Узнайте, как ваша компания может извлечь выгоду из портала совета директоров

Портал совета директоров — это безопасный и надежный центр, используемый генеральными директорами, членами совета директоров и администраторами для управления собраниями совета директоров.

Вот почему его часто называют программным обеспечением для управления платой. Это полный набор инструментов, который позволяет участникам просматривать материалы собрания, общаться друг с другом и решать другие задачи и обязанности.

Это избавляет от необходимости печатать бесчисленные пачки бумаги и обмениваться электронными письмами, чтобы быть организованным как до, так и после заседания совета директоров. С помощью портала доски правления могут встречаться удаленно и хранить всю необходимую информацию и файлы в безопасности и в одном месте.

Поскольку задействовано так много инструментов, проще разделить пользователей портала на две группы. Один набор инструментов предназначен для административного персонала, который работает над подготовкой собрания, чтобы оно прошло гладко. Другой набор предназначен для членов правления и позволяет им действовать и принимать решения на портале.

Настольные порталы в действии

Вот краткое изложение того, как выглядят порталы доски на протяжении всего процесса встречи.

Перед встречей

• Администраторы работают вместе с председателем правления и исполнительным руководством, чтобы систематизировать и обновлять информацию для членов, проверять доступность директора и обмениваться протоколами.
• Когда у администратора есть вся необходимая информация, ее можно собрать в повестку дня. Далее приглашается директор, и настольная книга готова к изданию. Все общие материалы могут быть размещены публично или в частном порядке.
• После того, как директор получит свое приглашение, он может свободно просматривать книгу совета, делая аннотации, оглядываясь на прошлые встречи и документы, а также делясь своими заметками и обсуждая их с другими членами совета. Вся эта тяжелая работа завершается еще до начала собрания.
• Теперь председатель правления может вмешаться, чтобы использовать аналитику портала в реальном времени. Они будут показывать аннотации, когда члены читали книгу совета директоров, когда участники тратят больше времени на определенный раздел и т. д. Эти данные можно использовать для прогнозирования того, на чем совет директоров захочет сосредоточиться, и они помогут сохранить темп и сосредоточенность один раз. встреча начинается.

Во время встречи

• Вся работа над интерфейсом теперь окупится, поскольку директора выходят на собрание и уже знают о любых существенных изменениях. Теперь они могут уверенно и эффективно перемещаться по доске по совещанию, раздел за разделом.
• Члены правления теперь могут использовать инструменты приложения, чтобы действовать и голосовать, подписывать, публиковать вопросы, делегировать задания и планировать сроки.

После встречи

• Полезность приложения сохраняется после окончания собрания, поскольку оно позволяет участникам продолжать общение и обмен информацией, создавая прочное и значимое взаимодействие.
• Есть уведомления, когда участнику необходимо подписать документ, проголосовать или ответить на опрос, что помогает каждому нести ответственность за то, что происходит дальше.

В конечном счете, программное обеспечение для плат предлагает комплексное решение нескольких различных проблем, с которыми сегодня сталкиваются многие платы.

Бортовой портал:

• Помогает членам правления приходить на собрания более организованными и подготовленными
• Делает заседания совета директоров более стратегическими и ориентированными на будущее
• Позволяет лидерам в полной мере использовать навыки и знания членов совета директоров
• Повышает эффективность, результативность, вовлеченность и продуктивность заседаний совета директоров
• Обеспечивает конфиденциальность и безопасность материалов доски
• Позволяет участвовать в удаленном собрании совета

Как порталы для досок решают задачи виртуальных собраний?

В последнее время организации увеличили свои инвестиции в технологии видеоконференций, чтобы проводить удаленные встречи. Однако, когда мы перешли на виртуальные встречи, возникло множество новых проблем. Так называемая усталость от Zoom и отсутствие естественных сигналов языка тела затрудняют сохранение полной вовлеченности. Хуже всего то, что мы компенсируем это, собирая воедино десятки приложений, которые помогают нам — слишком много решений, из-за которых наша информация разбрасывается по нашим компьютерам.

