15 conseils QuickBooks pour vous faire gagner du temps et rationaliser votre comptabilité

L'utilisation de QuickBooks dans votre entreprise pour équilibrer les livres et gérer les finances est la première étape pour simplifier la comptabilité de votre petite entreprise. Mais une fois que vous commencez à utiliser le logiciel, QuickBooks peut sembler tout sauf simple. Avec autant de fonctionnalités, de transactions, de rapports et de données, il n'est pas rare de se sentir complètement dépassé par le logiciel.

Heureusement, vous commencerez à comprendre comment faire les choses dans QuickBooks une fois que vous aurez commencé à plonger et à explorer le logiciel. Pour le propriétaire d'entreprise occupé, cependant, trouver le temps d'apprendre tous les trucs et astuces possibles de QuickBooks peut sembler une tâche monumentale - jusqu'à présent.

Dans cet article, nous allons détailler certains des meilleurs conseils pour utiliser QuickBooks en ligne. Ces astuces simples peuvent vous aider à naviguer facilement et efficacement dans le logiciel et à garder vos finances sur la bonne voie comme un pro, même si vous n'avez aucune expérience préalable en comptabilité. Et si vous êtes un utilisateur de QuickBooks bureau ? Ne vous inquiétez pas, nous avons également quelques astuces intéressantes pour vous.

Si vous n'avez toujours pas obtenu suffisamment de QuickBooks après tout cela, nous vous indiquerons des ressources supplémentaires pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel. Donc, que vous soyez un tout nouvel abonné à QuickBooks ou que vous éprouviez encore des difficultés des mois après votre inscription, continuez à lire pour savoir comment vous pouvez devenir un expert de QuickBooks avec quelques conseils simples.

Les 15 meilleurs conseils en ligne QuickBooks

QuickBooks simplifie déjà la façon dont les propriétaires de petites entreprises gèrent la comptabilité. Mais ces trucs et astuces peuvent rendre encore plus rapide et plus facile l'équilibre des livres. De l'utilisation des raccourcis clavier à l'utilisation des automatisations et de la planification, utilisez ces conseils pour gagner du temps lors de l'utilisation de QuickBooks en ligne.

Utiliser les raccourcis clavier

Vous avez probablement utilisé un raccourci clavier au moins une fois dans votre vie pour copier, coller ou rechercher du texte sur votre ordinateur. QuickBooks en ligne possède son propre ensemble de raccourcis clavier conçus pour faciliter l'accès aux fonctions et tâches courantes. Voici quelques-uns des raccourcis les plus couramment utilisés :

Vous ne vous souvenez plus des raccourcis ou souhaitez explorer les autres options ? QuickBooks en ligne propose également un raccourci pour cela. Les utilisateurs de PC peuvent simplement utiliser Ctrl + Alt + ? et les utilisateurs de Mac peuvent utiliser Ctrl + Option + ? pour une liste complète de tous les raccourcis clavier.

Connectez-vous aux flux bancaires en direct

En ajoutant votre compte bancaire d'entreprise à QuickBooks en ligne, les soldes et les transactions de votre compte seront automatiquement mis à jour dans le logiciel - aucun téléchargement manuel ni saisie de données requis. QuickBooks prend en charge plus de 20 000 banques locales et internationales, donc la configuration devrait être un jeu d'enfant.

Pour commencer, cliquez sur l'onglet Banque, puis choisissez les options Associer des comptes. Suivez les invites pour continuer la synchronisation de votre compte.

Les transactions sont mises à jour chaque nuit, bien que vous ayez la possibilité de mettre à jour manuellement en un seul clic si nécessaire.

Connectez tous vos comptes professionnels

Une fois que vous avez ajouté votre compte bancaire principal à QuickBooks en ligne, ne vous arrêtez pas là. Assurez-vous d'ajouter tous vos comptes d'entreprise pour obtenir l'image la plus précise de vos finances - et avoir toutes vos informations de compte en un seul endroit. Vous pouvez ajouter tous les types de comptes, des cartes de crédit à PayPal. Ajoutez simplement chaque compte via l'onglet Banque.

