15 sfaturi QuickBooks pentru a vă economisi timp și pentru a vă simplifica contabilitatea

Utilizarea QuickBooks în afacerea dvs. pentru a echilibra contabilitatea și gestionarea finanțelor este primul pas pentru simplificarea contabilității întreprinderii dvs. mici. Dar odată ce începeți să utilizați software-ul, QuickBooks poate părea orice, în afară de simplu. Cu atât de multe funcții, tranzacții, rapoarte și date, nu este neobișnuit să te simți complet copleșit de software.

Din fericire, veți începe să înțelegeți cum să faceți lucrurile în QuickBooks odată ce începeți să vă scufundați și să explorați software-ul. Pentru proprietarul de afaceri ocupat, totuși, găsirea timpului pentru a învăța toate sfaturile și trucurile posibile QuickBooks poate părea o sarcină monumentală - până acum.

În această postare, vom prezenta câteva dintre cele mai bune sfaturi despre cum să utilizați QuickBooks Online. Aceste trucuri simple vă pot ajuta să navigați ușor și eficient prin software și să vă mențineți finanțele pe drumul cel bun ca un profesionist, chiar dacă nu aveți experiență anterioară în contabilitate. Și dacă sunteți utilizator QuickBooks Desktop? Nu-ți face griji - avem și câteva trucuri frumoase pentru tine.

Dacă încă nu ați primit suficiente QuickBooks după toate acestea, vă vom îndruma în direcția resurselor suplimentare pentru a vă ajuta să profitați la maximum de software-ul dvs. Așadar, indiferent dacă sunteți un nou abonat QuickBooks sau încă mai aveți dificultăți la câteva luni după înscriere, continuați să citiți pentru a afla cum puteți deveni un expert QuickBooks cu câteva sfaturi simple.

Cele mai bune 15 sfaturi online QuickBooks

QuickBooks simplifică deja modul în care proprietarii de afaceri mici gestionează contabilitatea. Dar aceste sfaturi și trucuri pot face și mai rapidă și mai ușoară echilibrarea cărților. De la utilizarea comenzilor rapide de la tastatură la utilizarea automatizărilor și a programării, utilizați aceste sfaturi pentru a economisi timp atunci când utilizați QuickBooks Online.

Utilizați comenzile rapide de la tastatură

Probabil că ați folosit o comandă rapidă de la tastatură cel puțin o dată în viață pentru a copia, lipi sau căuta text pe computer. QuickBooks Online are propriul set de comenzi rapide de la tastatură concepute pentru a facilita accesarea funcțiilor și sarcinilor comune. Iată câteva dintre cele mai frecvent utilizate comenzi rapide:

Nu vă amintiți comenzile rapide sau doriți să explorați celelalte opțiuni? QuickBooks Online are și o comandă rapidă pentru asta. Utilizatorii de PC pot folosi pur și simplu Ctrl + Alt + ? și utilizatorii Mac pot folosi Ctrl + Opțiune + ? pentru o listă completă a tuturor comenzilor rapide de la tastatură.

Conectați-vă la fluxurile Live Bank

Adăugând contul dvs. bancar de afaceri la QuickBooks Online, soldurile și tranzacțiile contului dvs. se vor actualiza automat în software - nu este necesară încărcarea manuală sau introducerea datelor. QuickBooks acceptă peste 20.000 de bănci locale și internaționale, așa că configurarea ar trebui să fie simplă.

Pentru a începe, faceți clic pe fila Banking, apoi alegeți opțiunile Conectare conturi. Urmați instrucțiunile pentru a continua sincronizarea contului.

Tranzacțiile sunt actualizate în fiecare seară, deși aveți opțiunea de a actualiza manual cu un singur clic, după cum este necesar.

Conectați toate conturile dvs. de afaceri

După ce ați adăugat contul bancar principal la QuickBooks Online, nu vă opriți aici. Asigurați-vă că adăugați toate conturile dvs. de afaceri pentru a obține cea mai precisă imagine a finanțelor dvs. și pentru a avea toate informațiile contului dvs. într-un singur loc. Puteți adăuga toate tipurile de conturi, de la carduri de credit la PayPal. Pur și simplu adăugați fiecare cont prin fila Banking.

