여행 경비 관리에 대해 생각하는 새로운 방법

비용 관리 플랫폼과 여행 예약 플랫폼 또는 온라인 예약 도구(OBT)는 서로 다른 목적으로 만들어진 두 개의 서로 다른 애플리케이션입니다.

여행 예약은 최적의 가격으로 최적의 여행 솔루션을 찾는 데 중점을 둡니다. 개인 휴가를 위해 온라인으로 여행을 예약하는 것과 마찬가지로 비즈니스 여행객은 회사가 선택한 여행 플랫폼을 사용하여 항공편을 비교하고, 필요한 위치에 적합한 호텔을 선택하고, 자동차 렌탈 또는 서비스를 예약할 수 있게 되었습니다.

경비 관리는 직원들이 돈을 쓰는 모든 방식을 추적하는 데 중점을 둡니다. 그 중 한 가지(일반적으로 비즈니스에서 가장 큰 비용 중 하나)는 여행입니다. 이러한 비용에는 항공료, 호텔 객실, 자동차 렌탈 또는 지상 교통 수단뿐 아니라 식사, 회의 입장권, 평생 교육 세션 또는 오락이 포함될 수 있습니다. 여행자들에게 판매 프레젠테이션을 위한 물품이 필요하거나 여행 중 회사에서 처리할 예상치 못한 사건이 있을 수 있습니다.

여행 플랫폼과 비용 관리는 모두 회사를 대신하여 비즈니스 기능에 참여하도록 국가 또는 전 세계에 직원을 보내는 모든 회사에 중요합니다. 여행 프로그램 관리자가 여행뿐만 아니라 모든 비용에 대한 정확한 데이터를 가지고 있으면 회사 비용을 절감하고 훨씬 더 효율적으로 운영하며 여행자에게 더 큰 의무를 제공할 수 있습니다.

비용 관리는 많은 회사에서 어려울 수 있지만 도움이 될 수 있는 모범 사례가 있습니다. 이 기사에서는 여행자가 정책을 준수하도록 하고, 승인 프로세스를 표준화하고, 자동화를 사용하여 여행 프로그램 관리자의 생산성을 높이고, 여행 예약 및 비용 관리에 적합한 결합 플랫폼을 찾는 방법을 검토합니다.

여행자 관리를 위한 경비 정책 관리

비용 관리 정책이 중요합니다. 그들은 여행자가 회사에 지출할 수 있는 것과 허용되지 않는 것을 이해할 수 있는 로드맵을 제공합니다. 견고한 여행 경비 관리 정책은 예를 들어 항공료, 지상 교통편, 호텔 객실 및 식사와 같이 여행에서 자주 기대하는 모든 것을 다루어야 합니다. 대부분의 회사에는 이러한 기본 지침이 상당히 잘 설명되어 있습니다.

그러나 과거 여행자에게서 보았을 수도 있는 비일상적인 비용을 고려하셨습니까? 회사는 그러한 비용에 대한 기록을 보관합니까? 일정 관리 시스템이 마련되어 있습니까? 과거에 여행자의 경험에 포함된 내용을 확인하고 싶을 수도 있습니다. 여행자가 세계의 특정 위치에 가거나 특정 회의에 참석하는 경우와 같이 해결해야 할 패턴이 있을 수 있습니다.

귀하의 정책은 휴대폰 서비스 또는 인터넷 액세스를 고려합니까? 도로에서 의료비나 응급 상황을 어떻게 처리합니까? 강력한 정책은 이러한 세부 사항과 기타 "표준" 항목을 포함하고 전달합니다.

회사가 상환할 금액 외에도 허용되지 않는 항목에 대한 명확한 지침을 마련하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 정책을 최신 상태로 유지하여 변화하는 기술 요구 사항, 건강 및 안전 지침 및 기타 허용 가능한 비용을 처리하면 회사의 예상치 못한 비용을 줄이는 데 도움이 되고 여행자가 경비 보고서를 제출할 때 여행에 대해 더 확신할 수 있습니다.

