Size Zaman Kazandıracak ve Muhasebe İşlemlerinizi Kolaylaştıracak 15 QuickBooks İpuçları

Kitapları dengelemek ve finansmanı halletmek için işinizde QuickBooks'u kullanmak, küçük işletme muhasebenizi basitleştirmenin ilk adımıdır. Ancak bir kez yazılımı gerçekten kullanmaya başladığınızda, QuickBooks basit olmaktan başka bir şey gibi görünebilir. Bu kadar çok özellik, işlem, rapor ve veri ile, yazılım tarafından tamamen bunalmış hissetmek nadir değildir.

Neyse ki, dalmaya ve yazılımı keşfetmeye başladığınızda QuickBooks'ta işlerin nasıl yapıldığını anlamaya başlayacaksınız. Bununla birlikte, meşgul işletme sahibi için, tüm olası QuickBooks ipuçlarını ve püf noktalarını öğrenmek için zaman bulmak, şimdiye kadar anıtsal bir görev gibi görünebilir.

Bu gönderide, QuickBooks Online'ın nasıl kullanılacağına dair en iyi ipuçlarından bazılarını inceleyeceğiz. Bu basit numaralar, daha önce muhasebe deneyiminiz olmasa bile, yazılımda kolay ve verimli bir şekilde gezinmenize ve bir profesyonel gibi mali durumunuzu yolunda tutmanıza yardımcı olabilir. Ve bir QuickBooks Masaüstü kullanıcısıysanız? Endişelenme - senin için de bazı güzel numaralarımız var.

Tüm bunlardan sonra hala yeterince QuickBooks almadıysanız, yazılımınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için sizi ek kaynaklara yönlendireceğiz. İster yepyeni bir QuickBooks abonesi olun, ister kaydolduktan aylar sonra hala mücadele ediyor olun, birkaç kolay ipucu ile nasıl QuickBooks uzmanı olabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

En İyi 15 QuickBooks Çevrimiçi İpuçları

QuickBooks, küçük işletme sahiplerinin muhasebeyi işleme şeklini zaten basitleştiriyor. Ancak bu ipuçları ve püf noktaları, kitapları dengelemeyi daha da hızlı ve kolay hale getirebilir. Klavye kısayollarını kullanmaktan otomasyonları ve zamanlamayı kullanmaya kadar, QuickBooks Online'ı kullanırken zaman kazanmak için bu ipuçlarını kullanın.

Klavye Kısayollarını Kullan

Muhtemelen hayatınızda en az bir kez bilgisayarınızda metin kopyalamak, yapıştırmak veya aramak için bir klavye kısayolu kullanmışsınızdır. QuickBooks Online, ortak özelliklere ve görevlere erişmeyi kolaylaştırmak için tasarlanmış kendi klavye kısayollarına sahiptir. En sık kullanılan kısayollardan bazıları şunlardır:

Kısayolları hatırlayamıyor musunuz veya diğer seçenekleri keşfetmek mi istiyorsunuz? QuickBooks Online'da bunun için de bir kısayol var. PC kullanıcıları Ctrl + Alt + kullanabilir mi? ve Mac kullanıcıları Ctrl + Option + ? Tüm klavye kısayollarının tam listesi için.

Canlı Banka Akışlarına Bağlan

Ticari banka hesabınızı QuickBooks Online'a ekleyerek, hesap bakiyeleriniz ve işlemleriniz yazılımda otomatik olarak güncellenir - manuel yükleme veya veri girişi gerekmez. QuickBooks, 20.000'den fazla yerel ve uluslararası bankayı desteklemektedir, bu nedenle kurulum yapmak çok kolay olmalıdır.

Başlamak için Bankacılık sekmesini tıklayın, ardından Hesapları Bağla seçeneklerini seçin. Hesabınızı senkronize etmeye devam etmek için talimatları izleyin.

İşlemler her gece güncellenir, ancak gerektiğinde tek bir tıklama ile manuel olarak güncelleme seçeneğiniz vardır.

