Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von einem Vorstandsportal profitieren kann

Ein Vorstandsportal ist ein sicherer und zuverlässiger Knotenpunkt, der von CEOs, Vorstandsmitgliedern und Administratoren zur Verwaltung von Vorstandssitzungen verwendet wird.

Aus diesem Grund wird es häufig als Board-Management-Software bezeichnet. Es ist eine vollständige Suite von Tools, die es den Mitgliedern ermöglicht, Meeting-Materialien durchzugehen, miteinander zu kommunizieren und sich um andere Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu kümmern.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit, unzählige Papierberge zu drucken und eine Flut von E-Mails auszutauschen, um sich sowohl vor als auch nach einer Vorstandssitzung zu organisieren. Mit einem Board-Portal können sich Boards aus der Ferne treffen und alle notwendigen Informationen und Dateien sicher und an einem Ort aufbewahren.

Da so viele Tools beteiligt sind, ist es einfacher, die Benutzer des Board-Portals in zwei Gruppen zu unterteilen. Ein Satz von Tools ist für das Verwaltungspersonal, das daran arbeitet, das Meeting auf einen reibungslosen Ablauf vorzubereiten. Das andere Set ist für die Vorstandsmitglieder und ermöglicht es ihnen, innerhalb des Portals Maßnahmen zu ergreifen und Entscheidungen zu treffen.

Board-Portale in Aktion

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie Board-Portale während des gesamten Meeting-Prozesses aussehen.

Vor dem Treffen

• Administratoren arbeiten mit dem Vorstandsvorsitzenden und der Geschäftsführung zusammen, um Informationen für Mitglieder zu organisieren und zu aktualisieren, die Verfügbarkeit des Vorstands zu prüfen und Protokolle auszutauschen.
• Sobald der Administrator alle notwendigen Informationen hat, kann sie zu einer Agenda zusammengestellt werden. Als nächstes wird der Direktor eingeladen, und das Vorstandsbuch ist bereit zur Veröffentlichung. Alle geteilten Materialien können öffentlich oder privat gepostet werden.
• Nachdem der Direktor seine Einladung erhalten hat, hat er die Freiheit, das Vorstandsbuch zu überprüfen, indem er Anmerkungen macht, auf vergangene Sitzungen und Dokumente zurückblickt und seine Notizen mit anderen Vorstandsmitgliedern teilt und bespricht. All diese harte Arbeit ist abgeschlossen, bevor das Meeting überhaupt beginnt.
• Jetzt kann der Vorstandsvorsitzende eingreifen, um die Echtzeitanalysen von porta zu nutzen. Sie zeigen die Anmerkungen, wenn Mitglieder das Vorstandsbuch gelesen haben, wenn Mitglieder mehr Zeit mit einem bestimmten Abschnitt verbringen usw. Diese Daten können verwendet werden, um vorherzusagen, worauf sich der Vorstand konzentrieren möchte, und helfen, das Tempo einmal straff und konzentriert zu halten das Treffen beginnt.

Während der Besprechung

• Die ganze Arbeit am Front-End wird sich jetzt auszahlen, wenn die Direktoren das Meeting betreten und sich bereits über alle wesentlichen Änderungen im Klaren sind. Sie können jetzt selbstbewusst und effizient Abschnitt für Abschnitt durch das Meeting navigieren.
• Vorstandsmitglieder können jetzt die Tools der App verwenden, um Maßnahmen zu ergreifen und abzustimmen, zu unterzeichnen, Fragen zu stellen, Aufgaben zu delegieren und Fristen festzulegen.

Nach dem Treffen

• Der Nutzen der App bleibt nach dem Ende des Meetings bestehen, da die Mitglieder weiterhin kommunizieren und teilen können, wodurch ein dauerhaftes und sinnvolles Engagement entsteht.
• Es gibt Benachrichtigungen, wenn ein Mitglied ein Dokument unterzeichnen, eine Stimme abgeben oder auf eine Umfrage antworten muss, was dazu beiträgt, dass alle für das, was als Nächstes passiert, verantwortlich sind.

Letztendlich bietet Board-Software eine umfassende Lösung für mehrere unterschiedliche Herausforderungen, mit denen viele Boards heute konfrontiert sind.

