Aflați cum poate beneficia compania dvs. de pe urma unui portal de consiliu

Un portal de consiliu este un hub sigur și de încredere folosit de directori generali, directori de consilii și administratori pentru a ajuta la gestionarea reuniunilor consiliului de administrație.

De aceea este frecvent numit software de management al consiliilor. Este o suită completă de instrumente care le permite membrilor să parcurgă materialele întâlnirii, să comunice între ei și să se ocupe de alte sarcini și responsabilități.

Acest lucru elimină nevoia de a tipări nenumărate ramuri de hârtie și de a schimba o serie de e-mailuri pentru a vă organiza atât înainte, cât și după o ședință de consiliu. Cu un portal de bord, consiliile se pot întâlni de la distanță și pot păstra toate informațiile și fișierele necesare în siguranță și într-un singur loc.

Deoarece sunt atât de multe instrumente implicate, este mai ușor să separați utilizatorii portalului de bord în două grupuri. Un set de instrumente este pentru personalul administrativ care lucrează pentru a pregăti întâlnirea să se desfășoare fără probleme. Celălalt set este pentru membrii consiliului și le permite să ia măsuri și să ia decizii în cadrul portalului.

Portaluri de bord în acțiune

Iată o scurtă prezentare a portalurilor de consiliu pe parcursul întregului proces de întâlnire.

Înainte de intalnire

• Administratorii lucrează alături de președintele consiliului și de conducerea executivă pentru a organiza și actualiza informațiile pentru membri, a verifica disponibilitatea directorului și a împărtăși procesele-verbale.
• Odată ce administratorul are toate informațiile necesare, acestea pot fi asamblate într-o agendă. În continuare, directorul este invitat, iar cartea de bord este gata să fie publicată. Toate materialele partajate pot fi postate public sau privat.
• După ce directorul primește invitația lor, ei au libertatea de a revizui cartea consiliului făcând adnotări, uitându-se înapoi la întâlnirile și documentele anterioare și împărtășind și discutând despre notele lor cu alți membri ai consiliului. Toată această muncă grea este finalizată înainte de a începe vreodată întâlnirea.
• Acum, scaunul consiliului poate interveni pentru a utiliza analiza în timp real a porții. Acestea vor arăta adnotările, când membrii au citit cartea consiliului, când membrii petrec mai mult timp într-o anumită secțiune etc. Aceste date pot fi folosite pentru a prezice pe ce va dori consiliul să se concentreze și vor ajuta la menținerea ritmului strâns și concentrat o dată. începe întâlnirea.

În timpul întâlnirii

• Toată munca de pe front-end va fi acum recompensată pe măsură ce directorii intră în întâlnire și sunt deja la curent cu orice modificări semnificative. Acum pot naviga cu încredere și eficient în consiliu prin întâlnire, secțiune cu secțiune.
• Membrii consiliului de administrație pot folosi acum instrumentele aplicației pentru a lua măsuri și a vota, a semna, a posta întrebări, a delega sarcini și a programa termene limită.

Dupa intalnire

• Utilitatea aplicației continuă după încheierea întâlnirii, deoarece permite membrilor să continue să comunice și să partajeze, creând un angajament durabil și semnificativ.
• Există notificări când un membru trebuie să semneze un document, să voteze sau să răspundă la un sondaj, ceea ce ajută la tragerea la răspundere pe toată lumea pentru ceea ce urmează.

În cele din urmă, software-ul pentru plăci oferă o soluție cuprinzătoare la mai multe provocări distincte cu care se confruntă multe plăci astăzi.

Un portal de bord:

• Ajută membrii consiliului să vină la întâlniri mai bine organizați și pregătiți
• Face ședințele consiliului de administrație mai strategice și orientate spre viitor
• Permite liderilor să valorifice pe deplin abilitățile și cunoștințele directorilor de consiliu
• Îmbunătățește eficiența, eficacitatea, implicarea și productivitatea ședințelor consiliului
• Păstrează materialele de bord confidențiale și în siguranță
• Permite participarea la distanță la ședințele consiliului

Cum rezolvă portalurile consiliilor provocările întâlnirilor virtuale?