Tüm Ticari Hesaplarınızı Bağlayın

Birincil banka hesabınızı QuickBooks Online'a ekledikten sonra orada durmayın. Mali durumunuzun en doğru resmini elde etmek için tüm işletme hesaplarınızı eklediğinizden emin olun ve tüm hesap bilgilerinizi tek bir noktada toplayın. Kredi kartlarından PayPal'a kadar her türlü hesabı ekleyebilirsiniz. Her hesabı Bankacılık sekmesinden eklemeniz yeterlidir.

Bankacılık Kuralları Oluşturun

Banka işlemlerini otomatik olarak kategorilere ayırmak için banka kurallarını kullanabilirsiniz. Kuralı adlandırabilir, koşulları ayarlayabilir, işlem türüne, alacaklıya ve kategoriye göre atayabilir ve etiketler ekleyebilirsiniz. Bankacılık>Kurallar'a tıklayarak bir veya daha fazla bankacılık kuralı oluşturabilirsiniz.

Yinelenen Faturaları Ayarlayın

Müşterilerinize her ay manuel olarak fatura göndermek yerine QuickBooks Online'da yinelenen faturalar ayarlayarak zaman kazanın. Bu, her ay aynı miktarda ve aynı saatte ödenmesi gereken abonelikler için idealdir.

Mükerrer fatura oluşturmak için Satış>Faturalar>Fatura Oluştur'a tıklayarak yeni bir fatura oluşturun. Fatura tarihinin altında, yinelenen bir fatura oluşturma seçeneğini bulacaksınız. Buradan normalde yaptığınız gibi bir fatura oluşturursunuz; ayrıca aralığı, başlangıç ​​tarihini ve bitiş tarihini de ayarlayabilirsiniz.

Geç Fatura Hatırlatıcılarını Otomatikleştirin

Faturalarını ödemeyen müşterilerinizin peşine düşmeyin. Bunun yerine, geç fatura hatırlatıcıları göndermek için QBO'nun otomasyonlarını kullanın. Hatırlatıcıları manuel olarak göndermeyerek zamandan tasarruf etmekle kalmaz, aynı zamanda bu otomatik hatırlatıcılar da daha hızlı ödeme almanıza yardımcı olabilir.

Bu otomasyonu kurmak için Ayarlar>Hesap ve Ayarlar>Satış>Hatırlatıcılar'a gidin. Bu menüden otomatik fatura hatırlatıcılarını açıp kapatabilir ve beraberindeki e-posta mesajını özelleştirebilirsiniz.

Faturalarınızı Çevrimiçi Ödeyin

QuickBooks'tan hiç ayrılmadan satıcılarınızı ve diğer faturalarınızı ödeyin. Satıcınızı seçin ve vade tarihi, tutar, notlar ve ekler dahil olmak üzere verileri ekleyin. Yinelenen bir fatura ödemesi ayarlayarak daha da fazla zaman kazanabilirsiniz. Bu özelliği kullanmak için Yeni>Satıcılar>Fatura Öde'ye gidin.

Ayrıca, Bill.com gibi faturaları ödemek için kullandığınız yazılımlar da dahil olmak üzere entegrasyonlar ekleyebilirsiniz. Bu yazının ilerleyen bölümlerinde entegrasyonlara daha fazla dalacağız.

Yinelenen Giderleri Ayarla

QuickBooks Online, yinelenen masrafları ayarlamayı ve izlemeyi kolaylaştırır. Yinelenen bir gideri manuel olarak ekleyebilir ve ayarlayabilir veya bu değişikliği canlı banka beslemelerinizden içe aktarılan giderlerde yapabilirsiniz.

Başlamak için Giderler sekmesini tıklayın. Buradan yeni bir işlem ekleyebilir veya mevcut bir işlemi düzenleyebilirsiniz. Yeni işlemler için Yeni İşlemler>Giderler'e tıklayın. Formu doldurun ve sayfanın altındaki Yinelenen Yap bağlantısını tıklayın. Alacaklıyı, hesabı, aralığı, ödeme yöntemini, kategoriyi, tutarı ve daha fazlasını belirleyebilirsiniz.

