Dowiedz się, jak Twoja firma może skorzystać z portalu zarządu

Portal zarządu to bezpieczne i niezawodne centrum wykorzystywane przez dyrektorów generalnych, dyrektorów zarządu i administratorów do zarządzania spotkaniami zarządu.

Dlatego jest często nazywany oprogramowaniem do zarządzania zarządem. Jest to kompletny zestaw narzędzi, który umożliwia członkom przeglądanie materiałów ze spotkań, komunikowanie się ze sobą oraz wykonywanie innych zadań i obowiązków.

Eliminuje to potrzebę drukowania niezliczonych ryz papieru i wymiany e-maili, aby zorganizować się zarówno przed, jak i po posiedzeniu zarządu. Dzięki portalowi tablicowemu tablice mogą spotykać się zdalnie i przechowywać wszystkie niezbędne informacje i pliki bezpiecznie i w jednym miejscu.

Ponieważ zaangażowanych jest tak wiele narzędzi, łatwiej jest podzielić użytkowników portalu forum na dwie grupy. Jeden zestaw narzędzi jest przeznaczony dla pracowników administracyjnych, którzy pracują nad przygotowaniem spotkania do sprawnego przebiegu. Drugi zestaw przeznaczony jest dla członków zarządu i umożliwia im podejmowanie działań i podejmowanie decyzji w portalu.

Portale tablicowe w akcji

Oto krótkie podsumowanie tego, jak portale tablicowe wyglądają podczas całego procesu spotkania.

Przed spotkaniem

• Administratorzy współpracują z przewodniczącym zarządu i kierownictwem wykonawczym, organizując i aktualizując informacje dla członków, sprawdzając dostępność dyrektora i udostępniając protokoły.
• Gdy administrator posiada wszystkie niezbędne informacje, można je zebrać w agendę. Następnie zapraszany jest dyrektor, a księga zarządu jest gotowa do wydania. Wszystkie udostępnione materiały można publikować publicznie lub prywatnie.
• Po otrzymaniu zaproszenia dyrektor może swobodnie przeglądać księgę zarządu, robiąc adnotacje, wspominając przeszłe spotkania i dokumenty oraz udostępniając i rozmawiając o swoich notatkach z innymi członkami zarządu. Cała ta ciężka praca kończy się przed rozpoczęciem spotkania.
• Teraz przewodniczący zarządu może wkroczyć, aby korzystać z analiz w czasie rzeczywistym portalu. Pokażą adnotacje, kiedy członkowie przeczytali książkę zarządu, kiedy członkowie spędzają więcej czasu na określonej sekcji itp. Te dane mogą być wykorzystane do przewidzenia, na czym zarząd będzie chciał się skoncentrować i pomogą utrzymać stałe tempo i skupienie raz spotkanie się rozpoczyna.

Podczas spotkania

• Cała praca nad front-endem zaprocentuje teraz, gdy dyrektorzy wejdą na spotkanie i będą już świadomi wszelkich istotnych zmian. Mogą teraz pewnie i wydajnie poruszać się po spotkaniu sekcja po sekcji.
• Członkowie zarządu mogą teraz korzystać z narzędzi aplikacji, aby podejmować działania i głosować, podpisywać, publikować pytania, delegować zadania i planować terminy.

Po spotkaniu

• Przydatność aplikacji jest kontynuowana po zakończeniu spotkania, ponieważ pozwala członkom na dalszą komunikację i udostępnianie, tworząc trwałe i znaczące zaangażowanie.
• Pojawiają się powiadomienia, gdy członek musi podpisać dokument, oddać głos lub odpowiedzieć na ankietę, co pomaga pociągnąć wszystkich do odpowiedzialności za to, co stanie się dalej.

Ostatecznie, oprogramowanie płyt głównych oferuje kompleksowe rozwiązanie kilku różnych wyzwań, przed którymi stoi obecnie wiele płyt.