Поскольку порталы для досок были созданы с расчетом на виртуальные встречи, они созданы специально для того момента, когда виртуальные встречи стали обычным явлением. Они часто содержат инструменты и технологии для преодоления разногласий, поддержания организованности команд и помощи руководителям в принятии более эффективных решений.

Мы слышали от существующих и потенциальных клиентов, что виртуальные встречи поставили перед ними новые задачи, поскольку их команды перешли на удаленную работу. К счастью, за десятилетия, потраченные на размышления об удаленных собраниях, есть советы и рекомендации о том, как преодолеть эти проблемы.

1. Виртуальность затрудняет общение

Виртуальные встречи только усложняют общение. В тот момент, когда два человека говорят одновременно, их становится не слышно. А моменты тишины, за которыми следует «извините, я был выключен», отвлекают от ритма любого разговора. Это приводит к тому, что идеи и вклады, которые произошли бы лично, остаются невысказанными.

Бортовые порталы помогают увеличить частоту качественного общения. Они позволяют лидерам обсуждать и размышлять на платформе, прежде чем приступить к совещанию. С помощью защищенного чата, общих аннотаций, а также панелей новостей и объявлений порталы доски объявлений предоставляют информацию и позволяют пропустить звонок. А когда вам нужно перейти на встречу, ее интеграция с видеоконференциями позволяет вести беседы прямо на платформе.

2. Виртуальные встречи мешают оставаться организованными, вовлеченными и совместными

Без того, чтобы быть вместе, трудно получить представление о комнате – о чем думают люди. Язык тела составляет 65% общения, а быть виртуальным означает труднее, чем когда-либо, оставаться в курсе и участвовать в разговоре.

Порталы совета директоров позволяют командам принимать решения, собирать отзывы и выполнять обязанности вне совещаний. Многие поставляются со встроенными возможностями электронной подписи для выполнения контрактов на ходу. Они позволяют проводить голосования из любого места, а это означает, что решения могут приниматься в течение недели. А их возможности проведения опросов позволяют командам достичь консенсуса еще до того, как они прибудут, чтобы обсудить более важные вещи.

3. Виртуальные встречи кажутся более продолжительными и менее продуктивными

Дело не в том, что при виртуальном совещании меньше вещей, о которых нужно решить, или меньше тем для разговора. Но видеоконференцсвязь ограничит объем сказанного, и люди могут сохранять сосредоточенность лишь в течение определенного времени. Одно прерывание или бесполезное отступление в сторону может сорвать обсуждение, снизить вовлеченность и сделать достижение консенсуса труднее, чем когда-либо.

Порталы советов помогают командам точно знать, что нужно обсудить, какие решения должны быть приняты, и поддерживать взаимодействие на протяжении всей встречи. Это дает лидерам возможность продумать эти критические вопросы еще до начала собрания. И это создает систему ответственности за последующие действия после перерыва.

4. Виртуальные встречи превращают управление доступом к документам в кошмар

Виртуальность превратила получение важных отчетов и документов в настоящий кошмар. Часто это означает пройти через испытания и невзгоды доступа к серверу через VPN. После подключения он может работать нестабильно или иметь подключение к Интернету. Таким образом, мы быстро сохраняем документы в локальном хранилище, выходим из системы и через 15 минут понимаем, что нам нужно снова подключиться.

Порталы Board — это безопасная среда, часто с неограниченным хранилищем для каждого документа, отчета и файла. Лучше всего то, что безопасность означает, что вам не нужен доступ к VPN для получения информации. Совет директоров доверяет порталам советов директоров наиболее важные документы своих компаний, а это означает, что они не представляют никакой сложности для хранения всех ваших потребностей.

