Новый способ думать об управлении командировочными расходами

Платформы управления расходами и платформы бронирования поездок или инструменты онлайн-бронирования (OBT) — это два разных приложения, созданных для разных целей.

Бронирование путешествий ориентировано на поиск оптимальных решений для путешествий по лучшим ценам. Подобно бронированию поездки в Интернете для личного отпуска, деловые путешественники все чаще могут использовать платформу своих компаний для путешествий, чтобы сравнивать рейсы, выбирать подходящий отель, расположенный в нужном месте, и организовывать прокат автомобилей или услуги.

Управление расходами сосредоточено на отслеживании всех способов, которыми сотрудники тратят деньги, только один из которых — и обычно один из самых больших расходов для бизнеса — это поездки. Эти расходы могут включать в себя авиабилеты, гостиничные номера, аренду автомобилей или наземный транспорт, а также питание, билеты на конференции, курсы повышения квалификации или развлечения. Возможно, вашим путешественникам нужны товары для презентации или во время поездки произошел непредвиденный инцидент, который покроет компания.

Платформы для путешествий и управление расходами важны для любой компании, которая отправляет своих сотрудников по стране или миру для участия в бизнес-функциях от ее имени. Когда менеджеры туристических программ имеют точные данные обо всех расходах, а не только о поездках, они могут сэкономить деньги компании, работать гораздо эффективнее и уделять больше внимания путешественникам.

Управление расходами может оказаться сложной задачей для многих компаний, но есть передовой опыт, который может помочь. В этой статье мы рассмотрим, как заставить путешественников соблюдать правила, стандартизировать процесс утверждения, использовать автоматизацию для повышения производительности менеджера программы поездок и найти правильную комбинированную платформу для бронирования поездок и управления расходами.

Управляйте политикой расходов, чтобы управлять путешественниками

Политика управления расходами имеет решающее значение. Они предоставляют путешественникам дорожную карту, чтобы понять, что разрешено и что не может быть отнесено на расходы компании. Надежная политика управления командировочными расходами должна охватывать все, что вы часто ожидаете в поездке, например, авиабилеты, наземный транспорт, гостиничные номера и питание. Большинство компаний довольно хорошо изложили эти основные принципы.

Но подумали ли вы о нестандартных расходах, которые вы, возможно, видели у прошлых путешественников? Ведет ли компания учет этих расходов? Внедрены ли системы управления маршрутами? Возможно, вам захочется узнать, что впечатлений путешественников было в прошлом. Могут быть закономерности, которые заслуживают внимания, например, когда путешественники отправляются в определенные места в мире или посещают определенные конференции.

Учитывает ли ваша политика услуги мобильной связи или доступ в Интернет? Как вы обращаетесь с медицинскими расходами или чрезвычайными ситуациями в дороге? Строгая политика включает и сообщает эти детали, а также другие «стандартные» элементы.

В дополнение к тому, что компания возместит, не менее важно иметь четкие указания относительно того, что не разрешено. Поддержание вашей политики в актуальном состоянии с учетом меняющихся потребностей в технологиях, рекомендаций по охране труда и технике безопасности и других допустимых расходов помогает сократить непредвиденные расходы для компании и помогает путешественникам чувствовать себя более уверенно в своих поездках, когда они представляют отчеты о расходах.

И, наконец, имейте в виду, что из ваших правил может быть несколько исключений. Если, например, группа, которую вы отправили на конференцию, имеет лид для развития бизнеса, но требует изменения планов для удовлетворения потенциальных клиентов, будет ли это разрешено? Казалось бы, имеет смысл не упускать эту возможность, пока нужные люди уже находятся в этом месте.

Чтобы политика оставалась максимально эффективной и ясной, определите, каким должен быть процесс для исключений, прежде чем вам понадобится его использовать. Таким образом, если необходимо принять быстрое решение, скажем, немедленно ответить этим продавцам, вы будете готовы им помочь. И вас, скорее всего, будут рассматривать как ресурс для совместной работы, а не препятствие. Если правила и задержки мешают вашему отделу продаж увеличить продажи, ваши путешественники вряд ли будут соблюдать правила.

Стандартизируйте процесс утверждения расходов

Расходы могут показаться движущейся целью. Любой, кто посещал бизнес-конференцию, вероятно, знает, что чем позже вы зарегистрируетесь на нее, тем выше будет цена. И наоборот, если вы зарегистрируетесь раньше, вы сможете воспользоваться ценой «ранней регистрации», которая может быть на несколько сотен долларов меньше, чем обычная цена. И мы все испытали разницу в цене между тем, когда мы впервые изучили стоимость проезда на самолете для отпуска и когда мы фактически забронировали его. Понятно, что время может играть большую роль в том, сколько мы платим за услуги.