Creați reguli bancare

Puteți utiliza regulile bancare pentru a clasifica automat tranzacțiile bancare. Puteți să denumiți regula, să setați condiții, să alocați după tipul tranzacției, beneficiar și categorie și să adăugați etichete. Puteți crea una sau mai multe reguli bancare făcând clic pe Banking>Rules.

Configurați facturile recurente

În loc să trimiteți manual facturile clienților dvs. în fiecare lună, economisiți timp prin configurarea facturilor recurente în QuickBooks Online. Acest lucru este ideal pentru abonamentele care au aceeași sumă și sunt datorate la aceeași oră în fiecare lună.

Pentru a crea o factură recurentă, faceți o nouă factură făcând clic pe Vânzări>Facturi>Creare factură. Sub data facturii, veți găsi opțiunea de a crea o factură recurentă. De aici, creați o factură așa cum ați proceda în mod normal; de asemenea, puteți seta intervalul, data de început și data de încheiere.

Automatizați mementourile cu întârziere pentru facturi

Nu urmăriți clienții care nu și-au plătit facturile. În schimb, utilizați automatizările QBO pentru a trimite mementouri de întârziere a facturii. Nu numai că veți economisi timp fără a trimite manual mementouri, dar aceste memento-uri automate vă pot ajuta și să fiți plătit mai repede.

Pentru a configura această automatizare, accesați Setări>Cont și Setări>Vânzări>Mementouri. Din acest meniu, puteți activa și dezactiva mementourile automate ale facturii, precum și să personalizați mesajul de e-mail însoțitor.

Plătiți-vă facturile online

Plătiți-vă furnizorii și alte facturi fără a părăsi vreodată QuickBooks. Alegeți furnizorul și adăugați date, inclusiv data scadentă, suma, notele și atașamentele. Puteți economisi și mai mult timp prin configurarea unei plăți recurente ale facturii. Pentru a utiliza această caracteristică, navigați la Nou> Furnizori> Plătiți facturi.

În plus, puteți adăuga integrări, inclusiv software pe care îl utilizați deja pentru a plăti facturile, cum ar fi Bill.com. Ne vom scufunda mai departe în integrări în continuare în această postare.

Configurați cheltuieli recurente

QuickBooks Online facilitează configurarea și urmărirea cheltuielilor recurente. Puteți adăuga și configura manual o cheltuială recurentă sau puteți face această modificare cheltuielilor care sunt importate din fluxurile bancare live.

Pentru a începe, faceți clic pe fila Cheltuieli. De aici, puteți adăuga o tranzacție nouă sau puteți edita o tranzacție existentă. Pentru tranzacții noi, faceți clic pe Tranzacții noi>Cheltuieli. Completați formularul și faceți clic pe linkul Faceți recurent din partea de jos a paginii. Puteți seta beneficiarul, contul, intervalul, metoda de plată, categoria, suma și multe altele.

Dacă editați o tranzacție existentă, deschideți pur și simplu tranzacția, faceți clic pe linkul Faceți recurent, completați informațiile și salvați modificările.

Utilizați potrivirea tranzacțiilor

Există momente când trebuie să introduceți o tranzacție manual în QuickBooks. Să presupunem că scrieți un cec unui furnizor. Tranzacția nu va apărea în fluxurile dvs. bancare până când cecul nu a fost încasat sau depus și nu sunt extrase fonduri din contul dvs. În loc să așteptați actualizarea tranzacțiilor, alegeți să introduceți plata cu cec în QuickBooks de îndată ce cecul este dat vânzătorului. Odată ce tranzacția îți eliberează banca și apare în fluxurile tale live, aceasta va fi adăugată și la QuickBooks.

Vestea bună este că QuickBooks Online semnalează tranzacțiile care se potrivesc, împiedicându-vă să aveți tranzacții duplicate. Pentru a accesa această funcție, navigați la meniul Banking și selectați Pentru revizuire. Tranzacțiile cu o potrivire potențială sunt semnalate, astfel încât să puteți face clic pe fiecare tranzacție, să confirmați potrivirea (sau să selectați potrivirea dacă există mai multe opțiuni) și să împiedicați postarea tranzacțiilor duplicate în înregistrările dvs.