5. Удаленность делает безопасность вашей обязанностью

Находясь вдали от офиса, вы часто нуждаетесь в VPN для доступа к самым важным данным. Это потому, что вы не защищены сложными системами и безопасностью, достигнутыми на протяжении многих лет. Оставшись в своем домашнем Интернете, важно сохранять бдительность в отношении того, как и к каким данным вы получаете доступ.

Board Portal — это безопасная среда, которая обеспечивает безопасность всего. В них часто включена двухфакторная аутентификация, и они защищены ведущими технологическими гигантами. Многие используют технологии Face ID и Touch ID, чтобы сделать все еще безопаснее.

Покупка бортового портала

Как только вы решите, что портал для досок является правильным решением для вас, вы обнаружите, что перегружены списком провайдеров портала для досок. Тем не менее, есть несколько простых способов проверить их на достоверность и работоспособность. Вот несколько идей о том, что спросить при выборе поставщика портала для досок.

1. Требовать бесплатную пробную версию

Когда вы попадете на поставщика, которого вы хотели бы рассмотреть, будьте впереди и попросите бесплатную пробную версию. Нет лучшего способа узнать, работает ли что-то для вас, чем попробовать это на собственном опыте. Это нередкая практика для поставщиков, и на самом деле, вполне вероятно, что она у них есть, потому что они гордятся своим продуктом и знают, что его производительность будет соответствовать вашим ожиданиям.

Нет причин запутываться в путанице контракта, пока вы не узнаете, как работает продукт. Как и во всех отношениях, вы должны узнать друг друга, прежде чем брать на себя обязательства.

Как только вы сможете получить доступ к приложению в пробном режиме, станет очевидно, соответствует ли оно потребностям вашей доски. Убедитесь, что они опробовали его и дали вам обратную связь, когда вы ищете поставщиков. Члены правления — это те, кто на самом деле использует программное обеспечение, поэтому, если они одобряют его, вы знаете, что нашли качественного поставщика.

2. Читайте отзывы

В наш цифровой век некоторые из лучших сведений о программном обеспечении ждут вас в Интернете. Вы можете прочитать множество обзоров от людей, которые испытали программное обеспечение на собственном опыте.

После того, как обзоры опубликованы, ищите тенденции среди обзоров. Оцените, кто получил награды и награды за свои продукты и услуги. Это не самозваные титулы. Это настоящие похвалы от реальных клиентов, которым так понравился продукт, что они почувствовали необходимость оставить отзыв.

3. Наличие информации о выпуске продукта жизненно важно

Вас может шокировать, когда вы узнаете, что многие провайдеры еще не адаптировали свои технологии для мобильных устройств. Возможно, они также замедлили свои инвестиции в сам продукт, оставив его как есть, вместо того, чтобы довести его до совершенства.

Быстрый способ найти эти дыры — прямо и конкретно спросить, доступно ли программное обеспечение для использования на всех устройствах iOS и Android, а также запросить примечания к выпуску последних обновлений, где-то от трех до пяти. Если программное обеспечение несовместимо, вы узнаете об этом заранее. Если последние обновления произошли более шести месяцев назад, вы можете сказать, что они прекратили попытки расширить возможности своего продукта.

4. Проверьте технику

Вам нужно будет иметь глубокое понимание технологии, лежащей в основе программного обеспечения. Это то, что выделяет это конкретное программное обеспечение среди остальных. Например, старое программное обеспечение основано на устаревших технологиях, а новейшие технологии используют облачные технологии. Это быстрый и эффективный способ выявить те компании, которые достигли своего пика в начале цифрового бума, но упустили возможности и обновления для современных устройств и тенденций. Часто это те же компании, которые отказывают вам в бесплатной пробной версии. Их технология буквально не поддерживает это.

Преимущества облака всеобъемлющи. Это не только более рентабельно для поставщика, но и эта экономия перейдет к вам без потери качества. Облачные технологии предназначены для всех типов устройств и браузеров и обладают превосходной избыточностью, доступностью и безопасностью.

