職場で説明責任の文化を育む方法

説明責任の単純な概念は、個人が、促したり、物乞いしたり、励ましたりすることなく、自分の行動や決定に権限を与えることです。

説明責任とは、人が他人に指を向けるのではなく、さまざまな状況で自分の立場を特定するために自発的にステップアップすることを意味します。 まとめると、アカウンタビリティとは自分自身に責任を持つことです。 それを念頭に置いて、なぜ組織の説明責任が重要なのかを想像することはおそらく難しくありません。

職場での説明責任とはどのようなものですか?

職場の説明責任とは、すべての従業員が自分の行動、態度、結果、および決定に対して説明責任を負うことを意味します。 これは、従業員の仕事へのコミットメントと士気の向上と密接に関連しており、パフォーマンスの向上につながります。

従業員の説明責任は、いくつかの異なる特性を指します。 従業員は社会的責任を負っていますか? 彼らは自分の間違いを喜んで認めますか？ 彼らはその有効性と生産性に責任がありますか? 彼らはチームとクライアントに対して説明責任がありますか? 活動に適切な優先順位を付け、変更について利害関係者を教育していますか? 彼らはチームの行動に責任がありますか?

実際には、職場での説明責任は上記のすべてであり、機械のように機能します。 しかし、従業員が説明責任のメカニズムを維持していないと、物事はすぐに崩壊します。 これを回避するには、すべての従業員が職場での自分の行動に責任を持つ必要があります。 人々はお互いに依存できることを知っているため、チームや組織内に自信が生まれます。

説明責任のあるリーダーは、約束を守ることを人々が知っているため、信頼され、尊敬される可能性が高くなります。 個人の説明責任は、時間とお金の両方を節約することもできます。 説明責任のある人は、問題が発生したときに立ち上がって解決策を探します。 問題が悪化するのを防ぎますが、余分なコストや遅延も回避します。 それどころか、説明責任を負わない従業員はチームの成功に貢献せず、組織の不正確なイメージを提供する可能性があります.

従業員の説明責任を改善する 12 の方法

説明責任が必要な状況に対処する方法についてのガイドラインを従業員に与えずに、従業員に説明責任を期待することはできません。 ここでは、従業員とあなた自身が、職場でのあなたの行動にもっと責任を持つようになるための 12 の簡単な方法を紹介します。

1.手に負えなくなる前に、パフォーマンスの低下や失敗について話し合う

ほとんどのマネージャーは、ある時点で従業員のパフォーマンスの低下に対処しなければなりません。 パフォーマンスの低さや失敗について話し合うことは、対立的なものになる可能性がありますが、できるだけ迅速に対処する必要があります。 そうしないと、重大な問題が発生します。 悪い結果を修復する前に、まず根本原因を理解する必要があります。 それが能力不足によるものなのか、モチベーションの低さによるものなのかを理解する必要があります。

パフォーマンスの問題を誤って診断すると、いくつかの問題が発生する可能性があります。 従業員の努力が不十分だと思う場合、おそらく、成功するように従業員に追加の圧力をかけるでしょう。 ただし、実際の問題が能力である場合、ストレスの高まりはこの状況を悪化させるだけです。 ここで、あなたのリーダーシップの資質が重要になります。

ここで特に考慮すべきことの 1 つは、書面によるコミュニケーションです。 これにより、従業員は何が期待されているかを理解し、自分の役割に対してより責任を感じられるようになります。 そのため、彼らは何も知らない、または理解していないという言い訳をすることができなくなります。

2. 新しい、より達成可能なベンチマークを満たすために目標を再定義する

目標設定は、説明責任を促進する環境を育むための最も重要な要素です。 職場で説明責任の欠如が続いている場合は、おそらく目標を再定義する必要があります。

SMART 目標を策定することは、成功への明確な境界線を設定する特定のビジネス指標に結び付けられた現実的な目標を目指すのに役立ちます。 これにより、従業員は自分の責任範囲と、会社全体の目標に貢献するために必要な作業を理解できます。 目標を設定する際には、何が優先事項でないかを理解することも重要です。 タスクが多すぎると、生産性と説明責任が低下します。 したがって、設定した期待が達成可能であることを確認してください。