Créer des règles bancaires

Vous pouvez utiliser des règles bancaires pour catégoriser automatiquement les transactions bancaires. Vous pouvez nommer la règle, définir des conditions, attribuer par type de transaction, bénéficiaire et catégorie, et ajouter des balises. Vous pouvez créer une ou plusieurs règles bancaires en cliquant sur Banque>Règles.

Configurer des factures récurrentes

Au lieu d'envoyer manuellement des factures à vos clients chaque mois, gagnez du temps en configurant des factures récurrentes dans QuickBooks en ligne. C'est idéal pour les abonnements qui sont du même montant et qui sont dus à la même heure chaque mois.

Pour créer une facture récurrente, créez une nouvelle facture en cliquant sur Ventes> Factures> Créer une facture. Sous la date de la facture, vous trouverez la possibilité de créer une facture récurrente. À partir de là, vous créez une facture comme vous le feriez normalement ; vous pouvez également définir l'intervalle, la date de début et la date de fin.

Automatisez les rappels de factures en retard

Ne poursuivez pas vos clients qui n'ont pas payé leurs factures. Utilisez plutôt les automatisations de QBO pour envoyer des rappels de factures en retard. Non seulement vous gagnerez du temps en n'envoyant pas de rappels manuellement, mais ces rappels automatiques peuvent également vous aider à être payé plus rapidement.

Pour paramétrer cette automatisation, allez dans Paramètres>Compte et Paramètres>Ventes>Rappels. À partir de ce menu, vous pouvez activer et désactiver les rappels de facture automatiques ainsi que personnaliser le message électronique qui l'accompagne.

Payez vos factures en ligne

Payez vos fournisseurs et autres factures sans jamais quitter QuickBooks. Choisissez votre fournisseur et ajoutez des données, y compris la date d'échéance, le montant, les mémos et les pièces jointes. Vous pouvez gagner encore plus de temps en mettant en place un paiement de facture récurrent. Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez à Nouveau> Fournisseurs> Payer les factures.

De plus, vous pouvez ajouter des intégrations, y compris des logiciels que vous utilisez déjà pour payer des factures, comme Bill.com. Nous approfondirons les intégrations plus loin dans cet article.

Configurer des dépenses récurrentes

QuickBooks en ligne facilite la configuration et le suivi des dépenses récurrentes. Vous pouvez ajouter et configurer manuellement une dépense récurrente, ou vous pouvez apporter cette modification aux dépenses importées à partir de vos flux bancaires en direct.

Pour commencer, cliquez sur l'onglet Dépenses. À partir de là, vous pouvez ajouter une nouvelle transaction ou modifier une transaction existante. Pour les nouvelles transactions, cliquez sur Nouvelles transactions>Dépenses. Remplissez le formulaire et cliquez sur le lien Rendre récurrent en bas de la page. Vous pouvez définir le bénéficiaire, le compte, l'intervalle, le mode de paiement, la catégorie, le montant, etc.

Si vous modifiez une transaction existante, ouvrez simplement la transaction, cliquez sur le lien Rendre récurrent, remplissez les informations et enregistrez vos modifications.

Utiliser la correspondance des transactions

Il y a des moments où vous devez saisir une transaction manuellement dans QuickBooks. Disons que vous écrivez un chèque à un fournisseur. La transaction n'apparaîtra pas sur vos flux bancaires tant que le chèque n'aura pas été encaissé ou déposé et que les fonds n'auront pas été prélevés sur votre compte. Au lieu d'attendre que les transactions soient mises à jour, vous choisissez de saisir le paiement par chèque dans QuickBooks dès que le chèque est remis au fournisseur. Une fois que la transaction a été approuvée par votre banque et apparaît dans vos flux en direct, elle sera également ajoutée à QuickBooks.

La bonne nouvelle est que QuickBooks en ligne signale les transactions correspondantes, vous évitant ainsi d'avoir des transactions en double. Pour accéder à cette fonctionnalité, accédez au menu Banque et sélectionnez Pour examen. Les transactions avec une correspondance potentielle sont signalées, vous pouvez donc cliquer sur chaque transaction, confirmer la correspondance (ou sélectionner la correspondance s'il y a plusieurs options) et empêcher la publication de transactions en double dans vos dossiers.

