15 советов QuickBooks, которые сэкономят ваше время и упростят бухгалтерский учет

Использование QuickBooks в вашем бизнесе для балансировки книг и управления финансами — это первый шаг к упрощению бухгалтерского учета в вашем малом бизнесе. Но как только вы начнете использовать программное обеспечение, QuickBooks может показаться совсем не простым. С таким количеством функций, транзакций, отчетов и данных не редкость чувствовать себя полностью перегруженным программным обеспечением.

К счастью, вы начнете понимать, как делать что-то в QuickBooks, как только начнете изучать программное обеспечение. Однако для занятого владельца бизнеса найти время, чтобы изучить все возможные советы и рекомендации QuickBooks, может показаться монументальной задачей — до сих пор.

В этом посте мы собираемся разобрать некоторые из лучших советов по использованию QuickBooks Online. Эти простые приемы помогут вам легко и эффективно ориентироваться в программном обеспечении и отслеживать свои финансы на уровне профессионала, даже если у вас нет опыта бухгалтерского учета. А если вы пользователь QuickBooks Desktop? Не волнуйтесь — у нас есть и для вас несколько крутых трюков.

Если вы все еще не получили достаточно QuickBooks после всего этого, мы укажем вам направление дополнительных ресурсов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего программного обеспечения. Итак, являетесь ли вы новым подписчиком QuickBooks или все еще боретесь с трудностями в течение нескольких месяцев после регистрации, продолжайте читать, чтобы узнать, как вы можете стать экспертом QuickBooks с помощью нескольких простых советов.

15 лучших онлайн-советов по QuickBooks

QuickBooks уже упрощает бухгалтерию владельцев малого бизнеса. Но эти советы и приемы могут еще быстрее и проще сбалансировать книги. Используйте эти советы, чтобы сэкономить время при использовании QuickBooks Online, от использования сочетаний клавиш до использования автоматизации и планирования.

Используйте сочетания клавиш

Вероятно, вы хотя бы раз в жизни использовали сочетание клавиш для копирования, вставки или поиска текста на компьютере. QuickBooks Online имеет собственный набор сочетаний клавиш, предназначенных для облегчения доступа к общим функциям и задачам. Вот некоторые из наиболее часто используемых сокращений:

Не можете вспомнить ярлыки или хотите изучить другие варианты? QuickBooks Online также имеет ярлык для этого. Пользователи ПК могут просто использовать Ctrl + Alt + ? а пользователи Mac могут использовать Ctrl + Option + ? полный список всех сочетаний клавиш.

Подключиться к живым каналам банка

Если вы добавите свой корпоративный банковский счет в QuickBooks Online, баланс и транзакции вашего счета будут автоматически обновляться в программном обеспечении — не требуется ручная загрузка или ввод данных. QuickBooks поддерживает более 20 000 местных и международных банков, поэтому настройка не составит труда.

Чтобы начать, перейдите на вкладку «Банковские операции», затем выберите параметры «Связать учетные записи». Следуйте инструкциям, чтобы продолжить синхронизацию вашей учетной записи.

Транзакции обновляются каждую ночь, хотя у вас есть возможность обновить вручную одним щелчком мыши по мере необходимости.

Подключите все свои бизнес-аккаунты

После того как вы добавили свой основной банковский счет в QuickBooks Online, не останавливайтесь на достигнутом. Не забудьте добавить все свои бизнес-аккаунты, чтобы получить наиболее точную картину своих финансов — и иметь всю информацию о своей учетной записи в одном месте. Вы можете добавить все типы учетных записей, от кредитных карт до PayPal. Просто добавьте каждую учетную запись через вкладку «Банк».

Создать банковские правила

Вы можете использовать банковские правила для автоматической классификации банковских транзакций. Вы можете назвать правило, установить условия, назначить по типу транзакции, получателю платежа и категории, а также добавить теги. Вы можете создать одно или несколько банковских правил, нажав Банковские правила>Правила.

Настройка повторяющихся счетов

Вместо того, чтобы вручную отправлять счета своим клиентам каждый месяц, сэкономьте время, настроив повторяющиеся счета в QuickBooks Online. Это идеально подходит для подписок на одинаковую сумму и в одно и то же время каждый месяц.

Чтобы создать повторяющийся счет, создайте новый счет, нажав «Продажи»> «Счета»> «Создать счет». Под датой счета вы найдете возможность создать повторяющийся счет. Отсюда вы создаете счет, как обычно; Вы также можете установить интервал, дату начала и дату окончания.

Автоматизируйте напоминания о поздних счетах

Не преследуйте своих клиентов, которые не оплатили свои счета. Вместо этого используйте автоматизацию QBO для отправки напоминаний о поздних счетах. Вы не только сэкономите время, не рассылая напоминания вручную, но и эти автоматические напоминания также помогут вам быстрее получать оплату.