Mevcut bir işlemi düzenliyorsanız, işlemi açmanız, Yinelenen Yap bağlantısını tıklamanız, bilgileri doldurmanız ve değişikliklerinizi kaydetmeniz yeterlidir.

İşlem Eşleştirmeyi Kullan

QuickBooks'a manuel olarak bir işlem girmeniz gereken zamanlar vardır. Diyelim ki bir satıcıya bir çek yazdınız. Çek bozdurulana veya yatırılana ve hesabınızdan para çekilene kadar işlem banka özet akışlarınızda görünmeyecektir. İşlemlerin güncellenmesini beklemek yerine, çek satıcıya verilir verilmez çek ödemesini QuickBooks'a girmeyi tercih edersiniz. İşlem bankanızı temizledikten ve canlı yayınlarınızda göründüğünde, QuickBooks'a da eklenecektir.

İyi haber şu ki, QuickBooks Online eşleşen işlemleri işaretleyerek mükerrer işlemler yapmanızı engeller. Bu özelliğe erişmek için Bankacılık menüsüne gidin ve İnceleme İçin'i seçin. Potansiyel eşleşmeye sahip işlemler işaretlenir, böylece her bir işleme tıklayabilir, eşleşmeyi onaylayabilir (veya birden fazla seçenek varsa eşleşmeyi seçebilir) ve yinelenen işlemlerin kayıtlarınıza gönderilmesini önleyebilirsiniz.

Bir Ödeme Bağlantısı Oluşturun

Çevrimiçi ödemeleri kabul etmek hem siz hem de müşterileriniz için uygundur. Müşteriler faturalarını online olarak kolayca ödeyebilecekler ve çeklerin postada kaybolması veya bankaya nakit ve çek yatırmak için zaman harcamanız gerekmeyecek.

QBO aracılığıyla kolayca bir ödeme bağlantısı oluşturabilirsiniz. Tek yapmanız gereken ödemeleri ayarlamak, benzersiz bir bağlantı oluşturmak ve bunu müşterilerinizle paylaşmak. Müşteriler daha sonra kartlarını kullanarak veya banka havalesi yoluyla ödeme yapmak için bağlantıyı kullanabilir. Başlamak için Satış>Ödeme Bağlantıları'na gidin ve talimatları izleyin.

Gmail Üzerinden Fatura Gönderin

QuickBooks, kullanıcıların doğrudan Gmail hesaplarından fatura göndermeleri için bir yol sağlamak için Google ile birlikte çalıştı. Gmail uygulaması için QuickBooks Faturalandırma, müşterilerinizi faturalandırmanıza olanak tanır ve tüm faturalar QuickBooks hesabınızla senkronize edilir.

Başlamak için eklentiyi Gmail'e yükleyin, ardından Gmail hesabınızdaki QuickBooks logosunu tıklayın. Daha sonra faturalarınızı oluşturmak, göndermek ve takip etmek için QuickBooks hesabınızda oturum açabilirsiniz.

QuickBooks Capital ile İşletme Finansmanı Alın

Nakit akışını artırmak veya acil bir masrafı karşılamak için işletme finansmanına ihtiyacınız varsa, uzun başvuruları doldurarak zaman kaybetmeyin. Bunun yerine QuickBooks Capital'a başvurmayı düşünün.

QuickBooks Capital'e doğrudan QBO aracılığıyla erişilebilir. Başlamak için Başkent sekmesine gitmeniz yeterlidir. QuickBooks, bilgilerinizi önceden dolduracak ve finansman için uygun olup olmadığınızı belirlemek için QuickBooks'tan gelen verileri kullanacaktır. Onaylandıktan sonra, bir ila iki iş günü gibi kısa bir sürede 150.000 ABD Dolarına kadar alabilirsiniz.