Это означает, что если в вашей программе нет эффективного, воспроизводимого процесса, ваши расходы могут измениться только по причине задержек с утверждениями. Неожиданные негативные последствия также могут возникнуть по разным причинам. Задержки с возмещением расходов ваших путешественников могут привести к сбоям в вашем учете, что сделает требуемую по закону финансовую отчетность неточной. А для компаний, сотрудники которых ждут возмещения расходов, вы можете столкнуться с недовольными и потенциально неохотными путешественниками из-за этих задержек.

А как насчет компаний, которым требуется несколько утверждений в процессе утверждения расходов? Это может показаться излишним и неэффективным, но может быть необходимо, особенно для крупных организаций. Например, у вас может быть отдел, руководитель которого должен утверждать, куда идут члены команды и почему, чтобы она могла управлять бюджетом отдела. Только после того, как это будет завершено, менеджер по командировкам может утвердить его, так как бюджеты отдельных подразделений объединяются в общий корпоративный бюджет.

Независимо от того, требуется ли только одно утверждение или требуется несколько утверждений, четко определенный и стандартизированный процесс утверждения помогает всей организации управлять своими бюджетами и осуществлять свою программу командировок и расходов. В прошлом программы управления командировками и расходами выполнялись вручную и занимали много времени.

Сегодня доступны лучшие, современные решения, которые могут устранить утомительные, повторяющиеся задачи, такие как ввод отдельных квитанций вручную, расчет возмещения и отслеживание путешественников по их пропавшим бумажным квитанциям. Дополнительным преимуществом является знание того, что при наличии стандартной программы любые расходы, выходящие за рамки политики, легче помечаются для дальнейшего рассмотрения. Вместо того, чтобы вручную проверять все расходы, больше времени уходит на исключения.

Повысьте эффективность управления расходами с помощью автоматизации

Современные OBT сочетают в себе мощь автоматизации с удобством для путешественников и контролем для менеджеров программ поездок, которые в конечном итоге несут ответственность за такие вещи, как соблюдение правил путешественниками, здоровье и безопасность путешественников, а также многие другие обязанности. Эти платформы онлайн-бронирования легко настраиваются, поэтому они могут ограничивать выбор путешественников, предоставляя только те варианты, которые подпадают под корпоративные политики. Когда сотрудники заказывают поездки через OBT, все автоматически соответствует требованиям — огромная экономия времени для менеджеров по поездкам во всем мире.

Для путешественников не только становится более эффективным бронирование необходимых поездок, но и значительно упрощается создание отчетов о расходах. Решения для автоматизированных расходов позволяют путешественникам сканировать бумажные квитанции в платформу с мобильного устройства, а оттуда — прямо в отчет о расходах.

Отчеты о расходах могут быть даже частично заполнены до того, как сотрудник отправится в аэропорт. Отчеты, созданные на платформе, доступны для немедленного просмотра и утверждения тревел-менеджерами, как правило, всего несколькими щелчками мыши. Весь процесс теперь может быть сокращен до нескольких минут, что позволяет как путешественнику, так и менеджеру по командировкам вернуться к более важной работе.

То же самое верно для сотрудников во время их командировок. Когда они собирают квитанции на еду, развлечения и другие необходимые расходы, они могут просто использовать камеру своего устройства для захвата цифровой версии квитанций, которые попадают непосредственно в их отчет о расходах или электронный кошелек. К тому времени, когда они вернутся домой, путешественник может немедленно представить отчет о расходах на утверждение.

Таким образом, путешественник может сразу вернуться в офис без задержек с поиском и записью каждой квитанции вручную или, что еще хуже, с неуместными квитанциями. Менеджеры по командировкам могут добавить более высокую производительность, снижение стресса путешественников и более счастливых сотрудников к своим причинам повышения рентабельности инвестиций в свои программы управления командировками.

Используйте платформу управления командировочными расходами

В последние годы мы стали свидетелями повышенного внимания к интеграции функций командировок и расходов. В этом есть смысл — беспрепятственное соединение между двумя приложениями имеет смысл, когда отчет о расходах заполняется автоматически, когда путешественник бронирует поездку. Для путешественников это означает, что они экономят время, заполняя часть своего отчета о расходах еще до того, как отправятся в поездку. И бесшовное соединение означает, что нет необходимости в еще одном имени пользователя и пароле. Эти вещи экономят время, поэтому путешественник может сосредоточиться на более важных делах.

