あなたの会社が取締役会ポータルからどのように利益を得ることができるかを学ぶ

公開: 2020-07-07

取締役会ポータルは、取締役会の管理を支援するために、CEO、取締役、および管理者が使用する安全で信頼性の高いハブです。

そのため、ボード管理ソフトウェアと呼ばれることがよくあります。これは、メンバーが会議資料を調べたり、相互に通信したり、他のタスクや責任を確認したりできるツールの完全なスイートです。

これにより、取締役会の前後に、数え切れないほどの紙を印刷したり、メールをやり取りしたりする必要がなくなります。取締役会ポータルを使用すると、取締役会はリモートで会議を行い、必要なすべての情報とファイルを安全に 1 か所に保管できます。

関連するツールが非常に多いため、ボードポータルユーザーを 2 つのグループに分ける方が簡単です。ツールの 1 つのセットは、会議を円滑に運営するための準備を担当する管理スタッフ用です。もう 1 つのセットは、ボードメンバー用であり、ポータル内でアクションを実行し、意思決定を行うことができます。

ボードポータルの動作

ここでは、ミーティングプロセス全体でボードポータルがどのように表示されるかを簡単に説明します。

会議の前に

管理者は、理事会の議長やエグゼクティブリーダーシップと協力して、メンバー向けの情報を整理および更新し、理事の空き状況を確認し、議事録を共有します。
管理者が必要な情報をすべて入手したら、それをアジェンダにまとめることができます。次に、ディレクターが招待され、ボードブックが出版される準備が整います。すべての共有資料は、公開または非公開で投稿できます。
取締役は招待状を受け取った後、注釈を付けたり、過去の会議や文書を振り返ったり、メモを他の取締役会メンバーと共有したり話したりして、ボードブックを自由に確認できます。この大変な作業はすべて、会議が始まる前に完了します。
これで、取締役会の議長が介入して、ポルタのリアルタイム分析を使用できるようになりました。メンバーがボードブックを読んだとき、メンバーが特定のセクションにより多くの時間を費やしたときなどの注釈が表示されます。このデータは、ボードが何に焦点を当てたいかを予測するために使用でき、ペースをタイトに保ち、一度集中するのに役立ちます。会議が始まります。

会議中

フロントエンドでのすべての作業は、取締役が会議に参加し、重要な変更をすでに認識しているため、成果を上げています。彼らは、セクションごとに、会議を通じて自信を持って効率的に取締役会をナビゲートできるようになりました。
理事会のメンバーは、アプリのツールを使用して、行動を起こし、投票、署名、質問の投稿、割り当ての委任、締め切りのスケジュールを設定できるようになりました。

会議後

アプリのユーティリティは、ミーティングが終了した後も継続されます。これにより、メンバーは引き続きコミュニケーションと共有を行うことができ、永続的で有意義なエンゲージメントを生み出すことができます。
メンバーが文書に署名したり、投票したり、調査に回答したりする必要があるときに通知が表示されるため、次に何が起こるかについて全員が責任を負うことができます。

最終的に、ボードソフトウェアは、今日多くのボードが直面しているいくつかの異なる課題に対する包括的なソリューションを提供します。

ボードポータル:

理事会メンバーが会議に出席する際に、組織化と準備を改善するのに役立ちます
取締役会をより戦略的で前向きなものにする
リーダーが取締役のスキルと知識を十分に活用できるようにする
取締役会の効率、有効性、エンゲージメント、生産性を向上させます
取締役会資料の機密性と安全性を確保
リモートでの取締役会への参加を可能にします

取締役会ポータルは仮想会議の課題をどのように解決しますか?

最近、組織はビデオ会議テクノロジへの投資を増やして、リモートで会議を行っています。しかし、仮想会議に移行したため、新たな問題が多数発生しました。いわゆるズーム疲労と自然なボディーランゲージの手がかりの欠如により、完全に関与し続けることが困難になっています。何よりも悪いことに、私たちは何十ものアプリをつなぎ合わせることで補っています。あまりにも多くのソリューションが、私たちの情報をコンピューターに散らばらせています.

