Eine neue Art, über Reisekostenmanagement nachzudenken

Spesenverwaltungsplattformen und Reisebuchungsplattformen oder Online-Buchungstools (OBTs) sind zwei verschiedene Anwendungen, die für unterschiedliche Zwecke entwickelt wurden.

Die Reisebuchung konzentriert sich darauf, die optimalen Reiselösungen zu den besten Preisen zu finden. Ähnlich wie bei der Online-Buchung einer Reise für den Privaturlaub können Geschäftsreisende zunehmend die bevorzugte Reiseplattform ihres Unternehmens nutzen, um Flüge zu vergleichen, das richtige Hotel am gewünschten Ort auszuwählen und Mietwagen oder Dienstleistungen zu arrangieren.

Das Spesenmanagement konzentriert sich darauf, alle Arten von Geldausgaben von Mitarbeitern zu verfolgen, von denen nur eine – und normalerweise eine der größten Ausgaben für ein Unternehmen – Reisen sind. Diese Ausgaben können Flugkosten, Hotelzimmer, Mietwagen oder Bodentransport umfassen, aber auch Mahlzeiten, Konferenzpässe, Weiterbildungsveranstaltungen oder Unterhaltung. Vielleicht brauchen Ihre Reisenden Vorräte für eine Verkaufspräsentation, oder es gibt einen unerwarteten Vorfall während der Reise, den das Unternehmen abdeckt.

Reiseplattformen und Spesenmanagement sind beide wichtig für jedes Unternehmen, das seine Mitarbeiter im ganzen Land oder auf der ganzen Welt entsendet, um in seinem Namen an Geschäftsfunktionen teilzunehmen. Wenn Reiseprogrammmanager über genaue Daten für alle Ausgaben verfügen – nicht nur für Reisen –, können sie dem Unternehmen Geld sparen, weitaus effizienter arbeiten und den Reisenden eine größere Sorgfaltspflicht bieten.

Spesenmanagement kann sich für viele Unternehmen als Herausforderung erweisen, aber es gibt Best Practices, die dabei helfen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Reisende die Richtlinien einhalten, den Genehmigungsprozess standardisieren, die Produktivität von Reiseprogrammmanagern mithilfe von Automatisierung steigern und die richtige kombinierte Plattform sowohl für die Buchung von Reisen als auch für die Verwaltung von Ausgaben finden.

Spesenrichtlinie verwalten, um Reisende zu verwalten

Kostenmanagementrichtlinien sind von entscheidender Bedeutung. Sie bieten Reisenden einen Fahrplan, um zu verstehen, was dem Unternehmen als Aufwand berechnet werden darf und was nicht. Eine solide Reisekostenmanagementrichtlinie sollte alles berücksichtigen, was Sie häufig auf einer Reise erwarten, wie beispielsweise Flugkosten, Bodentransport, Hotelzimmer und Mahlzeiten. Die meisten Unternehmen haben diese grundlegenden Richtlinien ziemlich gut umrissen.

Aber haben Sie die nicht routinemäßigen Ausgaben berücksichtigt, die Sie möglicherweise von früheren Reisenden gesehen haben? Führt das Unternehmen Aufzeichnungen über diese Ausgaben? Gibt es Reiseroutenmanagementsysteme? Vielleicht möchten Sie herausfinden, welche Erfahrungen Reisende in der Vergangenheit gemacht haben. Es kann Muster geben, die es verdienen, angegangen zu werden, z. B. wenn Reisende an bestimmte Orte auf der Welt reisen oder an bestimmten Konferenzen teilnehmen.

Berücksichtigt Ihre Police Mobilfunkdienste oder Internetzugang? Wie gehen Sie mit Krankheitskosten oder Notfällen unterwegs um? Eine starke Richtlinie beinhaltet und kommuniziert diese Details sowie diese anderen „Standard“-Elemente.

Neben dem, was das Unternehmen erstattet, ist es ebenso wichtig, klare Richtlinien darüber zu haben, was nicht erlaubt ist. Halten Sie Ihre Richtlinie auf dem neuesten Stand, um sich ändernden Technologieanforderungen, Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien und anderen zulässigen Ausgaben gerecht zu werden, um unerwartete Kosten für das Unternehmen zu reduzieren, und helfen Sie Reisenden, sich sicherer auf ihre Reise zu fühlen, wenn sie Spesenabrechnungen einreichen.