Чтобы настроить эту автоматизацию, перейдите в «Настройки»> «Учетная запись и настройки»> «Продажи»> «Напоминания». В этом меню вы можете включать и выключать автоматические напоминания о счетах, а также настраивать сопровождающее сообщение электронной почты.

Оплачивайте счета онлайн

Оплачивайте счета поставщиков и другие счета, не выходя из QuickBooks. Выберите своего поставщика и добавьте данные, включая дату оплаты, сумму, заметки и вложения. Вы можете сэкономить еще больше времени, настроив периодическую оплату счетов. Чтобы использовать эту функцию, перейдите в «Создать»> «Поставщики»> «Оплатить счета».

Кроме того, вы можете добавить интеграции, включая программное обеспечение, которое вы уже используете для оплаты счетов, например Bill.com. Мы углубимся в интеграцию дальше в этом посте.

Настройка повторяющихся расходов

QuickBooks Online упрощает настройку и отслеживание текущих расходов. Вы можете вручную добавить и настроить повторяющиеся расходы или внести это изменение в расходы, которые импортируются из ваших текущих банковских каналов.

Для начала перейдите на вкладку «Расходы». Отсюда вы можете добавить новую транзакцию или отредактировать существующую транзакцию. Для новых транзакций щелкните Новые транзакции>Расходы. Заполните форму и нажмите ссылку «Создать повторяющийся» внизу страницы. Вы можете установить получателя, счет, интервал, способ оплаты, категорию, сумму и многое другое.

Если вы редактируете существующую транзакцию, просто откройте ее, щелкните ссылку Сделать повторяющейся, введите информацию и сохраните изменения.

Использовать сопоставление транзакций

Бывают случаи, когда вам нужно вручную ввести транзакцию в QuickBooks. Допустим, вы выписываете чек продавцу. Транзакция не появится в вашей банковской ленте до тех пор, пока чек не будет обналичен или депонирован, а средства не будут сняты с вашего счета. Вместо того, чтобы ждать обновления транзакций, вы предпочитаете вводить чековый платеж в QuickBooks, как только чек передается продавцу. Как только транзакция будет очищена вашим банком и появится в ваших живых лентах, она также будет добавлена ​​в QuickBooks.

Хорошей новостью является то, что QuickBooks Online помечает совпадающие транзакции, предотвращая дублирование транзакций. Чтобы получить доступ к этой функции, перейдите в меню «Банковские операции» и выберите «Для просмотра». Транзакции с потенциальным совпадением помечаются флажками, поэтому вы можете нажать на каждую транзакцию, подтвердить совпадение (или выбрать совпадение, если есть несколько вариантов) и предотвратить публикацию дубликатов транзакций в ваших записях.

Настройте платежную ссылку

Прием онлайн-платежей удобен как для вас, так и для ваших клиентов. Клиенты смогут легко оплачивать свои счета онлайн, а вам не придется беспокоиться о том, что чеки потеряются по почте или что вы потратите время на хранение наличных и чеков в банке.

Через QBO вы можете легко настроить платежную ссылку. Все, что вам нужно сделать, это настроить платежи, создать уникальную ссылку и поделиться ею со своими клиентами. Затем клиенты могут использовать ссылку для оплаты с помощью своей карты или банковского перевода. Чтобы начать, перейдите в «Продажи»> «Ссылки для оплаты» и следуйте инструкциям.

Отправка счетов через Gmail

QuickBooks объединилась с Google, чтобы предоставить пользователям возможность отправлять счета прямо из своих учетных записей Gmail. Приложение QuickBooks Invoicing для Gmail позволяет выставлять счета своим клиентам, и все счета синхронизируются с вашей учетной записью QuickBooks.

Для начала установите надстройку в Gmail, затем щелкните логотип QuickBooks в своей учетной записи Gmail. Затем вы можете войти в свою учетную запись QuickBooks, чтобы создавать, отправлять и отслеживать свои счета.

Получите финансирование бизнеса через QuickBooks Capital

Если вам нужно финансирование бизнеса для увеличения денежного потока или покрытия экстренных расходов, не тратьте время на заполнение длинных заявок. Вместо этого рассмотрите возможность подачи заявки на QuickBooks Capital.

Доступ к QuickBooks Capital можно получить прямо через QBO. Просто перейдите на вкладку «Капитал», чтобы начать. QuickBooks предварительно заполнит вашу информацию и использует данные QuickBooks, чтобы определить, имеете ли вы право на получение финансирования. После утверждения вы можете получить до 150 000 долларов США всего за один-два рабочих дня.

