15 เคล็ดลับ QuickBooks เพื่อประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการบัญชี

การใช้ QuickBooks ในธุรกิจของคุณเพื่อสร้างสมดุลระหว่างหนังสือและการจัดการด้านการเงินเป็นขั้นตอนแรกในการทำให้การบัญชีธุรกิจขนาดเล็กของคุณง่ายขึ้น แต่เมื่อคุณเริ่มใช้ซอฟต์แวร์จริงๆ แล้ว QuickBooks อาจดูเหมือนไม่มีอะไรเลย ด้วยคุณสมบัติ ธุรกรรม รายงาน และข้อมูลมากมาย ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะรู้สึกว่าถูกครอบงำโดยซอฟต์แวร์โดยสิ้นเชิง

โชคดีที่ คุณจะเริ่มคุ้นเคยกับการทำสิ่งต่างๆ ใน ​​QuickBooks เมื่อคุณเริ่มเจาะลึกและสำรวจซอฟต์แวร์ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่มีงานยุ่ง การหาเวลาเรียนรู้เคล็ดลับและกลเม็ดที่เป็นไปได้ทั้งหมดของ QuickBooks อาจดูเหมือนเป็นงานที่ยิ่งใหญ่ จนถึงปัจจุบัน

ในบทความนี้ เราจะมาแจกแจงเคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับวิธีใช้ QuickBooks Online เทคนิคง่ายๆ เหล่านี้สามารถช่วยให้คุณใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพ และรักษาการเงินของคุณอย่างมืออาชีพ แม้ว่าคุณจะไม่มีประสบการณ์ด้านบัญชีมาก่อนก็ตาม และถ้าคุณเป็นผู้ใช้ QuickBooks Desktop ไม่ต้องกังวล เรามีเคล็ดลับดีๆ สำหรับคุณเช่นกัน

หากคุณยังคงได้รับ QuickBooks ไม่เพียงพอหลังจากนั้น เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์ของคุณ ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะสมัครใช้งาน QuickBooks ใหม่เอี่ยม หรือยังคงประสบปัญหาหลายเดือนหลังจากสมัครใช้งาน โปรดอ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีที่คุณสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญ QuickBooks ด้วยเคล็ดลับง่ายๆ ไม่กี่ข้อ

15 สุดยอดเคล็ดลับ QuickBooks ออนไลน์

QuickBooks ช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจัดการบัญชีได้ง่ายขึ้น แต่เคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้สามารถทำให้หนังสือสมดุลได้เร็วและง่ายขึ้น ตั้งแต่การใช้แป้นพิมพ์ลัดไปจนถึงการใช้ระบบอัตโนมัติและการตั้งเวลา ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อประหยัดเวลาเมื่อใช้ QuickBooks Online

ใช้แป้นพิมพ์ลัด

คุณอาจเคยใช้แป้นพิมพ์ลัดอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตเพื่อคัดลอก วาง หรือค้นหาข้อความในคอมพิวเตอร์ของคุณ QuickBooks Online มีชุดแป้นพิมพ์ลัดของตัวเองที่ออกแบบมาเพื่อให้เข้าถึงคุณลักษณะและงานทั่วไปได้ง่ายขึ้น ต่อไปนี้คือทางลัดบางส่วนที่ใช้บ่อยที่สุด:

จำทางลัดไม่ได้หรือต้องการสำรวจตัวเลือกอื่นๆ QuickBooks Online มีทางลัดสำหรับสิ่งนั้นเช่นกัน ผู้ใช้พีซีสามารถใช้ Ctrl + Alt + ? และผู้ใช้ Mac สามารถใช้ Ctrl + Option + ? สำหรับรายการแป้นพิมพ์ลัดทั้งหมด