Und denken Sie schließlich daran, dass es einige Ausnahmen von Ihren Regeln geben kann. Wenn zum Beispiel die Gruppe, die Sie zu einer Konferenz geschickt haben, einen Vorsprung hat, um mehr Geschäft aufzubauen, aber eine Änderung der Pläne erfordert, um die Interessenten zu erfüllen, wäre das zulässig? Es scheint sinnvoll, diese Gelegenheit nicht zu verschwenden, solange die richtigen Leute bereits an diesem Ort sind.

Um die Richtlinie so effizient und klar wie möglich zu halten, bestimmen Sie, wie der Prozess für Ausnahmen aussehen sollte, bevor Sie sie verwenden müssen. Wenn also eine schnelle Entscheidung getroffen werden muss, um beispielsweise diesen Verkäufern sofort zu antworten, sind Sie bereit, ihnen zu helfen. Und Sie werden eher als kollaborative Ressource denn als Hindernis angesehen. Wenn Richtlinien und Verzögerungen Ihr Verkaufsteam daran hindern, erfolgreich mehr Verkäufe zu tätigen, werden Ihre Reisenden die Vorschriften wahrscheinlich nicht einhalten.

Standardisieren Sie Ihren Spesengenehmigungsprozess

Ausgaben können wie ein sich bewegendes Ziel erscheinen. Jeder, der an einer Geschäftskonferenz teilgenommen hat, weiß wahrscheinlich, dass die Preise umso höher steigen, je später man sich dafür anmeldet. Umgekehrt, wenn Sie sich früh anmelden, können Sie möglicherweise von einem „Early Bird Registration“-Preis profitieren, der bis zu ein paar hundert Dollar unter dem regulären Preis liegen kann. Und wir alle haben Preisunterschiede zwischen dem Zeitpunkt, als wir diesen Urlaubsflugpreis zum ersten Mal erkundet haben, und dem Zeitpunkt, als wir ihn tatsächlich gebucht haben, erlebt. Es ist klar, dass das Timing eine große Rolle dabei spielen kann, wie viel wir für Dienstleistungen bezahlen.

Das bedeutet, wenn Ihr Programm keinen effizienten, wiederholbaren Prozess hat, könnten sich Ihre Ausgaben aus keinem anderen Grund als Verzögerungen bei Genehmigungen ändern. Unerwartete negative Folgen können auch aus verschiedenen Gründen auftreten. Verzögerungen bei der Erstattung Ihrer Reisenden könnten Ihre Buchhaltung durcheinander bringen und die gesetzlich vorgeschriebene Finanzberichterstattung ungenau machen. Und für Unternehmen, deren Mitarbeiter auf eine Erstattung warten, kann es aufgrund dieser Verzögerungen zu einigen unzufriedenen und möglicherweise widerstrebenden Reisenden kommen.

Was ist mit Unternehmen, die mehrere Genehmigungen in ihrem Spesengenehmigungsprozess benötigen? Es kann redundant und ineffizient erscheinen, kann aber, insbesondere für größere Organisationen, notwendig sein. Beispielsweise haben Sie möglicherweise eine Abteilung, deren Manager genehmigen muss, wohin Teammitglieder gehen und warum, damit sie das Abteilungsbudget verwalten kann. Erst nachdem dies abgeschlossen ist, ist es für den Travel Manager angebracht, dies zu genehmigen, da die Budgets der einzelnen Einheiten auf die Gesamtsumme des Unternehmens hochgerechnet werden.

Unabhängig davon, ob nur eine Genehmigung oder mehrere Genehmigungen erforderlich sind, hilft ein klar definierter und standardisierter Genehmigungsprozess der gesamten Organisation, ihre Budgets zu verwalten und ihr Reise- und Spesenprogramm zu operationalisieren. In der Vergangenheit waren Reise- und Spesenverwaltungsprogramme manuelle, zeitaufwändige Prozesse.

Heutzutage gibt es bessere, moderne Lösungen, die lästige, sich wiederholende Aufgaben wie das manuelle Eingeben einzelner Quittungen, das Berechnen von Erstattungen und das Auffinden von Reisenden nach fehlenden Papierquittungen beseitigen können. Und es ist ein zusätzlicher Vorteil zu wissen, dass alle Ausgaben, die außerhalb der Richtlinie liegen, leichter zur weiteren Überprüfung gekennzeichnet werden können, wenn ein Standardprogramm vorhanden ist. Anstatt jede Ausgabe manuell überprüfen zu müssen, wird der zeitaufwändigere Aufwand für die Ausnahmen reserviert.

