旅費管理の新しい考え方

経費管理プラットフォームと旅行予約プラットフォーム、またはオンライン予約ツール (OBT) は、異なる目的のために作成された 2 つの異なるアプリケーションです。

旅行予約は、最良の価格で最適な旅行ソリューションを見つけることに重点を置いています。 個人的な休暇のためにオンラインで旅行を予約するのと同じように、ビジネス旅行者は、会社の旅行プラットフォームを使用してフライトを比較したり、必要な場所にある適切なホテルを選択したり、レンタカーやサービスを手配したりすることがますます可能になっています.

経費管理は、従業員がお金を使うすべての方法を追跡することに重点を置いていますが、そのうちの 1 つ (通常、ビジネスにとって最大の経費の 1 つ) は出張です。 これらの費用には、航空運賃、ホテルの部屋、レンタカー、または地上交通機関だけでなく、食事、会議パス、継続教育セッション、または娯楽が含まれる場合があります。 おそらく、旅行者はセールス プレゼンテーション用の物資を必要としているか、または会社がカバーする旅行中に予期しない出来事が発生します。

旅行プラットフォームと経費管理は、従業員を国中または世界中に派遣してビジネス機能に参加させる企業にとって、どちらも重要です。 旅行プログラム マネージャーは、旅行だけでなく、すべての経費に関する正確なデータを入手できれば、会社の経費を節約し、はるかに効率的に運営し、旅行者により大きな注意義務を提供することができます。

経費管理は多くの企業にとって困難な場合がありますが、役立つベスト プラクティスがあります。 この記事では、旅行者がポリシーを遵守できるようにする方法、承認プロセスを標準化する方法、自動化を使用して旅行プログラム マネージャーの生産性を高める方法、旅行の予約と経費の管理の両方に適した統合プラットフォームを見つける方法を確認します。

旅行者を管理するための経費ポリシーの管理

経費管理ポリシーは重要です。 これらは、出張者が会社の経費として認められるものと認められないものを理解するためのロードマップを提供します。 堅実な旅費管理ポリシーは、たとえば、航空運賃、地上交通機関、ホテルの部屋、食事など、旅行で頻繁に期待されるすべてに対応する必要があります。 ほとんどの企業は、これらの基本的なガイドラインをかなりよく概説しています。

しかし、過去の旅行者から見た非日常的な出費について考えたことはありますか? 会社はそれらの費用を記録していますか？ 旅程管理システムは導入されていますか? 旅行者の過去の経験に含まれているものを発見したい場合があります。 旅行者が世界の特定の場所に行くときや、特定の会議に出席するときなど、対処する必要があるパターンがあるかもしれません。

あなたのポリシーは、携帯電話サービスやインターネット アクセスを考慮していますか? 医療費や移動中の緊急事態にどのように対処しますか? 強力なポリシーには、これらの詳細とその他の「標準」項目が含まれ、伝達されます。

会社が補償するものに加えて、何が許可されていないかについての明確なガイドラインを持つことも同様に重要です。 ポリシーを最新の状態に保ち、変化するテクノロジーのニーズ、健康と安全のガイドライン、およびその他の許容される経費に対応することで、会社の予想外のコストを削減し、旅行者が経費報告書を提出するときに旅行についてより自信を持つことができます。

最後に、ルールにはいくつかの例外がある可能性があることに注意してください。 たとえば、あなたが会議に送ったグループが、より多くのビジネスを構築するためのリードを持っているが、見込み客を満たすために計画の変更が必要な場合、それは許可されますか? 適切な人材がすでにその場所にいる間、その機会を無駄にしないことは理にかなっているように思われます.

ポリシーを可能な限り効率的かつ明確に保つには、例外の処理が必要になる前に決定してください。 このようにして、迅速な決定を下す必要がある場合、たとえば営業担当者にすぐに回答する必要がある場合は、すぐに彼らを助けることができます。 また、障害物ではなく、共同作業のリソースと見なされる可能性が高くなります。 ポリシーと遅延により、営業チームがより多くの売上を上げることができない場合、旅行者がコンプライアンスを維持する可能性は低くなります。

