15 個 QuickBooks 提示可節省您的時間並簡化您的會計工作

在您的企業中使用 QuickBooks 來平衡賬目和處理財務是簡化小型企業會計的第一步。 但是，一旦您開始實際使用該軟件，QuickBooks 看起來就一點也不簡單。 擁有如此多的功能、交易、報告和數據，讓軟件完全不知所措的情況並不少見。

幸運的是，一旦您開始深入探索該軟件，您就會開始掌握如何在 QuickBooks 中做事的竅門。 不過，對於忙碌的企業主來說，花時間學習所有可能的 QuickBooks 提示和技巧似乎是一項艱鉅的任務——直到現在。

在這篇文章中，我們將分解一些關於如何使用 QuickBooks Online 的最佳技巧。 即使您以前沒有會計經驗，這些簡單的技巧也可以幫助您輕鬆有效地瀏覽軟件並像專業人士一樣保持財務正常。 如果您是 QuickBooks Desktop 用戶？ 別擔心——我們也為您準備了一些巧妙的技巧。

如果您在所有這些之後仍然沒有獲得足夠的 QuickBooks，我們將為您指明額外資源的方向，以幫助您充分利用您的軟件。 因此，無論您是全新的 QuickBooks 訂閱者，還是在註冊幾個月後仍在苦苦掙扎，請繼續閱讀以了解如何通過一些簡單的提示成為 QuickBooks 專家。

15 個最佳 QuickBooks 在線提示

QuickBooks 已經簡化了小企業主處理會計的方式。 但是這些提示和技巧可以使平衡賬目變得更快、更容易。 從使用鍵盤快捷鍵到使用自動化和日程安排，在使用 QuickBooks Online 時使用這些提示可以節省時間。

使用鍵盤快捷鍵

您一生中可能至少使用過一次鍵盤快捷鍵來複製、粘貼或搜索計算機上的文本。 QuickBooks Online 擁有自己的一組鍵盤快捷鍵，旨在更輕鬆地訪問常用功能和任務。 以下是一些最常用的快捷方式：

不記得快捷方式或想探索其他選項？ QuickBooks Online 也有一個捷徑。 PC 用戶可以簡單地使用 Ctrl + Alt + ? Mac 用戶可以使用 Ctrl + Option + ? 獲取所有鍵盤快捷鍵的完整列表。

連接到實時銀行提要

通過將您的商業銀行賬戶添加到 QuickBooks Online，您的賬戶餘額和交易將在軟件中自動更新——無需手動上傳或數據輸入。 QuickBooks 支持超過 20,000 家本地和國際銀行，因此設置起來應該輕而易舉。

要開始使用，請單擊“銀行”選項卡，然後選擇“關聯帳戶”選項。 按照提示繼續同步您的帳戶。

交易每晚都會更新，但您可以根據需要單擊手動更新。

連接您的所有企業帳戶

將主銀行帳戶添加到 QuickBooks Online 後，不要停在那裡。 確保添加您的所有企業帳戶，以最準確地了解您的財務狀況 - 並將您的所有帳戶信息集中在一個位置。 您可以添加所有類型的帳戶，從信用卡到 PayPal。 只需通過“銀行”選項卡添加每個帳戶。

創建銀行規則

您可以使用銀行規則自動對銀行交易進行分類。 您可以命名規則、設置條件、按交易類型、收款人和類別分配，並添加標籤。 您可以通過單擊“銀行”>“規則”來創建一個或多個銀行規則。

設置定期發票

無需每月手動向客戶發送發票，而是通過在 QuickBooks Online 中設置定期發票來節省時間。 這對於每月在同一時間到期的相同數量的訂閱是理想的。

要創建定期發票，請通過單擊銷售>發票>創建發票創建新發票。 在發票日期下，您會找到創建定期發票的選項。 從這裡，您可以像往常一樣創建發票； 您還可以設置間隔、開始日期和結束日期。

自動化延遲發票提醒

不要追逐尚未支付發票的客戶。 相反，使用 QBO 的自動化發送遲到的發票提醒。 您不僅可以通過不手動發送提醒來節省時間，而且這些自動提醒還可以幫助您更快地獲得付款。

要設置此自動化，請轉到設置>帳戶和設置>銷售>提醒。 從此菜單中，您可以打開和關閉自動發票提醒以及自定義隨附的電子郵件消息。

在線支付賬單

無需離開 QuickBooks 即可支付您的供應商和其他賬單。 選擇您的供應商並添加數據，包括到期日、金額、備忘錄和附件。 您可以通過設置定期賬單支付來節省更多時間。 要使用此功能，請導航至新建>供應商>支付賬單。

此外，您可以添加集成，包括您已經用於支付賬單的軟件，例如 Bill.com。 我們將在這篇文章中進一步深入研究集成。

設置經常性費用

QuickBooks Online 可以輕鬆設置和跟踪經常性費用。 您可以手動添加和設置經常性費用，也可以對從實時銀行提要導入的費用進行此更改。

要開始，請單擊費用選項卡。 從這裡，您可以添加新交易或編輯現有交易。 對於新交易，單擊新交易>費用。 填寫表格，然後單擊頁面底部的 Make Recurring 鏈接。 您可以設置收款人、賬戶、間隔、付款方式、類別、金額等。