Упрощение использования платформы для путешественников является важным фактором в темпах внедрения платформы или в том, сколько путешественников компании используют ее платформу для поездок и расходов для бронирования всех своих поездок и регистрации всех связанных с этим расходов. Для компании важно выбрать решения для командировок и расходов, максимально интуитивно понятные в использовании. Большинство людей к настоящему времени привыкли бронировать поездки для своей личной жизни онлайн.

Потребительские онлайн-платформы довольно просты и не требуют обучения для выполнения задач. Бизнес-путешественники теперь ожидают такой же легкости и выбора в своих рабочих поездках. Путешественники, которые контролируют свой собственный опыт, которые могут использовать свои мобильные устройства во время своих поездок и которые могут через платформу легко вносить изменения по мере необходимости, например, с гораздо большей вероятностью примут платформу и, следовательно, останутся в соответствии с рекомендациями компании.

Объедините поездки и расходы на одной платформе

Для компаний интеграция означает повышение точности данных как о взимаемой сумме, так и о том, кто взимает плату с компании. А с интеграцией приходят расширенные данные, объединяющие поездки и расходы. Имея больше данных о поездках и расходах, компания может более эффективно отслеживать безопасность путешественников, следить за соблюдением политик и проводить аналитику для оценки своих программ. Однако интеграция имеет смысл только в том случае, если вы можете объединить лучшие для вас приложения.

Интеграция ценна, но только тогда, когда продукты, связанные с поездками и расходами, являются хорошими продуктами. Проблема в том, что трудно хорошо справляться и с поездками, и с расходами; это два разных приложения с двумя разными миссиями. Путешествия сосредоточены на поиске оптимального решения для путешествий, экономии времени путешественников и денег компании, в то время как расходы сосредоточены на отслеживании всех способов, которыми сотрудники тратят деньги, а путешествия — только один из способов сделать это. Лучшие поставщики приложений для учета расходов сосредоточены на своих основных расходных продуктах.

Вместо того, чтобы думать с точки зрения интеграции, мы рекомендуем вам думать с точки зрения «комплектации». Каждая компания имеет уникальные потребности и должна выбрать лучшую платформу управления расходами для их удовлетворения. Затем объедините это с туристическим продуктом, который, скорее всего, уже интегрирован с выбранной вами платформой расходов. Добавление качественного туристического продукта не должно занимать время у ИТ, руководства или отдела кадров.

Тот факт, что вы внедрили интегрированную платформу управления командировками и расходами, не означает, что вы можете забыть то, что мы обсуждали ранее о процессе. На самом деле корпоративная политика в отношении командировок должна быть определена еще более четко.

Регулярный пересмотр политик в отношении поездок помогает учитывать тенденции и изменения в вашей отрасли или даже геополитические обстоятельства, чтобы вы были уверены, что ваши политики эффективны, а не являются неожиданными или необоснованными для путешественников, независимо от того, в какой бизнес-ландшафте находится ваша компания. Также рекомендуется получить исполнительного спонсора или исполнительную поддержку, особенно при определении границ программы и процесса обработки исключений.

Экономьте деньги, используя платформу управления командировочными расходами

После того как вы заранее проделали тяжелую работу по определению корпоративных политик, интегрированная, автоматизированная, онлайновая и мобильная платформа для поездок и расходов может сэкономить большое количество времени и повысить производительность для всех в течение оставшейся части года, что может сделать процесс стоит затрат времени и ресурсов.

Это также может помочь сэкономить вашему бизнесу много денег. Если ваше решение для онлайн-бронирования предлагает интеграцию с GDS, вы можете быть уверены, что получите лучшие цены, а также широкий выбор для ваших путешественников. Данные, предоставляемые платформой, также могут помочь менеджерам по путешествиям договориться о более выгодных тарифах с более популярными авиакомпаниями и отелями, которые обычно выбирают ваши путешественники.

Опять же, ваша корпоративная политика в отношении командировок никогда не должна быть жесткой. Целесообразно пересмотреть, уточнить и улучшить свою политику в связи с текущими глобальными событиями, потенциальными политическими конфликтами, состоянием экономики и, конечно же, повседневной инфляцией. Таким образом, вы гарантируете, что путешественники смогут принимать оптимальные решения для своего бизнеса и компании, независимо от того, когда и куда они направляются.