เชื่อมต่อกับฟีดธนาคารสด

การเพิ่มบัญชีธนาคารธุรกิจของคุณใน QuickBooks Online จะทำให้ยอดคงเหลือในบัญชีและธุรกรรมของคุณอัปเดตในซอฟต์แวร์โดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องอัปโหลดด้วยตนเองหรือป้อนข้อมูล QuickBooks รองรับธนาคารทั้งในและต่างประเทศมากกว่า 20,000 แห่ง ดังนั้นการจัดเตรียมจึงเป็นเรื่องง่าย

ในการเริ่มต้น ให้คลิกแท็บการธนาคาร จากนั้นเลือกตัวเลือกเชื่อมโยงบัญชี ปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อดำเนินการซิงค์บัญชีของคุณต่อไป

ธุรกรรมจะได้รับการอัปเดตทุกคืน แม้ว่าคุณจะมีตัวเลือกในการอัปเดตด้วยตนเองด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวตามต้องการ

เชื่อมต่อบัญชีธุรกิจของคุณทั้งหมด

เมื่อคุณได้เพิ่มบัญชีธนาคารหลักของคุณใน QuickBooks Online แล้ว อย่าหยุดเพียงแค่นั้น อย่าลืมเพิ่มบัญชีธุรกิจของคุณทั้งหมดเพื่อให้ได้ภาพการเงินที่แม่นยำที่สุด และมีข้อมูลบัญชีทั้งหมดของคุณอยู่ในที่เดียว คุณสามารถเพิ่มบัญชีได้ทุกประเภท ตั้งแต่บัตรเครดิตไปจนถึง PayPal เพียงเพิ่มแต่ละบัญชีผ่านแท็บการธนาคาร

สร้างกฎการธนาคาร

คุณสามารถใช้กฎของธนาคารเพื่อจัดหมวดหมู่ธุรกรรมธนาคารโดยอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งชื่อกฎ กำหนดเงื่อนไข กำหนดตามประเภทธุรกรรม ผู้รับเงิน และประเภท และเพิ่มแท็ก คุณสามารถสร้างกฎการธนาคารได้ตั้งแต่หนึ่งกฎขึ้นไปโดยคลิกที่ การธนาคาร>กฎ

ตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ

แทนที่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณในแต่ละเดือน ประหยัดเวลาด้วยการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำใน QuickBooks Online เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสมัครสมาชิกที่มีจำนวนเท่ากันและครบกำหนดในเวลาเดียวกันในแต่ละเดือน

ในการสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ให้สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่โดยคลิก Sales>Invoices>Create Invoice ภายใต้วันที่ในใบแจ้งหนี้ คุณจะพบตัวเลือกในการสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ จากที่นี่ คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ได้ตามปกติ คุณยังสามารถตั้งค่าช่วงเวลา วันที่เริ่มต้น และวันที่สิ้นสุดได้

แจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ล่าช้าโดยอัตโนมัติ

อย่าไล่ลูกค้าของคุณที่ยังไม่ได้ชำระใบแจ้งหนี้ ให้ใช้ระบบอัตโนมัติของ QBO เพื่อส่งการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ล่าช้าแทน ไม่เพียงแต่คุณจะประหยัดเวลาด้วยการไม่ส่งการเตือนความจำด้วยตนเอง แต่การเตือนอัตโนมัติเหล่านี้ยังสามารถช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้นอีกด้วย

หากต้องการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัตินี้ ให้ไปที่การตั้งค่า>บัญชีและการตั้งค่า>การขาย>การแจ้งเตือน จากเมนูนี้ คุณสามารถเปิดและปิดการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ รวมทั้งปรับแต่งข้อความอีเมลที่แนบมาด้วย

ชำระค่าใช้จ่ายออนไลน์

ชำระผู้ขายและใบเรียกเก็บเงินอื่น ๆ โดยไม่ต้องออกจาก QuickBooks เลือกผู้ให้บริการของคุณและเพิ่มข้อมูล รวมถึงวันที่ครบกำหนด จำนวนเงิน บันทึกช่วยจำ และไฟล์แนบ คุณสามารถประหยัดเวลาได้มากขึ้นด้วยการตั้งค่าการชำระบิลแบบเป็นงวด หากต้องการใช้คุณสมบัตินี้ ให้ไปที่ใหม่>ผู้ขาย>ชำระบิล

นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มการผสานการทำงาน ซึ่งรวมถึงซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ชำระบิลอยู่แล้ว เช่น Bill.com เราจะเจาะลึกการผสานรวมเพิ่มเติมในโพสต์นี้

ตั้งค่าค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำ

QuickBooks Online ทำให้ง่ายต่อการตั้งค่าและติดตามค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำ คุณสามารถเพิ่มและตั้งค่าค่าใช้จ่ายที่เกิดซ้ำได้ด้วยตนเอง หรือคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นค่าใช้จ่ายที่นำเข้าจากตัวดึงข้อมูลธนาคารสดของคุณ

ในการเริ่มต้น ให้คลิกแท็บ ค่าใช้จ่าย จากที่นี่ คุณสามารถเพิ่มธุรกรรมใหม่หรือแก้ไขธุรกรรมที่มีอยู่ได้ สำหรับธุรกรรมใหม่ ให้คลิก ธุรกรรมใหม่>ค่าใช้จ่าย กรอกแบบฟอร์ม แล้วคลิกลิงก์ ทำให้เป็นกิจวัตร ที่ด้านล่างของหน้า คุณสามารถตั้งค่าผู้รับเงิน บัญชี ช่วงเวลา วิธีการชำระเงิน หมวดหมู่ จำนวนเงิน และอื่นๆ

หากคุณกำลังแก้ไขธุรกรรมที่มีอยู่ เพียงเปิดธุรกรรม คลิกลิงก์ ทำให้เป็นกิจวัตร กรอกข้อมูล และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ใช้การจับคู่ธุรกรรม

มีบางครั้งที่คุณต้องทำธุรกรรมด้วยตนเองใน QuickBooks สมมติว่าคุณเขียนเช็คให้ผู้ขาย ธุรกรรมจะไม่ปรากฏบนฟีดธนาคารของคุณจนกว่าจะมีการขึ้นเงินหรือฝากเช็คและเงินจะถูกดึงออกจากบัญชีของคุณ แทนที่จะรอให้ธุรกรรมอัปเดต คุณเลือกที่จะป้อนการชำระเงินด้วยเช็คใน QuickBooks ทันทีที่มอบเช็คให้กับผู้ขาย เมื่อธุรกรรมเคลียร์ธนาคารของคุณและปรากฏในฟีดข้อมูลสดของคุณ ธุรกรรมนั้นจะถูกเพิ่มใน QuickBooks ด้วย

ข่าวดีก็คือ QuickBooks Online ตั้งค่าสถานะธุรกรรมที่ตรงกัน ป้องกันไม่ให้คุณมีธุรกรรมที่ซ้ำกัน ในการเข้าถึงคุณลักษณะนี้ ให้ไปที่เมนูการธนาคารและเลือกสำหรับการตรวจทาน ธุรกรรมที่มีการจับคู่ที่เป็นไปได้จะถูกตั้งค่าสถานะ ดังนั้นคุณสามารถคลิกที่แต่ละธุรกรรม ยืนยันการจับคู่ (หรือเลือกการจับคู่หากมีหลายตัวเลือก) และป้องกันไม่ให้ธุรกรรมที่ซ้ำกันโพสต์ในบันทึกของคุณ

ตั้งค่าลิงค์การชำระเงิน

การรับชำระเงินออนไลน์สะดวกทั้งคุณและลูกค้าของคุณ ลูกค้าจะสามารถชำระใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย และคุณจะไม่ต้องกังวลว่าเช็คจะสูญหายทางไปรษณีย์หรือใช้เวลาในการฝากเงินสดและเช็คที่ธนาคาร