Автоматизировать отчеты

Как и большинство владельцев малого бизнеса, вы, вероятно, регулярно составляете хотя бы один отчет. Вместо того, чтобы создавать отчет вручную, вы можете автоматизировать процесс, выполнив всего несколько простых шагов.

Перейдите на вкладку «Отчеты» и выберите (или создайте) настраиваемый отчет. На вкладке «Пользовательские отчеты» вы можете установить частоту отправки отчета, дату окончания, сопроводительное сообщение электронной почты и адреса электронной почты получателей. После того как вы сохраните изменения, отчет будет отправлен в соответствии с расписанием по электронной почте.

Используйте интеграции

Легко синхронизируйте свое бизнес-программное обеспечение и приложения с помощью интеграций. QuickBooks Online интегрируется с более чем 650 бизнес-приложениями. QBO имеет одни из самых популярных приложений в разных категориях, включая оплату счетов, управление сотрудниками, выставление счетов, отслеживание времени, аналитику, отслеживание запасов и многое другое.

Просто нажмите на вкладку «Приложения», чтобы начать поиск и загрузку лучших приложений для вашего бизнеса.

Настройка автоматизации

Мы уже рассмотрели некоторые средства автоматизации, доступные в QuickBooks Online, но есть простой способ получить доступ к нескольким средствам автоматизации, которые можно легко включать и выключать по мере необходимости. Через меню «Учетная запись и настройки»> «Дополнительно» вы можете выбрать предварительное заполнение форм, автоматическое применение кредитов, автоматическое выставление счетов за неоплачиваемую деятельность и автоматическое применение платежей по счетам.

Используете QuickBooks для ПК? Ознакомьтесь с этими советами по QuickBooks для настольных ПК

Мы не забыли о вас, пользователи QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop также имеет несколько встроенных ярлыков, которые помогут вам сэкономить время при балансировке книг. Эти советы предлагают отличные способы упростить процессы бухгалтерского учета, от настройки панели инструментов и панели значков до автоматической подписи чеков.

Используйте сочетания клавиш

Как и QuickBooks Online, QuickBooks Desktop также имеет набор сочетаний клавиш, которые используются для быстрой навигации по программному обеспечению путем нажатия нескольких кнопок. Ярлыки включают:

Эти ярлыки применяются к QuickBooks Desktop для пользователей ПК. Для пользователей QuickBooks для Mac доступен отдельный набор ярлыков.

Настройте свою панель значков

Вы можете настроить ярлыки на панели значков в левой части панели инструментов QuickBooks. Это позволяет вам добавлять, удалять и изменять порядок функций, предоставляя вам быстрый доступ к функциям, которые вы используете чаще всего.

Настроить это меню просто. Прокрутите меню до конца и выберите «Настроить ярлыки». Отсюда вы можете добавлять, редактировать и удалять содержимое панели значков. Вы также можете изменить порядок значков, просто перетащив значок вверх или вниз по списку.

Используйте QuickBooks Capital для финансирования бизнеса

Как и в случае с QuickBooks Online, QuickBooks Desktop также обеспечивает быстрый доступ к QuickBooks Capital. Просто нажмите «Банковское дело»> «Получить капитал», чтобы начать.

Настройте свой макет

Вы можете обновить макет своего программного обеспечения QuickBooks Desktop, чтобы сделать его более привлекательным и удобным для навигации. Для этого нажмите «Правка» > «Настройки» > «Вид рабочего стола».

На вкладке «Мои настройки» вы можете обновить QuickBooks, чтобы отображалось одно окно или несколько окон, изменить цветовую схему и обновить настройки сохранения. На вкладке «Настройки компании» вы можете выбрать функции, отображаемые на главной странице.

Настроить отчеты

QuickBooks Desktop имеет множество отчетов. К счастью, вам не нужно тратить время на просмотр отчетов, чтобы найти наиболее часто используемые. Вы можете настраивать и устанавливать избранные отчеты, чтобы самые важные всегда были на расстоянии одного клика. Перейдите в «Отчеты»> «Центр отчетов», найдите отчеты и щелкните значок сердца под каждым, чтобы отметить их как избранные. Все отмеченные отчеты теперь будут отображаться на вкладке «Избранное» в Центре отчетов.

Вы также можете легко просматривать избранные отчеты с помощью панели значков, щелкнув Запустить избранные отчеты.

Подпишите чеки

Вы можете создать файл подписи для добавления к чекам, избавляя вас от необходимости подписывать каждый чек, выписанный вашей компанией.

Для этого подпишите свое имя и загрузите его на свой компьютер, отсканировав или сфотографировав. Затем перейдите в «Файл»> «Настройка принтера». В разделе «Имя формы» выберите «Чек/Paycheck». Затем установите флажок «Печать изображения подписи». Наконец, добавьте подпись, которую вы загрузили, выбрав «Файл», выбрав сохраненное изображение, и сохраните изменения.