Configurer un lien de paiement

Accepter les paiements en ligne est pratique pour vous et vos clients. Les clients pourront payer leurs factures en ligne facilement, et vous n'aurez pas à vous soucier des chèques perdus par la poste ou de passer du temps à déposer de l'argent et des chèques à la banque.

Grâce à QBO, vous pouvez facilement configurer un lien de paiement. Il vous suffit de configurer les paiements, de créer un lien unique et de le partager avec vos clients. Les clients peuvent ensuite utiliser le lien pour payer avec leur carte ou par virement bancaire. Pour commencer, accédez à Ventes>Liens de paiement et suivez les instructions.

Envoyer des factures via Gmail

QuickBooks s'est associé à Google pour fournir aux utilisateurs un moyen d'envoyer des factures directement à partir de leurs comptes Gmail. L'application QuickBooks Invoicing for Gmail vous permet de facturer vos clients, et toutes les factures sont synchronisées avec votre compte QuickBooks.

Pour commencer, installez le module complémentaire sur Gmail, puis cliquez sur le logo QuickBooks dans votre compte Gmail. Vous pouvez ensuite vous connecter à votre compte QuickBooks pour créer, envoyer et suivre vos factures.

Obtenez un financement d'entreprise grâce à QuickBooks Capital

Si vous avez besoin d'un financement d'entreprise pour augmenter vos liquidités ou couvrir une dépense d'urgence, ne perdez pas de temps à remplir de longues demandes. Au lieu de cela, envisagez de postuler pour QuickBooks Capital.

QuickBooks Capital est accessible directement via QBO. Accédez simplement à l'onglet Capital pour commencer. QuickBooks préremplira vos informations et utilisera les données de QuickBooks pour déterminer si vous êtes éligible à un financement. Une fois approuvé, vous pourriez recevoir jusqu'à 150 000 $ en aussi peu qu'un à deux jours ouvrables.

Automatiser les rapports

Comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, vous produisez probablement au moins un rapport régulièrement. Au lieu de passer par le processus de génération manuelle d'un rapport, vous pouvez automatiser le processus en quelques étapes rapides.

Accédez à l'onglet Rapports et choisissez (ou créez) un rapport personnalisé. Dans l'onglet Rapports personnalisés, vous pouvez définir la fréquence d'envoi du rapport, une date de fin, un e-mail d'accompagnement et les adresses e-mail des destinataires. Une fois que vous avez enregistré les modifications, le rapport sera envoyé comme prévu par e-mail.

Utiliser les intégrations

Synchronisez facilement vos logiciels et applications d'entreprise grâce aux intégrations. QuickBooks en ligne s'intègre à plus de 650 applications professionnelles. QBO propose certaines des applications les plus populaires dans toutes les catégories, notamment le paiement des factures, la gestion des employés, la facturation, le suivi du temps, l'analyse, le suivi des stocks, etc.

Cliquez simplement sur l'onglet Applications pour commencer à rechercher et télécharger les meilleures applications pour votre entreprise.

Personnalisez les automatisations

Nous avons déjà découvert certaines des automatisations disponibles dans QuickBooks en ligne, mais il existe un moyen simple d'accéder à plusieurs automatisations qui peuvent être facilement activées et désactivées selon les besoins. Dans le menu Compte et paramètres>Avancé, vous pouvez choisir de pré-remplir des formulaires, d'appliquer automatiquement des crédits, de facturer automatiquement les activités non facturées et d'appliquer automatiquement les paiements de factures.

Vous utilisez QuickBooks bureau ? Découvrez ces conseils de bureau QuickBooks

Nous ne vous avons pas oublié, utilisateurs de QuickBooks bureau. QuickBooks bureau dispose également de plusieurs raccourcis intégrés pour vous aider à gagner du temps lors de l'équilibrage des livres. Ces conseils offrent d'excellents moyens de simplifier vos processus comptables, de la personnalisation de votre tableau de bord et de votre barre d'icônes à la signature automatique de vos chèques.

