15 QuickBooks-Tipps, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Buchhaltung optimieren

Die Verwendung von QuickBooks in Ihrem Unternehmen, um die Bücher auszugleichen und die Finanzen zu verwalten, ist der erste Schritt zur Vereinfachung der Buchhaltung Ihres Kleinunternehmens. Aber sobald Sie anfangen, die Software tatsächlich zu verwenden, kann QuickBooks alles andere als einfach erscheinen. Bei so vielen Funktionen, Transaktionen, Berichten und Daten ist es nicht ungewöhnlich, dass Sie sich von der Software völlig überfordert fühlen.

Glücklicherweise werden Sie anfangen, den Dreh raus zu bekommen, wie man Dinge in QuickBooks macht, sobald Sie anfangen, in die Software einzutauchen und sie zu erkunden. Für den vielbeschäftigten Geschäftsinhaber kann es jedoch wie eine monumentale Aufgabe erscheinen, die Zeit zu finden, alle möglichen QuickBooks-Tipps und Tricks zu lernen – bis jetzt.

In diesem Beitrag werden wir einige der besten Tipps zur Verwendung von QuickBooks Online aufschlüsseln. Diese einfachen Tricks können Ihnen helfen, sich einfach und effizient in der Software zurechtzufinden und Ihre Finanzen wie ein Profi auf Kurs zu halten, selbst wenn Sie keine Buchhaltungserfahrung haben. Und wenn Sie ein Benutzer von QuickBooks Desktop sind? Keine Sorge – wir haben auch ein paar nette Tricks für Sie.

Wenn Sie nach all dem immer noch nicht genug QuickBooks erhalten haben, weisen wir Sie auf zusätzliche Ressourcen hin, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer Software herauszuholen. Egal, ob Sie ein brandneuer QuickBooks-Abonnent sind oder Monate nach der Anmeldung immer noch Probleme haben, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit ein paar einfachen Tipps ein QuickBooks-Experte werden können.

Die 15 besten QuickBooks-Online-Tipps

QuickBooks vereinfacht bereits die Art und Weise, wie Kleinunternehmer mit der Buchhaltung umgehen. Aber diese Tipps und Tricks können es noch schneller und einfacher machen, die Bücher auszugleichen. Verwenden Sie diese Tipps, um bei der Verwendung von QuickBooks Online Zeit zu sparen, von der Verwendung von Tastaturkürzeln bis hin zur Verwendung von Automatisierungen und Zeitplanung.

Verwenden Sie Tastaturkürzel

Sie haben wahrscheinlich mindestens einmal in Ihrem Leben eine Tastenkombination verwendet, um Text auf Ihrem Computer zu kopieren, einzufügen oder zu suchen. QuickBooks Online verfügt über eigene Tastenkombinationen, die den Zugriff auf allgemeine Funktionen und Aufgaben erleichtern sollen. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Tastenkombinationen:

Sie können sich nicht an die Verknüpfungen erinnern oder möchten die anderen Optionen erkunden? QuickBooks Online hat auch dafür eine Verknüpfung. PC-Benutzer können einfach Strg + Alt + ? und Mac-Benutzer können Strg + Option + ? für eine vollständige Liste aller Tastenkombinationen.

Verbinden Sie sich mit Live-Bank-Feeds

Indem Sie Ihr Geschäftsbankkonto zu QuickBooks Online hinzufügen, werden Ihre Kontostände und Transaktionen automatisch in der Software aktualisiert – kein manuelles Hochladen oder Dateneingabe erforderlich. QuickBooks unterstützt über 20.000 lokale und internationale Banken, sodass die Einrichtung ein Kinderspiel sein sollte.

Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte „Banking“ und wählen Sie dann die Optionen „Konten verknüpfen“. Befolgen Sie die Anweisungen, um mit der Synchronisierung Ihres Kontos fortzufahren.

Transaktionen werden jede Nacht aktualisiert, obwohl Sie die Möglichkeit haben, sie bei Bedarf manuell mit einem einzigen Klick zu aktualisieren.