Ein Board-Portal:

• Hilft den Vorstandsmitgliedern, besser organisiert und vorbereitet zu den Sitzungen zu kommen
• Macht Vorstandssitzungen strategischer und zukunftsorientierter
• Ermöglicht Führungskräften, die Fähigkeiten und das Wissen der Vorstandsmitglieder voll auszuschöpfen
• Verbessert die Effizienz, Effektivität, das Engagement und die Produktivität von Vorstandssitzungen
• Bewahrt Board-Materialien vertraulich und sicher auf
• Ermöglicht die Teilnahme an Vorstandssitzungen aus der Ferne

Wie lösen Board-Portale die Herausforderungen virtueller Meetings?

In letzter Zeit haben Unternehmen ihre Investitionen in Videokonferenztechnologie erhöht, um sich aus der Ferne zu treffen. Doch als wir zu virtuellen Meetings übergegangen sind, sind eine Reihe neuer Probleme aufgetreten. Die sogenannte Zoom-Müdigkeit und ein Mangel an natürlichen Hinweisen auf die Körpersprache haben es zu einer Herausforderung gemacht, sich voll und ganz zu engagieren. Am schlimmsten ist, dass wir das kompensieren, indem wir Dutzende von Apps zusammenstellen, die uns helfen – zu viele Lösungen, die dazu führen, dass unsere Informationen auf unseren Computern verstreut sind.

Da Board-Portale für virtuelle Meetings entwickelt wurden, sind sie speziell für diesen Moment entwickelt worden, in dem virtuelle Meetings alltäglich geworden sind. Sie enthalten oft die Tools und Technologien, um Gräben zu überbrücken, Teams zu organisieren und Führungskräften zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wir haben von bestehenden und potenziellen Kunden gleichermaßen gehört, dass virtuelle Meetings sie vor neue Herausforderungen gestellt haben, als ihre Teams remote wurden. Glücklicherweise gibt es nach jahrzehntelangem Nachdenken über Remote-Meetings Ratschläge und Ratschläge, wie diese Herausforderungen gemeistert werden können.

1. Virtuell zu sein erschwert die Kommunikation

Virtuelle Meetings machen es nur schwieriger, sich zu unterhalten. Sobald zwei Personen gleichzeitig sprechen, wird es unhörbar. Und Momente der Stille, gefolgt von „Entschuldigung, dass ich stumm geschaltet war“, beeinträchtigen den Rhythmus jeder Unterhaltung. Dies führt dazu, dass Ideen und Beiträge, die im persönlichen Gespräch entstehen würden, unausgesprochen bleiben.

Vorstandsportale tragen dazu bei, die Häufigkeit qualitativ hochwertiger Kommunikation zu erhöhen. Sie ermöglichen es Führungskräften, auf der gesamten Plattform zu diskutieren und zu beraten, bevor sie überhaupt in ein Meeting einsteigen. Durch sicheren Chat, gemeinsam nutzbare Anmerkungen und Nachrichten- und Ankündigungsfelder liefern Board-Portale Informationen und ermöglichen es Ihnen, einen Anruf zu überspringen. Und wenn Sie in ein Meeting einsteigen müssen, ermöglichen die Integrationen für Videokonferenzen Gespräche direkt auf der Plattform.

2. Virtuelle Meetings erschweren es, organisiert, engagiert und kooperativ zu bleiben

Ohne zusammen zu sein, ist es schwierig, ein Gefühl für den Raum zu bekommen – was die Leute denken. Die Körpersprache macht 65 % der Kommunikation aus, und virtuell zu sein bedeutet, dass es schwieriger denn je ist, auf Kurs zu bleiben und sich an Gesprächen zu beteiligen.

Vorstandsportale ermöglichen es Teams, Entscheidungen zu treffen, Feedback zu sammeln und Verantwortlichkeiten außerhalb von Meetings wahrzunehmen. Viele verfügen über integrierte E-Signatur-Funktionen, um Verträge unterwegs auszuführen. Sie ermöglichen ortsunabhängige Abstimmungen – Entscheidungen können also die ganze Woche über getroffen werden. Und ihre Umfragefunktionen ermöglichen es den Teams, einen Konsens zu erzielen, bevor sie überhaupt kommen, um über die wichtigeren Dinge zu sprechen.