経費承認プロセスを標準化する

経費は、動く目標のように見えることがあります。 ビジネス会議に参加したことのある人なら誰でも、後で登録するほど価格が高くなることを知っているでしょう。 逆に、早めに登録すると、「早期登録」価格を利用できる場合があります。これは、通常の価格よりも数百ドル安くなる可能性があります。 そして、最初にその休暇用飛行機の運賃を調べたときと、実際に予約したときの価格の違いを経験したことがあります。 タイミングがサービスに支払う金額に大きな影響を与えることは明らかです。

これは、プログラムに効率的で反復可能なプロセスがない場合、承認の遅れ以外の理由で経費が変化する可能性があることを意味します。 さまざまな理由で予期しない悪影響が生じることもあります。 旅行者への払い戻しが遅れると、会計処理が滞り、法的に必要な財務報告が不正確になる可能性があります。 また、払い戻しを待っている従業員がいる企業の場合、これらの遅延のために、不幸で、おそらく気が進まない旅行者が出てくる可能性があります。

経費承認プロセスで複数の承認が必要な企業はどうですか? 冗長で非効率に思えるかもしれませんが、特に大規模な組織では必要になる場合があります。 たとえば、部門の予算を管理できるように、マネージャーがチーム メンバーの移動先とその理由を承認する必要がある部門があるとします。 個々のユニットの予算は企業の合計に積み上げられるため、出張管理者が承認するのは、それが最終決定された後にのみ行われます。

必要な承認が 1 つだけの場合でも、複数の承認が必要な場合でも、明確に定義され標準化された承認プロセスは、組織全体が予算を管理し、旅費および経費プログラムを運用するのに役立ちます。 これまで、出張および経費管理プログラムは手動で時間のかかるプロセスでした。

今日では、個々の領収書を手で入力する、払い戻しを計算する、行方不明の紙の領収書を探すために旅行者を追跡するなどの面倒で反復的な作業を取り除くことができる、より優れた最新のソリューションが利用可能です。 また、標準的なプログラムが実施されている場合、ポリシー外の費用は、さらなる見直しのために簡単にフラグが立てられることを知っておくと、さらにメリットがあります。 すべての経費を手動で確認する代わりに、より時間のかかる作業を例外のために取っておきます。

自動化による経費管理の効率化

最新の OBT は、自動化の力と、旅行者にとっての利便性、および旅行者のコンプライアンス、旅行者の健康と安全、およびその他の多くの任務などの最終的な責任を負う旅行プログラム マネージャーの管理とを組み合わせています。 これらのオンライン予約プラットフォームは高度にカスタマイズ可能なため、旅行者の選択肢を制限して、企業ポリシーに該当するオプションのみを提供することができます. 従業員が OBT を通じて旅行を予約すると、すべてが自動的にコンプライアンスに準拠します。これにより、旅行管理者はどこにいても時間を大幅に節約できます。

旅行者にとっては、必要な旅行の予約がより効率的になるだけでなく、経費報告書の作成も大幅に簡単になります。 自動化された経費ソリューションにより、旅行者は紙の領収書をモバイル デバイスからプラットフォームにスキャンし、そこから直接経費報告書に入れることができます。

従業員が空港に向かう前に、経費報告が部分的に完了している場合もあります。 プラットフォームで作成されたレポートは、通常数回クリックするだけで、出張管理者がすぐに確認して承認することができます。 プロセス全体を数分に短縮できるようになり、旅行者と旅行管理者の両方がより価値の高い仕事に戻ることができます。

出張中の社員も同様です。 食事、娯楽、その他の必要な経費の領収書を収集する際、デバイスのカメラを使用して領収書のデジタル バージョンをキャプチャし、経費報告書や電子財布に直接入れることができます。 帰宅するまでに、旅行者は経費報告書をすぐに提出して承認を得ることができます。

このようにして、旅行者は各領収書を手動で見つけて記録するのを遅らせることなく、またはさらに悪いことに、領収書の置き忘れに対処することなく、オフィスに戻ってすぐに仕事を始めることができます。 出張管理者は、出張管理プログラムの ROI 向上の理由として、生産性の向上、旅行者のストレスの軽減、および従業員の満足度を高めることができます。

旅費管理プラットフォームを利用する

近年、出張および経費機能の統合がますます重視されるようになりました。 これは理にかなっています。旅行者が旅行を予約すると、経費レポートが自動的に入力されるという 2 つのアプリケーション間の摩擦のない接続を持つことには価値があります。 旅行者にとっては、旅行に出発する前に経費報告書の一部を完成させることで時間を節約できることを意味します。 また、シームレスな接続により、別のユーザー名とパスワードは必要ありません。 これらのことで時間を節約できるため、旅行者はより重要な活動に集中できます。

