一種思考差旅費用管理的新方法

費用管理平台和旅行預訂平台或在線預訂工具 (OBT) 是為不同目的而創建的兩個不同應用程序。

旅行預訂專注於以最優惠的價格找到最佳的旅行解決方案。 就像在線預訂個人假期旅行一樣，商務旅行者越來越能夠使用他們公司選擇的旅行平台來比較航班，選擇位於他們需要的地方的合適酒店，並安排汽車租賃或服務。

費用管理側重於跟踪員工花錢的所有方式，其中只有一種——通常是企業最大的開支之一——是差旅。 這些費用可能包括機票、酒店房間、汽車租賃或地面交通，還包括膳食、會議通行證、繼續教育課程或娛樂。 也許您的旅行者需要用於銷售演示的用品，或者公司將在旅途中發生意外事件。

旅行平台和費用管理對於任何派遣員工代表其在全國或全球範圍內參與業務職能的公司來說都很重要。 當差旅計劃經理擁有所有費用的準確數據時——不僅是差旅費用——他們能夠為公司節省資金，更高效地運營，並為旅行者提供更大的照顧責任。

對於許多公司來說，費用管理可能具有挑戰性，但有一些最佳實踐可以提供幫助。 在本文中，我們將回顧如何讓旅行者遵守政策、標準化審批流程、使用自動化來提高差旅項目經理的工作效率，以及為預訂差旅和管理費用找到合適的組合平台。

管理費用政策以管理差旅人員

費用管理政策至關重要。 它們為旅行者提供了一個路線圖，以了解哪些是公司的費用，哪些是不允許的費用。 一個可靠的差旅費用管理政策應該解決您在旅行中經常期望的一切，例如機票、地面交通、酒店房間和膳食。 大多數公司都很好地概述了這些基本準則。

但是您是否考慮過過去旅行者可能會看到的非常規費用？ 公司是否保留這些費用的記錄？ 是否有行程管理系統？ 您可能想了解過去旅行者的體驗包含哪些內容。 可能有一些模式需要解決，例如當旅行者去世界上的特定地點或參加某些會議時。

您的保單是否考慮到手機服務或互聯網接入？ 您如何處理醫療費用或路上的緊急情況？ 強有力的政策包括並傳達這些細節以及其他“標準”項目。

除了公司將報銷的費用外，同樣重要的是對不允許的情況有明確的指導方針。 使您的政策保持最新，以應對不斷變化的技術需求、健康和安全指南以及其他允許的費用，有助於減少公司的意外成本，並幫助旅行者在提交費用報告時對他們的旅行更有信心。

最後，請記住，您的規則可能有一些例外。 例如，如果您派去參加會議的小組有可能建立更多業務，但需要更改計劃以滿足潛在客戶，這是否被允許？ 當合適的人已經在那個位置時，不要浪費這個機會似乎是有意義的。

為了使策略盡可能高效和清晰，請在需要使用它之前確定異常過程應該是什麼。 這樣，如果需要做出快速決定，例如，立即回答這些銷售人員，您就可以幫助他們。 而且您更有可能被視為協作資源而不是障礙。 如果政策和延誤阻止您的銷售團隊成功進行更多銷售，您的旅行者將不太可能遵守規定。

標準化您的費用審批流程

費用似乎是一個移動的目標。 參加過商務會議的人可能都知道，越晚報名，價格上漲得越多。 相反，如果您提前註冊，您可能可以享受“早鳥註冊”價格，這可能比正常價格低幾百美元。 當我們第一次探索假期飛機票價和實際預訂時，我們都經歷過價格差異。 很明顯，時間可以在我們為服務支付多少費用中發揮重要作用。

這意味著，如果您的計劃沒有高效、可重複的流程，您的費用可能會無緣無故地發生變化，而只會延遲批准。 由於不同的原因，也可能出現意想不到的負面後果。 延遲向您的旅行者報銷可能會影響您的會計工作，從而導致法律要求的財務報告不准確。 對於那些有員工等待報銷的公司，由於這些延誤，您最終可能會遇到一些不滿意且可能不情願的旅行者。

那些在費用審批流程中需要多次審批的公司呢？ 它可能看起來多餘且效率低下，但尤其是對於大型組織而言，可能是必要的。 例如，您可能有一個部門，其經理需要批准團隊成員的去向以及原因，以便她可以管理部門預算。 只有在最終確定之後才適合差旅經理批准，因為各個單位的預算會匯總到公司總數。

無論是只需要一次批准還是需要多次批准，定義明確且標準化的批准流程都可以幫助整個組織管理其預算並實施其差旅和費用計劃。 過去，差旅和費用管理計劃是手動的、耗時的過程。

今天，有更好的現代解決方案可以消除繁瑣、重複的任務，例如手動輸入個人收據、計算報銷以及追踪旅行者丟失的紙質收據。 知道有一個額外的好處，當有一個標準程序到位時，任何超出政策的費用都更容易被標記以供進一步審查。 不必手動檢查每筆費用，而是為例外情況保留更多耗時的工作。