3. 公正かつ公平な方法で成果物を構成する

説明責任には、すべての無制限のタスクの構造が必要です。 そうでなければ、存在しない締め切りに対する説明責任はありません。 そのため、仕事や成果物の期日を明確にし、期日が近づいたときにチームのメンバーに思い出させる通知を設定します。

これらのアラートを設定する前に、必ずチームと話し合って、このシステムに関するフィードバックを得てください。 すべての質問に答えて、プロセスを理解できるようにします。 これにより、常に彼らの肩越しに見ているという印象を避けることができます。

4. 学習と開発の機会を要求する

必要なトレーニングと学習休憩を受ける従業員は、職務をより遂行することができます。 組織は、マネージャーと従業員の間のやり取りを通じて、または継続的な成長コースの一環として、強化、成長、および変化する機会を従業員に提供する必要があります。

Gallup は、ミレニアル世代の従業員が、他のすべての基準よりも、自分の仕事で学び成長する能力を高く評価していることを明らかにしました。 自分の能力を妨げるハードルを克服し、自分の義務に対する理解を深め、信頼を築くのに役立ちます。 さらに、学習により、従業員は変化する業界標準に適応するのに十分な能力を備え、業界で主導的な地位を維持するのに役立ちます。

5. プロジェクトとタスクの進捗状況を定期的に更新し、チームに伝えます

非常に多くのマネージャーがそれを好みますが、実行しません。 チームとのミーティングが完了したら、すぐにカレンダーにフォローアップを入れて、同じようにする必要があります。 チェックしないと、間違ったメッセージが表示され、彼らが何に取り組んでいるかは問題ではないように見えます。

手を差し伸べる際は、最初に適切な人、つまりチームの意思決定をコントロールできる人に連絡するようにしてください。 また、最大の結果を得るために、フォローアップは定期的な一貫性を維持する必要があります。

6.直属の部下に定期的にフィードバックを提供する

従業員の説明責任を向上させるには、マネージャとして、フィードバック スキルを向上させる必要があります。 これは、説明責任の文化を育む最も効果的な方法の 1 つです。また、被害がすでに発生している場合は、説明責任の欠如に対処することもできます。 もちろん、やりがいのあるフィードバックを提供するのは簡単ではありませんが、改善する必要があります。

フィードバックを定期的に行うと、厳しいフィードバックの授受がはるかに簡単になります。 また、直属の部下が獲得しているフィードバックに驚かされる可能性も低くなります (これは多くの場合、エンゲージメントの低下につながります)。

フィードバックは、明確で、直接的で、あいまいさがないようにする必要があります。 説明責任を習慣化するために、直属の部下に提案できるいくつかの質問を以下に示します。

• チームとして何かできることはありますか？
• あなたの仕事について十分なフィードバックを得ていますか、それとももっと欲しいですか?
• あなたの仕事の中で、もっと支援やトレーニングが必要な分野はありますか?
• あなたの仕事について、私から多かれ少なかれ指導を受けたいですか？
• チームの連携方法を強化するにはどうすればよいですか?

7. 従業員からの建設的な批判を受け入れる

従業員にフィードバックを与えるだけでは十分ではないからです。 従業員とのオープンで柔軟な関係を維持することで、従業員は快適に感じ、あなたの業績について率直に話してくれます。

そのため、従業員の行動を理解し、否定的な習慣を見つけ、チーム内の問題を予測し、リーダーとしての従業員があなたに何を期待しているかを知ることができます。 自分自身が批判に免疫を持っていないと、これは一方的な状況になり、従業員はフィードバックを真剣に受け止めることができなくなります。 したがって、フィードバックは責任ある人々を生み出すため、説明責任のあるリーダーは従業員からのフィードバックを求める必要があると言えます。

8. 従業員に親切にする

従業員は、与えられた役割や職場環境でそれに応じて行動することが期待されています。 しかし、多くの場合、彼らは自分の行動がチームに与える影響を理解していません。 マネージャーとして、親切に彼らの問題の根本原因を見つけ出し、彼らの動機を理解する必要があります。 問題が発生するずっと前に問題を軽減するのに役立ちます。