คุณสามารถตั้งค่าลิงก์การชำระเงินผ่าน QBO ได้อย่างง่ายดาย สิ่งที่คุณต้องทำคือตั้งค่าการชำระเงิน สร้างลิงก์เฉพาะ และแบ่งปันกับลูกค้าของคุณ ลูกค้าสามารถใช้ลิงก์เพื่อชำระเงินโดยใช้บัตรหรือโอนเงินผ่านธนาคาร ในการเริ่มต้น ไปที่ Sales>Payment Links และปฏิบัติตามคำแนะนำ

ส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน Gmail

QuickBooks ได้ร่วมมือกับ Google เพื่อจัดเตรียมวิธีการให้ผู้ใช้ส่งใบแจ้งหนี้จากบัญชี Gmail ของตนได้โดยตรง แอป QuickBooks Invoicing สำหรับ Gmail ช่วยให้คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ และใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะซิงค์กับบัญชี QuickBooks ของคุณ

ในการเริ่มต้น ให้ติดตั้งส่วนเสริมใน Gmail จากนั้นคลิกโลโก้ QuickBooks ในบัญชี Gmail ของคุณ จากนั้น คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี QuickBooks ของคุณเพื่อสร้าง ส่ง และติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณ

รับเงินทุนธุรกิจผ่าน QuickBooks Capital

หากคุณต้องการเงินทุนสำหรับธุรกิจเพื่อเพิ่มกระแสเงินสดหรือครอบคลุมค่าใช้จ่ายฉุกเฉิน อย่าเสียเวลากรอกใบสมัครที่ใช้เวลานาน ให้พิจารณาสมัคร QuickBooks Capital แทน

QuickBooks Capital สามารถเข้าถึงได้ผ่าน QBO เพียงไปที่แท็บทุนเพื่อเริ่มต้น QuickBooks จะกรอกข้อมูลของคุณล่วงหน้าและใช้ข้อมูลจาก QuickBooks เพื่อพิจารณาว่าคุณมีสิทธิ์ได้รับเงินทุนหรือไม่ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว คุณจะได้รับสูงถึง $150,000 ในเวลาเพียงหนึ่งถึงสองวันทำการ

รายงานอัตโนมัติ

เช่นเดียวกับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ คุณอาจเรียกใช้รายงานอย่างน้อยหนึ่งฉบับเป็นประจำ แทนที่จะดำเนินการสร้างรายงานด้วยตนเอง คุณสามารถทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน

ไปที่แท็บรายงาน แล้วเลือก (หรือสร้าง) รายงานที่กำหนดเอง จากแท็บรายงานที่กำหนดเอง คุณสามารถกำหนดความถี่ในการส่งรายงาน วันที่สิ้นสุด ข้อความอีเมลที่ส่งมาด้วย และที่อยู่อีเมลของผู้รับ เมื่อคุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงแล้ว รายงานจะถูกส่งไปตามกำหนดเวลาทางอีเมล

ใช้การบูรณาการ

ซิงค์ซอฟต์แวร์ธุรกิจและแอปของคุณอย่างง่ายดายด้วยการผสานการทำงาน QuickBooks Online ผสานรวมกับแอปทางธุรกิจกว่า 650 รายการ QBO มีแอปยอดนิยมบางแอปในหมวดหมู่ต่างๆ รวมถึงการชำระบิล การจัดการพนักงาน การออกใบแจ้งหนี้ การติดตามเวลา การวิเคราะห์ การติดตามสินค้าคงคลัง และอื่นๆ

เพียงคลิกที่แท็บแอปเพื่อเริ่มค้นหาและดาวน์โหลดแอปที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

ปรับแต่งการทำงานอัตโนมัติ

เราได้ดำเนินการอัตโนมัติบางอย่างที่มีอยู่ใน QuickBooks Online แล้ว แต่มีวิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงการทำงานอัตโนมัติหลายแบบที่สามารถเปิดและปิดได้อย่างง่ายดายตามต้องการ ผ่านเมนูบัญชีและการตั้งค่า>ขั้นสูง คุณสามารถเลือกกรอกแบบฟอร์มล่วงหน้า ใช้เครดิตโดยอัตโนมัติ ออกใบแจ้งหนี้ให้กับกิจกรรมที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติ และใช้การชำระเงินโดยอัตโนมัติ