如果您正在編輯現有交易，只需打開交易，單擊 Make Recurring 鏈接，填寫信息並保存更改。

使用事務匹配

有時您必須在 QuickBooks 中手動輸入交易。 假設您給供應商寫了一張支票。 在支票兌現或存入並從您的帳戶中提取資金之前，該交易不會出現在您的銀行提要中。 您無需等待交易更新，而是選擇在將支票提供給供應商後立即在 QuickBooks 中輸入支票付款。 一旦交易清除您的銀行並出現在您的實時提要中，它也將被添加到 QuickBooks。

好消息是 QuickBooks Online 會標記匹配交易，防止您進行重複交易。 要訪問此功能，請導航至銀行業務菜單並選擇供審核。 可能匹配的交易會被標記，因此您可以單擊每筆交易，確認匹配（如果有多個選項，則選擇匹配），並防止重複交易過帳到您的記錄中。

設置付款鏈接

接受在線支付對您和您的客戶都很方便。 客戶將能夠輕鬆地在線支付發票，您不必擔心支票在郵寄中丟失或花時間在銀行存入現金和支票。

通過QBO，您可以輕鬆設置支付鏈接。 您所要做的就是設置付款，創建一個獨特的鏈接，並與您的客戶分享。 然後，客戶可以使用該鏈接使用他們的卡或通過銀行轉帳付款。 要開始，請轉到銷售>付款鏈接並按照說明進行操作。

通過 Gmail 發送發票

QuickBooks 與 Google 合作，為用戶提供一種直接從其 Gmail 帳戶發送發票的方式。 Gmail 應用程序的 QuickBooks Invoicing 允許您為客戶開具發票，並且所有發票都與您的 QuickBooks 帳戶同步。

首先，將插件安裝到 Gmail，然後單擊 Gmail 帳戶中的 QuickBooks 徽標。 然後，您可以登錄您的 QuickBooks 帳戶來創建、發送和跟踪您的發票。

通過 QuickBooks Capital 獲得業務資金

如果您需要商業資金來增加現金流或支付緊急費用，請不要浪費時間填寫冗長的申請。 相反，請考慮申請 QuickBooks Capital。

QuickBooks Capital 可以直接通過 QBO 訪問。 只需導航到“資本”選項卡即可開始。 QuickBooks 將預先填寫您的信息並使用 QuickBooks 中的數據來確定您是否有資格獲得資助。 一旦獲得批准，您可以在一到兩個工作日內收到高達 150,000 美元的款項。

自動化報告

像大多數小企業主一樣，您可能會定期運行至少一份報告。 無需手動完成生成報告的過程，您只需幾個快速步驟即可自動執行該過程。

導航到“報告”選項卡，然後選擇（或創建）自定義報告。 在自定義報告選項卡中，您可以設置報告的發送頻率、結束日期、隨附的電子郵件和收件人電子郵件地址。 保存更改後，報告將按計劃通過電子郵件發送。

使用集成

通過集成輕鬆同步您的業務軟件和應用程序。 QuickBooks Online 與 650 多個商業應用程序集成。 QBO 擁有一些最受歡迎的跨類別應用程序，包括賬單支付、員工管理、發票、時間跟踪、分析、庫存跟踪等。

只需單擊“應用程序”選項卡即可開始搜索和下載最適合您業務的應用程序。

自定義自動化

我們已經了解了 QuickBooks Online 中提供的一些自動化功能，但是有一種簡單的方法可以訪問多種自動化功能，可以根據需要輕鬆打開和關閉。 通過“帳戶和設置”>“高級”菜單，您可以選擇預填表格、自動應用信用、自動為未開票活動開具發票以及自動應用賬單支付。

使用 QuickBooks 桌面？ 查看這些 QuickBooks 桌面提示

我們沒有忘記您，QuickBooks Desktop 用戶。 QuickBooks Desktop 還具有多個內置快捷方式，可幫助您在平衡書籍時節省時間。 這些提示提供了簡化會計流程的好方法，從自定義儀表板和圖標欄到自動簽署支票。

使用鍵盤快捷鍵

與 QuickBooks Online 一樣，QuickBooks Desktop 也有一組鍵盤快捷鍵，用於通過按幾個按鈕快速瀏覽軟件。 快捷方式包括：

這些快捷方式適用於 PC 用戶的 QuickBooks Desktop。 QuickBooks for Mac 用戶可以使用一組單獨的快捷方式。

自定義您的圖標欄

您可以自定義 QuickBooks 儀表板左側圖標欄上的快捷方式。 這允許您添加、刪除和重新排序功能，讓您快速訪問最常用的功能。

自定義此菜單很簡單。 滾動到菜單底部並選擇自定義快捷方式。 從這裡，您可以添加、編輯和刪除圖標欄內容。 您還可以通過簡單地在列表中向上或向下拖動圖標來重新排序圖標。

使用 QuickBooks Capital 進行商業融資

與 QuickBooks Online 一樣，QuickBooks Desktop 也可讓您快速訪問 QuickBooks Capital。 只需單擊銀行業務>獲取資金即可開始。

