15 wskazówek QuickBooks, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas i usprawnić księgowość

Korzystanie z QuickBooks w firmie do równoważenia ksiąg i obsługi finansów jest pierwszym krokiem do uproszczenia księgowości w małej firmie. Ale kiedy zaczniesz faktycznie korzystać z oprogramowania, QuickBooks może wydawać się proste. Przy tak wielu funkcjach, transakcjach, raportach i danych często zdarza się, że oprogramowanie jest całkowicie przytłoczone.

Na szczęście zaczniesz rozumieć, jak robić rzeczy w QuickBooks, gdy zaczniesz nurkować i odkrywać oprogramowanie. Jednak dla zapracowanego właściciela firmy znalezienie czasu na poznanie wszystkich możliwych wskazówek i sztuczek QuickBooks może wydawać się monumentalnym zadaniem — aż do teraz.

W tym poście przedstawimy niektóre z najlepszych wskazówek dotyczących korzystania z QuickBooks Online. Te proste sztuczki mogą pomóc w łatwym i wydajnym nawigowaniu po oprogramowaniu i utrzymaniu finansów na właściwym torze jak profesjonalista, nawet jeśli nie masz wcześniejszego doświadczenia w księgowości. A jeśli jesteś użytkownikiem QuickBooks Desktop? Nie martw się — mamy też dla Ciebie kilka fajnych sztuczek.

Jeśli po tym wszystkim nadal nie masz wystarczającej liczby QuickBooks, wskażemy Ci dodatkowe zasoby, które pomogą Ci w pełni wykorzystać oprogramowanie. Niezależnie od tego, czy jesteś nowym subskrybentem QuickBooks, czy też wciąż masz problemy po zarejestrowaniu się, czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zostać ekspertem QuickBooks dzięki kilku prostym wskazówkom.

15 najlepszych porad online QuickBooks

QuickBooks już upraszcza sposób, w jaki właściciele małych firm obsługują księgowość. Ale te porady i wskazówki mogą sprawić, że zrównoważenie ksiąg będzie jeszcze szybsze i łatwiejsze. Od używania skrótów klawiaturowych po korzystanie z automatyzacji i planowania — skorzystaj z tych wskazówek, aby zaoszczędzić czas podczas korzystania z QuickBooks Online.

Użyj skrótów klawiaturowych

Prawdopodobnie co najmniej raz w życiu użyłeś skrótu klawiaturowego do kopiowania, wklejania lub wyszukiwania tekstu na komputerze. QuickBooks Online ma własny zestaw skrótów klawiaturowych zaprojektowanych w celu ułatwienia dostępu do typowych funkcji i zadań. Oto niektóre z najczęściej używanych skrótów:

Nie pamiętasz skrótów lub chcesz poznać inne opcje? QuickBooks Online również ma na to skrót. Użytkownicy komputerów PC mogą po prostu użyć Ctrl + Alt + ? a użytkownicy komputerów Mac mogą używać Ctrl + Option + ? aby zobaczyć pełną listę wszystkich skrótów klawiaturowych.

Połącz się z kanałami banku na żywo

Po dodaniu firmowego konta bankowego do QuickBooks Online salda konta i transakcje zostaną automatycznie zaktualizowane w oprogramowaniu — nie jest wymagane ręczne przesyłanie ani wprowadzanie danych. QuickBooks obsługuje ponad 20 000 lokalnych i międzynarodowych banków, więc konfiguracja powinna być dziecinnie prosta.

Aby rozpocząć, kliknij kartę Bankowość, a następnie wybierz opcje Połącz konta. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby kontynuować synchronizację konta.

Transakcje są aktualizowane co noc, chociaż w razie potrzeby istnieje możliwość ręcznej aktualizacji jednym kliknięciem.

Połącz wszystkie swoje konta biznesowe

Po dodaniu głównego konta bankowego do QuickBooks Online nie poprzestawaj na tym. Pamiętaj, aby dodać wszystkie konta firmowe, aby uzyskać jak najdokładniejszy obraz swoich finansów — i mieć wszystkie informacje o koncie w jednym miejscu. Możesz dodać wszystkie rodzaje kont, od kart kredytowych po PayPal. Po prostu dodaj każde konto poprzez zakładkę Bankowość.