Verbinden Sie alle Ihre Geschäftskonten

Sobald Sie Ihr primäres Bankkonto zu QuickBooks Online hinzugefügt haben, hören Sie hier nicht auf. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Geschäftskonten hinzufügen, um ein möglichst genaues Bild Ihrer Finanzen zu erhalten – und alle Ihre Kontoinformationen an einem Ort zu haben. Sie können alle Arten von Konten hinzufügen, von Kreditkarten bis PayPal. Fügen Sie einfach jedes Konto über die Registerkarte „Banking“ hinzu.

Bankregeln erstellen

Sie können Bankregeln verwenden, um Banktransaktionen automatisch zu kategorisieren. Sie können die Regel benennen, Bedingungen festlegen, nach Transaktionstyp, Zahlungsempfänger und Kategorie zuweisen und Tags hinzufügen. Sie können eine oder mehrere Bankregeln erstellen, indem Sie auf Banking>Rules klicken.

Wiederkehrende Rechnungen einrichten

Anstatt Rechnungen jeden Monat manuell an Ihre Kunden zu senden, sparen Sie Zeit, indem Sie wiederkehrende Rechnungen in QuickBooks Online einrichten. Dies ist ideal für Abonnements, die den gleichen Betrag haben und jeden Monat zur gleichen Zeit fällig werden.

Um eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen, erstellen Sie eine neue Rechnung, indem Sie auf Verkauf > Rechnungen > Rechnung erstellen klicken. Unter dem Rechnungsdatum finden Sie die Option, eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen. Von hier aus erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung; Sie können auch das Intervall, das Startdatum und das Enddatum festlegen.

Automatisieren Sie verspätete Rechnungserinnerungen

Jagen Sie Ihren Kunden nicht hinterher, die ihre Rechnungen nicht bezahlt haben. Verwenden Sie stattdessen die Automatisierungen von QBO, um verspätete Rechnungserinnerungen zu versenden. Sie sparen nicht nur Zeit, indem Sie keine manuellen Erinnerungen versenden, sondern diese automatischen Erinnerungen können Ihnen auch dabei helfen, schneller bezahlt zu werden.

Um diese Automatisierung einzurichten, gehen Sie zu Einstellungen>Konto und Einstellungen>Verkäufe>Erinnerungen. In diesem Menü können Sie automatische Rechnungserinnerungen ein- und ausschalten sowie die begleitende E-Mail-Nachricht anpassen.

Bezahlen Sie Ihre Rechnungen online

Bezahlen Sie Ihre Lieferanten und andere Rechnungen, ohne QuickBooks zu verlassen. Wählen Sie Ihren Lieferanten und fügen Sie Daten hinzu, einschließlich Fälligkeitsdatum, Betrag, Notizen und Anhänge. Sie können noch mehr Zeit sparen, indem Sie eine wiederkehrende Rechnungszahlung einrichten. Um diese Funktion zu verwenden, navigieren Sie zu Neu > Lieferanten > Rechnungen bezahlen.

Darüber hinaus können Sie Integrationen hinzufügen, einschließlich Software, die Sie bereits zum Bezahlen von Rechnungen verwenden, z. B. Bill.com. Wir werden weiter unten in diesem Beitrag weiter auf Integrationen eingehen.

Wiederkehrende Ausgaben einrichten

QuickBooks Online macht es einfach, wiederkehrende Ausgaben einzurichten und zu verfolgen. Sie können eine wiederkehrende Ausgabe manuell hinzufügen und einrichten, oder Sie können diese Änderung an Ausgaben vornehmen, die aus Ihren Live-Bank-Feeds importiert werden.

Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Ausgaben. Von hier aus können Sie eine neue Transaktion hinzufügen oder eine vorhandene Transaktion bearbeiten. Klicken Sie für neue Transaktionen auf Neue Transaktionen > Ausgaben. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie unten auf der Seite auf den Link Wiederkehrend erstellen. Sie können den Zahlungsempfänger, das Konto, das Intervall, die Zahlungsmethode, die Kategorie, den Betrag und mehr festlegen.