Steigern Sie die Effizienz des Ausgabenmanagements durch Automatisierung

Moderne OBTs kombinieren die Leistungsfähigkeit der Automatisierung mit Komfort für Reisende und Kontrolle für Reiseprogrammmanager, die letztendlich für Dinge wie die Einhaltung der Vorschriften der Reisenden, die Gesundheit und Sicherheit der Reisenden und viele andere Aufgaben verantwortlich sind. Diese Online-Buchungsplattformen sind hochgradig anpassbar, sodass sie die Auswahlmöglichkeiten der Reisenden einschränken können, um nur die Optionen anzubieten, die unter die Unternehmensrichtlinien fallen. Wenn Mitarbeiter Reisen über ihr OBT buchen, ist alles automatisch konform – eine enorme Zeitersparnis für Travel Manager überall.

Für Reisende wird nicht nur das Buchen notwendiger Reisen effizienter, sondern auch das Erstellen von Spesenabrechnungen wird erheblich einfacher. Automatisierte Spesenlösungen ermöglichen es Reisenden, Papierbelege von einem mobilen Gerät in die Plattform und von dort direkt in eine Spesenabrechnung zu scannen.

Spesenabrechnungen können sogar teilweise ausgefüllt werden, bevor der Mitarbeiter zum Flughafen fährt. Auf der Plattform erstellte Berichte stehen Travel Managern zur sofortigen Überprüfung und Genehmigung zur Verfügung, normalerweise mit nur wenigen Klicks. Der gesamte Prozess kann jetzt auf wenige Minuten reduziert werden, sodass sowohl der Reisende als auch der Travel Manager wieder wichtigere Aufgaben erledigen können.

Dasselbe gilt für Mitarbeiter während ihrer Reisen. Wenn sie Quittungen für Mahlzeiten, Unterhaltung und andere notwendige Ausgaben sammeln, können sie einfach die Kamera ihres Geräts verwenden, um eine digitale Version der Quittungen zu erfassen, die direkt in ihre Spesenabrechnung oder E-Wallet eingehen. Zu Hause angekommen, kann der Reisende die Spesenabrechnung sofort zur Genehmigung einreichen.

Auf diese Weise kann der Reisende direkt ins Büro zurücklaufen, ohne Verzögerungen durch das manuelle Suchen und Erfassen jeder Quittung – oder schlimmer noch, durch den Umgang mit verlegten Quittungen. Travel Manager können als Gründe für den verbesserten ROI ihrer Travel-Management-Programme eine höhere Produktivität, weniger Reisestress und zufriedenere Mitarbeiter nennen.

Nutzen Sie eine Reisekostenmanagement-Plattform

In den letzten Jahren haben wir eine zunehmende Betonung auf die Integration von Reise- und Spesenfunktionen gesehen. Das macht Sinn – es ist wertvoll, diese reibungslose Verbindung zwischen den beiden Anwendungen zu haben, bei der eine Spesenabrechnung automatisch ausgefüllt wird, wenn ein Reisender eine Reise bucht. Für Reisende bedeutet dies, dass sie Zeit sparen, indem sie einen Teil ihrer Spesenabrechnung fertigstellen, bevor sie überhaupt zu ihrer Reise aufbrechen. Und die nahtlose Verbindung bedeutet, dass Sie keinen weiteren Benutzernamen und kein weiteres Passwort benötigen. Diese Dinge sparen Zeit, sodass sich der Reisende auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren kann.

Es für Reisende einfach zu machen, die Plattform zu nutzen, ist ein wichtiger Faktor für die Akzeptanzrate der Plattform oder dafür, wie viele Reisende des Unternehmens die Reise- und Spesenplattform nutzen, um alle ihre Reisen zu buchen und alle damit verbundenen Ausgaben zu erfassen. Für ein Unternehmen ist es wichtig, Reise- und Spesenlösungen auszuwählen, die so intuitiv wie möglich zu bedienen sind. Die meisten Menschen sind es mittlerweile gewohnt, Reisen für ihr Privatleben online zu buchen.

Online-Verbraucherplattformen sind ziemlich einfach und erfordern keine Schulung, um die Aufgaben zu erfüllen. Geschäftsreisende erwarten jetzt die gleiche Art von Komfort und Auswahlmöglichkeiten für ihre Geschäftsreisen. Reisende, die die Kontrolle über ihre eigene Erfahrung haben, die ihre mobilen Geräte während ihrer gesamten Reise verwenden können und die durch die Plattform beispielsweise befähigt sind, bei Bedarf problemlos Änderungen vorzunehmen, werden die Plattform viel eher annehmen und bleiben daher unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.