3. Virtuelle Meetings fühlen sich länger und weniger produktiv an

Es ist nicht so, dass es weniger Dinge zu entscheiden oder zu besprechen gibt, wenn Sie sich virtuell treffen. Aber Videokonferenzen werden einschränken, wie viel gesagt wird, und es gibt nur eine begrenzte Zeit, in der die Leute sich konzentrieren können. Eine Unterbrechung oder eine nutzlose Beiseite kann Diskussionen entgleisen, das Engagement verringern und das Erreichen eines Konsenses schwieriger denn je machen.

Board-Portale helfen den Teams, genau zu wissen, was besprochen werden muss, welche Entscheidungen getroffen werden müssen, und das Engagement während des Meetings aufrechtzuerhalten. Es rüstet Führungskräfte aus, um die Beinarbeit zu leisten, diese kritischen Themen zu durchdenken, bevor das Meeting beginnt. Und es schafft ein System der Rechenschaftspflicht für Folgemaßnahmen, nachdem Sie sich vertagt haben.

4. Virtuelle Meetings machen die Dokumentenzugriffsverwaltung zu einem Alptraum

Die virtuelle Nutzung hat das Abrufen wichtiger Berichte und Dokumente zu einem absoluten Albtraum gemacht. Es bedeutet oft, die Irrungen und Wirrungen des Zugriffs auf einen Server über ein VPN zu durchlaufen. Einmal verbunden, ist es möglicherweise nicht stabil oder hat keine Internetverbindung. Also speichern wir Dokumente schnell im lokalen Speicher, melden uns ab und stellen 15 Minuten später fest, dass wir uns wieder verbinden müssen.

Board-Portale sind eine sichere Umgebung, oft mit unbegrenztem Speicherplatz für jedes Dokument, jeden Bericht und jede Datei. Das Beste daran ist, dass diese Sicherheit bedeutet, dass Sie nicht auf ein VPN zugreifen müssen, um die Informationen abzurufen. Vorstände vertrauen den Vorstandsportalen für die sensibelsten Dokumente ihrer Unternehmen, was bedeutet, dass sie für all Ihre Speicheranforderungen ein Kinderspiel sind.

5. Remote macht die Sicherheit zu Ihrer Verantwortung

Wenn Sie nicht im Büro sind, benötigen Sie oft ein VPN, um auf Ihre wichtigsten Daten zuzugreifen. Das liegt daran, dass Sie nicht durch die ausgeklügelten Systeme und die Sicherheit geschützt sind, die im Laufe der Jahre erreicht wurden. Unabhängig von Ihrem Internet zu Hause ist es wichtig, wachsam zu bleiben, wie und auf welche Arten von Daten Sie zugreifen.

Board-Portale sind sichere Umgebungen, in denen alles sicher ist. Sie haben oft eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert und werden von führenden Technologiegiganten gesichert. Viele nutzen Face-ID- und Touch-ID-Technologie, um alles noch sicherer zu machen.

Shopping für ein Board-Portal

Sobald Sie sich entschieden haben, dass ein Board-Portal die richtige Lösung für Sie ist, werden Sie von der Liste der Anbieter von Board-Portalen überwältigt sein. Es gibt jedoch einige einfache Möglichkeiten, sie auf Gültigkeit und Leistungsfähigkeit zu überprüfen. Hier sind ein paar Ideen, was Sie bei der Auswahl eines Board-Portal-Anbieters fragen sollten.

1. Fordern Sie eine kostenlose Testversion an

Wenn Sie bei einem Anbieter landen, den Sie in Betracht ziehen möchten, seien Sie offen und fragen Sie nach einer kostenlosen Testversion. Es gibt keinen besseren Weg, um herauszufinden, ob etwas für Sie funktioniert, als es selbst auszuprobieren. Dies ist keine ungewöhnliche Praxis für Anbieter, und tatsächlich ist es wahrscheinlich, dass sie eine haben, weil sie stolz auf ihr Produkt sind und wissen, dass seine Leistung Ihre Erwartungen erfüllen wird.

Es gibt keinen Grund, sich in Vertragswirrwarr zu verwickeln, bevor man weiß, wie das Produkt funktioniert. Wie bei allen Beziehungen muss man sich erst kennenlernen, bevor man sich bindet.