Configurați un link de plată

Acceptarea plăților online este convenabilă atât pentru tine, cât și pentru clienții tăi. Clienții își vor putea plăti facturile online cu ușurință și nu va trebui să vă faceți griji cu privire la pierderea cecurilor prin poștă sau la pierderea timpului depunând numerar și cecuri la bancă.

Prin QBO, puteți configura cu ușurință un link de plată. Tot ce trebuie să faceți este să configurați plăți, să creați un link unic și să îl distribuiți clienților dvs. Clienții pot folosi apoi linkul pentru a plăti folosind cardul lor sau printr-un transfer bancar. Pentru a începe, accesați Vânzări> Link-uri de plată și urmați instrucțiunile.

Trimiteți facturi prin Gmail

QuickBooks a făcut echipă cu Google pentru a oferi utilizatorilor o modalitate de a trimite facturi direct din conturile lor Gmail. Aplicația QuickBooks Invoicing for Gmail vă permite să vă facturați clienții, iar toate facturile sunt sincronizate cu contul dvs. QuickBooks.

Pentru a începe, instalați suplimentul la Gmail, apoi faceți clic pe sigla QuickBooks din contul dvs. Gmail. Puteți apoi să vă conectați la contul QuickBooks pentru a crea, trimite și urmări facturile.

Obțineți finanțare pentru afaceri prin QuickBooks Capital

Dacă aveți nevoie de finanțare pentru afaceri pentru a crește fluxul de numerar sau pentru a acoperi o cheltuială de urgență, nu pierdeți timpul completând aplicații lungi. În schimb, luați în considerare aplicarea pentru QuickBooks Capital.

QuickBooks Capital poate fi accesat direct prin QBO. Pur și simplu navigați la fila Capitală pentru a începe. QuickBooks vă va completa în prealabil informațiile și va folosi datele din QuickBooks pentru a determina dacă sunteți eligibil pentru finanțare. Odată aprobat, puteți primi până la 150.000 USD în una sau două zile lucrătoare.

Automatizați rapoartele

La fel ca majoritatea proprietarilor de afaceri mici, probabil rulați cel puțin un raport în mod regulat. În loc să parcurgeți procesul de generare manuală a unui raport, puteți automatiza procesul cu doar câțiva pași rapizi.

Navigați la fila Rapoarte și alegeți (sau creați) un raport personalizat. Din fila Rapoarte personalizate, puteți seta cât de des este trimis raportul, o dată de încheiere, un mesaj de e-mail însoțitor și adresele de e-mail ale destinatarului. După ce ați salvat modificările, raportul va fi trimis conform programului prin e-mail.

Utilizați integrări

Sincronizează cu ușurință software-ul și aplicațiile de afaceri cu integrări. QuickBooks Online se integrează cu peste 650 de aplicații de afaceri. QBO are unele dintre cele mai populare aplicații din diferite categorii, inclusiv plățile facturilor, gestionarea angajaților, facturarea, urmărirea timpului, analizele, urmărirea inventarului și multe altele.

Doar faceți clic pe fila Aplicații pentru a începe să căutați și să descărcați cele mai bune aplicații pentru afacerea dvs.

Personalizați automatizările

Am ajuns deja la unele dintre automatizările disponibile în QuickBooks Online, dar există o modalitate ușoară de a accesa mai multe automatizări care pot fi activate și dezactivate cu ușurință, după cum este necesar. Prin meniul Cont și Setări>Avansate, puteți alege să completați în avans formularele, să aplicați automat credite, să facturați automat activitatea nefacturată și să aplicați automat plățile facturilor.

Folosești QuickBooks Desktop? Consultați aceste sfaturi pentru desktop QuickBooks

Nu v-am uitat, utilizatorii QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop are, de asemenea, câteva comenzi rapide încorporate pentru a vă ajuta să economisiți timp atunci când echilibrați cărțile. Aceste sfaturi oferă modalități excelente de simplificare a proceselor contabile, de la personalizarea tabloului de bord și a barei de pictograme până la semnarea automată a cecurilor.