Wenn Sie eine vorhandene Transaktion bearbeiten, öffnen Sie einfach die Transaktion, klicken Sie auf den Link „Wiederkehrend erstellen“, geben Sie die Informationen ein und speichern Sie Ihre Änderungen.

Verwenden Sie den Transaktionsabgleich

Es gibt Zeiten, in denen Sie eine Transaktion manuell in QuickBooks eingeben müssen. Nehmen wir an, Sie schreiben einem Kreditor einen Scheck aus. Die Transaktion erscheint nicht in Ihren Bank-Feeds, bis der Scheck eingelöst oder eingezahlt wurde und Geld von Ihrem Konto abgebucht wurde. Anstatt auf die Aktualisierung der Transaktionen zu warten, entscheiden Sie sich dafür, die Scheckzahlung in QuickBooks einzugeben, sobald der Scheck dem Verkäufer übergeben wird. Sobald die Transaktion von Ihrer Bank freigegeben wurde und in Ihren Live-Feeds erscheint, wird sie auch zu QuickBooks hinzugefügt.

Die gute Nachricht ist, dass QuickBooks Online übereinstimmende Transaktionen markiert und verhindert, dass Sie doppelte Transaktionen haben. Um auf diese Funktion zuzugreifen, navigieren Sie zum Banking-Menü und wählen Sie Zur Überprüfung. Transaktionen mit einer potenziellen Übereinstimmung werden gekennzeichnet, sodass Sie auf jede Transaktion klicken, die Übereinstimmung bestätigen (oder die Übereinstimmung auswählen können, wenn mehrere Optionen vorhanden sind) und verhindern, dass doppelte Transaktionen in Ihren Datensätzen verbucht werden.

Richten Sie einen Zahlungslink ein

Das Akzeptieren von Online-Zahlungen ist sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden bequem. Kunden können ihre Rechnungen einfach online bezahlen, und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Schecks auf dem Postweg verloren gehen oder Zeit damit verbringen, Bargeld und Schecks bei der Bank einzuzahlen.

Über QBO können Sie ganz einfach einen Zahlungslink einrichten. Alles, was Sie tun müssen, ist Zahlungen einzurichten, einen eindeutigen Link zu erstellen und ihn mit Ihren Kunden zu teilen. Kunden können dann den Link verwenden, um mit ihrer Karte oder per Banküberweisung zu bezahlen. Um zu beginnen, gehen Sie zu Verkauf > Zahlungslinks und folgen Sie den Anweisungen.

Senden Sie Rechnungen über Gmail

QuickBooks hat sich mit Google zusammengetan, um Nutzern eine Möglichkeit zu bieten, Rechnungen direkt von ihren Gmail-Konten zu versenden. Mit der QuickBooks-Rechnungsstellung für Gmail-App können Sie Ihren Kunden Rechnungen stellen, und alle Rechnungen werden mit Ihrem QuickBooks-Konto synchronisiert.

Installieren Sie zunächst das Add-on für Gmail und klicken Sie dann in Ihrem Gmail-Konto auf das QuickBooks-Logo. Sie können sich dann bei Ihrem QuickBooks-Konto anmelden, um Ihre Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu verfolgen.

Erhalten Sie Geschäftsfinanzierung durch QuickBooks Capital

Wenn Sie eine Unternehmensfinanzierung benötigen, um den Cashflow zu steigern oder eine Notfallausgabe zu decken, verschwenden Sie keine Zeit mit dem Ausfüllen langwieriger Anträge. Erwägen Sie stattdessen, sich für QuickBooks Capital zu bewerben.

Auf QuickBooks Capital kann direkt über QBO zugegriffen werden. Navigieren Sie einfach zur Registerkarte Hauptstadt, um loszulegen. QuickBooks füllt Ihre Informationen vorab aus und verwendet Daten von QuickBooks, um festzustellen, ob Sie für eine Finanzierung in Frage kommen. Nach der Genehmigung können Sie in nur ein bis zwei Werktagen bis zu 150.000 US-Dollar erhalten.