Sobald Sie im Testmodus auf die App zugreifen können, wird sich zeigen, ob sie den Anforderungen Ihres Boards entspricht. Stellen Sie sicher, dass sie es ausprobieren und Ihnen Feedback geben, während Sie nach Anbietern suchen. Die Vorstandsmitglieder sind diejenigen, die die Software tatsächlich verwenden. Wenn sie also zustimmen, wissen Sie, dass Sie einen Qualitätsanbieter gefunden haben.

2. Bewertungen lesen

In diesem digitalen Zeitalter erwarten Sie online einige der besten Einblicke in Software. Sie können eine Vielzahl von Rezensionen von Personen lesen, die die Software aus erster Hand erlebt haben.

Suchen Sie nach den Bewertungen nach Trends in den Bewertungen. Bewerten Sie, wer Ehrungen und Auszeichnungen für seine Produkte und Dienstleistungen erhalten hat. Dies sind keine selbsternannten Titel. Dies sind echte Auszeichnungen, die von echten Kunden beworben werden, die das Produkt so sehr geliebt haben, dass sie sich gezwungen fühlten, eine Bewertung abzugeben.

3. Informationen zur Produktfreigabe sind von entscheidender Bedeutung

Es mag Sie schockieren zu erfahren, dass es immer noch viele Anbieter gibt, die ihre Technologie nicht für mobile Geräte angepasst haben. Sie haben möglicherweise auch ihre Investition in das Produkt selbst verlangsamt, indem sie es so belassen haben, wie es ist, anstatt es auf Perfektion anzupassen.

Eine schnelle Möglichkeit, diese Lücken zu finden, besteht darin, direkt und gezielt zu fragen, ob die Software für die Verwendung auf allen iOS- und Android-Geräten verfügbar ist, und nach den Versionshinweisen zu den letzten Updates zu fragen, irgendwo zwischen drei und fünf. Wenn die Software nicht kompatibel ist, wissen Sie das schon lange im Voraus. Wenn die letzten Updates vor mehr als sechs Monaten erfolgt sind, können Sie feststellen, dass sie aufgehört haben, die Fähigkeiten ihres Produkts zu verbessern.

4. Prüfen Sie die Technik

Sie müssen ein tiefgreifendes Verständnis der zugrunde liegenden Technologie einer Software haben. Dadurch hebt sich diese spezielle Software von den anderen ab. Beispielsweise stützt sich ältere Software auf Legacy-Technologie, während die neueste Technologie die Cloud verwendet. Dies ist eine schnelle und effektive Möglichkeit, nach Unternehmen zu suchen, die zu Beginn des digitalen Booms ihren Höhepunkt erreicht, aber die Möglichkeiten und Updates für aktuelle Geräte und Trends verpasst haben. Dies sind oft dieselben Unternehmen, die Ihnen eine kostenlose Testversion verweigern. Ihre Technologie unterstützt dies buchstäblich nicht.

Die Vorteile der Cloud sind allumfassend. Dies ist nicht nur für den Anbieter kostengünstiger, sondern diese Einsparungen kommen auch ohne Qualitätsverlust zu Ihnen. Die Cloud-Technologie ist für alle Arten von Geräten und Browsern konzipiert und bietet überlegene Redundanz, Verfügbarkeit und Sicherheit.

5. Bauen Sie Partnerschaften mit tieferen Verbindungen auf

Sie wissen, wie Board-Portale funktionieren, Sie wissen, wie man die Anbieter überprüft, aber jetzt ist es an der Zeit, nach Partnerschaften zu suchen. Welcher Anbieter wird sich wirklich mit Ihrem Unternehmen verbinden und seinen Erfolg vorantreiben, während er gleichzeitig mit Ihrer Kernaufgabe und Ihren Werten verbunden bleibt? Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Anbieter diese Regeln in den Mittelpunkt stellt:

Kunden stehen an erster Stelle

Beurteilen Sie, ob der Softwareanbieter den Kunden in den Mittelpunkt seiner Bemühungen stellt. Wenn ein Unternehmen Zeit in die Kundenbetreuung investiert, dann möchte es Ihnen nicht nur eine Software verkaufen und fertig sein. Sie sind bestrebt, etwas für Sie zu schaffen, das einen echten Nutzen hat und Ihnen hilft, Ihre Probleme zu lösen. Am Ende, wenn Sie gewinnen, gewinnen sie. Ihr Produkt ist eine sich ständig weiterentwickelnde Einheit, die speziell für Sie entwickelt wurde. Das ist ein Unternehmen, das eine Partnerschaft teilen möchte.