Recent, organizațiile și-au mărit investițiile în tehnologia de videoconferință pentru a se întâlni de la distanță. Cu toate acestea, pe măsură ce am trecut la întâlnirile virtuale, au apărut o nouă serie de probleme. Așa-numita oboseală Zoom și lipsa unor indicii naturale ale limbajului corpului au făcut ca este o provocare să rămână pe deplin implicat. Cel mai rău dintre toate, compensăm prin reunirea a zeci de aplicații care să ne ajute – prea multe soluții care fac ca informațiile noastre să fie împrăștiate pe computerele noastre.

Deoarece portalurile de consiliu au fost construite având în vedere întâlnirile virtuale, ele ajung special concepute pentru acest moment în care întâlnirea virtuală a devenit obișnuită. Acestea conțin adesea instrumentele și tehnologia pentru a elimina diviziunile, a menține echipele organizate și a ajuta liderii să ia decizii mai bune.

Am auzit deopotrivă de la clienți existenți și potențiali că întâlnirile virtuale au prezentat noi provocări pentru ei, pe măsură ce echipele lor au plecat la distanță. Din fericire, cu decenii petrecute gândindu-se la întâlnirile la distanță, există sfaturi și sfaturi despre cum să depășim aceste provocări.

1. A fi virtual îngreunează comunicarea

Întâlnirile virtuale îngreunează pur și simplu o conversație. În momentul în care două persoane vorbesc în același timp, devine inaudibil. Iar momentele de tăcere urmate de „îmi pare rău că am fost pe mut”, diminuează ritmul oricărei conversații. Acest lucru duce la idei și contribuții care ar avea loc în persoană și nu sunt spuse.

Portalurile de bord ajută la creșterea frecvenței comunicării de calitate. Acestea permit liderilor să discute și să delibereze pe toată platforma înainte de a intra vreodată într-o întâlnire. Prin chat securizat, adnotări care pot fi partajate și panouri de știri și anunțuri, portalurile de bord oferă informații și vă permit să omiteți un apel. Și când trebuie să sari într-o întâlnire, integrările sale de videoconferință permit conversații direct în platformă.

2. Întâlnirile virtuale fac mai dificil să rămâneți organizat, implicat și colaborativ

Fără a fi împreună, este greu să-ți dai o idee despre încăpere – ceea ce gândesc oamenii. Limbajul corpului reprezintă 65% din comunicare, iar a fi virtual înseamnă mai greu ca niciodată să rămâi pe drumul cel bun și să fii angajat în conversație.

Portalurile Consiliului permit echipelor să ia decizii, să adune feedback și să își execute responsabilitățile în afara întâlnirilor. Mulți vin cu capabilități de semnătură electronică încorporate pentru a executa contracte din mers. Acestea permit luarea voturilor de oriunde, ceea ce înseamnă că deciziile pot fi luate pe parcursul săptămânii. Iar capacitățile lor de sondaj permit echipelor să ajungă la un consens înainte de a ajunge să vorbească despre lucrurile mai importante.

3. Întâlnirile virtuale se simt mai lungi și mai puțin productive

Nu este ca și cum ar fi mai puține lucruri de decis sau despre care să vorbiți atunci când vă întâlniți virtual. Dar conferințele video vor limita cât de mult se vorbește și există doar atâta vreme oamenii își pot menține concentrarea. O întrerupere sau la o parte inutilă poate deraia discuțiile, poate renunța la angajament și poate face ca ajungerea la un consens să fie mai dificilă ca niciodată.

Portalurile de consiliu ajută echipele să știe exact ce trebuie discutat, ce decizii trebuie luate și să mențină implicarea pe tot parcursul întâlnirii. Îi echipează pe lideri să facă treaba de gândire la aceste probleme critice înainte de începerea întâlnirii. Și creează un sistem de responsabilitate pentru urmărirea după suspendare.

4. Întâlnirile virtuale fac din gestionarea accesului la documente un coșmar

A fi virtual a făcut ca recuperarea rapoartelor și documentelor esențiale să fie un coșmar total. Adesea înseamnă să treci prin încercările și necazurile accesării unui server printr-un VPN. Odată conectat, este posibil să nu fie stabil sau să aibă o conexiune la internet. Așa că salvăm rapid documentele în stocarea locală, confirmăm și 15 minute mai târziu realizăm că trebuie să ne reconectam.

Portalurile de bord reprezintă un mediu securizat adesea cu stocare nelimitată pentru fiecare document, raport și fișier. Cel mai bine, această securitate înseamnă că nu trebuie să accesați un VPN pentru a prelua informațiile. Consiliul de administrație are încredere în portalurile consiliului de administrație pentru cele mai sensibile documente ale companiilor lor, ceea ce înseamnă că ele nu sunt o problemă pentru toate nevoile dvs. de stocare.

