggota dewan adalah orang-orang yang benar-benar menggunakan perangkat lunak, jadi jika mereka menyetujui, maka Anda tahu bahwa Anda telah menemukan vendor yang berkualitas.

2. Baca ulasan

Di era digital ini, beberapa wawasan terbaik tentang perangkat lunak menanti Anda secara online. Anda dapat membaca berbagai ulasan dari individu yang telah mengalami perangkat lunak secara langsung.

Setelah ulasan masuk, cari tren di antara ulasan. Nilai siapa yang telah memenangkan penghargaan dan penghargaan untuk produk dan layanan mereka. Ini bukan gelar yang diangkat sendiri. Ini adalah penghargaan asli yang dipromosikan oleh pelanggan nyata yang sangat menyukai produk tersebut, sehingga mereka merasa terdorong untuk memberikan ulasan.

3. Memiliki informasi rilis produk sangat penting

Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa masih banyak penyedia yang belum mengadaptasi teknologi mereka untuk perangkat seluler. Mereka mungkin juga telah memperlambat investasi mereka dalam produk itu sendiri dengan membiarkannya apa adanya daripada menyesuaikannya untuk kesempurnaan.

Cara cepat untuk menemukan lubang ini adalah dengan bertanya secara langsung dan tajam apakah perangkat lunak tersebut tersedia untuk digunakan di semua perangkat iOS dan Android dan untuk meminta catatan rilis tentang pembaruan terkini, di mana saja dari tiga hingga lima. Jika perangkat lunak tidak memiliki kompatibilitas, Anda akan tahu jauh sebelumnya. Jika pembaruan terbaru terjadi lebih dari enam bulan yang lalu, Anda dapat mengetahui bahwa mereka telah berhenti mencoba meningkatkan kemampuan produk mereka.

4. Periksa teknologinya

Anda harus memiliki pemahaman mendalam tentang teknologi yang mendasari perangkat lunak. Inilah yang membuat perangkat lunak tertentu menonjol di antara yang lain. Misalnya, perangkat lunak lama bergantung pada teknologi lama, sedangkan teknologi terbaru menggunakan cloud. Ini adalah cara cepat dan efektif untuk menyaring perusahaan-perusahaan yang mencapai puncaknya di awal boom digital tetapi yang melewatkan peluang dan pembaruan untuk perangkat dan tren saat ini. Ini sering perusahaan yang sama yang akan menolak Anda uji coba gratis. Teknologi mereka secara harfiah tidak mendukungnya.

Manfaat cloud mencakup semua hal. Tidak hanya lebih hemat biaya untuk vendor tetapi penghematan itu mengalir ke Anda tanpa kehilangan kualitas. Teknologi cloud dirancang untuk semua jenis perangkat dan browser serta memiliki redundansi, ketersediaan, dan keamanan yang unggul.

5. Bangun kemitraan dengan koneksi yang lebih dalam

Anda tahu cara kerja portal papan, Anda tahu cara menyaring vendor, tetapi sekarang saatnya untuk mencari kemitraan. Vendor mana yang benar-benar akan terhubung dengan perusahaan Anda dan mendorong kesuksesannya sambil tetap terhubung dengan misi dan nilai inti Anda? Pastikan vendor yang Anda pilih mengedepankan aturan ini:

Pelanggan datang lebih dulu

Menilai apakah vendor perangkat lunak menempatkan pelanggan sebagai pusat dari usahanya. Jika sebuah perusahaan menginvestasikan waktu dalam layanan pelanggan, maka mereka tidak hanya ingin menjual perangkat lunak kepada Anda dan selesai. Mereka mencari untuk menciptakan sesuatu untuk Anda yang memiliki kegunaan sejati dan akan membantu Anda memecahkan masalah Anda. Pada akhirnya, jika Anda menang, mereka menang. Produk mereka adalah entitas yang terus berkembang yang dirancang dengan mempertimbangkan Anda. Itu adalah bisnis yang ingin berbagi kemitraan.

Salah satu cara untuk mengevaluasi dedikasi perusahaan terhadap kesuksesan pelanggan adalah dengan menanyakan apakah Anda akan memiliki manajer kesuksesan pelanggan Anda sendiri. Jawabannya harus ya. Kemudian Anda perlu menggali lebih dalam dan menemukan bagaimana hubungan itu akan dikelola, aksesibilitas seperti apa yang dapat mereka berikan ketika masalah muncul, dan bagaimana mereka dapat meningkatkan keseluruhan pengalaman Anda dengan perangkat lunak. Cara objektif untuk mengevaluasi tim sukses pelanggan adalah dengan meminta skor NPS dan spesialisasi industri mereka.

Anda telah berbagi nilai

Sebelum menetapkan perangkat lunak, ada pos pemeriksaan penting lainnya: apakah mereka berbagi nilai inti Anda sebagai perusahaan? Jika tidak, Anda hanya bisa menjadi faktur lain bagi mereka, atau Anda dapat menemukan prioritas Anda berbeda pada titik kritis. Berikut adalah beberapa hal yang perlu direnungkan.

• Bagaimana jika saya ingin merasa seperti seseorang dan bukan angka? Anda harus mencari perusahaan yang tim sukses pelanggannya berada di AS. Ini menunjukkan bahwa pertanyaan dan kekhawatiran Anda akan langsung ditangani oleh mereka dan bahwa mereka memprioritaskan tanggung jawab mereka kepada Anda sebagai pelanggan di atas keuntungan mereka.
• Bagaimana jika kita berpusat pada komunitas? Jika Anda peduli tentang memberi kembali kepada komunitas, maka teliti kebiasaan memberi vendor. Temukan apakah mereka memiliki program mereka sendiri yang berkontribusi pada upaya komunitas dan apakah mereka menggunakan keuntungan mereka untuk mempengaruhi perubahan di komunitas mereka.
• Bagaimana jika Anda peduli dengan budaya perusahaan? Carilah perusahaan yang karyawannya senang. Perusahaan semacam itu adalah tentang menciptakan keseimbangan kehidupan kerja. Ini mungkin memerlukan sedikit riset di situs seperti Glassdoor. Ulasan pribadi ini akan memberi tahu Anda bagaimana rasanya bekerja di sana.
• Perusahaan yang dengan bangga menunjukkan dan menghayati nilai-nilai mereka adalah jenis perusahaan yang ingin Anda ajak bekerja sama. Dedikasi mereka lebih dari sekadar menghasilkan keuntungan dan mengakui bahwa bisnis tidak menghapus kemanusiaan kita. Kemudian Anda dapat memulai kemitraan berdasarkan rasa saling menghormati dan pengertian

Mengapa papan portal – dan mengapa sekarang

Sering terjadi bahwa dewan terdiri dari anggota yang tersebar di seluruh dunia. Mereka adalah badan pembuat keputusan yang dinamis, tetapi sulit untuk membuat semuanya cukup sering terpusat agar kepemimpinan mereka efektif. Dewan dan komite pelaporan mereka membutuhkan solusi virtual untuk dunia yang terglobalisasi ini.

Portal dewan memberikan jawabannya karena merupakan pusat untuk semua dokumen penting, catatan, percakapan, dan alat pengambilan keputusan yang diperlukan agar dewan menjadi efisien dan berdampak. Sekarang setelah Anda memiliki jawabannya, ambil tindakan. Temukan beberapa vendor, evaluasi secara mendalam, dan temukan kemitraan yang tepat untuk Anda. Namun, waktu sangat berharga, dan waktu yang hilang adalah pemborosan. Jadikan board portal sebagai prioritas agar Anda bisa menjadi yang terdepan di dunia maya dan terhindar dari ketertinggalan.