15 Tip QuickBooks Untuk Menghemat Waktu Anda & Merampingkan Akuntansi Anda

Menggunakan QuickBooks dalam bisnis Anda untuk menyeimbangkan pembukuan dan menangani keuangan adalah langkah pertama untuk menyederhanakan akuntansi bisnis kecil Anda. Tapi begitu Anda mulai benar-benar menggunakan perangkat lunak, QuickBooks bisa terlihat sangat sederhana. Dengan begitu banyak fitur, transaksi, laporan, dan data, tidak jarang kita merasa kewalahan dengan software tersebut.

Untungnya, Anda akan mulai memahami bagaimana melakukan sesuatu di QuickBooks setelah Anda mulai menyelam dan menjelajahi perangkat lunak. Namun, bagi pemilik bisnis yang sibuk, menemukan waktu untuk mempelajari semua tip dan trik QuickBooks mungkin tampak seperti tugas yang monumental — sampai sekarang.

Dalam posting ini, kami akan merinci beberapa tip terbaik tentang cara menggunakan QuickBooks Online. Trik sederhana ini dapat membantu Anda dengan mudah dan efisien menavigasi perangkat lunak dan menjaga keuangan Anda tetap pada jalurnya seperti seorang profesional, bahkan jika Anda tidak memiliki pengalaman akuntansi sebelumnya. Dan jika Anda pengguna QuickBooks Desktop? Jangan khawatir — kami juga memiliki beberapa trik yang rapi untuk Anda.

Jika Anda masih belum mendapatkan cukup QuickBooks setelah semua itu, kami akan mengarahkan Anda ke sumber daya tambahan untuk membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak Anda. Jadi, apakah Anda pelanggan QuickBooks baru atau Anda masih berjuang berbulan-bulan setelah mendaftar, teruslah membaca untuk mempelajari bagaimana Anda bisa menjadi ahli QuickBooks dengan beberapa tip mudah.

15 Tips Online QuickBooks Terbaik

QuickBooks telah menyederhanakan cara pemilik usaha kecil menangani akuntansi. Tetapi tips dan trik ini dapat membuatnya lebih cepat dan lebih mudah untuk menyeimbangkan pembukuan. Dari menggunakan pintasan keyboard hingga menggunakan otomatisasi dan penjadwalan, gunakan tips ini untuk menghemat waktu saat menggunakan QuickBooks Online.

Gunakan Pintasan Keyboard

Anda mungkin pernah menggunakan pintasan keyboard setidaknya sekali dalam hidup Anda untuk menyalin, menempel, atau mencari teks di komputer Anda. QuickBooks Online memiliki kumpulan pintasan keyboardnya sendiri yang dirancang untuk memudahkan mengakses fitur dan tugas umum. Berikut adalah beberapa pintasan yang paling umum digunakan:

Tidak dapat mengingat pintasan atau ingin menjelajahi opsi lain? QuickBooks Online memiliki jalan pintas untuk itu juga. Pengguna PC cukup menggunakan Ctrl + Alt + ? dan pengguna Mac dapat menggunakan Ctrl + Option + ? untuk daftar lengkap semua pintasan keyboard.

Terhubung ke Umpan Bank Langsung

Dengan menambahkan rekening bank bisnis Anda ke QuickBooks Online, saldo rekening dan transaksi Anda akan diperbarui secara otomatis dalam perangkat lunak — tidak diperlukan pengunggahan manual atau entri data. QuickBooks mendukung lebih dari 20.000 bank lokal dan internasional, jadi pengaturannya akan sangat mudah.

Untuk memulai, klik tab Perbankan, lalu pilih opsi Tautkan Akun. Ikuti petunjuk untuk melanjutkan sinkronisasi akun Anda.

Transaksi diperbarui setiap malam, meskipun Anda memiliki opsi untuk memperbarui secara manual dengan satu klik sesuai kebutuhan.

Hubungkan Semua Akun Bisnis Anda

Setelah Anda menambahkan rekening bank utama Anda ke QuickBooks Online, jangan berhenti di situ. Pastikan untuk menambahkan semua akun bisnis Anda untuk mendapatkan gambaran paling akurat tentang keuangan Anda — dan simpan semua informasi akun Anda di satu tempat. Anda dapat menambahkan semua jenis akun, dari kartu kredit hingga PayPal. Cukup tambahkan setiap akun melalui tab Perbankan.