마지막으로 규칙에 몇 가지 예외가 있을 수 있다는 점을 염두에 두십시오. 예를 들어, 귀하가 회의에 보낸 그룹이 더 많은 비즈니스를 구축할 리드가 있지만 잠재 고객을 충족시키기 위해 계획을 변경해야 하는 경우 허용됩니까? 적합한 사람들이 이미 그 위치에 있는 동안 그 기회를 낭비하지 않는 것이 이치에 맞는 것 같습니다.

정책을 가능한 한 효율적이고 명확하게 유지하려면 사용하기 전에 예외 프로세스를 결정해야 합니다. 이러한 방식으로 빠른 결정을 내려야 하는 경우, 예를 들어 해당 영업 사원에게 즉시 답변해야 하는 경우 도움을 줄 수 있습니다. 그리고 당신은 장애물이라기보다 협업 자원으로 간주될 가능성이 더 큽니다. 정책 및 지연으로 인해 영업 팀이 더 많은 판매를 성공적으로 수행할 수 없는 경우 여행자는 규정을 준수하지 않을 것입니다.

비용 승인 프로세스 표준화

비용은 움직이는 목표처럼 보일 수 있습니다. 비즈니스 컨퍼런스에 참석한 사람이라면 누구나 나중에 등록할수록 가격이 더 많이 오른다는 것을 알고 있을 것입니다. 반대로 일찍 등록하면 정상 가격보다 몇 백 달러나 저렴한 "조기 등록" 가격을 이용할 수 있습니다. 그리고 우리는 휴가 비행기 요금을 처음 조사했을 때와 실제로 예약했을 때의 가격 차이를 경험했습니다. 서비스 비용을 지불하는 데 타이밍이 큰 역할을 할 수 있다는 것은 분명합니다.

즉, 프로그램에 효율적이고 반복 가능한 프로세스가 없는 경우 승인 지연 이외의 이유로 비용이 변경될 수 있습니다. 다른 이유로 예상치 못한 부정적인 결과가 발생할 수도 있습니다. 여행자 상환이 지연되면 회계가 취소되어 법적으로 요구되는 재무 보고가 부정확해질 수 있습니다. 그리고 환급을 기다리는 직원이 있는 회사의 경우 이러한 지연으로 인해 불행하고 잠재적으로 꺼리는 여행자가 생길 수 있습니다.

비용 승인 프로세스에서 여러 승인이 필요한 회사는 어떻습니까? 중복되고 비효율적으로 보일 수 있지만 특히 대규모 조직의 경우 필요할 수 있습니다. 예를 들어, 관리자가 팀 구성원이 어디로 가는지 승인해야 하고 부서 예산을 관리할 수 있도록 그 이유를 승인해야 하는 부서가 있을 수 있습니다. 개별 단위 예산이 회사 총액으로 합산되므로 최종 승인을 받은 후에야 여행 관리자가 승인하는 것이 적절합니다.

승인이 한 번만 필요한지 여러 번이 필요한지 여부에 관계없이 잘 정의되고 표준화된 승인 프로세스는 전체 조직이 예산을 관리하고 출장 및 경비 프로그램을 운영하는 데 도움이 됩니다. 과거에는 출장 및 경비 관리 프로그램이 수동적이고 시간 소모적인 프로세스였습니다.

오늘날에는 개별 영수증을 직접 입력하고, 환급액을 계산하고, 누락된 종이 영수증을 찾기 위해 여행자를 추적하는 것과 같은 지루하고 반복적인 작업을 제거할 수 있는 더 나은 최신 솔루션이 있습니다. 그리고 표준 프로그램이 있을 때 정책을 벗어난 비용은 추가 검토를 위해 더 쉽게 플래그가 지정된다는 점을 알면 추가 이점이 있습니다. 모든 비용을 수동으로 검토하는 대신 예외에 더 많은 시간이 소요됩니다.