Berichte automatisieren

Wie die meisten Kleinunternehmer erstellen Sie wahrscheinlich regelmäßig mindestens einen Bericht. Anstatt den Prozess der manuellen Generierung eines Berichts zu durchlaufen, können Sie den Prozess mit nur wenigen schnellen Schritten automatisieren.

Navigieren Sie zur Registerkarte Berichte und wählen (oder erstellen) Sie einen benutzerdefinierten Bericht. Auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Berichte können Sie festlegen, wie oft der Bericht gesendet wird, ein Enddatum, eine begleitende E-Mail-Nachricht und die E-Mail-Adressen der Empfänger. Sobald Sie die Änderungen gespeichert haben, wird der Bericht wie geplant per E-Mail gesendet.

Verwenden Sie Integrationen

Synchronisieren Sie Ihre Unternehmenssoftware und Apps einfach mit Integrationen. QuickBooks Online lässt sich in über 650 Business-Apps integrieren. QBO hat einige der beliebtesten Apps in allen Kategorien, darunter Rechnungszahlungen, Mitarbeiterverwaltung, Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Analysen, Bestandsverfolgung und mehr.

Klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Apps“, um die besten Apps für Ihr Unternehmen zu suchen und herunterzuladen.

Passen Sie Automatisierungen an

Wir sind bereits auf einige der in QuickBooks Online verfügbaren Automatisierungen gestoßen, aber es gibt eine einfache Möglichkeit, auf mehrere Automatisierungen zuzugreifen, die bei Bedarf einfach ein- und ausgeschaltet werden können. Über das Menü Konto und Einstellungen > Erweitert können Sie Formulare vorab ausfüllen, Gutschriften automatisch anwenden, nicht abgerechnete Aktivitäten automatisch in Rechnung stellen und Rechnungszahlungen automatisch anwenden.

Verwenden Sie QuickBooks Desktop? Schauen Sie sich diese QuickBooks Desktop-Tipps an

Wir haben Sie nicht vergessen, Benutzer von QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop verfügt außerdem über mehrere integrierte Verknüpfungen, mit denen Sie beim Ausbalancieren der Bücher Zeit sparen können. Diese Tipps bieten großartige Möglichkeiten zur Vereinfachung Ihrer Buchhaltungsprozesse, von der Anpassung Ihres Dashboards und Ihrer Symbolleiste bis hin zur automatischen Unterzeichnung Ihrer Schecks.

Verwenden Sie Tastaturkürzel

Wie QuickBooks Online verfügt auch QuickBooks Desktop über eine Reihe von Tastenkombinationen, mit denen Sie durch Drücken einiger Tasten schnell durch die Software navigieren können. Zu den Verknüpfungen gehören:

Diese Verknüpfungen gelten für QuickBooks Desktop für PC-Benutzer. Für Benutzer von QuickBooks für Mac ist ein separater Satz von Verknüpfungen verfügbar.

Passen Sie Ihre Symbolleiste an

Sie können die Verknüpfungen in der Symbolleiste auf der linken Seite Ihres QuickBooks-Dashboards anpassen. Auf diese Weise können Sie Funktionen hinzufügen, entfernen und neu anordnen, sodass Sie schnell auf die Funktionen zugreifen können, die Sie am häufigsten verwenden.

Das Anpassen dieses Menüs ist einfach. Scrollen Sie zum Ende des Menüs und wählen Sie Verknüpfungen anpassen aus. Von hier aus können Sie den Inhalt der Symbolleiste hinzufügen, bearbeiten und löschen. Sie können Symbole auch neu anordnen, indem Sie einfach ein Symbol in der Liste nach oben oder unten ziehen.

Verwenden Sie QuickBooks Capital zur Unternehmensfinanzierung

Wie bei QuickBooks Online bietet Ihnen auch QuickBooks Desktop schnellen Zugriff auf QuickBooks Capital. Klicken Sie einfach auf Banking>Get Capital, um loszulegen.

