一种思考差旅费用管理的新方法

费用管理平台和旅行预订平台或在线预订工具 (OBT) 是为不同目的而创建的两个不同应用程序。

旅行预订专注于以最优惠的价格找到最佳的旅行解决方案。 就像在线预订个人假期旅行一样，商务旅行者越来越能够使用他们公司选择的旅行平台来比较航班，选择位于他们需要的地方的合适酒店，并安排汽车租赁或服务。

费用管理侧重于跟踪员工花钱的所有方式，其中只有一种——通常是企业最大的开支之一——是差旅。 这些费用可能包括机票、酒店房间、汽车租赁或地面交通，还包括膳食、会议通行证、继续教育课程或娱乐。 也许您的旅行者需要用于销售演示的用品，或者公司将在旅途中发生意外事件。

旅行平台和费用管理对于任何派遣员工代表其在全国或全球范围内参与业务职能的公司来说都很重要。 当差旅计划经理拥有所有费用的准确数据时——不仅是差旅费用——他们能够为公司节省资金，提高运营效率，并为旅行者提供更大的照顾责任。

对于许多公司来说，费用管理可能具有挑战性，但有一些最佳实践可以提供帮助。 在本文中，我们将回顾如何让旅行者遵守政策、标准化审批流程、使用自动化来提高差旅项目经理的工作效率，以及为预订差旅和管理费用找到合适的组合平台。

管理费用政策以管理差旅人员

费用管理政策至关重要。 它们为旅行者提供了一个路线图，以了解哪些是公司的费用，哪些是不允许的费用。 一个可靠的差旅费用管理政策应该解决您在旅行中经常期望的一切，例如机票、地面交通、酒店房间和膳食。 大多数公司都很好地概述了这些基本准则。

但是您是否考虑过过去旅行者可能会看到的非常规费用？ 公司是否保留这些费用的记录？ 是否有行程管理系统？ 您可能想了解过去旅行者的体验包含哪些内容。 可能有一些模式需要解决，例如当旅行者去世界上的特定地点或参加某些会议时。

您的保单是否考虑到手机服务或互联网接入？ 您如何处理医疗费用或路上的紧急情况？ 强有力的政策包括并传达这些细节以及其他“标准”项目。

除了公司将报销的费用外，同样重要的是对不允许的情况有明确的指导方针。 使您的政策保持最新，以应对不断变化的技术需求、健康和安全指南以及其他允许的费用，有助于减少公司的意外成本，并帮助旅行者在提交费用报告时对他们的旅行更有信心。

最后，请记住，您的规则可能有一些例外。 例如，如果您派去参加会议的小组有可能建立更多业务，但需要更改计划以满足潜在客户，这是否被允许？ 当合适的人已经在那个位置时，不要浪费这个机会似乎是有意义的。

为了使策略尽可能高效和清晰，请在需要使用它之前确定异常过程应该是什么。 这样，如果需要做出快速决定，例如，立即回答这些销售人员，您就可以帮助他们。 而且您更有可能被视为协作资源而不是障碍。 如果政策和延误阻止您的销售团队成功进行更多销售，您的旅行者将不太可能遵守规定。

标准化您的费用审批流程

费用似乎是一个移动的目标。 参加过商务会议的人可能都知道，越晚报名，价格上涨得越多。 相反，如果您提前注册，您可能可以享受“早鸟注册”价格，这可能比正常价格低几百美元。 当我们第一次探索假期飞机票价和实际预订时，我们都经历过价格差异。 很明显，时间可以在我们为服务支付多少费用中发挥重要作用。

这意味着，如果您的计划没有高效、可重复的流程，您的费用可能会无缘无故地发生变化，而只会延迟批准。 由于不同的原因，也可能出现意想不到的负面后果。 延迟向您的旅行者报销可能会影响您的会计工作，从而导致法律要求的财务报告不准确。 对于那些有员工等待报销的公司，由于这些延误，您最终可能会遇到一些不满意且可能不情愿的旅行者。

那些在费用审批流程中需要多次审批的公司呢？ 它可能看起来多余且效率低下，但尤其是对于大型组织而言，可能是必要的。 例如，您可能有一个部门，其经理需要批准团队成员的去向以及原因，以便她可以管理部门预算。 只有在最终确定之后才适合差旅经理批准，因为各个单位的预算会汇总到公司总数。

无论是只需要一次批准还是需要多次批准，定义明确且标准化的批准流程都可以帮助整个组织管理其预算并实施其差旅和费用计划。 过去，差旅和费用管理计划是手动的、耗时的过程。

今天，有更好的现代解决方案可以消除繁琐、重复的任务，例如手动输入个人收据、计算报销以及追踪旅行者丢失的纸质收据。 知道有一个额外的好处，当有一个标准程序到位时，任何超出政策的费用都更容易被标记以供进一步审查。 不必手动检查每笔费用，而是为例外情况保留更多耗时的工作。