Utilizați comenzile rapide de la tastatură

La fel ca QuickBooks Online, QuickBooks Desktop are, de asemenea, un set de comenzi rapide de la tastatură care sunt folosite pentru a naviga rapid prin software-ul apăsând câteva butoane. Comenzile rapide includ:

Aceste comenzi rapide se aplică pentru utilizatorii QuickBooks Desktop pentru PC. Un set separat de comenzi rapide este disponibil pentru utilizatorii QuickBooks pentru Mac.

Personalizați-vă bara de pictograme

Puteți personaliza comenzile rapide din bara de pictograme din partea stângă a tabloului de bord QuickBooks. Acest lucru vă permite să adăugați, să eliminați și să reordonați funcții, oferindu-vă acces rapid la funcțiile pe care le utilizați cel mai mult.

Personalizarea acestui meniu este simplă. Derulați în partea de jos a meniului și selectați Personalizare comenzi rapide. De aici, puteți adăuga, edita și șterge conținutul barei de pictograme. De asemenea, puteți reordona pictogramele trăgând pur și simplu o pictogramă în sus sau în jos pe listă.

Utilizați QuickBooks Capital pentru finanțarea afacerilor

Ca și în cazul QuickBooks Online, QuickBooks Desktop vă oferă, de asemenea, acces rapid la QuickBooks Capital. Pur și simplu faceți clic pe Banca>Obțineți capital pentru a începe.

Personalizați-vă aspectul

Puteți actualiza aspectul software-ului QuickBooks Desktop pentru a-l face mai atrăgător din punct de vedere vizual și mai ușor de navigat. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Editare>Preferințe>Vizualizare desktop.

În fila Preferințele mele, puteți actualiza QuickBooks pentru a afișa o fereastră sau mai multe ferestre, puteți schimba schema de culori și puteți actualiza setările de salvare. Sub fila Preferințe companie, puteți alege caracteristicile care sunt afișate pe pagina de pornire.

Personalizați rapoartele

QuickBooks Desktop are o mulțime de rapoarte. Din fericire, nu trebuie să pierzi timpul trecând prin rapoarte pentru a le găsi pe cele pe care le rulezi cel mai frecvent. Puteți personaliza și seta rapoartele favorite, astfel încât cele mai importante să fie întotdeauna la doar un clic distanță. Navigați la Rapoarte>Centrul de rapoarte, căutați prin rapoarte și faceți clic pe pictograma inimii de sub fiecare pentru a le marca ca favorite. Toate rapoartele care au fost marcate vor apărea acum în fila Favorite din Centrul de rapoarte.

De asemenea, vă puteți vizualiza cu ușurință favoritele prin bara de pictograme făcând clic pe Run Favorite Reports.

Semnează cecuri

Puteți crea un fișier de semnătură pe care să îl adăugați la cecuri, eliminând nevoia de a semna fiecare cec scris de compania dumneavoastră.

Pentru a face acest lucru, semnează-ți numele și încarcă-l pe computer scanând sau făcând o fotografie. Apoi, navigați la File> Printer Setup. Sub Nume formular, selectați Cec/Cec de plată. Apoi, bifați caseta Print Signature Image. În cele din urmă, adăugați semnătura pe care ați încărcat-o selectând Fișier, selectând imaginea salvată și salvați modificările.

Calculați rapid cu Calculatorul QuickMath

Calculatorul QuickMath este o modalitate rapidă de a efectua calcule simple fără a fi nevoie să scoateți un calculator sau să utilizați o aplicație separată pe computer. Pentru a utiliza această funcție, deschideți formularul pe care îl veți utiliza (cum ar fi o factură sau o estimare). Apoi puteți fie să apăsați tasta egală, fie să introduceți un număr urmat de o funcție, cum ar fi:

• Plus: +
• Minus: -
• Înmulțiți: *
• Împărțire: /

Va apărea o fereastră care arată calculele dvs. Puteți apăsa egal pentru a vedea subtotalul, C pentru a șterge ultima intrare sau C de două ori pentru a șterge ecuația. După finalizarea calculului, apăsați Enter, iar valoarea calculată va fi introdusă în câmp.