Buat Aturan Perbankan

Anda dapat menggunakan aturan bank untuk mengkategorikan transaksi bank secara otomatis. Anda dapat memberi nama aturan, menetapkan ketentuan, menetapkan berdasarkan jenis transaksi, penerima pembayaran, dan kategori, dan menambahkan tag. Anda dapat membuat satu atau lebih aturan perbankan dengan mengklik Perbankan> Aturan.

Siapkan Faktur Berulang

Alih-alih mengirim faktur secara manual ke pelanggan Anda setiap bulan, hemat waktu dengan mengatur faktur berulang di QuickBooks Online. Ini sangat ideal untuk langganan dengan jumlah yang sama dan jatuh tempo pada waktu yang sama setiap bulan.

Untuk membuat faktur berulang, buat faktur baru dengan mengklik Penjualan>Faktur>Buat Faktur. Di bawah tanggal faktur, Anda akan menemukan opsi untuk membuat faktur berulang. Dari sini, Anda membuat faktur seperti biasa; Anda juga dapat mengatur interval, tanggal mulai, dan tanggal akhir.

Otomatiskan Pengingat Faktur Terlambat

Jangan mengejar pelanggan Anda yang belum membayar tagihan mereka. Sebagai gantinya, gunakan otomatisasi QBO untuk mengirimkan pengingat faktur terlambat. Anda tidak hanya akan menghemat waktu dengan tidak mengirimkan pengingat secara manual, tetapi pengingat otomatis ini juga dapat membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Untuk mengatur otomatisasi ini, buka Pengaturan> Akun dan Pengaturan> Penjualan> Pengingat. Dari menu ini, Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkan pengingat faktur otomatis serta menyesuaikan pesan email yang menyertainya.

Bayar Tagihan Anda Secara Online

Bayar vendor Anda dan tagihan lainnya tanpa harus meninggalkan QuickBooks. Pilih vendor Anda dan tambahkan data, termasuk tanggal jatuh tempo, jumlah, memo, dan lampiran. Anda dapat menghemat lebih banyak waktu dengan menyiapkan pembayaran tagihan berulang. Untuk menggunakan fitur ini, navigasikan ke New>Vendors>Pay Bills.

Selain itu, Anda dapat menambahkan integrasi, termasuk perangkat lunak yang sudah Anda gunakan untuk membayar tagihan, seperti Bill.com. Kami akan menyelami lebih jauh ke dalam integrasi lebih jauh dalam posting ini.

Mengatur Biaya Berulang

QuickBooks Online memudahkan untuk mengatur dan melacak pengeluaran berulang. Anda dapat menambahkan dan mengatur pengeluaran berulang secara manual, atau Anda dapat membuat perubahan ini pada pengeluaran yang diimpor dari umpan bank langsung Anda.

Untuk memulai, klik tab Pengeluaran. Dari sini, Anda dapat menambahkan transaksi baru atau mengedit transaksi yang sudah ada. Untuk transaksi baru, klik Transaksi Baru>Pengeluaran. Isi formulir, dan klik tautan Buat Berulang di bagian bawah halaman. Anda dapat mengatur penerima pembayaran, akun, interval, metode pembayaran, kategori, jumlah, dan lainnya.

Jika Anda mengedit transaksi yang ada, cukup buka transaksi, klik tautan Buat Berulang, isi informasi, dan simpan perubahan Anda.

Gunakan Pencocokan Transaksi

Ada kalanya Anda harus memasukkan transaksi secara manual ke QuickBooks. Katakanlah Anda menulis cek ke vendor. Transaksi tidak akan muncul di feed bank Anda sampai cek dicairkan atau disetorkan dan dana diambil dari rekening Anda. Alih-alih menunggu transaksi diperbarui, Anda memilih untuk memasukkan pembayaran cek di QuickBooks segera setelah cek diberikan ke vendor. Setelah transaksi membersihkan bank Anda dan muncul di umpan langsung Anda, itu juga akan ditambahkan ke QuickBooks.