자동화를 통한 비용 관리 효율성 증대

최신 OBT는 여행자를 위한 편의성과 여행자 규정 준수, 여행자 건강 및 안전, 기타 많은 업무를 궁극적으로 책임지는 여행 프로그램 관리자를 위한 제어 기능과 자동화의 힘을 결합합니다. 이러한 온라인 예약 플랫폼은 고도로 맞춤화할 수 있으므로 여행 여행자의 선택을 제한하여 기업 정책에 해당하는 옵션만 제공할 수 있습니다. 직원이 OBT를 통해 여행을 예약하면 모든 것이 자동으로 규정을 준수하므로 어디에서나 여행 관리자에게 엄청난 시간이 절약됩니다.

여행자의 경우 필요한 여행을 보다 효율적으로 예약할 수 있을 뿐만 아니라 경비 보고서 작성도 훨씬 쉬워집니다. 자동화된 경비 솔루션을 통해 여행자는 종이 영수증을 모바일 장치에서 플랫폼으로 스캔하고 거기에서 직접 경비 보고서로 이동할 수 있습니다.

경비 보고서는 직원이 공항으로 향하기 전에 부분적으로 완료될 수도 있습니다. 플랫폼에서 생성된 보고서는 일반적으로 몇 번의 클릭만으로 여행 관리자가 즉시 검토하고 승인할 수 있습니다. 이제 전체 프로세스를 몇 분으로 줄일 수 있으므로 여행자와 여행 관리자 모두 더 높은 가치의 작업으로 돌아갈 수 있습니다.

출장 중인 직원도 마찬가지입니다. 식사, 접대 및 기타 필요한 비용에 대한 영수증을 수집할 때 장치의 카메라를 사용하여 경비 보고서 또는 전자 지갑에 바로 들어가는 영수증의 디지털 버전을 캡처할 수 있습니다. 집에 도착하면 여행자는 승인을 위해 경비 보고서를 즉시 제출할 수 있습니다.

이런 식으로 여행자는 지연 없이 사무실로 돌아와서 각 영수증을 수동으로 찾아 기록하거나, 더 나쁜 경우에는 잘못 배치된 영수증을 처리할 수 있습니다. 여행 관리자는 여행 관리 프로그램의 ROI 개선에 대한 이유에 생산성 향상, 여행자 스트레스 감소 및 직원 만족도를 높일 수 있습니다.

여행 경비 관리 플랫폼 사용

최근 몇 년 동안 출장 및 경비 기능 통합에 대한 강조가 증가했습니다. 이는 의미가 있습니다. 여행자가 여행을 예약할 때 경비 보고서가 자동으로 채워지는 두 애플리케이션 간에 마찰이 없는 연결을 갖는 것은 가치가 있습니다. 여행자의 경우 여행을 떠나기 전에 경비 보고서의 일부를 완료하여 시간을 절약할 수 있습니다. 그리고 원활한 연결은 또 다른 사용자 이름과 비밀번호가 필요하지 않음을 의미합니다. 이러한 것들은 여행자가 더 중요한 활동에 집중할 수 있도록 시간을 절약합니다.

여행자가 플랫폼을 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것은 플랫폼 채택률, 즉 얼마나 많은 회사 여행자가 여행 및 경비 플랫폼을 사용하여 모든 여행을 예약하고 모든 관련 비용을 기록하는지에 중요한 요소입니다. 회사에서는 가능한 한 직관적으로 사용할 수 있는 출장 및 경비 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다. 지금쯤이면 대부분의 사람들은 개인 생활을 위한 여행을 온라인으로 예약하는 데 익숙합니다.

온라인 소비자 플랫폼은 매우 간단하며 작업을 수행하기 위한 교육이 필요하지 않습니다. 비즈니스 여행객은 이제 출장에서도 동일한 종류의 편리함과 선택을 기대합니다. 자신의 경험을 통제할 수 있고 여행 내내 모바일 장치를 사용할 수 있으며 예를 들어 필요에 따라 쉽게 변경할 수 있는 플랫폼을 통해 권한을 부여받은 여행자는 플랫폼을 채택하여 체류할 가능성이 훨씬 더 높습니다. 회사 지침에 따라.