Utiliser les raccourcis clavier

Comme QuickBooks en ligne, QuickBooks bureau dispose également d'un ensemble de raccourcis clavier qui sont utilisés pour naviguer rapidement dans le logiciel en appuyant sur quelques boutons. Les raccourcis incluent :

Ces raccourcis s'appliquent aux utilisateurs de QuickBooks bureau pour PC. Un ensemble distinct de raccourcis est disponible pour les utilisateurs de QuickBooks pour Mac.

Personnalisez votre barre d'icônes

Vous pouvez personnaliser les raccourcis sur la barre d'icônes sur le côté gauche de votre tableau de bord QuickBooks. Cela vous permet d'ajouter, de supprimer et de réorganiser des fonctionnalités, vous donnant un accès rapide aux fonctionnalités que vous utilisez le plus.

La personnalisation de ce menu est simple. Faites défiler vers le bas du menu et sélectionnez Personnaliser les raccourcis. À partir de là, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer le contenu de la barre d'icônes. Vous pouvez également réorganiser les icônes en faisant simplement glisser une icône vers le haut ou vers le bas dans la liste.

Utilisez QuickBooks Capital pour le financement des entreprises

Comme avec QuickBooks en ligne, QuickBooks bureau vous donne également un accès rapide à QuickBooks Capital. Cliquez simplement sur Banking>Get Capital pour commencer.

Personnalisez votre mise en page

Vous pouvez mettre à jour la mise en page de votre logiciel QuickBooks bureau pour le rendre plus attrayant visuellement et plus facile à naviguer. Pour ce faire, cliquez sur Édition>Préférences>Affichage du bureau.

Dans l'onglet Mes préférences, vous pouvez mettre à jour vos QuickBooks pour afficher une ou plusieurs fenêtres, modifier votre jeu de couleurs et mettre à jour vos paramètres de sauvegarde. Sous l'onglet Préférences de l'entreprise, vous pouvez choisir les fonctionnalités affichées sur la page d'accueil.

Personnaliser les rapports

QuickBooks bureau contient de nombreux rapports. Heureusement, vous n'avez pas à perdre de temps à parcourir les rapports pour trouver ceux que vous exécutez le plus fréquemment. Vous pouvez personnaliser et définir des rapports favoris, de sorte que les plus importants soient toujours à portée de clic. Accédez à Rapports> Centre de rapports, recherchez dans les rapports et cliquez sur l'icône en forme de cœur sous chacun pour les marquer comme vos favoris. Tous les rapports qui ont été marqués apparaîtront désormais dans l'onglet Favoris du Centre des rapports.

Vous pouvez également afficher facilement vos favoris via la barre d'icônes en cliquant sur Exécuter les rapports favoris.

Signer des chèques

Vous pouvez créer un fichier de signature à ajouter aux chèques, éliminant ainsi la nécessité de signer chaque chèque émis par votre entreprise.

Pour ce faire, signez votre nom et téléchargez-le sur votre ordinateur en scannant ou en prenant une photo. Ensuite, accédez à Fichier> Configuration de l'imprimante. Sous Nom du formulaire, sélectionnez Chèque/Chèque de paie. Ensuite, cochez la case Imprimer l'image de la signature. Enfin, ajoutez la signature que vous avez téléchargée en sélectionnant Fichier, en sélectionnant l'image enregistrée et enregistrez vos modifications.

Calculez rapidement avec la calculatrice QuickMath

La calculatrice QuickMath est un moyen rapide d'effectuer des calculs simples sans avoir à sortir une calculatrice ou à utiliser une application distincte sur votre ordinateur. Pour utiliser cette fonctionnalité, ouvrez le formulaire que vous utiliserez (comme une facture ou un devis). Vous pouvez ensuite soit appuyer sur la touche égale, soit saisir un nombre suivi d'une fonction, telle que :

• Plus : +
• Moins : –
• Multiplier : *
• Diviser : /

Une fenêtre apparaîtra montrant vos calculs. Vous pouvez appuyer sur égal pour voir votre sous-total, sur C pour effacer la dernière entrée ou sur C deux fois pour effacer l'équation. Après avoir terminé votre calcul, appuyez sur Entrée et la valeur calculée sera entrée dans le champ.