ใช้ QuickBooks Desktop หรือไม่ ลองดูเคล็ดลับเดสก์ท็อป QuickBooks เหล่านี้

เราไม่ลืมคุณ ผู้ใช้ QuickBooks Desktop QuickBooks Desktop ยังมีปุ่มลัดในตัวหลายปุ่มเพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการปรับสมดุลของหนังสือ เคล็ดลับเหล่านี้นำเสนอวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้กระบวนการบัญชีของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การปรับแต่งแดชบอร์ดและแถบไอคอนไปจนถึงการลงนามในเช็คของคุณโดยอัตโนมัติ

ใช้แป้นพิมพ์ลัด

เช่นเดียวกับ QuickBooks Online QuickBooks Desktop ยังมีชุดแป้นพิมพ์ลัดที่ใช้ในการนำทางซอฟต์แวร์อย่างรวดเร็วด้วยการกดปุ่มเพียงไม่กี่ปุ่ม ทางลัดรวมถึง:

ทางลัดเหล่านี้ใช้กับ QuickBooks Desktop สำหรับผู้ใช้พีซี มีชุดทางลัดแยกต่างหากสำหรับผู้ใช้ QuickBooks สำหรับผู้ใช้ Mac

ปรับแต่งแถบไอคอนของคุณ

คุณสามารถปรับแต่งทางลัดบนแถบไอคอนที่ด้านซ้ายมือของแดชบอร์ด QuickBooks ของคุณได้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม ลบ และจัดลำดับคุณลักษณะใหม่ได้ ทำให้คุณสามารถเข้าถึงคุณลักษณะที่คุณใช้บ่อยที่สุดได้อย่างรวดเร็ว

การปรับแต่งเมนูนี้ทำได้ง่าย เลื่อนไปที่ด้านล่างของเมนูและเลือกกำหนดทางลัดเอง จากที่นี่ คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข และลบเนื้อหาในแถบไอคอนได้ คุณยังสามารถเรียงลำดับไอคอนใหม่ได้ด้วยการลากไอคอนขึ้นหรือลงในรายการ

ใช้ทุน QuickBooks สำหรับการระดมทุนทางธุรกิจ

เช่นเดียวกับ QuickBooks Online QuickBooks Desktop ยังช่วยให้คุณเข้าถึง QuickBooks Capital ได้อย่างรวดเร็ว เพียงคลิกที่การธนาคาร>รับทุนเพื่อเริ่มต้น

ปรับแต่งเค้าโครงของคุณ

คุณสามารถอัปเดตเลย์เอาต์ของซอฟต์แวร์ QuickBooks Desktop เพื่อให้ดูน่าดึงดูดยิ่งขึ้นและนำทางได้ง่ายขึ้น ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกแก้ไข>ค่ากำหนด>มุมมองเดสก์ท็อป

บนแท็บการตั้งค่าของฉัน คุณสามารถอัปเดต QuickBooks ของคุณเพื่อแสดงหน้าต่างเดียวหรือหลายหน้าต่าง เปลี่ยนรูปแบบสีของคุณ และอัปเดตการตั้งค่าการบันทึกของคุณ ภายใต้แท็บการตั้งค่าบริษัท คุณสามารถเลือกคุณสมบัติที่แสดงบนโฮมเพจได้

ปรับแต่งรายงาน

QuickBooks Desktop มีรายงานมากมาย โชคดีที่คุณไม่ต้องเสียเวลาดูรายงานเพื่อค้นหารายงานที่คุณเรียกใช้บ่อยที่สุด คุณสามารถปรับแต่งและตั้งค่ารายงานที่ชื่นชอบได้ ดังนั้นรายงานที่สำคัญที่สุดมักจะอยู่ห่างออกไปเพียงแค่คลิกเดียว ไปที่รายงาน>ศูนย์รายงาน ค้นหาในรายงาน และคลิกไอคอนรูปหัวใจด้านล่างแต่ละรายการเพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็นรายการโปรดของคุณ รายงานทั้งหมดที่ถูกทำเครื่องหมายจะปรากฏในแท็บรายการโปรดในศูนย์รายงาน