Portal planszowy:

• Pomaga członkom zarządu przychodzić na spotkania lepiej zorganizowane i przygotowane
• Sprawia, że ​​spotkania zarządu są bardziej strategiczne i perspektywiczne
• Umożliwia liderom pełne wykorzystanie umiejętności i wiedzy członków zarządu
• Poprawia wydajność, efektywność, zaangażowanie i produktywność posiedzeń zarządu
• Zapewnia poufność i bezpieczeństwo materiałów planszowych
• Umożliwia zdalny udział w spotkaniu zarządu

Jak portale tablicowe rozwiązują wyzwania związane z wirtualnymi spotkaniami?

Ostatnio organizacje zwiększyły swoje inwestycje w technologię wideokonferencji, aby spotykać się zdalnie. Jednak, gdy przeszliśmy na spotkania wirtualne, pojawił się nowy szereg problemów. Tak zwane zmęczenie Zoomem i brak naturalnych wskazówek mowy ciała sprawiły, że utrzymanie pełnego zaangażowania jest wyzwaniem. Co najgorsze, kompensujemy to, łącząc dziesiątki aplikacji, które mogą nam pomóc – zbyt wiele rozwiązań, które powodują, że nasze informacje są rozproszone na naszych komputerach.

Ponieważ portale tablicowe zostały zbudowane z myślą o wirtualnych spotkaniach, są one tworzone specjalnie na ten moment, w którym spotkania praktycznie stały się powszechne. Często zawierają narzędzia i technologię do niwelowania podziałów, organizowania zespołów i pomagania liderom w podejmowaniu lepszych decyzji.

Słyszeliśmy od obecnych i potencjalnych klientów, że wirtualne spotkania stawiają przed nimi nowe wyzwania, gdy ich zespoły pracują zdalnie. Na szczęście, biorąc pod uwagę dziesięciolecia spędzone na myśleniu o zdalnych spotkaniach, istnieją porady i rady, jak przezwyciężyć te wyzwania.

1. Wirtualizacja utrudnia komunikację

Spotkania wirtualne tylko utrudniają prowadzenie rozmowy. W momencie, gdy dwie osoby mówią jednocześnie, staje się to niesłyszalne. A chwile ciszy, po których następuje „przepraszam, że milczałem”, odbiegają od rytmu każdej rozmowy. Prowadzi to do pomysłów i wkładów, które pojawiają się osobiście, pozostają niewypowiedziane.

Portale tablicowe pomagają zwiększyć częstotliwość komunikacji wysokiej jakości. Umożliwiają liderom dyskusję i debatę na całej platformie, zanim wskoczą na spotkanie. Dzięki bezpiecznemu czatowi, udostępnianym adnotacjom oraz panelom wiadomości i ogłoszeń portale tablicowe dostarczają informacje i pozwalają pominąć połączenie. A kiedy musisz wskoczyć na spotkanie, integracja wideokonferencji umożliwia prowadzenie rozmów bezpośrednio na platformie.

2. Wirtualne spotkania utrudniają organizację, zaangażowanie i współpracę

Bez bycia razem, trudno jest zorientować się w pomieszczeniu – o czym myślą ludzie. Język ciała stanowi 65% komunikacji, a bycie wirtualnym środkiem jest trudniejsze niż kiedykolwiek, aby pozostać na dobrej drodze i zaangażować się w rozmowę.

Portale zarządu umożliwiają zespołom podejmowanie decyzji, zbieranie opinii i wykonywanie obowiązków poza spotkaniami. Wiele z nich ma wbudowane funkcje podpisu elektronicznego, które umożliwiają wykonywanie umów w podróży. Umożliwiają odbieranie głosów z dowolnego miejsca – co oznacza, że ​​decyzje można podejmować przez cały tydzień. A ich możliwości ankietowe pozwalają zespołom osiągnąć konsensus, zanim przyjadą, aby porozmawiać o ważniejszych sprawach.