Verrouiller les dates de fermeture

La définition d'une date de clôture empêche les transactions antérieures à la date définie d'être modifiées. Ceci est également connu comme la fermeture des livres. Alors que la plupart des entreprises le font à la fin de l'année, vous pouvez fermer les livres à partir de n'importe quelle date de votre choix.

Pour définir une date de clôture, cliquez sur Entreprise>Définir la date de clôture. Après avoir choisi Définir la date/le mot de passe, vous pourrez sélectionner une date et définir un mot de passe. Ce mot de passe sera nécessaire pour apporter des modifications aux transactions passées en fonction de la date de clôture. Cela évite les changements accidentels qui peuvent prendre du temps à identifier et à corriger.

Historique des transactions

Si une transaction semble manquante ou si quelque chose ne va pas avec vos livres, vous pouvez afficher un rapport des transactions supprimées et annulées. Ce rapport indiquera quelle action a été entreprise, quand l'action s'est produite et d'autres détails de transaction.

Pour afficher ce rapport, accédez à Rapports>Comptable et taxes>Récapitulatif des transactions annulées/supprimées. Ensuite, vous pourrez sélectionner les champs à inclure dans le rapport et définir des filtres avant de visualiser le rapport.

Piste d'audit

La piste d'audit est quelque peu similaire au résumé des transactions annulées/supprimées. Cette fonction vous donne une vue chronologique des entrées d'utilisateurs et des transactions qui ont été ajoutées, modifiées et supprimées. Ce rapport suit les modifications apportées aux factures et aux factures, les mises à jour de votre plan comptable et même la date du dernier rapprochement des comptes. Si quelque chose ne va pas avec votre compte, l'affichage de ces modifications dans le journal d'audit peut vous aider à identifier où se situe le problème.

Pour accéder à ce rapport, allez dans Rapports>Comptable et Impôts>Audit Trail.

Ressources d'apprentissage et de formation QuickBooks supplémentaires

Prêt à découvrir d'autres façons d'utiliser QuickBooks à votre avantage ? La meilleure façon de trouver ce qui fonctionne pour vous est de vraiment apprendre et comprendre le logiciel. Une excellente façon d'y parvenir est d'utiliser le lecteur d'essai de QuickBooks en ligne pour explorer et pratiquer. Si vous êtes un utilisateur de QuickBooks bureau, vous pouvez ouvrir un exemple de fichier et commencer à fouiller. En utilisant un exemple de fichier ou un essai routier, vous pouvez tester les fonctionnalités de QuickBooks sans gâcher les données de votre entreprise.

QuickBooks propose également un certain nombre d'excellentes ressources d'assistance pour ses utilisateurs. L'assistance QuickBooks compte plus de 700 000 articles couvrant tout, de la configuration des flux bancaires en direct à la connexion des applications. Des didacticiels vidéo étape par étape sont également disponibles sur une variété de sujets.

QuickBooks héberge également de nombreux webinaires pour aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti du logiciel. Les webinaires durent une heure et couvrent des sujets tels que la gestion des dépenses, l'utilisation de QuickBooks Time, les ventes et les factures. Vous pouvez vous inscrire à un webinaire directement via QuickBooks.

Si vous voulez vivre l'expérience ultime, vous pouvez vous inscrire à la formation QuickBooks. Les cours incluent Maîtriser QuickBooks en ligne et Maîtriser les bases de la comptabilité pour QuickBooks en ligne. Des cours en direct, des cours à votre rythme et des cours de certification sont disponibles. Veuillez noter que ces cours entraînent des frais supplémentaires.

Enfin, vous ne pouvez pas chercher plus loin que chez Merchant Maverick pour en savoir plus sur QuickBooks, que vous utilisiez QuickBooks Pro, QuickBooks en ligne ou QuickBooks pour Mac. Commencez par notre série de didacticiels QuickBooks Pro, qui vous permet d'apprendre facilement les bases dont vous avez besoin pour utiliser QuickBooks bureau avec succès dans votre entreprise.

Vous avez vous-même quelques trucs et astuces QuickBooks? Assurez-vous de les partager dans les commentaires ci-dessous!

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