Bündeln Sie Reisen und Ausgaben auf einer Plattform

Für Unternehmen bedeutet die Integration eine verbesserte Datengenauigkeit sowohl in Bezug auf den berechneten Betrag als auch darauf, wer das Unternehmen belastet. Und mit der Integration kommen erweiterte Daten, die Reisekosten und Spesen kombinieren. Mit mehr Reise- und Spesendaten kann ein Unternehmen Reisende effizienter zu ihrer Sicherheit verfolgen, die Einhaltung von Richtlinien verfolgen und Analysen durchführen, um ihre Programme zu bewerten. Eine Integration lohnt sich aber nur, wenn Sie die besten Anwendungen für sich bündeln können.

Integration ist wertvoll, aber nur, wenn die Reise- und Spesenprodukte gute Produkte sind. Das Problem ist, dass es schwierig ist, sowohl Reisen als auch Ausgaben gut zu machen; es handelt sich um zwei unterschiedliche Anwendungen mit zwei unterschiedlichen Missionen. Reisen konzentrieren sich darauf, die optimale Reiselösung zu finden, um Reisenden Zeit und dem Unternehmen Geld zu sparen, während sich die Ausgaben darauf konzentrieren, alle Wege zu verfolgen, wie Mitarbeiter Geld ausgeben, wobei Reisen nur eine Möglichkeit ist, dies zu tun. Die besten Spesenanwendungsanbieter konzentrieren sich auf ihre Kernkostenprodukte.

Anstatt an Integration zu denken, empfehlen wir Ihnen, an „Bündelung“ zu denken. Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse und sollte die beste Spesenmanagement-Plattform auswählen, um diese zu erfüllen. Kombinieren Sie dies dann mit einem Reiseprodukt, das höchstwahrscheinlich bereits in die Spesenplattform Ihrer Wahl integriert ist. Das Hinzufügen eines hochwertigen Reiseprodukts sollte keine Zeit der IT-, Management- oder HR-Teams in Anspruch nehmen.

Nur weil Sie eine integrierte Reise- und Spesenverwaltungsplattform implementiert haben, bedeutet das nicht, dass Sie vergessen können, was wir zuvor über Prozesse besprochen haben. Tatsächlich müssen die Reiserichtlinien von Unternehmen noch klarer definiert werden.

Die regelmäßige Überprüfung der Reiserichtlinien hilft dabei, Trends und Veränderungen in Ihrer Branche oder sogar geopolitische Umstände zu berücksichtigen, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Richtlinien wirksam und für Reisende nicht unerwartet oder unangemessen sind, unabhängig davon, in welcher Geschäftslandschaft Ihr Unternehmen tätig ist. Es ist auch ratsam, einen Executive-Sponsor oder Executive Buy-In zu erhalten, insbesondere wenn die Grenzen des Programms und ein Verfahren für den Umgang mit Ausnahmen definiert werden.

Sparen Sie Geld, indem Sie eine Reisekostenmanagement-Plattform nutzen

Sobald Sie die harte Arbeit der Definition Ihrer Unternehmensrichtlinien im Voraus erledigt haben, kann eine integrierte, automatisierte, online und mobile Reise- und Spesenplattform viel Zeit sparen und die Produktivität für alle für den Rest des Jahres steigern der Prozess eine lohnende Investition von Zeit und Ressourcen.

Es kann Ihrem Unternehmen auch helfen, viel Geld zu sparen. Wenn Ihre Online-Buchungslösung GDS-Integrationen bietet, können Sie sicher sein, dass Sie die besten Preise zusammen mit einer umfangreichen Auswahl für Ihre Reisenden erhalten. Die von der Plattform bereitgestellten Daten können Travel Manager auch dabei unterstützen, bessere Tarife mit den beliebtesten Fluggesellschaften und Hotels auszuhandeln, die Ihre Reisenden in der Regel auswählen.

Auch hier sollte Ihre Firmenreiserichtlinie niemals in Stein gemeißelt sein. Es ist ratsam, Ihre Richtlinien in Bezug auf aktuelle globale Ereignisse, potenzielle politische Konflikte, die Wirtschaftslage und natürlich die alltägliche Inflation neu zu bewerten, zu verfeinern und zu verbessern. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Reisende die besten Entscheidungen für ihr Geschäft und das Unternehmen treffen können, egal wann und wohin sie reisen.