Blocați datele de închidere

Setarea unei date de închidere împiedică modificarea tranzacțiilor anterioare datei stabilite. Acest lucru este cunoscut și sub numele de închiderea cărților. În timp ce majoritatea companiilor fac acest lucru la sfârșitul anului, puteți închide cărțile de la orice dată pe care o alegeți.

Pentru a seta o dată de închidere, faceți clic pe Companie>Setați data de închidere. După ce ați ales Set Data/Parola, veți putea să selectați o dată și să setați o parolă. Această parolă va fi necesară pentru a face orice modificări ale tranzacțiilor anterioare pe baza datei de închidere. Procedând astfel, se previne modificări accidentale care pot necesita timp pentru identificarea și corectarea.

Istoricul tranzactiilor

Dacă o tranzacție pare să lipsească sau ceva nu este în regulă cu cărțile dvs., puteți vedea un raport al tranzacțiilor șterse și anulate. Acest raport va arăta ce acțiune a fost întreprinsă, când a avut loc acțiunea și alte detalii ale tranzacției.

Pentru a vizualiza acest raport, accesați Rapoarte>Contabil și taxe>Rezumatul tranzacțiilor anulate/șterse. Apoi veți putea să selectați câmpurile de inclus în raport și să setați filtre înainte de a vizualiza raportul.

Pista de audit

Pista de audit este oarecum similară cu Rezumatul Tranzacției Anulate/Șters. Această caracteristică vă oferă o vizualizare cronologică a intrărilor utilizatorului și tranzacțiilor care au fost adăugate, modificate și șterse. Acest raport urmărește modificările aduse facturilor și facturilor, actualizările planului de conturi și chiar când conturile au fost reconciliate ultima dată. Dacă ceva pare în neregulă cu contul dvs., vizualizarea acestor modificări în jurnalul de audit vă poate ajuta să identificați unde se află problema.

Pentru a accesa acest raport, accesați Rapoarte>Contabil și taxe>Trasă de audit.

Resurse suplimentare de învățare și formare QuickBooks

Ești gata să înveți și alte moduri de a folosi QuickBooks în avantajul tău? Cel mai bun mod de a găsi ceea ce funcționează pentru dvs. este să învățați și să înțelegeți cu adevărat software-ul. O modalitate excelentă de a face acest lucru este utilizarea test drive-ului QuickBooks Online pentru a explora și exersa. Dacă sunteți utilizator QuickBooks Desktop, puteți deschide un fișier eșantion și puteți începe să căutați. Folosind un fișier eșantion sau un drive de testare, puteți testa funcțiile QuickBooks fără a vă distruge datele companiei.

QuickBooks are, de asemenea, o serie de resurse excelente de asistență pentru utilizatorii săi. Asistența QuickBooks are peste 700.000 de articole care acoperă totul, de la configurarea fluxurilor bancare live până la conectarea aplicațiilor. Tutoriale video pas cu pas sunt, de asemenea, disponibile pe o varietate de subiecte.

De asemenea, QuickBooks găzduiește numeroase seminarii web pentru a ajuta utilizatorii să profite la maximum de software. Webinarii durează o oră și acoperă subiecte precum gestionarea cheltuielilor, utilizarea QuickBooks Time și vânzările și facturile. Vă puteți înscrie la un webinar direct prin QuickBooks.

Dacă doriți experiența supremă, vă puteți înscrie la QuickBooks Training. Cursurile includ Stăpânirea QuickBooks Online și Stăpânirea elementelor de bază ale contabilității pentru QuickBooks Online. Sunt disponibile cursuri live, cursuri auto-ritm și cursuri de certificare. Vă rugăm să rețineți că aceste cursuri au un cost suplimentar.

În cele din urmă, nu puteți căuta mai departe decât chiar aici la Merchant Maverick pentru a afla mai multe despre QuickBooks - indiferent dacă utilizați QuickBooks Pro, QuickBooks Online sau QuickBooks pentru Mac. Începeți cu seria noastră de tutoriale QuickBooks Pro, care facilitează învățarea elementelor de bază de care aveți nevoie pentru a utiliza cu succes QuickBooks Desktop în afacerea dvs.

Aveți câteva sfaturi și trucuri pentru QuickBooks? Asigurați-vă că le împărtășiți în comentariile de mai jos!

Întrebări frecvente QuickBooks