3. Wirtualne spotkania są dłuższe i mniej produktywne

To nie tak, że jest mniej rzeczy do podjęcia decyzji lub mniej do omówienia, gdy spotykasz się wirtualnie. Ale wideokonferencje ograniczą to, co się mówi, a ludzie mogą utrzymać koncentrację tylko tak długo. Jedno przerwanie lub bezużyteczny bok może wykoleić dyskusje, porzucić zaangażowanie i sprawić, że osiągnięcie konsensusu będzie trudniejsze niż kiedykolwiek.

Portale tablicowe pomagają zespołom dokładnie wiedzieć, co należy omówić, jakie decyzje należy podjąć i utrzymać zaangażowanie podczas całego spotkania. Umożliwia liderom wykonanie pracy nóg polegającej na przemyśleniu tych krytycznych kwestii przed rozpoczęciem spotkania. I tworzy system odpowiedzialności za dalsze działania po odroczeniu.

4. Wirtualne spotkania sprawiają, że zarządzanie dostępem do dokumentów to koszmar

Wirtualizacja sprawiła, że ​​pobieranie niezbędnych raportów i dokumentów stało się koszmarem. Często oznacza to przejście przez próby i trudy dostępu do serwera za pośrednictwem VPN. Po połączeniu może nie działać stabilnie lub mieć połączenie z Internetem. Dlatego szybko zapisujemy dokumenty w pamięci lokalnej, podpisujemy się, a 15 minut później zdajemy sobie sprawę, że musimy ponownie połączyć się.

Portale tablicowe to bezpieczne środowisko, często z nieograniczoną ilością miejsca na każdy dokument, raport i plik. Co najlepsze, to bezpieczeństwo oznacza, że ​​nie musisz uzyskiwać dostępu do sieci VPN, aby pobrać informacje. Rada dyrektorów zaufała portalom zarządu w zakresie najbardziej poufnych dokumentów swoich firm, co oznacza, że ​​są one łatwe do załatwienia wszystkich Twoich potrzeb związanych z przechowywaniem.

5. Bycie zdalnym sprawia, że ​​bezpieczeństwo to Twoja odpowiedzialność

Przebywanie z dala od biura często oznacza konieczność korzystania z VPN, aby uzyskać dostęp do najważniejszych danych. Dzieje się tak, ponieważ nie jesteś chroniony przez zaawansowane systemy i zabezpieczenia osiągane przez lata. Pozostawiony domowym internetom, ważne jest, aby zachować czujność w kwestii tego, w jaki sposób i do jakich rodzajów danych uzyskujesz dostęp.

Portale tablicowe to bezpieczne środowiska, w których wszystko jest bezpieczne. Często mają włączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe i są zabezpieczane przez wiodących gigantów technologicznych. Wiele osób korzysta z technologii Face ID i Touch ID, aby wszystko było jeszcze bezpieczniejsze.

Zakupy na portalu tablicowym

Gdy zdecydujesz, że portal z tablicami jest dla Ciebie odpowiednim rozwiązaniem, lista dostawców portali z tablicami Cię przytłoczy. Istnieje jednak kilka łatwych sposobów sprawdzenia ich pod kątem ważności i możliwości. Oto kilka pomysłów, o co zapytać przy wyborze dostawcy portalu forum.

1. Wymagaj bezpłatnego okresu próbnego

Kiedy trafisz na dostawcę, którego chcesz wziąć pod uwagę, bądź z góry i poproś o bezpłatną wersję próbną. Nie ma lepszego sposobu, aby dowiedzieć się, czy coś działa na Ciebie, niż wypróbowanie tego z pierwszej ręki. Nie jest to rzadka praktyka dla sprzedawców i prawdopodobnie mają taką, ponieważ są dumni ze swojego produktu i wiedzą, że jego wydajność spełni Twoje oczekiwania.