自定義您的佈局

您可以更新 QuickBooks Desktop 軟件的佈局，使其更具視覺吸引力且更易於導航。 為此，請單擊編輯>首選項>桌面視圖。

在“我的首選項”選項卡上，您可以更新 QuickBooks 以顯示一個或多個窗口、更改配色方案並更新保存設置。 在公司偏好選項卡下，您可以選擇主頁上顯示的功能。

自定義報告

QuickBooks Desktop 有很多報告。 幸運的是，您不必浪費時間翻閱報告來查找您最常運行的報告。 您可以自定義和設置最喜歡的報告，因此最重要的報告始終只需點擊一下即可。 導航到報告>報告中心，搜索報告，然後單擊每個報告下方的心形圖標將它們標記為您的收藏夾。 所有被標記的報告現在都將顯示在報告中心的收藏選項卡中。

您還可以通過單擊運行收藏報告通過圖標欄輕鬆查看您的收藏。

簽署支票

您可以創建一個簽名文件以添加到支票中，從而無需簽署您公司所寫的每張支票。

為此，請簽署您的姓名並通過掃描或拍照將其上傳到您的計算機。 然後，導航到文件>打印機設置。 在表格名稱下，選擇支票/工資支票。 然後，選中打印簽名圖像框。 最後，通過選擇文件添加您上傳的簽名，選擇保存的圖像，然後保存您的更改。

使用 QuickMath 計算器快速計算

QuickMath 計算器是一種快速執行簡單計算的方法，無需拿出計算器或使用計算機上的單獨應用程序。 要使用此功能，請打開您將使用的表格（例如發票或估價單）。 然後，您可以按等號鍵或鍵入數字後跟函數，例如：

• 加： +
• 減： -
• 乘： *
• 除法： /

將彈出一個窗口，顯示您的計算。 您可以按等於查看小計，按 C 清除最後一個條目，或按兩次 C 清除等式。 完成計算後，按 Enter 鍵，計算值將輸入到字段中。

鎖定截止日期

設置結束日期可防止更改設置日期之前的交易。 這也被稱為關閉書籍。 雖然大多數企業在年底都會這樣做，但您可以從您選擇的任何日期關閉賬簿。

要設置截止日期，請單擊公司>設置截止日期。 選擇設置日期/密碼後，您將能夠選擇日期並設置密碼。 需要此密碼才能根據截止日期對過去的交易進行任何更改。 這樣做可以防止可能需要花費時間來識別和糾正的意外更改。

交易記錄

如果交易似乎丟失或您的圖書出現問題，您可以查看已刪除和無效交易的報告。 該報告將顯示採取了哪些行動、行動發生的時間以及其他交易詳情。

要查看此報告，請轉到報告>會計和稅務>作廢/刪除的交易摘要。 然後，您將能夠選擇要包含在報告中的字段並在查看報告之前設置過濾器。

審計追踪

審計跟踪有點類似於作廢/刪除的交易摘要。 此功能可讓您按時間順序查看已添加、修改和刪除的用戶條目和事務。 該報告跟踪賬單和發票的更改、會計科目表的更新，甚至是上次對帳的時間。 如果您的帳戶出現問題，查看審核日誌中的這些更改可以幫助您確定問題所在。

要訪問此報告，請轉到報告>會計和稅務>審計跟踪。

額外的 QuickBooks 學習和培訓資源

準備好學習其他使用 QuickBooks 的方法了嗎？ 找到適合您的最佳方式是真正學習和理解該軟件。 一種很好的方法是使用 QuickBooks Online 試駕來探索和練習。 如果您是 QuickBooks Desktop 用戶，您可以打開示例文件並開始瀏覽。 通過使用示例文件或試駕，您可以測試 QuickBooks 的功能，而不會弄亂您的公司數據。

QuickBooks 還為其用戶提供了許多出色的支持資源。 QuickBooks Support 擁有超過 700,000 篇文章，涵蓋從設置實時銀行提要到連接應用程序的所有內容。 還提供有關各種主題的分步視頻教程。

QuickBooks 還舉辦了許多網絡研討會，以幫助用戶充分利用該軟件。 網絡研討會持續一個小時，涵蓋諸如管理費用、使用 QuickBooks Time 以及銷售和發票等主題。 您可以直接通過 QuickBooks 註冊網絡研討會。

如果您想要終極體驗，您可以報名參加 QuickBooks 培訓。 課程包括精通 QuickBooks Online 和精通 QuickBooks Online 的會計基礎知識。 提供現場課程、自學課程和認證課程。 請注意，這些課程需要額外付費。

最後，無論您使用 QuickBooks Pro、QuickBooks Online 還是 Mac 版 QuickBooks，您都可以在 Merchant Maverick 了解更多關於 QuickBooks 的信息。 從我們的 QuickBooks Pro 教程系列開始，它可以讓您輕鬆學習在業務中成功使用 QuickBooks Desktop 所需的基礎知識。

有一些您自己的 QuickBooks 提示和技巧嗎？ 請務必在下面的評論中分享它們！

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