5. Создавайте партнерские отношения с более глубокими связями

Вы знаете, как работают порталы для досок, вы знаете, как проверять поставщиков, но теперь пришло время обратиться к партнерским отношениям. Какой поставщик будет действительно связан с вашей компанией и будет способствовать ее успеху, оставаясь при этом связанным с вашей основной миссией и ценностями? Убедитесь, что выбранный вами поставщик ставит эти правила в центр внимания:

Клиенты на первом месте

Оцените, ставит ли поставщик программного обеспечения клиента в центр своих усилий. Если компания тратит время на обслуживание клиентов, то она не просто хочет продать вам программное обеспечение и покончить с этим. Они хотят создать для вас что-то, что действительно полезно и поможет вам решить ваши проблемы. В конце концов, если вы выиграете, они выиграют. Их продукт — это постоянно развивающаяся сущность, разработанная с учетом ваших пожеланий. Это бизнес, который хочет разделить партнерство.

Один из способов оценить стремление компании к успеху клиентов — спросить, будет ли у вас собственный менеджер по работе с клиентами. Ответ должен быть да. Затем вам нужно копнуть глубже и выяснить, как эти отношения будут управляться, какую доступность они могут обеспечить при возникновении проблем и как они могут улучшить ваш общий опыт работы с программным обеспечением. Объективным способом оценки команды по работе с клиентами является запрос их показателя NPS и отраслевой специализации.

У вас есть общие ценности

Прежде чем остановиться на программном обеспечении, есть еще одна важная контрольная точка: разделяют ли они ваши основные ценности как компании? Если они этого не сделают, вы можете стать для них просто еще одним счетом или вы можете обнаружить, что ваши приоритеты расходятся в критической точке. Вот некоторые «что если» для размышления.

• Что, если я хочу чувствовать себя человеком, а не числом? Вам следует искать компанию, чья команда по работе с клиентами находится в США. Это показывает, что они будут решать ваши вопросы и опасения напрямую и что они отдают предпочтение своей ответственности перед вами как клиентом, а не своей прибылью.
• Что, если мы ориентированы на сообщество? Если вы заботитесь о возвращении сообществу, изучите привычки поставщиков. Узнайте, есть ли у них собственные программы, которые способствуют усилиям сообщества, и используют ли они свою прибыль, чтобы влиять на изменения в своем сообществе.
• Что делать, если вы заботитесь о корпоративной культуре? Ищите компанию, где сотрудники счастливы. Такие компании все о создании баланса между работой и личной жизнью. Для этого может потребоваться небольшое исследование таких сайтов, как Glassdoor. Эти личные отзывы позволят вам узнать, каково это на самом деле, работать там.
• Компании, которые с гордостью демонстрируют свои ценности и воплощают их в жизнь, — это те компании, с которыми вы хотите работать. Их преданность делу выходит за рамки получения прибыли и признает, что бизнес не стирает нашу человечность. Затем вы можете начать партнерство, основанное на взаимном уважении и понимании.

Зачем бортовые порталы – и почему сейчас

Часто правление состоит из членов, разбросанных по всему миру. Это динамичные органы, принимающие решения, но трудно сделать так, чтобы все они были централизованы достаточно часто, чтобы их руководство было эффективным. Правление и его отчетные комитеты нуждаются в виртуальном решении для этого глобализированного мира.

Портал совета дает ответ, потому что он является центром всех важных документов, заметок, разговоров и инструментов для принятия решений, необходимых для того, чтобы совет был эффективным и результативным. Теперь, когда у вас есть ответ, действуйте. Найдите нескольких поставщиков, тщательно оцените их и найдите подходящее партнерство. Однако время ценно, а потерянное время — пустая трата времени. Сделайте настольный портал своим приоритетом, чтобы быть в авангарде виртуального мира и не отставать.