従業員の子供の 1 人が病気で、従業員がより柔軟な勤務スケジュールを要求したとします。 従業員のステータスとビジネスのポリシーに基づいて、解決策を見つけることができるはずです。

彼らの状況を補うものとして、在宅勤務の機会を提供することができるかもしれません。 この種の配慮は、従業員の士気を即座に向上させ、仕事と会社への献身的な姿勢を維持することができます。

9.難しい会話を考える

リーダーは、従業員へのアプローチ方法がわからないため、難しい会話に参加することを躊躇します。 時には話がうまくいかないのではないかと心配し、作業員が動揺することもあります。 懸念は合理的です。 一部の従業員は、悪い決定を下したり、業績が悪いと言われるのを嫌います。 彼らは、自分の行動が同僚にどのように影響するかを知りたくありません。 しかし、従業員に自分の業績に対する責任を感じさせ、目標を達成することに専念させるには、沈黙を破る必要があります。

証明された事実とデータを使用して、あなたのケースをサポートするためのオープンな対話を行います。 しかし、より論理的に聞こえるようにするために、少し時間を取って、彼らの話に耳を傾けてください。 議論は常に肯定的なメモで終了する必要があります。 それは彼らがもっとうまくやれると感じさせるのに役立ちます. 状況が解決または改善し始めたら、状況を確認する必要があります。 ただし、そのような会話は、あなたとその特定の従業員の間で常に機密に保つ必要があります。

10. 職場に恐怖心を植え付けない

恐怖の状況を作り出すことは、短期的には成功をもたらしますが、長期的な説明責任を確立することはできません. 従業員がマネージャーの批判を恐れている場合、必要なときにサポートをほとんど求めません。

その結果、彼らはあなたのチームを辞める傾向にあります。 従業員が行っている良いことを必ず認識してください。 絶え間ない批判は、疲れ果て、欲求不満を感じさせる可能性があります。 あなたの例によって彼らを導くことができれば、何も良くなることはありません. 自分の過ちを認めることを学び、そうすることで学んだことをチームに説明して、将来の参照に役立ててください。

11. 適切なリソースを提供する

経営陣は、従業員がタスクを実行するために必要なリソースを提供する必要があります。 従業員は、適切なリソースを取得せずに職務を遂行し、目標を達成するように求められたときに、仕事の取り決めの欠如について不満を言うことがあります.

Peter Bregman によると、次の質問をすることが不可欠です。

「その人は期待に応えるためにどのようなスキルが必要ですか?どのようなリソースが必要になるでしょうか?その人が必要なものを持っていない場合、不足しているものを取得できますか?もしそうなら、どのような計画ですか?そうでない場合は、委任する必要がありますさもなければ、彼らを失敗に導くことになります。」

十分なリソースがなければ、従業員は自分自身に説明責任を負わずに、組織を責める可能性が高くなります。

12. 技術的に最新の状態を維持する

会社の規模に関係なく、テクノロジには有形および無形のメリットがあり、市場で際立って利益を上げ、顧客志向の結果をもたらすのに役立ちます。 技術の進歩は、企業の文化、業績、および人間関係に影響を与えます。 また、機密情報を保護し、利害関係者とのコミュニケーションを強化するのにも役立ちます。

テクノロジーの混乱は、主に今日のビジネスの運営方法に影響を与えています。 経済のあらゆる分野で、テクノロジーが従来のビジネス プロセスを引き継いでいます。 この分野で流行している最先端の技術について最新情報を入手することで、従業員の説明責任と組織全体の説明責任を高めることができます。

新しい機会を探す能力を備えた組織は、競争の一歩先を行くでしょう。 そのため、すべての従業員が市場の最新トレンドに遅れないようにし、新しいテクノロジーを採用して革新し、競合他社を戦略的に凌駕することが最も重要です。

結論

自分自身に責任を持たせるために、人々は自分がやると言ったことを実行すべきです。 それはより簡単になりますが、単に仕事を強制されることなく自分の成功を見ることができるので、人々はさらに一歩前進したくなる傾向があります. 繰り返しますが、リーダーは人々に真の責任感を押し付けることはできません。 組織内に説明責任の文化を作ることで、個人の関与をサポートする条件を構築できます。