Utwórz reguły bankowe

Możesz użyć reguł bankowych, aby automatycznie kategoryzować transakcje bankowe. Możesz nazwać regułę, ustawić warunki, przypisać według typu transakcji, odbiorcy i kategorii oraz dodać tagi. Możesz utworzyć jedną lub więcej reguł bankowych, klikając Bankowość>Reguły.

Skonfiguruj faktury cykliczne

Zamiast ręcznie wysyłać faktury do klientów co miesiąc, zaoszczędź czas, konfigurując faktury cykliczne w QuickBooks Online. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku subskrypcji o tej samej wysokości i należnych o tej samej porze każdego miesiąca.

Aby utworzyć fakturę cykliczną, utwórz nową fakturę, klikając Sprzedaż>Faktury>Utwórz fakturę. Pod datą wystawienia faktury znajdziesz opcję utworzenia faktury cyklicznej. Stąd tworzysz fakturę tak, jak zwykle; możesz także ustawić interwał, datę rozpoczęcia i datę zakończenia.

Zautomatyzuj przypomnienia o opóźnionych fakturach

Nie ścigaj klientów, którzy nie opłacili faktur. Zamiast tego użyj automatyzacji QBO, aby wysłać przypomnienia o opóźnionych fakturach. Nie tylko zaoszczędzisz czas, nie wysyłając ręcznie przypomnień, ale te automatyczne przypomnienia mogą również pomóc w szybszym otrzymywaniu płatności.

Aby skonfigurować tę automatyzację, przejdź do Ustawienia> Konto i ustawienia> Sprzedaż> Przypomnienia. W tym menu możesz włączać i wyłączać automatyczne przypomnienia o fakturach, a także dostosować towarzyszącą wiadomość e-mail.

Płać rachunki online

Płać swoim dostawcom i innym rachunkom bez opuszczania QuickBooks. Wybierz dostawcę i dodaj dane, w tym termin płatności, kwotę, notatki i załączniki. Możesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, ustawiając płatność cykliczną rachunku. Aby skorzystać z tej funkcji, przejdź do opcji Nowy>Dostawcy>Zapłać rachunki.

Dodatkowo możesz dodać integracje, w tym oprogramowanie, którego już używasz do płacenia rachunków, takie jak Bill.com. W dalszej części tego wpisu zajmiemy się integracjami.

Skonfiguruj wydatki cykliczne

QuickBooks Online ułatwia konfigurowanie i śledzenie powtarzających się wydatków. Możesz ręcznie dodać i skonfigurować wydatek cykliczny lub wprowadzić tę zmianę w wydatkach importowanych z aktywnych kanałów bankowych.

Aby rozpocząć, kliknij kartę Wydatki. W tym miejscu możesz dodać nową transakcję lub edytować istniejącą transakcję. W przypadku nowych transakcji kliknij Nowe transakcje>Wydatki. Wypełnij formularz i kliknij łącze Utwórz cykliczne na dole strony. Możesz ustawić odbiorcę, konto, interwał, metodę płatności, kategorię, kwotę i więcej.

Jeśli edytujesz istniejącą transakcję, po prostu otwórz transakcję, kliknij łącze Wykonaj cykliczne, wypełnij informacje i zapisz zmiany.

Użyj dopasowywania transakcji

Są chwile, kiedy musisz ręcznie wprowadzić transakcję do QuickBooks. Załóżmy, że wypisujesz czek do sprzedawcy. Transakcja nie pojawi się na Twoich kanałach bankowych, dopóki czek nie zostanie zrealizowany lub zdeponowany, a środki z Twojego konta zostaną pobrane. Zamiast czekać na aktualizację transakcji, decydujesz się na wprowadzenie płatności czekiem w QuickBooks, gdy tylko czek zostanie przekazany sprzedawcy. Gdy transakcja wyczyści Twój bank i pojawi się w Twoich kanałach na żywo, zostanie również dodana do QuickBooks.

Dobrą wiadomością jest to, że QuickBooks Online oznacza pasujące transakcje, zapobiegając duplikowaniu transakcji. Aby uzyskać dostęp do tej funkcji, przejdź do menu Banki i wybierz Do przeglądu. Transakcje z potencjalnym dopasowaniem są oznaczane, więc możesz kliknąć każdą transakcję, potwierdzić dopasowanie (lub wybrać dopasowanie, jeśli istnieje wiele opcji) i zapobiec księgowaniu zduplikowanych transakcji w Twoich rejestrach.