Nie ma powodu, aby wplątać się w plątaninę umowy, zanim nie dowiesz się, jak działa produkt. Podobnie jak w przypadku wszystkich związków, przed podjęciem zobowiązania musicie się poznać.

Gdy uzyskasz dostęp do aplikacji w trybie próbnym, stanie się oczywiste, czy odpowiada ona potrzebom Twojej tablicy. Upewnij się, że wypróbują go i przekażą Ci opinie podczas wyszukiwania dostawców. Członkowie zarządu to ci, którzy faktycznie korzystają z oprogramowania, więc jeśli zatwierdzą, to wiesz, że znalazłeś dostawcę wysokiej jakości.

2. Przeczytaj recenzje

W erze cyfrowej niektóre z najlepszych informacji na temat oprogramowania czekają na Ciebie w Internecie. Możesz przeczytać różne recenzje od osób, które miały bezpośredni kontakt z oprogramowaniem.

Po pojawieniu się recenzji poszukaj trendów wśród recenzji. Oceń, kto zdobył wyróżnienia i nagrody za swoje produkty i usługi. To nie są tytuły samozwańcze. To prawdziwe wyróżnienia promowane przez prawdziwych klientów, którzy tak bardzo pokochali ten produkt, że poczuli się zmuszeni do napisania recenzji.

3. Posiadanie informacji o wydaniu produktu jest niezbędne

Może Cię zaszokować informacja, że ​​wciąż jest wielu dostawców, którzy nie dostosowali swojej technologii do urządzeń mobilnych. Mogli również spowolnić inwestycje w sam produkt, pozostawiając go takim, jakim jest, zamiast dostosowywać go do perfekcji.

Szybkim sposobem na znalezienie tych dziur jest bezpośrednie i wyraźne zapytanie, czy oprogramowanie jest dostępne do użytku na wszystkich urządzeniach z systemem iOS i Android oraz poproszenie o informacje o wydaniu dotyczące ostatnich aktualizacji, w dowolnym miejscu od trzech do pięciu. Jeśli oprogramowanie nie jest zgodne, będziesz wiedział z dużym wyprzedzeniem. Jeśli ostatnie aktualizacje miały miejsce ponad sześć miesięcy temu, możesz powiedzieć, że przestali próbować zwiększać możliwości swojego produktu.

4. Sprawdź technologię

Musisz mieć dogłębną wiedzę na temat technologii leżącej u podstaw oprogramowania. To właśnie wyróżnia to oprogramowanie spośród innych. Na przykład starsze oprogramowanie opiera się na starszej technologii, podczas gdy najnowsza technologia korzysta z chmury. Jest to szybki i skuteczny sposób wyszukiwania tych firm, które osiągnęły szczyt na początku cyfrowego boomu, ale które przegapiły możliwości i aktualizacje dotyczące aktualnych urządzeń i trendów. Często są to te same firmy, które odmówią Ci bezpłatnego okresu próbnego. Ich technologia dosłownie tego nie obsługuje.

Korzyści z chmury są wszechstronne. Jest to nie tylko bardziej opłacalne dla dostawcy, ale te oszczędności spływają do Ciebie bez utraty jakości. Technologia chmury jest przeznaczona dla wszystkich typów urządzeń i przeglądarek i zapewnia doskonałą nadmiarowość, dostępność i bezpieczeństwo.

5. Buduj partnerstwa z głębszymi powiązaniami

Wiesz, jak działają portale tablicowe, wiesz, jak sprawdzać dostawców, ale teraz nadszedł czas, aby przyjrzeć się partnerstwu. Który dostawca naprawdę połączy się z Twoją firmą i zapewni jej sukces, pozostając w kontakcie z Twoją podstawową misją i wartościami? Upewnij się, że wybrany dostawca umieszcza te zasady na pierwszym miejscu i na środku:

Klienci są na pierwszym miejscu

Oceń, czy dostawca oprogramowania stawia klienta w centrum swoich działań. Jeśli firma inwestuje czas w obsługę klienta, to nie tylko chce sprzedać oprogramowanie i skończyć. Chcą stworzyć dla Ciebie coś, co ma prawdziwą użyteczność i pomoże rozwiązać Twoje problemy. W końcu, jeśli wygrasz, oni wygrywają. Ich produkt to stale ewoluująca jednostka zaprojektowana z myślą o Tobie. To jest biznes, który chce dzielić partnerstwo.