旅行者がプラットフォームを簡単に使用できるようにすることは、プラットフォームの採用率、または会社の旅行者の何人が旅行および経費プラットフォームを使用してすべての旅行を予約し、すべての関連費用を記録するかの重要な要素です。 企業にとって、できるだけ直感的に使用できる旅費および経費のソリューションを選択することが重要です。 ほとんどの人は、今では私生活のための旅行をオンラインで予約することに慣れています。

オンラインのコンシューマ プラットフォームはかなり単純で、タスクを達成するためのトレーニングを実際には必要としません。 ビジネス旅行者は、出張にも同様の快適さと選択肢を期待しています。 自分の体験をコントロールでき、旅行中にモバイル デバイスを使用でき、プラットフォームを通じて必要に応じて簡単に変更できる権限を与えられている旅行者は、プラットフォームを採用する可能性がはるかに高く、したがって滞在する可能性がはるかに高くなります。会社のガイドラインに準拠しています。

旅費と経費を 1 つのプラットフォームにまとめる

企業にとって、統合は、請求額と会社に請求している人の両方に関するデータの精度が向上することを意味します。 また、統合により、出張と経費を組み合わせた強化されたデータが得られます。 出張と経費のデータが増えると、企業は旅行者の安全をより効率的に追跡し、ポリシーの順守を追跡し、分析を実行してプログラムを評価できます。 ただし、統合は、最適なアプリケーションをまとめてバンドルできる場合にのみ価値があります。

統合は価値がありますが、それは旅費および経費製品が優れた製品である場合に限られます。 問題は、出張と経費の両方をうまく処理するのが難しいことです。 これらは、2 つの異なるミッションを持つ 2 つの異なるアプリケーションです。 旅行は最適な旅行ソリューションを見つけて旅行者の時間と会社のお金を節約することに重点を置いていますが、経費は従業員がお金を使うすべての方法を追跡することに焦点を当てており、旅行はその方法の 1 つにすぎません。 最良の経費アプリケーション プロバイダは、コア経費製品に重点を置いています。

統合という観点ではなく、「束ねる」という観点で考えることをお勧めします。 すべての企業には独自のニーズがあり、それらに対応するために最適な経費管理プラットフォームを選択する必要があります。 次に、選択した経費プラットフォームにすでに統合されている可能性が最も高い旅行商品にそれをバンドルします。 質の高い旅行商品を追加するのに、IT、管理、または人事チームの時間がかかるべきではありません。

統合された出張および経費管理プラットフォームを実装したからといって、プロセスについて前述したことを忘れてよいというわけではありません。 実際、企業の出張ポリシーはさらに明確に定義する必要があります。

旅行ポリ​​シーを定期的に見直すことで、業界の傾向や変化、さらには地政学的な状況に対処するのに役立ちます。これにより、会社のビジネス環境に関係なく、旅行者にとってポリシーが効果的であり、予期しないものや不合理なものではないと確信できます。また、特にプログラムの境界と例外を処理するプロセスを定義する場合は、エグゼクティブ スポンサーまたはエグゼクティブの賛同を得ることをお勧めします。

旅費管理プラットフォームを使用してお金を節約する

企業ポリシーを前もって定義するという大変な作業を終えたら、統合された自動化されたオンラインおよびモバイルの出張および経費プラットフォームにより、年間を通して多くの時間を節約し、全員の生産性を向上させることができます。このプロセスには、時間とリソースを投資する価値があります。

また、ビジネスで多くのお金を節約するのにも役立ちます。 オンライン予約ソリューションが GDS 統合を提供している場合、旅行者に幅広い選択肢を提供し、最高の料金を確実に得ることができます。 プラットフォームが提供するデータは、旅行マネージャーが、旅行者が選択する傾向のある人気のある航空会社やホテルとより良い料金を交渉するのにも役立ちます.

繰り返しますが、企業の出張ポリシーは決して確定すべきではありません。 現在の世界的な出来事、潜在的な政治紛争、経済の状態、そしてもちろん日々のインフレに関連して、政策を再評価し、改良し、改善することが賢明です。 そうすることで、旅行者がいつどこに行くかに関係なく、ビジネスと会社にとって最善の決定を下せるようになります。