คุณยังสามารถดูรายการโปรดของคุณได้อย่างง่ายดายผ่านแถบไอคอนโดยคลิกเรียกใช้รายงานรายการโปรด

เซ็นเช็ค

คุณสามารถสร้างไฟล์ลายเซ็นเพื่อเพิ่มลงในเช็ค โดยไม่จำเป็นต้องเซ็นเช็คทุกฉบับที่เขียนโดยบริษัทของคุณ

ในการดำเนินการนี้ ให้เซ็นชื่อและอัปโหลดไปยังคอมพิวเตอร์โดยการสแกนหรือถ่ายภาพ จากนั้นไปที่ File>Printer Setup ภายใต้ ชื่อแบบฟอร์ม เลือก ตรวจสอบ/จ่ายเงิน จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องพิมพ์ภาพลายเซ็น สุดท้าย เพิ่มลายเซ็นที่คุณอัปโหลดโดยเลือกไฟล์ เลือกภาพที่บันทึกไว้ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คำนวณอย่างรวดเร็วด้วยเครื่องคิดเลข QuickMath

เครื่องคิดเลข QuickMath เป็นวิธีที่รวดเร็วในการคำนวณอย่างง่ายโดยไม่ต้องดึงเครื่องคิดเลขออกมาหรือใช้แอพแยกต่างหากในคอมพิวเตอร์ของคุณ หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้ ให้เปิดแบบฟอร์มที่คุณจะใช้ (เช่น ใบแจ้งหนี้หรือประมาณการ) จากนั้น คุณสามารถกดปุ่มเท่ากับหรือพิมพ์ตัวเลขตามด้วยฟังก์ชัน เช่น:

• บวก: +
• ลบ: –
• คูณ: *
• แบ่ง: /

หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อแสดงการคำนวณของคุณ คุณสามารถกดเท่ากับเพื่อดูผลรวมย่อยของคุณ C เพื่อล้างรายการสุดท้าย หรือ C สองครั้งเพื่อล้างสมการ หลังจากเสร็จสิ้นการคำนวณของคุณ ให้กด Enter และค่าที่คำนวณได้จะถูกป้อนลงในฟิลด์

ล็อควันที่ปิด

การตั้งค่าวันที่ปิดจะป้องกันไม่ให้มีการเปลี่ยนแปลงธุรกรรมก่อนวันที่กำหนด สิ่งนี้เรียกว่าการปิดหนังสือ แม้ว่าธุรกิจส่วนใหญ่จะทำเช่นนี้ในช่วงสิ้นปี แต่คุณก็สามารถปิดหนังสือได้ตั้งแต่วันใดก็ได้ที่คุณเลือก

หากต้องการกำหนดวันปิดบัญชี ให้คลิกบริษัท>กำหนดวันปิดบัญชี หลังจากเลือก Set Date/Password แล้ว คุณจะสามารถเลือกวันที่และตั้งรหัสผ่านได้ รหัสผ่านนี้จำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับธุรกรรมที่ผ่านมาตามวันที่ปิด การทำเช่นนี้จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจที่อาจใช้เวลานานในการระบุและแก้ไข

ประวัติการทำรายการ

หากธุรกรรมขาดหายไปหรือมีบางอย่างผิดปกติในหนังสือของคุณ คุณสามารถดูรายงานธุรกรรมที่ถูกลบและเป็นโมฆะได้ รายงานนี้จะแสดงการดำเนินการ เวลาที่ดำเนินการ และรายละเอียดธุรกรรมอื่นๆ