取締役会ポータルは仮想会議を念頭に置いて構築されているため、仮想会議が一般的になっているこの瞬間に合わせて構築されています。多くの場合、これらには、分断を埋め、チームを組織化し、リーダーがより適切な意思決定を行うのに役立つツールとテクノロジが含まれています。

チームがリモートに移行したため、仮想会議が新しい課題を提示したと、既存の顧客と潜在的な顧客の両方から聞いています。幸いなことに、リモート会議について何十年も考えてきたので、これらの課題を克服する方法についてのアドバイスや助言があります.

1. バーチャルであることでコミュニケーションが難しくなる

仮想会議では、会話が難しくなります。 2 人が同時に話すと、聞こえなくなります。そして、沈黙の後に「すみません、ミュート状態でした」と続くと、会話のリズムが損なわれます。これにより、対面で発生するアイデアや貢献が口に出されなくなります。

ボードポータルは、質の高いコミュニケーションの頻度を高めるのに役立ちます。これにより、リーダーは会議に飛び込む前に、プラットフォーム全体で議論し、熟考することができます。安全なチャット、共有可能な注釈、ニュースやアナウンスパネルを通じて、ボードポータルは情報を配信し、通話をスキップできます。また、会議に参加する必要がある場合は、ビデオ会議の統合により、プラットフォームで直接会話できます.

2. バーチャル会議は、組織化、関与、および共同作業を維持することを困難にします

一緒にいなければ、部屋の感覚、つまり人々が何を考えているのかを把握するのは困難です。ボディーランゲージはコミュニケーションの 65% を占めており、バーチャルであることは、軌道に乗って会話に参加することをかつてないほど困難にしています。

ボードポータルを使用すると、チームは会議の外で意思決定を行い、フィードバックを収集し、責任を果たすことができます。多くは、外出先で契約を実行するための電子署名機能が組み込まれています。これにより、どこからでも投票を行うことができます。つまり、1 週間を通して決定を下すことができます。また、調査機能により、チームは到着してより重要なことについて話し合う前にコンセンサスに達することができます。

3. 仮想会議は長く感じられ、生産性が低下します

バーチャル会議では、決定することが少なくなったり、話し合うことが少なくなったりするわけではありません。しかし、ビデオ会議では話す量が制限され、人々が集中力を維持できる時間は限られています。たった 1 つの中断や無用なことは、議論を狂わせ、エンゲージメントを低下させ、コンセンサスに到達することをこれまで以上に困難にする可能性があります。

取締役会ポータルは、チームが何を議論する必要があるか、どのような決定を下す必要があるかを正確に把握し、会議全体を通じて関与を維持するのに役立ちます。会議が始まる前に、リーダーがこれらの重要な問題について熟考する準備を整えることができます。また、休会後のフォローアップに対する説明責任のシステムを作成します。

4. 仮想会議はドキュメントアクセス管理を悪夢にします

バーチャルであるため、重要なレポートやドキュメントを取得することはまったくの悪夢です。多くの場合、VPN 経由でサーバーにアクセスするという試練と苦難を経験することを意味します。接続しても、安定していないか、インターネットに接続されていない可能性があります。そのため、ドキュメントをローカルストレージにすばやく保存してサインオフし、15 分後に再度接続する必要があることに気付きます。

ボードポータルは多くの場合、すべてのドキュメント、レポート、およびファイルを無制限に保存できる安全な環境です。何よりも、そのセキュリティは、情報を取得するために VPN にアクセスする必要がないことを意味します. 取締役会は、会社の最も機密性の高いドキュメントについて取締役会ポータルを信頼しています。つまり、すべてのストレージニーズに簡単に対応できます。