Raporları Otomatikleştirin

Çoğu küçük işletme sahibi gibi, muhtemelen düzenli olarak en az bir rapor yayınlıyorsunuz. Rapor oluşturma sürecini manuel olarak yapmak yerine, birkaç hızlı adımla süreci otomatikleştirebilirsiniz.

Raporlar sekmesine gidin ve özel bir rapor seçin (veya oluşturun). Özel Raporlar sekmesinden raporun ne sıklıkta gönderileceğini, bir bitiş tarihini, beraberindeki bir e-posta mesajını ve alıcı e-posta adreslerini ayarlayabilirsiniz. Değişiklikleri kaydettikten sonra, rapor planlandığı gibi e-posta ile gönderilecektir.

Entegrasyonları Kullan

İş yazılımınızı ve uygulamalarınızı entegrasyonlarla kolayca senkronize edin. QuickBooks Online, 650'den fazla iş uygulamasıyla bütünleşir. QBO, fatura ödemeleri, çalışan yönetimi, faturalandırma, zaman takibi, analitik, envanter takibi ve daha fazlası dahil olmak üzere kategoriler arasında en popüler uygulamalardan bazılarına sahiptir.

İşletmeniz için en iyi uygulamaları aramaya ve indirmeye başlamak için Uygulamalar sekmesine tıklamanız yeterlidir.

Otomasyonları Özelleştirin

QuickBooks Online'da bulunan bazı otomasyonlara zaten ulaştık, ancak gerektiğinde kolayca açılıp kapatılabilen birden fazla otomasyona erişmenin kolay bir yolu var. Hesap ve Ayarlar>Gelişmiş menüsünden, formları önceden doldurmayı, otomatik olarak kredi vermeyi, faturalandırılmayan aktiviteyi otomatik olarak faturalandırmayı ve fatura ödemelerini otomatik olarak uygulamayı seçebilirsiniz.

QuickBooks Masaüstünü Kullanıyor musunuz? Bu QuickBooks Masaüstü İpuçlarına Göz Atın

QuickBooks Desktop kullanıcıları olarak sizleri de unutmadık. QuickBooks Desktop ayrıca, kitapları dengelerken zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacak birçok yerleşik kısayola sahiptir. Bu ipuçları, kontrol panelinizi ve simge çubuğunuzu özelleştirmekten çeklerinizi otomatik olarak imzalamaya kadar muhasebe süreçlerinizi basitleştirmenin harika yollarını sunar.

Klavye Kısayollarını Kullan

QuickBooks Online gibi, QuickBooks Desktop da birkaç düğmeye basarak yazılımda hızlı bir şekilde gezinmek için kullanılan bir dizi klavye kısayoluna sahiptir. Kısayollar şunları içerir:

Bu kısayollar, PC kullanıcıları için QuickBooks Desktop için geçerlidir. Mac kullanıcıları için QuickBooks için ayrı bir kısayol seti mevcuttur.

Simge Çubuğunuzu Özelleştirin

QuickBooks kontrol panelinizin sol tarafındaki simge çubuğundaki kısayolları özelleştirebilirsiniz. Bu, özellikleri eklemenize, kaldırmanıza ve yeniden sıralamanıza olanak tanıyarak en çok kullandığınız özelliklere hızlı erişim sağlar.

Bu menüyü özelleştirmek basittir. Menünün en altına gidin ve Kısayolları Özelleştir'i seçin. Buradan simge çubuğu içeriğini ekleyebilir, düzenleyebilir ve silebilirsiniz. Ayrıca, bir simgeyi listede yukarı veya aşağı sürükleyerek de simgeleri yeniden sıralayabilirsiniz.

İşletme Finansmanı için QuickBooks Capital'i kullanın

QuickBooks Online'da olduğu gibi QuickBooks Desktop da QuickBooks Capital'a hızlı erişim sağlar. Başlamak için Bankacılık> Sermaye Al'ı tıklamanız yeterlidir.