หากต้องการดูรายงานนี้ ไปที่รายงาน>บัญชีและภาษี>สรุปธุรกรรมที่เป็นโมฆะ/ถูกลบ จากนั้น คุณจะสามารถเลือกฟิลด์ที่จะรวมไว้ในรายงานและตั้งค่าตัวกรองก่อนดูรายงานได้

เส้นทางการตรวจสอบ

เส้นทางการตรวจสอบค่อนข้างคล้ายกับสรุปธุรกรรมที่เป็นโมฆะ/ถูกลบ คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณดูรายการผู้ใช้และธุรกรรมตามลำดับเวลาที่มีการเพิ่ม แก้ไข และลบ รายงานนี้ติดตามการเปลี่ยนแปลงในใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้ การอัปเดตผังบัญชี และแม้กระทั่งเมื่อมีการกระทบยอดบัญชีครั้งล่าสุด หากบัญชีของคุณมีบางอย่างผิดปกติ การดูการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในบันทึกการตรวจสอบสามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าปัญหาอยู่ที่ใด

หากต้องการเข้าถึงรายงานนี้ ไปที่รายงาน>บัญชีและภาษี>เส้นทางการตรวจสอบ

แหล่งข้อมูลการเรียนรู้และการฝึกอบรม QuickBooks เพิ่มเติม

พร้อมที่จะเรียนรู้วิธีอื่นๆ ในการใช้ QuickBooks ให้เป็นประโยชน์แล้วหรือยัง วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาสิ่งที่ใช่สำหรับคุณคือการเรียนรู้และทำความเข้าใจซอฟต์แวร์อย่างแท้จริง วิธีหนึ่งที่ดีในการทำเช่นนี้คือการใช้ไดรฟ์ทดสอบ QuickBooks Online เพื่อสำรวจและฝึกฝน หากคุณเป็นผู้ใช้ QuickBooks Desktop คุณสามารถเปิดไฟล์ตัวอย่างและเริ่มสำรวจได้ โดยใช้ไฟล์ตัวอย่างหรือทดลองขับ คุณสามารถทดสอบคุณสมบัติ QuickBooks ได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลบริษัทของคุณเสียหาย

QuickBooks ยังมีแหล่งข้อมูลสนับสนุนที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ใช้อีกด้วย QuickBooks Support มีบทความมากกว่า 700,000 บทความที่ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การตั้งค่าฟีดธนาคารสดไปจนถึงการเชื่อมต่อแอพ นอกจากนี้ยังมีวิดีโอแนะนำทีละขั้นตอนในหัวข้อต่างๆ

QuickBooks ยังโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บมากมายเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์ การสัมมนาผ่านเว็บใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงและครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น การจัดการค่าใช้จ่าย การใช้เวลา QuickBooks และการขายและใบแจ้งหนี้ คุณสามารถลงทะเบียนสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บได้โดยตรงผ่าน QuickBooks

หากคุณต้องการประสบการณ์ขั้นสุดยอด คุณสามารถสมัคร QuickBooks Training ได้ หลักสูตรต่างๆ ได้แก่ การเรียนรู้ QuickBooks Online และ Mastering Basic Accounting สำหรับ QuickBooks Online มีชั้นเรียนสด หลักสูตรด้วยตนเอง และหลักสูตรการรับรอง โปรดทราบว่าหลักสูตรเหล่านี้มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

สุดท้าย คุณไม่ต้องมองหาที่อื่นนอกจากที่นี่ที่ Merchant Maverick เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ QuickBooks ไม่ว่าคุณจะใช้ QuickBooks Pro, QuickBooks Online หรือ QuickBooks สำหรับ Mac เริ่มต้นด้วยชุดบทช่วยสอน QuickBooks Pro ของเรา ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเรียนรู้พื้นฐานที่คุณต้องใช้ QuickBooks Desktop ในธุรกิจของคุณให้ประสบความสำเร็จ

มีเคล็ดลับและลูกเล่น QuickBooks ของคุณเองหรือไม่? อย่าลืมแบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ QuickBooks