5. 離れていると、セキュリティは自分の責任になります

オフィスから離れているということは、多くの場合、最も重要なデータにアクセスするために VPN が必要になることを意味します. それは、何年にもわたって達成されてきた高度なシステムとセキュリティによって保護されていないためです。自宅のインターネットに任せて、アクセスする方法と種類のデータに注意を払うことが重要です。

Board ポータルは、すべてを安全に保つ安全な環境です。多くの場合、2 要素認証が有効になっており、主要なテクノロジの巨人によって保護されています。多くの企業は、Face ID と Touch ID テクノロジーを活用して、すべてをさらに安全にしています。

ボードポータルの購入

ボードポータルが適切なソリューションであると判断すると、ボードポータルプロバイダーのリストに圧倒されます。ただし、有効性と機能をスクリーニングする簡単な方法がいくつかあります。ここでは、ボードポータルプロバイダーを選択する際に何を尋ねるべきかについて、いくつかのアイデアを紹介します。

1.無料トライアルを要求する

検討したいベンダーにたどり着いたら、率直に言って無料トライアルを依頼してください。自分に合っているかどうかを知るには、実際に試してみる以外に方法はありません。これはベンダーにとって珍しい慣行ではありません。実際、ベンダーは製品に誇りを持ち、そのパフォーマンスが期待に応えることを知っているため、そうしている可能性があります。

製品がどのように機能するかを知る前に、契約のもつれに巻き込まれる理由はありません。すべての関係と同様に、約束をする前にお互いを知る必要があります。

試用モードでアプリにアクセスできるようになると、ボードのニーズに合っているかどうかが明らかになります。ベンダーを探すときは、必ず試してみて、フィードバックを提供してください。取締役会のメンバーは実際にソフトウェアを使用しているため、彼らが承認すれば、質の高いベンダーを見つけたことになります。

2. レビューを読む

このデジタル時代では、ソフトウェアに関する最高の洞察がオンラインであなたを待っています。ソフトウェアを直接体験した個人からのさまざまなレビューを読むことができます。

レビューが入ったら、レビューの傾向を探します。製品やサービスで名誉や賞を受賞した人物を評価します。これらは自称タイトルではありません。これらは、製品を非常に愛し、レビューを残すことを余儀なくされた実際の顧客によって宣伝された本物の称賛です.

3. 製品のリリース情報を持つことが重要

自社のテクノロジーをモバイルデバイスに適応させていないプロバイダがまだたくさんあることを知って、ショックを受けるかもしれません。また、製品を完璧に調整するのではなく、そのままにしておくことで、製品自体への投資を遅らせた可能性もあります。

これらの穴を見つける手っ取り早い方法は、ソフトウェアがすべての iOS および Android デバイスで使用できるかどうかを直接的を絞って尋ね、最近の更新に関するリリースノート (3 つから 5 つまで) を尋ねることです。ソフトウェアに互換性がない場合は、かなり前からわかります。最近の更新が 6 か月以上前に行われた場合は、製品の機能を向上させる試みをやめたことがわかります。

4.技術をチェックする

ソフトウェアの基盤となるテクノロジーを深く理解する必要があります。それが、その特定のソフトウェアを残りの中で際立たせるものです。たとえば、古いソフトウェアはレガシーテクノロジーに依存していますが、最新のテクノロジーはクラウドを使用しています。これは、デジタルブームの初期にピークに達したが、現在のデバイスやトレンドの機会や更新を逃した企業を迅速かつ効果的に選別する方法です。これらは、多くの場合、無料トライアルを拒否するのと同じ会社です. 彼らのテクノロジーは文字通りそれをサポートしていません。

クラウドの利点はすべてを網羅しています。ベンダーにとって費用対効果が高いだけでなく、これらの節約は、品質を損なうことなく、あなたにまで及びます。クラウドテクノロジーは、あらゆる種類のデバイスとブラウザー向けに設計されており、優れた冗長性、可用性、およびセキュリティを備えています。