Skonfiguruj łącze do płatności

Przyjmowanie płatności online jest wygodne zarówno dla Ciebie, jak i Twoich klientów. Klienci będą mogli łatwo opłacić faktury online, a Ty nie będziesz musiał się martwić o zagubienie czeków w poczcie lub marnowanie czasu na deponowanie gotówki i czeków w banku.

Dzięki QBO możesz łatwo skonfigurować link do płatności. Wszystko, co musisz zrobić, to skonfigurować płatności, stworzyć unikalny link i udostępnić go swoim klientom. Klienci mogą następnie skorzystać z linku, aby zapłacić kartą lub przelewem bankowym. Aby rozpocząć, przejdź do Sprzedaż>Linki płatności i postępuj zgodnie z instrukcjami.

Wysyłaj faktury przez Gmaila

QuickBooks połączył siły z Google, aby umożliwić użytkownikom wysyłanie faktur bezpośrednio z ich kont Gmail. Aplikacja QuickBooks Invoicing dla Gmaila umożliwia wystawianie faktur klientom, a wszystkie faktury są synchronizowane z kontem QuickBooks.

Aby rozpocząć, zainstaluj dodatek do Gmaila, a następnie kliknij logo QuickBooks na swoim koncie Gmail. Następnie możesz zalogować się na swoje konto QuickBooks, aby tworzyć, wysyłać i śledzić faktury.

Uzyskaj finansowanie biznesowe dzięki QuickBooks Capital

Jeśli potrzebujesz finansowania biznesowego, aby zwiększyć przepływ gotówki lub pokryć wydatki awaryjne, nie trać czasu na wypełnianie długich wniosków. Zamiast tego rozważ złożenie wniosku o QuickBooks Capital.

Dostęp do QuickBooks Capital można uzyskać bezpośrednio przez QBO. Po prostu przejdź do zakładki Kapitał, aby rozpocząć. QuickBooks wstępnie wypełni Twoje informacje i użyje danych z QuickBooks, aby określić, czy kwalifikujesz się do finansowania. Po zatwierdzeniu możesz otrzymać do 150 000 USD w ciągu zaledwie jednego do dwóch dni roboczych.

Automatyzacja raportów

Podobnie jak większość właścicieli małych firm, prawdopodobnie regularnie generujesz przynajmniej jeden raport. Zamiast przechodzić przez proces ręcznego generowania raportu, możesz zautomatyzować ten proces w kilku szybkich krokach.

Przejdź do zakładki Raporty i wybierz (lub utwórz) raport niestandardowy. Na karcie Raporty niestandardowe możesz ustawić częstotliwość wysyłania raportu, datę zakończenia, towarzyszącą wiadomość e-mail i adresy e-mail odbiorców. Po zapisaniu zmian raport zostanie wysłany e-mailem zgodnie z harmonogramem.

Użyj integracji

Łatwo synchronizuj oprogramowanie biznesowe i aplikacje dzięki integracji. QuickBooks Online integruje się z ponad 650 aplikacjami biznesowymi. QBO ma jedne z najpopularniejszych aplikacji w różnych kategoriach, w tym płatności rachunków, zarządzanie pracownikami, fakturowanie, śledzenie czasu, analitykę, śledzenie zapasów i wiele innych.

Po prostu kliknij kartę Aplikacje, aby rozpocząć wyszukiwanie i pobieranie najlepszych aplikacji dla Twojej firmy.

Dostosuj automatyzacje

Już trafiliśmy na niektóre automatyzacje dostępne w QuickBooks Online, ale istnieje łatwy sposób na dostęp do wielu automatyzacji, które można łatwo włączać i wyłączać w razie potrzeby. W menu Konto i ustawienia>Zaawansowane możesz wybrać wstępne wypełnianie formularzy, automatyczne stosowanie kredytów, automatyczne fakturowanie nierozliczonych działań i automatyczne stosowanie płatności rachunków.

Używasz programu QuickBooks Desktop? Sprawdź te porady dotyczące pulpitu QuickBooks

Nie zapomnieliśmy o Was, użytkownicy QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop ma również kilka wbudowanych skrótów, które pomogą Ci zaoszczędzić czas podczas równoważenia książek. Te wskazówki oferują świetne sposoby na uproszczenie procesów księgowych, od dostosowywania pulpitu nawigacyjnego i paska ikon po automatyczne podpisywanie czeków.