Düzeninizi Özelleştirin

QuickBooks Masaüstü yazılımınızın düzenini, görsel olarak daha çekici ve gezinmeyi daha kolay hale getirmek için güncelleyebilirsiniz. Bunu yapmak için Düzenle>Tercihler>Masaüstü Görünümü'ne tıklayın.

Tercihlerim sekmesinde, QuickBooks'unuzu bir veya birden çok pencere gösterecek şekilde güncelleyebilir, renk düzeninizi değiştirebilir ve kaydetme ayarlarınızı güncelleyebilirsiniz. Firma Tercihleri ​​sekmesi altında Ana sayfada gösterilen özellikleri seçebilirsiniz.

Raporları Özelleştir

QuickBooks Desktop'ta çok sayıda rapor var. Neyse ki, en sık çalıştırdığınız raporları bulmak için raporlar arasında dolaşarak zaman kaybetmek zorunda değilsiniz. Favori raporları özelleştirebilir ve ayarlayabilirsiniz, böylece en önemlileri her zaman sadece bir tık uzağınızdadır. Raporlar>Rapor Merkezi'ne gidin, raporlarda arama yapın ve favorileriniz olarak işaretlemek için her birinin altındaki kalp simgesine tıklayın. İşaretlenen tüm raporlar artık Rapor Merkezi'ndeki Favori sekmesinde görünecektir.

Ayrıca Sık Kullanılan Raporları Çalıştır'ı tıklatarak simge çubuğundan sık kullanılanlarınızı kolayca görüntüleyebilirsiniz.

Kontrolleri İmzala

Çeklere eklemek için bir imza dosyası oluşturarak şirketiniz tarafından yazılan her çeki imzalama gereğini ortadan kaldırabilirsiniz.

Bunun için adınızı imzalayın ve tarayarak veya fotoğraf çekerek bilgisayarınıza yükleyin. Ardından Dosya>Yazıcı Kurulumu'na gidin. Form Adı altında Çek/Maaş Çeki'ni seçin. Ardından, İmza Resmi Yazdır kutusunu işaretleyin. Son olarak, Dosya'yı seçip kaydedilen görüntüyü seçerek yüklediğiniz imzayı ekleyin ve değişikliklerinizi kaydedin.

QuickMath Hesaplayıcı ile Hızlı Hesaplayın

QuickMath hesap makinesi, bir hesap makinesini çıkarmak veya bilgisayarınızda ayrı bir uygulama kullanmak zorunda kalmadan basit hesaplamaları gerçekleştirmenin hızlı bir yoludur. Bu özelliği kullanmak için kullanacağınız formu (fatura veya tahmin gibi) açın. Daha sonra eşittir tuşuna basabilir veya bir sayı ve ardından aşağıdaki gibi bir işlev yazabilirsiniz:

• artı: +
• Eksi: –
• çarpma: *
• Böl: /

Hesaplamalarınızı gösteren bir pencere açılacaktır. Ara toplamınızı görmek için eşittir, son girişi silmek için C'ye veya denklemi temizlemek için iki kez C'ye basabilirsiniz. Hesaplamanızı tamamladıktan sonra Enter tuşuna basın, hesaplanan değer alana girilecektir.

Kapanış Tarihlerini Kilitle

Kapanış tarihi belirlemek, belirlenen tarihten önceki işlemlerin değiştirilmesini engeller. Bu aynı zamanda kitapları kapatmak olarak da bilinir. Çoğu işletme bunu yıl sonunda yaparken, istediğiniz tarihten itibaren defterleri kapatabilirsiniz.

Bir kapanış tarihi belirlemek için Şirket>Kapanış Tarihini Ayarla'yı tıklayın. Tarih/Şifre Belirle'yi seçtikten sonra bir tarih seçebilecek ve bir şifre belirleyebileceksiniz. Kapanış tarihine bağlı olarak geçmiş işlemlerde herhangi bir değişiklik yapmak için bu şifre gerekecektir. Bunu yapmak, tanımlaması ve düzeltmesi zaman alıcı olabilecek kazara değişiklikleri önler.

işlem geçmişi

Bir işlem eksik görünüyorsa veya defterlerinizde bir sorun varsa, silinen ve geçersiz kılınan işlemlerin raporunu görüntüleyebilirsiniz. Bu rapor, hangi eylemin yapıldığını, eylemin ne zaman gerçekleştiğini ve diğer işlem ayrıntılarını gösterecektir.