5. A fi la distanță face ca securitatea să fie responsabilitatea ta

A fi departe de birou înseamnă adesea nevoie de un VPN pentru a vă accesa datele cele mai importante. Asta pentru că nu sunteți protejat de sistemele sofisticate și de securitatea dobândite de-a lungul anilor. Lăsat pe internetul tău de acasă, este important să fii vigilent cu privire la cum și ce tipuri de date accesezi.

Portalurile de bord sunt medii sigure care păstrează totul în siguranță. Adesea, au activată autentificarea cu doi factori și sunt securizate de giganți ai tehnologiei de vârf. Mulți folosesc tehnologia Face ID și Touch ID pentru a face totul și mai sigur.

Cumpărături pentru un portal de bord

Odată ce decideți că un portal de bord este soluția potrivită pentru dvs., veți fi copleșit de lista furnizorilor de portal de bord. Cu toate acestea, există câteva modalități ușoare de a le verifica validitatea și capacitatea. Iată câteva idei despre ce să întrebați atunci când alegeți un furnizor de portal de bord.

1. Solicitați o încercare gratuită

Când ajungeți la un furnizor pe care ați dori să îl luați în considerare, fiți direct și solicitați o încercare gratuită. Nu există o modalitate mai bună de a ști dacă ceva funcționează pentru tine decât să încerci direct. Aceasta nu este o practică neobișnuită pentru vânzători și, de fapt, este probabil că au una, deoarece sunt mândri de produsul lor și știu că performanța acestuia vă va satisface așteptările.

Nu există niciun motiv să fii prins în încurcăturile unui contract înainte de a ști cum funcționează produsul. Ca în toate relațiile, trebuie să vă cunoașteți înainte de a vă angaja.

Odată ce puteți accesa aplicația în modul de probă, va deveni evident dacă se potrivește nevoilor plăcii dvs. Asigurați-vă că îi puneți să încerce și să vă ofere feedback în timp ce căutați furnizori. Membrii consiliului sunt cei care folosesc de fapt software-ul, așa că dacă aprobă, atunci știi că ai găsit un furnizor de calitate.

2. Citiți recenzii

În această era digitală, unele dintre cele mai bune informații despre software vă așteaptă online. Puteți citi o varietate de recenzii de la persoane care au experimentat software-ul direct.

După ce au apărut recenziile, căutați tendințe printre recenzii. Evaluați cine a câștigat onoruri și premii pentru produsele și serviciile lor. Acestea nu sunt titluri auto-denumite. Acestea sunt premii autentice promovate de clienți din viața reală care au iubit atât de mult produsul, încât s-au simțit obligați să lase o recenzie.

3. Este vital să aveți informații despre lansarea produsului

S-ar putea să vă șocheze să aflați că există încă mulți furnizori care nu și-au adaptat tehnologia pentru dispozitivele mobile. De asemenea, este posibil să fi încetinit investiția în produsul în sine, lăsându-l așa cum este, mai degrabă decât ajustându-l pentru perfecțiune.

O modalitate rapidă de a găsi aceste găuri este să întrebați direct și în mod clar dacă software-ul este disponibil pentru utilizare pe toate dispozitivele iOS și Android și să cereți notele de lansare despre actualizările recente, oriunde de la trei la cinci. Dacă software-ul nu este compatibil, veți ști cu mult înainte. Dacă actualizările recente au avut loc în urmă cu mai bine de șase luni, atunci puteți spune că au încetat să mai încerce să-și sporească capacitățile produsului.

4. Verificați tehnologia

Va trebui să aveți o înțelegere aprofundată a tehnologiei de bază a unui software. Este ceea ce face ca acel software special să iasă în evidență între restul. De exemplu, software-ul mai vechi se bazează pe tehnologia moștenită, în timp ce cea mai recentă tehnologie folosește cloud-ul. Aceasta este o modalitate rapidă și eficientă de screening pentru acele companii care au atins apogeul la începutul boom-ului digital, dar care au ratat oportunitățile și actualizările pentru dispozitivele și tendințele actuale. Acestea sunt adesea aceleași companii care vă vor refuza o încercare gratuită. Tehnologia lor, practic, nu o suportă.