Użyj skrótów klawiaturowych

Podobnie jak QuickBooks Online, QuickBooks Desktop ma również zestaw skrótów klawiaturowych, które służą do szybkiego poruszania się po oprogramowaniu za pomocą kilku przycisków. Skróty obejmują:

Te skróty dotyczą QuickBooks Desktop dla użytkowników komputerów PC. Dla użytkowników QuickBooks dla komputerów Mac dostępny jest osobny zestaw skrótów.

Dostosuj swój pasek ikon

Możesz dostosować skróty na pasku ikon po lewej stronie pulpitu nawigacyjnego QuickBooks. Pozwala to dodawać, usuwać i zmieniać kolejność funkcji, zapewniając szybki dostęp do funkcji, z których najczęściej korzystasz.

Dostosowanie tego menu jest proste. Przewiń na dół menu i wybierz Dostosuj skróty. W tym miejscu możesz dodawać, edytować i usuwać zawartość paska ikon. Możesz także zmienić kolejność ikon, po prostu przeciągając ikonę w górę lub w dół na liście.

Użyj QuickBooks Capital do finansowania biznesu

Podobnie jak w przypadku QuickBooks Online, QuickBooks Desktop zapewnia również szybki dostęp do QuickBooks Capital. Po prostu kliknij Bankowość>Pobierz kapitał, aby rozpocząć.

Dostosuj swój układ

Możesz zaktualizować układ swojego oprogramowania QuickBooks Desktop, aby uczynić go bardziej atrakcyjnym wizualnie i łatwiejszym w nawigacji. Aby to zrobić, kliknij Edycja>Preferencje>Widok pulpitu.

Na karcie Moje preferencje możesz zaktualizować swoje QuickBooki, aby wyświetlać jedno okno lub wiele okien, zmienić schemat kolorów i zaktualizować ustawienia zapisywania. Na karcie Preferencje firmy możesz wybrać funkcje, które są wyświetlane na stronie głównej.

Dostosuj raporty

QuickBooks Desktop ma wiele raportów. Na szczęście nie musisz tracić czasu na przedzieranie się przez raporty, aby znaleźć te, z których korzystasz najczęściej. Możesz dostosowywać i ustawiać ulubione raporty, dzięki czemu najważniejsze z nich są zawsze na wyciągnięcie ręki. Przejdź do Raporty> Centrum raportów, przeszukaj raporty i kliknij ikonę serca pod każdym, aby oznaczyć je jako ulubione. Wszystkie zaznaczone raporty będą teraz wyświetlane na karcie Ulubione w Centrum raportów.

Możesz także łatwo przeglądać ulubione za pomocą paska ikon, klikając Uruchom ulubione raporty.

Kontrole podpisywania

Możesz utworzyć plik podpisu, aby dodać go do czeków, eliminując potrzebę podpisywania każdego czeku wystawionego przez Twoją firmę.

Aby to zrobić, podpisz się i prześlij na swój komputer, skanując lub robiąc zdjęcie. Następnie przejdź do Plik> Konfiguracja drukarki. W polu Nazwa formularza wybierz Czek/Wypłata. Następnie zaznacz pole Drukuj obraz podpisu. Na koniec dodaj przesłany podpis, wybierając Plik, wybierając zapisany obraz i zapisz zmiany.

Oblicz szybko za pomocą kalkulatora QuickMath

Kalkulator QuickMath to szybki sposób wykonywania prostych obliczeń bez konieczności wyciągania kalkulatora lub używania osobnej aplikacji na komputerze. Aby skorzystać z tej funkcji, otwórz formularz, którego będziesz używać (np. fakturę lub kosztorys). Następnie możesz nacisnąć klawisz równości lub wpisać liczbę, po której następuje funkcja, na przykład:

• Plus: +
• Minus: –
• Pomnóż: *
• Podziel: /

Pojawi się okno z Twoimi obliczeniami. Możesz nacisnąć równy, aby zobaczyć sumę częściową, C, aby wyczyścić ostatni wpis, lub C dwukrotnie, aby wyczyścić równanie. Po zakończeniu obliczeń naciśnij Enter, a obliczona wartość zostanie wprowadzona do pola.

Zablokuj daty zamknięcia

Ustawienie daty zamknięcia uniemożliwia zmianę transakcji przed ustaloną datą. Nazywa się to również zamykaniem ksiąg. Chociaż większość firm robi to pod koniec roku, możesz zamknąć księgi w dowolnym wybranym przez siebie terminie.