通過自動化提高費用管理效率

現代 OBT 將自動化的力量與旅行者的便利性和旅行計劃經理的控制相結合，他們最終負責旅行者合規性、旅行者健康和安全以及許多其他職責。 這些在線預訂平台是高度可定制的，因此它們可以限制旅行旅行者的選擇，只提供符合公司政策的選項。 當員工通過 OBT 預訂旅行時，一切都會自動合規——這為各地的旅行經理節省了大量時間。

對於旅行者來說，不僅預訂必要的旅行更加高效，而且創建費用報告也變得更加容易。 自動化費用解決方案允許旅行者將紙質收據從移動設備掃描到平台，然後從那裡直接進入費用報告。

費用報告甚至可能在員工前往機場之前完成部分。 在平台中創建的報告可供差旅經理立即查看和批准，通常只需點擊幾下。 整個過程現在可以縮短到幾分鐘，讓旅行者和差旅經理都可以回到更高價值的工作中。

員工在旅途中也是如此。 當他們收集膳食、娛樂和其他必要費用的收據時，他們可以簡單地使用設備的攝像頭捕捉直接進入他們的費用報告或電子錢包的數字版本的收據。 到家時，旅行者可以立即提交費用報告以供批准。

通過這種方式，旅行者可以立即回到辦公室，而不會延遲手動查找和記錄每張收據——或者更糟糕的是，處理放錯地方的收據。 差旅經理可以為差旅管理計劃提高投資回報率增加生產力、減少差旅壓力和讓員工更快樂。

使用差旅費用管理平台

近年來，我們看到越來越重視整合差旅和費用功能。 這是有道理的——在兩個應用程序之間建立無摩擦連接是有價值的，當旅行者預訂旅行時，費用報告會自動填充。 對於旅行者來說，這意味著他們甚至可以在出發前完成部分費用報告，從而節省時間。 無縫連接意味著不再需要另一個用戶名和密碼。 這些東西可以節省時間，因此旅行者可以專注於更重要的活動。

讓旅行者更容易使用該平台是平台採用率的一個重要因素，或者公司有多少旅行者使用其旅行和費用平台來預訂他們的所有旅行並記錄所有相關費用。 對於公司而言，選擇盡可能直觀易用的差旅和費用解決方案非常重要。 到目前為止，大多數人都習慣於在線預訂個人生活旅行。

在線消費者平台相當簡單，不需要培訓即可完成任務。 商務旅行者現在希望他們的工作旅行能夠享受同樣的輕鬆和選擇。 例如，能夠控制自己的體驗、可以在整個旅程中使用移動設備以及通過平台授權根據需要輕鬆進行更改的旅行者更有可能採用該平台並因此留下符合公司的指導方針。

將差旅和費用捆綁到一個平台

對於公司而言，集成意味著提高收費金額和收費對象的數據準確性。 集成帶來增強的數據，將差旅和費用結合起來。 有了更多的旅行和費用數據，公司可以更有效地跟踪旅行者的安全、跟踪政策遵守情況並運行分析來評估他們的計劃。 但是，只有當您可以將最適合您的應用程序捆綁在一起時，集成才是值得的。

整合是有價值的，但只有當旅行和消費產品是好的產品時。 問題是很難同時做好差旅和開支； 它們是兩個不同的應用程序，具有兩個不同的任務。 旅行的重點是尋找最佳的旅行解決方案，節省旅行者的時間和公司的資金，而費用則專注於跟踪員工花錢的所有方式，旅行只是他們這樣做的一種方式。 最好的費用應用程序提供商專注於他們的核心費用產品。

我們建議您不要考慮集成，而是考慮“捆綁”。 每家公司都有獨特的需求，應該選擇最好的費用管理平台來解決這些問題。 然後，將其與很可能已經與您選擇的消費平台集成的旅遊產品捆綁在一起。 添加優質旅行產品不應佔用 IT、管理或人力資源團隊的時間。

僅僅因為您已經實施了一個集成的差旅和費用管理平台，並不意味著您可以忘記我們之前討論過的有關流程的內容。 事實上，企業差旅政策需要更加明確。

定期審查差旅政策有助於解決您所在行業的趨勢和變化，甚至是地緣政治環境，這樣您就可以確信您的政策是有效的，並且無論貴公司所處的業務環境如何，對旅行者來說都不會出乎意料或不合理。獲得執行發起人或執行人員的支持也是可取的，尤其是在定義程序的邊界和處理異常的過程時。

使用差旅費用管理平台省錢

一旦您完成了預先定義公司政策的艱鉅工作，一個集成的、自動化的、在線的和移動的差旅和費用平台可以在一年的剩餘時間里為每個人節省大量時間並提高生產力，這可以使該過程值得投入時間和資源。

它還可以幫助您的企業節省大量資金。 如果您的在線預訂解決方案提供 GDS 集成，您可以放心，您將獲得最優惠的價格以及為您的旅行者提供的廣泛選擇。 該平台提供的數據還可以幫助旅行經理與您的旅行者傾向於選擇的更受歡迎的航空公司和酒店協商更優惠的價格。

同樣，您的公司差旅政策不應該一成不變。 根據當前的全球事件、潛在的政治衝突、經濟狀況，當然還有日常通貨膨脹，重新評估、完善和改進您的政策是明智的。 通過這樣做，您將確保旅行者無論何時何地都可以為他們的業務和公司做出最佳決策。