Beneficiile pentru cloud sunt atotcuprinzătoare. Nu numai că este mai rentabil pentru vânzător, dar acele economii se scurg până la dvs. fără pierderi de calitate. Tehnologia cloud este concepută pentru toate tipurile de dispozitive și browsere și are o redundanță, disponibilitate și securitate superioare.

5. Construiți parteneriate cu conexiuni mai profunde

Știți cum funcționează portalurile de bord, știți cum să verificați vânzătorii, dar acum este timpul să căutați parteneriate. Care furnizor se va conecta cu adevărat cu compania dvs. și va conduce la succesul acesteia, rămânând conectat la misiunea și valorile dvs. de bază? Asigurați-vă că furnizorul pe care îl alegeți pune aceste reguli în prim-plan:

Clienții sunt pe primul loc

Evaluați dacă furnizorul de software pune clientul în centrul eforturilor sale. Dacă o companie investește timp în asistența clienților, atunci nu caută doar să-ți vândă un software și să fie gata. Ei caută să creeze ceva pentru tine care să aibă o adevărată utilitate și să te ajute să-ți rezolvi problemele. Până la urmă, dacă câștigi, ei câștigă. Produsul lor este o entitate în continuă evoluție, concepută pentru tine. Aceasta este o afacere care vrea să împărtășească un parteneriat.

O modalitate de a evalua dedicarea unei companii pentru succesul clienților este să întrebați dacă veți avea propriul manager de succes al clienților. Răspunsul ar trebui să fie da. Apoi, trebuie să cercetați mai profund și să aflați cum va fi gestionată acea relație, ce fel de accesibilitate vă pot oferi atunci când apar probleme și cum vă pot îmbunătăți experiența generală cu software-ul. O modalitate obiectivă de a evalua echipa de succes a clienților este să le ceri scorul NPS și specializarea în industrie.

Ai valori comune

Înainte de a alege un software, există un alt punct de control important: împărtășesc valorile tale de bază ca companie? Dacă nu o fac, ai putea deveni doar o altă factură pentru ei sau ai putea descoperi că prioritățile tale diverg într-un punct critic. Iată câteva ce ar fi dacă ar trebui să te gândești.

• Ce se întâmplă dacă vreau să mă simt ca o persoană și nu ca un număr? Ar trebui să căutați o companie a cărei echipă de succes a clienților se află în SUA. Acest lucru arată că întrebările și preocupările dvs. vor fi tratate direct de ei și că ei își acordă prioritate responsabilitatea față de dvs. ca client față de profiturile lor.
• Dacă suntem centrați pe comunitate? Dacă îți pasă să dai înapoi comunității, atunci cercetează obiceiurile de a oferi un furnizor. Descoperiți dacă au propriile lor programe care contribuie la eforturile comunității și dacă își folosesc profitul pentru a afecta schimbarea în comunitatea lor.
• Ce se întâmplă dacă îți pasă de cultura companiei? Căutați o companie în care angajații sunt fericiți. Astfel de companii sunt toate despre crearea unui echilibru între viața profesională și viața privată. Acest lucru poate necesita puțină cercetare pe site-uri precum Glassdoor. Aceste recenzii personale vă vor spune cum se simte cu adevărat să lucreze acolo.
• Companiile care își arată și își trăiesc cu mândrie valorile sunt tipurile de companii cu care doriți să lucrați. Dăruirea lor depășește realizarea unui profit și recunoaște că afacerile nu ne șterg umanitatea. Apoi puteți începe un parteneriat bazat pe respect și înțelegere reciprocă

De ce portaluri de bord – și de ce acum

Este adesea cazul ca un consiliu să fie format din membri răspândiți pe tot globul. Sunt organisme decizionale dinamice, dar este dificil să le centralizezi pe toate suficient de frecvent pentru ca conducerea lor să fie eficientă. Consiliul și comitetele lor de raportare au nevoie de o soluție virtuală pentru această lume globalizată.

Un portal de consiliu oferă răspunsul, deoarece este un hub pentru toate documentele importante, notele, conversațiile și instrumentele de luare a deciziilor necesare pentru ca un consiliu să fie eficient și de impact. Acum că ai răspunsul, ia măsuri. Găsiți câțiva furnizori, evaluați-i în profunzime și găsiți parteneriatul potrivit pentru dvs. Cu toate acestea, timpul este valoros, iar timpul pierdut este o pierdere. Faceți un portal de bord într-o prioritate, astfel încât să puteți fi în fruntea lumii virtuale și să evitați să rămâneți în urmă.