Passen Sie Ihr Layout an

Sie können das Layout Ihrer QuickBooks Desktop-Software aktualisieren, um es optisch ansprechender und einfacher zu navigieren. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten > Einstellungen > Desktop-Ansicht.

Auf der Registerkarte „Meine Einstellungen“ können Sie Ihre QuickBooks so aktualisieren, dass sie ein Fenster oder mehrere Fenster anzeigen, Ihr Farbschema ändern und Ihre Speichereinstellungen aktualisieren. Auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen können Sie die Funktionen auswählen, die auf der Startseite angezeigt werden.

Berichte anpassen

QuickBooks Desktop hat viele Berichte. Glücklicherweise müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, die Berichte zu durchsuchen, um diejenigen zu finden, die Sie am häufigsten ausführen. Sie können bevorzugte Berichte anpassen und festlegen, sodass die wichtigsten immer nur einen Klick entfernt sind. Navigieren Sie zu Berichte > Berichtcenter, durchsuchen Sie die Berichte und klicken Sie auf das Herzsymbol darunter, um sie als Ihre Favoriten zu markieren. Alle markierten Berichte erscheinen nun auf der Registerkarte „Favoriten“ im Berichtcenter.

Sie können Ihre Favoriten auch ganz einfach über die Symbolleiste anzeigen, indem Sie auf Favoritenberichte ausführen klicken.

Schecks unterschreiben

Sie können eine Signaturdatei erstellen, die Sie Schecks hinzufügen können, sodass Sie nicht mehr jeden von Ihrem Unternehmen ausgestellten Scheck signieren müssen.

Unterschreiben Sie dazu Ihren Namen und laden Sie ihn durch Scannen oder Fotografieren auf Ihren Computer hoch. Navigieren Sie dann zu Datei > Druckereinrichtung. Wählen Sie unter Formularname Scheck/Gehaltsscheck aus. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Signaturbild drucken. Fügen Sie abschließend die hochgeladene Signatur hinzu, indem Sie Datei auswählen, das gespeicherte Bild auswählen und Ihre Änderungen speichern.

Rechnen Sie schnell mit dem QuickMath-Rechner

Der QuickMath-Rechner ist eine schnelle Möglichkeit, einfache Berechnungen durchzuführen, ohne einen Taschenrechner herausziehen oder eine separate App auf Ihrem Computer verwenden zu müssen. Um diese Funktion zu verwenden, öffnen Sie das Formular, das Sie verwenden werden (z. B. eine Rechnung oder einen Kostenvoranschlag). Sie können dann entweder die Gleichheitstaste drücken oder eine Zahl gefolgt von einer Funktion eingeben, wie zum Beispiel:

• Pluspunkt: +
• Minus: –
• Multiplizieren: *
• Teilen: /

Es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Berechnungen. Sie können gleich drücken, um Ihre Zwischensumme anzuzeigen, C, um den letzten Eintrag zu löschen, oder C zweimal, um die Gleichung zu löschen. Drücken Sie nach Abschluss Ihrer Berechnung die Eingabetaste, und der berechnete Wert wird in das Feld eingegeben.

Schließungstermine sperren

Das Festlegen eines Abschlussdatums verhindert, dass Transaktionen vor dem festgelegten Datum geändert werden. Dies wird auch als Abschluss der Bücher bezeichnet. Während die meisten Unternehmen dies am Ende des Jahres tun, können Sie die Bücher zu einem beliebigen Datum Ihrer Wahl schließen.

Um ein Abschlussdatum festzulegen, klicken Sie auf Unternehmen > Abschlussdatum festlegen. Nachdem Sie Datum/Passwort festlegen gewählt haben, können Sie ein Datum auswählen und ein Passwort festlegen. Dieses Passwort wird benötigt, um Änderungen an vergangenen Transaktionen basierend auf dem Abschlussdatum vorzunehmen. Dadurch werden versehentliche Änderungen verhindert, deren Identifizierung und Korrektur zeitaufwändig sein können.