5. より深いつながりでパートナーシップを構築する

ボードポータルのしくみや、ベンダーの選別方法はご存じでしょうが、今度はパートナーシップに目を向ける時が来ました。どのベンダーがあなたの会社と真につながり、その成功を推進すると同時に、あなたのコアミッションとバリューとのつながりを保ちますか? 選択したベンダーがこれらのルールを中心に置いていることを確認してください。

お客様第一

ソフトウェアベンダーが顧客を中心に据えているかどうかを評価します。企業がカスタマーケアに時間を投資している場合、その企業は単にソフトウェアを販売して終わりにするだけではありません。彼らは、真の有用性を持ち、問題を解決するのに役立つ何かを作成しようとしています。結局、あなたが勝てば彼らも勝つ。彼らの製品は、あなたを念頭に置いて設計された、進化し続けるエンティティです。それはパートナーシップを共有したいビジネスです。

カスタマーサクセスに対する企業の取り組みを評価する 1 つの方法は、自社のカスタマーサクセスマネージャーがいるかどうかを尋ねることです。答えはイエスです。次に、より深く掘り下げて、その関係をどのように管理するか、問題が発生したときにどのようなアクセシビリティを提供できるか、ソフトウェアの全体的なエクスペリエンスをどのように改善できるかを見つける必要があります. カスタマーサクセスチームを評価する客観的な方法は、NPS スコアと業界の専門性を尋ねることです。

価値観を共有している

ソフトウェアを決定する前に、もう 1 つの重要なチェックポイントがあります。それは、企業としてのコアバリューを共有しているかどうかです。そうでない場合、あなたは彼らにとって単なる別の請求書になるか、重要なポイントで優先順位が分かれていることに気付く可能性があります. ここに、熟考すべきいくつかの「もしも」があります。

数字ではなく人のように感じたい場合はどうすればよいですか? カスタマーサクセスチームが米国にある会社を探す必要があります。これは、あなたの質問や懸念が彼らによって直接処理され、彼らが利益よりも顧客としてのあなたに対する責任を優先していることを示しています.
私たちがコミュニティ中心の場合はどうなりますか？コミュニティに還元することに関心がある場合は、ベンダーの寄付の習慣を調べてください。彼らがコミュニティの取り組みに貢献する独自のプログラムを持っているかどうか、そして彼らの利益を使ってコミュニティの変化に影響を与えているかどうかを発見してください。
企業文化に関心がある場合はどうなりますか？従業員が幸せな会社を探してください。そのような企業は、ワークライフバランスを作り出すことがすべてです。これには、Glassdoor などのサイトで少し調べる必要があるかもしれません。これらの個人的なレビューは、そこで働くことがどんな感じかを教えてくれます。
価値を誇らしげに示し、実践している企業は、あなたが一緒に働きたいと思う種類の企業です。彼らの献身は、利益を上げることだけにとどまらず、ビジネスが私たちの人間性を消し去るものではないことを認識しています。その後、相互の尊重と理解に基づいてパートナーシップを開始できます

ポータルに参加する理由 – そして今なぜ

多くの場合、理事会は世界中に散らばるメンバーで構成されています。これらは動的な意思決定機関ですが、リーダーシップが効果的に発揮されるように、頻繁にすべてを一元化することは困難です。取締役会とその報告委員会は、このグローバル化した世界に対応する仮想ソリューションを必要としています。

取締役会ポータルは、取締役会が効率的で影響力を持つために必要なすべての重要なドキュメント、メモ、会話、および意思決定ツールのハブであるため、答えを提供します。答えが分かったら、行動を起こしましょう。いくつかのベンダーを見つけて詳細に評価し、適切なパートナーシップを見つけてください。しかし、時間は貴重であり、失われた時間は無駄です。仮想世界の最前線に立ち、遅れをとらないように、ボードポータルを優先してください。