Aby ustawić datę zamknięcia, kliknij Firma>Ustaw datę zamknięcia. Po wybraniu opcji Ustaw datę/hasło będziesz mógł wybrać datę i ustawić hasło. To hasło będzie wymagane do wprowadzania jakichkolwiek zmian w przeszłych transakcjach na podstawie daty zamknięcia. Zapobiega to przypadkowym zmianom, których zidentyfikowanie i poprawienie może być czasochłonne.

Historia transakcji

Jeśli wydaje się, że brakuje transakcji lub coś jest nie tak z Twoimi księgami, możesz wyświetlić raport o usuniętych i unieważnionych transakcjach. Ten raport pokaże, jakie działania zostały podjęte, kiedy zostały wykonane oraz inne szczegóły transakcji.

Aby wyświetlić ten raport, przejdź do opcji Raporty>Księgowy i podatki>Podsumowanie anulowanych/usuniętych transakcji. Wtedy będziesz mógł wybrać pola do uwzględnienia w raporcie i ustawić filtry przed wyświetleniem raportu.

Ścieżka audytu

Ścieżka audytu jest nieco podobna do podsumowania anulowanych/usuniętych transakcji. Ta funkcja zapewnia chronologiczny widok wpisów użytkowników i transakcji, które zostały dodane, zmodyfikowane i usunięte. Ten raport śledzi zmiany w rachunkach i fakturach, aktualizacje planu kont, a nawet ostatnie uzgadnianie kont. Jeśli wydaje Ci się, że coś jest nie tak z Twoim kontem, przeglądanie tych zmian w dzienniku kontrolnym może pomóc Ci określić, gdzie leży problem.

Aby uzyskać dostęp do tego raportu, przejdź do Raporty> Księgowy i podatki> Ścieżka audytu.

Dodatkowe materiały szkoleniowe i szkoleniowe QuickBooks

Chcesz poznać inne sposoby korzystania z QuickBooks na swoją korzyść? Najlepszym sposobem na znalezienie tego, co działa dla Ciebie, jest naprawdę poznanie i zrozumienie oprogramowania. Świetnym sposobem na to jest skorzystanie z jazdy testowej QuickBooks Online w celu zbadania i ćwiczenia. Jeśli jesteś użytkownikiem QuickBooks Desktop, możesz otworzyć przykładowy plik i zacząć grzebać. Korzystając z przykładowego pliku lub dysku testowego, możesz przetestować funkcje QuickBooks bez zakłócania danych firmy.

QuickBooks ma również wiele świetnych zasobów wsparcia dla swoich użytkowników. Wsparcie QuickBooks zawiera ponad 700 000 artykułów obejmujących wszystko, od konfigurowania kanałów bankowych na żywo po łączenie aplikacji. Dostępne są również samouczki wideo krok po kroku na różne tematy.

QuickBooks organizuje również liczne seminaria internetowe, aby pomóc użytkownikom w maksymalnym wykorzystaniu oprogramowania. Webinaria trwają godzinę i obejmują takie tematy, jak zarządzanie wydatkami, korzystanie z QuickBooks Time oraz sprzedaż i faktury. Możesz zapisać się na webinar bezpośrednio przez QuickBooks.

Jeśli chcesz uzyskać najlepsze wrażenia, możesz zapisać się na szkolenie QuickBooks. Kursy obejmują Mastering QuickBooks Online i Mastering Accounting Basics dla QuickBooks Online. Dostępne są zajęcia na żywo, kursy we własnym tempie i kursy certyfikacyjne. Należy pamiętać, że kursy te są dostępne za dodatkową opłatą.

Wreszcie, nie możesz szukać dalej niż tutaj, w Merchant Maverick, aby dowiedzieć się więcej o QuickBooks — niezależnie od tego, czy używasz QuickBooks Pro, QuickBooks Online, czy QuickBooks dla komputerów Mac. Zacznij od naszej serii samouczków QuickBooks Pro, która ułatwia poznanie podstaw potrzebnych do pomyślnego korzystania z programu QuickBooks Desktop w Twojej firmie.

Masz kilka własnych wskazówek i trików QuickBooks? Koniecznie podzielcie się nimi w komentarzach poniżej!

Często zadawane pytania dotyczące QuickBooks