Verlauf der Transaktionen

Wenn eine Transaktion zu fehlen scheint oder etwas mit Ihren Büchern nicht stimmt, können Sie einen Bericht über gelöschte und stornierte Transaktionen anzeigen. Dieser Bericht zeigt, welche Aktion durchgeführt wurde, wann die Aktion stattgefunden hat, und andere Transaktionsdetails.

Um diesen Bericht anzuzeigen, gehen Sie zu Berichte > Buchhalter und Steuern > Übersicht über stornierte/gelöschte Transaktionen. Anschließend können Sie die Felder auswählen, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, und Filter festlegen, bevor Sie den Bericht anzeigen.

Buchungskontrolle

Der Prüfpfad ähnelt in gewisser Weise der Zusammenfassung für stornierte/gelöschte Transaktionen. Diese Funktion bietet Ihnen eine chronologische Ansicht von Benutzereinträgen und Transaktionen, die hinzugefügt, geändert und gelöscht wurden. Dieser Bericht verfolgt Änderungen an Rechnungen und Rechnungen, Aktualisierungen Ihres Kontenplans und sogar den letzten Kontenabgleich. Wenn etwas mit Ihrem Konto nicht in Ordnung zu sein scheint, kann Ihnen das Anzeigen dieser Änderungen im Überwachungsprotokoll dabei helfen, das Problem zu identifizieren.

Um auf diesen Bericht zuzugreifen, gehen Sie zu Berichte > Buchhalter und Steuern > Audit Trail.

Zusätzliche QuickBooks-Lern- und Schulungsressourcen

Sind Sie bereit, andere Möglichkeiten kennenzulernen, wie Sie QuickBooks zu Ihrem Vorteil nutzen können? Der beste Weg, um herauszufinden, was für Sie funktioniert, besteht darin, die Software wirklich zu lernen und zu verstehen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung der QuickBooks Online-Testversion zum Erkunden und Üben. Wenn Sie ein Benutzer von QuickBooks Desktop sind, können Sie eine Beispieldatei öffnen und herumstöbern. Indem Sie eine Beispieldatei oder ein Testlaufwerk verwenden, können Sie die Funktionen von QuickBooks testen, ohne Ihre Unternehmensdaten zu beschädigen.

QuickBooks hat auch eine Reihe großartiger Support-Ressourcen für seine Benutzer. Der QuickBooks-Support hat über 700.000 Artikel, die alles abdecken, von der Einrichtung von Live-Bank-Feeds bis zur Verbindung von Apps. Schritt-für-Schritt-Video-Tutorials sind auch zu einer Vielzahl von Themen verfügbar.

QuickBooks veranstaltet auch zahlreiche Webinare, um Benutzern zu helfen, das Beste aus der Software herauszuholen. Webinare dauern eine Stunde und behandeln Themen wie die Verwaltung von Ausgaben, die Verwendung von QuickBooks Time sowie Verkäufe und Rechnungen. Sie können sich direkt über QuickBooks für ein Webinar anmelden.

Wenn Sie das ultimative Erlebnis wünschen, können Sie sich für das QuickBooks-Training anmelden. Die Kurse umfassen Mastering QuickBooks Online und Mastering Accounting Basics for QuickBooks Online. Live-Unterricht, Kurse zum Selbststudium und Zertifizierungskurse sind verfügbar. Bitte beachten Sie, dass diese Kurse kostenpflichtig sind.

Schließlich können Sie nicht weiter als direkt hier bei Merchant Maverick suchen, um mehr über QuickBooks zu erfahren – egal, ob Sie QuickBooks Pro, QuickBooks Online oder QuickBooks für Mac verwenden. Beginnen Sie mit unserer QuickBooks Pro-Tutorial-Serie, die es Ihnen leicht macht, die Grundlagen zu erlernen, die Sie benötigen, um QuickBooks Desktop erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

Haben Sie selbst ein paar QuickBooks-Tipps und -Tricks? Teilen Sie sie unbedingt in den Kommentaren unten!

Häufig gestellte Fragen zu QuickBooks