通过自动化提高费用管理效率

现代 OBT 将自动化的力量与旅行者的便利性和旅行计划经理的控制相结合，他们最终负责诸如旅行者合规性、旅行者健康和安全以及许多其他职责。 这些在线预订平台是高度可定制的，因此它们可以限制旅行旅行者的选择，只提供符合公司政策的选项。 当员工通过 OBT 预订旅行时，一切都会自动合规——这为各地的旅行经理节省了大量时间。

对于旅行者来说，不仅预订必要的旅行更加高效，而且创建费用报告也变得更加容易。 自动化费用解决方案允许旅行者将纸质收据从移动设备扫描到平台，然后从那里直接进入费用报告。

费用报告甚至可能在员工前往机场之前完成部分。 在平台中创建的报告可供差旅经理立即查看和批准，通常只需点击几下。 整个过程现在可以缩短到几分钟，让旅行者和差旅经理都可以回到更高价值的工作中。

员工在旅途中也是如此。 当他们收集膳食、娱乐和其他必要费用的收据时，他们可以简单地使用设备的摄像头来捕捉直接进入他们的费用报告或电子钱包的数字版本的收据。 到家时，旅行者可以立即提交费用报告以供批准。

通过这种方式，旅行者可以立即回到办公室，而不会延迟手动查找和记录每张收据——或者更糟糕的是，处理放错地方的收据。 差旅经理可以为差旅管理计划提高投资回报率增加生产力、减少差旅压力和让员工更快乐。

使用差旅费用管理平台

近年来，我们看到越来越重视整合差旅和费用功能。 这是有道理的——在两个应用程序之间建立无摩擦连接是有价值的，当旅行者预订旅行时，费用报告会自动填充。 对于旅行者来说，这意味着他们甚至可以在出发前完成部分费用报告，从而节省时间。 无缝连接意味着不再需要另一个用户名和密码。 这些东西可以节省时间，因此旅行者可以专注于更重要的活动。

让旅行者更容易使用该平台是平台采用率的一个重要因素，或者公司有多少旅行者使用其旅行和费用平台来预订他们的所有旅行并记录所有相关费用。 对于公司而言，选择尽可能直观易用的差旅和费用解决方案非常重要。 到目前为止，大多数人都习惯于在线预订个人生活旅行。

在线消费者平台相当简单，不需要培训即可完成任务。 商务旅行者现在希望他们的工作旅行能够享受同样的轻松和选择。 例如，能够控制自己的体验、可以在整个旅程中使用移动设备以及通过平台授权根据需要轻松进行更改的旅行者更有可能采用该平台并因此留下符合公司的指导方针。

将差旅和费用捆绑到一个平台

对于公司而言，集成意味着提高收费金额和收费对象的数据准确性。 集成带来增强的数据，将差旅和费用结合起来。 有了更多的旅行和费用数据，公司可以更有效地跟踪旅行者的安全、跟踪政策遵守情况并运行分析来评估他们的计划。 但是，只有当您可以将最适合您的应用程序捆绑在一起时，集成才是值得的。

整合是有价值的，但只有当旅行和消费产品是好的产品时。 问题是很难同时做好差旅和开支； 它们是两个不同的应用程序，具有两个不同的任务。 旅行的重点是寻找最佳的旅行解决方案，节省旅行者的时间和公司的资金，而费用则专注于跟踪员工花钱的所有方式，旅行只是他们这样做的一种方式。 最好的费用应用程序提供商专注于他们的核心费用产品。

我们建议您不要考虑集成，而是考虑“捆绑”。 每家公司都有独特的需求，应该选择最好的费用管理平台来解决这些问题。 然后，将其与很可能已经与您选择的消费平台集成的旅游产品捆绑在一起。 添加优质旅行产品不应占用 IT、管理或人力资源团队的时间。

仅仅因为您已经实施了一个集成的差旅和费用管理平台，并不意味着您可以忘记我们之前讨论过的有关流程的内容。 事实上，企业差旅政策需要更加明确。

定期审查差旅政策有助于解决您所在行业的趋势和变化，甚至是地缘政治环境，这样您就可以确信您的政策是有效的，并且无论贵公司所处的业务环境如何，对旅行者来说都不会出乎意料或不合理。获得执行发起人或执行人员的支持也是可取的，尤其是在定义程序的边界和处理异常的过程时。

使用差旅费用管理平台省钱

一旦您完成了预先定义公司政策的艰巨工作，一个集成的、自动化的、在线的和移动的差旅和费用平台可以在一年的剩余时间里为每个人节省大量时间并提高生产力，这可以使该过程值得投入时间和资源。

它还可以帮助您的企业节省大量资金。 如果您的在线预订解决方案提供 GDS 集成，您可以放心，您将获得最优惠的价格以及为您的旅行者提供的广泛选择。 该平台提供的数据还可以帮助旅行经理与您的旅行者倾向于选择的更受欢迎的航空公司和酒店协商更优惠的价格。

同样，您的公司差旅政策不应该一成不变。 根据当前的全球事件、潜在的政治冲突、经济状况，当然还有日常通货膨胀，重新评估、完善和改进您的政策是明智的。 通过这样做，您将确保旅行者无论何时何地都可以为他们的业务和公司做出最佳决策。