Bu raporu görüntülemek için Raporlar>Muhasebeci ve Vergiler>İptal Edilen/Silinen İşlemler Özeti'ne gidin. Ardından, rapora dahil edilecek alanları seçebilecek ve raporu görüntülemeden önce filtreleri ayarlayabileceksiniz.

Denetim İzi

Denetim izi, Voided/Silinmiş İşlem Özetine biraz benzer. Bu özellik, eklenen, değiştirilen ve silinen kullanıcı girişlerinin ve işlemlerinin kronolojik bir görünümünü sunar. Bu rapor, faturalarda ve faturalarda yapılan değişiklikleri, hesap planınızdaki güncellemeleri ve hatta hesapların en son ne zaman uzlaştırıldığını izler. Hesabınızda bir sorun gibi görünüyorsa, bu değişiklikleri denetleme günlüğünde görüntülemek, sorunun nerede olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Bu rapora erişmek için Raporlar>Muhasebeci ve Vergiler>Denetim İzi'ne gidin.

Ekstra QuickBooks Öğrenme ve Eğitim Kaynakları

QuickBooks'u kendi yararınıza kullanmanın diğer yollarını öğrenmeye hazır mısınız? Sizin için neyin işe yaradığını bulmanın en iyi yolu, yazılımı gerçekten öğrenmek ve anlamaktır. Bunu yapmanın harika bir yolu, keşfetmek ve pratik yapmak için QuickBooks Online test sürüşünü kullanmaktır. QuickBooks Desktop kullanıcısıysanız, örnek bir dosya açabilir ve etrafta dolaşmaya başlayabilirsiniz. Örnek bir dosya veya test sürüşü kullanarak, şirket verilerinizi karıştırmadan QuickBooks özelliklerini test edebilirsiniz.

QuickBooks ayrıca kullanıcıları için çok sayıda harika destek kaynağına sahiptir. QuickBooks Desteği, canlı banka beslemelerini ayarlamaktan uygulamaları bağlamaya kadar her şeyi kapsayan 700.000'den fazla makaleye sahiptir. Çeşitli konularda adım adım video eğitimleri de mevcuttur.

QuickBooks ayrıca, kullanıcıların yazılımdan en iyi şekilde yararlanmalarına yardımcı olmak için çok sayıda web seminerine ev sahipliği yapar. Web seminerleri bir saat sürer ve giderleri yönetme, QuickBooks Time'ı kullanma ve satışlar ve faturalar gibi konuları kapsar. Doğrudan QuickBooks aracılığıyla bir web seminerine kaydolabilirsiniz.

Nihai deneyimi istiyorsanız, QuickBooks Eğitimine kaydolabilirsiniz. Kurslar, QuickBooks Online'da Mastering ve QuickBooks Online için Muhasebe Temellerinde Mastering'i içerir. Canlı dersler, kendi hızınızda kurslar ve sertifika kursları mevcuttur. Bu kursların ek ücrete tabi olduğunu lütfen unutmayın.

Son olarak, QuickBooks Pro, QuickBooks Online veya Mac için QuickBooks kullansanız da QuickBooks hakkında daha fazla bilgi edinmek için Merchant Maverick'ten başka bir yere bakamazsınız. QuickBooks Desktop'ı işinizde başarılı bir şekilde kullanmak için ihtiyacınız olan temel bilgileri öğrenmeyi kolaylaştıran QuickBooks Pro eğitim serimizle başlayın.

Birkaç QuickBooks ipucunuz ve püf noktanız mı var? Bunları aşağıdaki yorumlarda paylaştığınızdan emin olun!

QuickBooks SSS'leri