Eine Möglichkeit, das Engagement eines Unternehmens für den Kundenerfolg zu bewerten, besteht darin, zu fragen, ob Sie einen eigenen Kundenerfolgsmanager haben werden. Die Antwort sollte ja sein. Dann müssen Sie tiefer graben und herausfinden, wie diese Beziehung verwaltet wird, welche Art von Zugänglichkeit sie bieten können, wenn Probleme auftreten, und wie sie Ihre allgemeine Erfahrung mit der Software verbessern können. Eine objektive Möglichkeit, das Kundenerfolgsteam zu bewerten, besteht darin, nach seinem NPS-Wert und seiner Branchenspezialisierung zu fragen.

Sie haben gemeinsame Werte

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, gibt es einen weiteren wichtigen Prüfpunkt: Teilen Sie Ihre Grundwerte als Unternehmen? Wenn sie es nicht tun, könnten Sie für sie nur eine weitere Rechnung sein, oder Sie könnten feststellen, dass Ihre Prioritäten an einem kritischen Punkt auseinanderlaufen. Hier sind einige Was-wäre-wenns zum Nachdenken.

• Was ist, wenn ich mich als Mensch und nicht als Nummer fühlen möchte? Sie sollten nach einem Unternehmen suchen, dessen Kundenerfolgsteam in den USA sitzt. Dies zeigt, dass Ihre Fragen und Anliegen direkt von ihnen bearbeitet werden und dass sie ihre Verantwortung gegenüber Ihnen als Kunden über ihren Gewinn stellen.
• Was, wenn wir gemeinschaftszentriert sind? Wenn es Ihnen wichtig ist, der Gemeinschaft etwas zurückzugeben, dann recherchieren Sie die Spendengewohnheiten eines Anbieters. Finden Sie heraus, ob sie ihre eigenen Programme haben, die zu den Bemühungen der Gemeinschaft beitragen, und ob sie ihren Gewinn verwenden, um Veränderungen in ihrer Gemeinschaft zu bewirken.
• Was ist, wenn Ihnen die Unternehmenskultur am Herzen liegt? Suchen Sie nach einem Unternehmen, in dem die Mitarbeiter zufrieden sind. In solchen Unternehmen geht es vor allem darum, eine Work-Life-Balance zu schaffen. Dies erfordert möglicherweise ein wenig Recherche auf Websites wie Glassdoor. Diese persönlichen Bewertungen werden Ihnen zeigen, wie es sich wirklich anfühlt, dort zu arbeiten.
• Unternehmen, die ihre Werte stolz zeigen und leben, sind die Art von Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Ihr Engagement geht über das Erzielen von Profit hinaus und erkennt an, dass das Geschäft unsere Menschlichkeit nicht auslöscht. Dann können Sie eine Partnerschaft beginnen, die auf gegenseitigem Respekt und Verständnis basiert

Warum Boardportale – und warum jetzt

Es ist oft so, dass ein Vorstand aus Mitgliedern besteht, die über die ganze Welt verteilt sind. Sie sind dynamische Entscheidungsgremien, aber es ist schwierig, sie alle häufig genug zu zentralisieren, damit ihre Führung effektiv ist. Der Vorstand und seine Berichtsgremien brauchen eine virtuelle Lösung für diese globalisierte Welt.

Ein Vorstandsportal liefert die Antwort, da es ein Knotenpunkt für alle wichtigen Dokumente, Notizen, Gespräche und Entscheidungshilfen ist, die für einen effizienten und wirkungsvollen Vorstand erforderlich sind. Jetzt, da Sie die Antwort haben, handeln Sie. Finden Sie einige Anbieter, bewerten Sie sie eingehend und finden Sie die für Sie richtige Partnerschaft. Zeit ist jedoch kostbar und verlorene Zeit ist Verschwendung. Machen Sie ein Board-Portal zu Ihrer Priorität, damit Sie in der virtuellen Welt an der Spitze stehen und nicht zurückfallen.