여행과 경비를 하나의 플랫폼으로 묶음

기업의 경우 통합은 청구 금액과 청구 대상에 대한 데이터 정확도 향상을 의미합니다. 그리고 통합으로 인해 출장과 경비가 결합된 향상된 데이터가 제공됩니다. 출장 및 경비 데이터가 많을수록 회사는 여행자의 안전을 보다 효율적으로 추적하고 정책 준수를 추적하며 분석을 실행하여 프로그램을 평가할 수 있습니다. 그러나 통합은 최고의 응용 프로그램을 함께 묶을 수 있는 경우에만 가치가 있습니다.

통합은 가치가 있지만 여행 및 경비 상품이 좋은 상품일 때만 가능합니다. 문제는 여행과 경비를 모두 잘하기 어렵다는 것입니다. 그들은 두 가지 다른 임무를 가진 두 가지 다른 응용 프로그램입니다. 여행은 최적의 여행 솔루션을 찾는 데 중점을 두고 여행자의 시간과 회사 비용을 절약하는 반면 비용은 직원이 돈을 쓰는 모든 방법을 추적하는 데 중점을 둡니다. 여행은 한 가지 방법일 뿐입니다. 최고의 비용 애플리케이션 제공업체는 핵심 비용 제품에 중점을 둡니다.

통합의 관점에서 생각하기보다 "묶음"의 관점에서 생각하는 것이 좋습니다. 모든 회사에는 고유한 요구 사항이 있으며 이를 해결하기 위해 최상의 비용 관리 플랫폼을 선택해야 합니다. 그런 다음 선택한 비용 플랫폼과 이미 통합되어 있는 여행 상품과 함께 묶으십시오. 양질의 여행 상품을 추가하는 데 IT, 관리 또는 HR 팀의 시간이 소요되어서는 안 됩니다.

통합 출장 및 경비 관리 플랫폼을 구현했다고 해서 이전에 프로세스에 대해 논의한 내용을 잊어버릴 수 있는 것은 아닙니다. 사실 기업의 여행 정책은 훨씬 더 명확하게 정의되어야 합니다.

여행 정책을 정기적으로 검토하면 업계의 추세와 변화 또는 지정학적 상황을 해결하는 데 도움이 되므로 회사의 비즈니스 환경에 관계없이 정책이 효과적이고 여행자에게 예기치 않거나 비합리적이지 않다는 확신을 가질 수 있습니다. 또한 특히 프로그램의 경계와 예외 처리 프로세스를 정의할 때 경영진 후원자 또는 경영진의 동의를 받는 것이 좋습니다.

여행 경비 관리 플랫폼을 사용하여 비용 절감

회사 정책을 사전에 정의하는 힘든 작업을 완료하면 통합, 자동화, 온라인 및 모바일 출장 및 경비 플랫폼을 통해 많은 시간을 절약하고 올해 남은 기간 동안 모두의 생산성을 높일 수 있습니다. 시간과 자원의 가치 있는 투자를 진행합니다.

또한 비즈니스에 많은 비용을 절약할 수 있습니다. 온라인 예약 솔루션이 GDS 통합을 제공하는 경우 여행자를 위한 광범위한 선택과 함께 최고의 가격을 얻을 수 있음을 확신할 수 있습니다. 플랫폼이 제공하는 데이터는 또한 여행자가 선택하는 경향이 있는 더 인기 있는 항공사 및 호텔과 더 나은 요금을 협상하는 여행 관리자를 도울 수 있습니다.

다시 말하지만, 기업 여행 정책은 절대 고정되어서는 안 됩니다. 현재의 글로벌 이벤트, 잠재적인 정치적 갈등, 경제 상황, 그리고 물론 일상적인 인플레이션과 관련하여 정책을 재평가, 수정 및 개선하는 것이 현명합니다. 이렇게 하면 여행자가 언제 어디로 가든지 비즈니스와 회사를 위해 최선의 결정을 내릴 수 있습니다.