Быстрый расчет с помощью калькулятора QuickMath

Калькулятор QuickMath — это быстрый способ выполнять простые расчеты без использования калькулятора или отдельного приложения на компьютере. Чтобы использовать эту функцию, откройте форму, которую вы будете использовать (например, счет-фактуру или смету). Затем вы можете либо нажать клавишу равенства, либо ввести число, за которым следует функция, например:

• Плюс: +
• Минус: -
• Умножить: *
• Разделить: /

Появится окно с вашими расчетами. Вы можете нажать «равно», чтобы увидеть свой промежуточный итог, «С», чтобы очистить последнюю запись, или «С» дважды, чтобы очистить уравнение. После завершения расчета нажмите Enter, и вычисленное значение будет введено в поле.

Заблокировать даты закрытия

Установка даты закрытия предотвращает изменение транзакций до установленной даты. Это также известно как закрытие книг. Хотя большинство компаний делают это в конце года, вы можете закрыть книги с любой даты по вашему выбору.

Чтобы установить дату закрытия, нажмите «Компания»> «Установить дату закрытия». После выбора «Установить дату/пароль» вы сможете выбрать дату и установить пароль. Этот пароль потребуется для внесения любых изменений в прошлые транзакции в зависимости от даты закрытия. Это предотвращает случайные изменения, на идентификацию и исправление которых может уйти много времени.

История транзакций

Если транзакция отсутствует или что-то не так с вашими книгами, вы можете просмотреть отчет об удаленных и аннулированных транзакциях. Этот отчет покажет, какие действия были предприняты, когда они произошли, а также другие сведения о транзакциях.

Чтобы просмотреть этот отчет, выберите «Отчеты»> «Бухгалтерия и налоги»> «Сводка аннулированных/удаленных транзакций». Затем вы сможете выбрать поля для включения в отчет и установить фильтры перед просмотром отчета.

Журнал аудита

Журнал аудита чем-то похож на сводку аннулированных/удаленных транзакций. Эта функция дает вам хронологический обзор пользовательских записей и транзакций, которые были добавлены, изменены и удалены. Этот отчет отслеживает изменения в счетах и ​​счетах-фактурах, обновления вашего плана счетов и даже дату последней сверки счетов. Если с вашей учетной записью что-то не так, просмотр этих изменений в журнале аудита может помочь вам определить, в чем заключается проблема.

Чтобы получить доступ к этому отчету, выберите «Отчеты»> «Бухгалтерия и налоги»> «Журнал аудита».

Дополнительные ресурсы для обучения и обучения QuickBooks

Готовы узнать о других способах использования QuickBooks в своих интересах? Лучший способ найти то, что работает для вас, — это действительно изучить и понять программное обеспечение. Отличный способ сделать это — использовать тест-драйв QuickBooks Online для изучения и практики. Если вы являетесь пользователем QuickBooks Desktop, вы можете открыть образец файла и начать ковыряться. Используя образец файла или тест-драйв, вы можете протестировать функции QuickBooks, не испортив данные вашей компании.

QuickBooks также имеет ряд отличных ресурсов поддержки для своих пользователей. Служба поддержки QuickBooks содержит более 700 000 статей, охватывающих все: от настройки банковских каналов в реальном времени до подключения приложений. Также доступны пошаговые видеоуроки по различным темам.

QuickBooks также проводит многочисленные вебинары, чтобы помочь пользователям получить максимальную отдачу от программного обеспечения. Вебинары длятся час и охватывают такие темы, как управление расходами, использование QuickBooks Time, продажи и счета. Вы можете записаться на вебинар прямо через QuickBooks.

Если вы хотите получить максимальный опыт, вы можете подписаться на обучение QuickBooks. Курсы включают «Освоение QuickBooks Online» и «Освоение основ бухгалтерского учета для QuickBooks Online». Доступны живые занятия, курсы для самостоятельного обучения и сертификационные курсы. Обратите внимание, что эти курсы предоставляются за дополнительную плату.

Наконец, вы можете заглянуть прямо сюда, в Merchant Maverick, чтобы узнать больше о QuickBooks — независимо от того, используете ли вы QuickBooks Pro, QuickBooks Online или QuickBooks для Mac. Начните с нашей серии учебных пособий по QuickBooks Pro, которая позволяет легко изучить основы, необходимые для успешного использования QuickBooks Desktop в вашем бизнесе.

У вас есть несколько собственных советов и приемов QuickBooks? Обязательно поделитесь ими в комментариях ниже!

Часто задаваемые вопросы о QuickBooks