Jednym ze sposobów oceny zaangażowania firmy w sukces klienta jest pytanie, czy będziesz mieć własnego menedżera ds. sukcesu klienta. Odpowiedź powinna brzmieć tak. Następnie musisz sięgnąć głębiej i dowiedzieć się, jak ta relacja będzie zarządzana, jaki rodzaj dostępności mogą zapewnić, gdy pojawią się problemy i jak mogą poprawić ogólne wrażenia z korzystania z oprogramowania. Obiektywnym sposobem oceny zespołu ds. sukcesu klienta jest zapytanie o jego wynik NPS i specjalizację branżową.

Masz wspólne wartości

Zanim zdecydujesz się na oprogramowanie, jest jeszcze jeden ważny punkt kontrolny: czy podzielają oni Twoje podstawowe wartości jako firmy? Jeśli tego nie zrobią, możesz stać się dla nich tylko kolejną fakturą lub możesz zauważyć, że twoje priorytety w krytycznym momencie się rozejdą. Oto kilka rzeczy, nad którymi warto się zastanowić.

• A jeśli chcę czuć się osobą, a nie liczbą? Powinieneś poszukać firmy, której zespół ds. sukcesu klienta znajduje się w USA. Pokazuje to, że Twoje pytania i wątpliwości będą bezpośrednio przez nich rozpatrywane i że przedkładają swoją odpowiedzialność wobec Ciebie jako klienta nad swoje zyski.
• A jeśli jesteśmy skoncentrowani na społeczności? Jeśli zależy Ci na oddaniu społeczności, zbadaj zwyczaje dostawcy. Dowiedz się, czy mają własne programy, które przyczyniają się do wysiłków społeczności i czy wykorzystują swój zysk, aby wpływać na zmiany w swojej społeczności.
• A jeśli zależy Ci na kulturze firmy? Poszukaj firmy, w której pracownicy są zadowoleni. W takich firmach chodzi o tworzenie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Może to wymagać trochę badań w witrynach takich jak Glassdoor. Te osobiste recenzje pozwolą Ci dowiedzieć się, jak naprawdę się tam pracuje.
• Firmy, które z dumą pokazują i realizują swoje wartości, to firmy, z którymi chcesz pracować. Ich poświęcenie wykracza poza osiąganie zysków i uznaje, że biznes nie wymazuje naszego człowieczeństwa. Wtedy możesz rozpocząć partnerstwo oparte na wzajemnym szacunku i zrozumieniu

Dlaczego portale płytowe – i dlaczego teraz

Często zdarza się, że zarząd składa się z członków rozsianych po całym świecie. Są to dynamiczne organy decyzyjne, ale trudno jest scentralizować je wszystkie wystarczająco często, aby ich przywództwo było skuteczne. Zarząd i ich komisje sprawozdawcze potrzebują wirtualnego rozwiązania dla tego zglobalizowanego świata.

Portal tablicy zapewnia odpowiedź, ponieważ jest centrum wszystkich ważnych dokumentów, notatek, rozmów i narzędzi decyzyjnych niezbędnych do tego, aby tablica działała wydajnie i wywierała wpływ. Teraz, gdy masz odpowiedź, podejmij działanie. Znajdź dostawców, oceń ich dogłębnie i znajdź partnerstwo, które jest dla Ciebie odpowiednie. Jednak czas jest cenny, a stracony czas to strata. Uczyń portal planszowy priorytetem, abyś mógł być na czele wirtualnego świata i uniknąć zostania w tyle.