Kabar baiknya adalah QuickBooks Online menandai transaksi yang cocok, mencegah Anda melakukan transaksi duplikat. Untuk mengakses fitur ini, navigasikan ke menu Banking dan pilih For Review. Transaksi dengan kecocokan potensial ditandai, sehingga Anda dapat mengklik setiap transaksi, mengonfirmasi kecocokan (atau memilih kecocokan jika ada beberapa opsi), dan mencegah transaksi duplikat diposting ke catatan Anda.

Siapkan Tautan Pembayaran

Menerima pembayaran online nyaman bagi Anda dan pelanggan Anda. Pelanggan akan dapat membayar tagihan mereka secara online dengan mudah, dan Anda tidak perlu khawatir cek hilang melalui pos atau menghabiskan waktu menyetor uang tunai dan cek di bank.

Melalui QBO, Anda dapat dengan mudah mengatur tautan pembayaran. Yang harus Anda lakukan adalah menyiapkan pembayaran, membuat tautan unik, dan membagikannya dengan pelanggan Anda. Pelanggan kemudian dapat menggunakan tautan untuk membayar menggunakan kartu mereka atau melalui transfer bank. Untuk memulai, buka Penjualan> Tautan Pembayaran dan ikuti petunjuknya.

Kirim Faktur Melalui Gmail

QuickBooks telah bekerja sama dengan Google untuk menyediakan cara bagi pengguna untuk mengirim faktur langsung dari akun Gmail mereka. Faktur QuickBooks untuk aplikasi Gmail memungkinkan Anda menagih klien Anda, dan semua faktur disinkronkan dengan akun QuickBooks Anda.

Untuk memulai, instal add-on ke Gmail, lalu klik logo QuickBooks di akun Gmail Anda. Anda kemudian dapat masuk ke akun QuickBooks Anda untuk membuat, mengirim, dan melacak faktur Anda.

Dapatkan Pendanaan Bisnis Melalui QuickBooks Capital

Jika Anda membutuhkan dana bisnis untuk meningkatkan arus kas atau menutupi pengeluaran darurat, jangan buang waktu untuk mengisi aplikasi yang panjang. Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk melamar QuickBooks Capital.

QuickBooks Capital dapat diakses langsung melalui QBO. Cukup navigasikan ke tab Capital untuk memulai. QuickBooks akan mengisi informasi Anda sebelumnya dan menggunakan data dari QuickBooks untuk menentukan apakah Anda memenuhi syarat untuk pendanaan. Setelah disetujui, Anda dapat menerima hingga $150.000 hanya dalam satu atau dua hari kerja.

Otomatiskan Laporan

Seperti kebanyakan pemilik usaha kecil, Anda mungkin menjalankan setidaknya satu laporan secara teratur. Alih-alih melalui proses pembuatan laporan secara manual, Anda dapat mengotomatiskan proses hanya dengan beberapa langkah cepat.

Navigasikan ke tab Laporan, dan pilih (atau buat) laporan khusus. Dari tab Laporan Kustom, Anda dapat mengatur seberapa sering laporan dikirim, tanggal akhir, pesan email yang menyertai, dan alamat email penerima. Setelah Anda menyimpan perubahan, laporan akan dikirim sesuai jadwal melalui email.

Gunakan Integrasi

Sinkronkan perangkat lunak dan aplikasi bisnis Anda dengan mudah dengan integrasi. QuickBooks Online terintegrasi dengan lebih dari 650 aplikasi bisnis. QBO memiliki beberapa aplikasi paling populer di berbagai kategori, termasuk pembayaran tagihan, manajemen karyawan, pembuatan faktur, pelacakan waktu, analitik, pelacakan inventaris, dan banyak lagi.

Cukup klik pada tab Aplikasi untuk mulai mencari dan mengunduh aplikasi terbaik untuk bisnis Anda.

Sesuaikan Otomatisasi

Kami telah menemukan beberapa otomatisasi yang tersedia di QuickBooks Online, tetapi ada cara mudah untuk mengakses beberapa otomatisasi yang dapat dengan mudah diaktifkan dan dinonaktifkan sesuai kebutuhan. Melalui menu Akun dan Pengaturan> Lanjutan, Anda dapat memilih untuk mengisi formulir sebelumnya, secara otomatis menerapkan kredit, secara otomatis menagih aktivitas yang belum ditagih, dan secara otomatis menerapkan pembayaran tagihan.

Menggunakan Desktop QuickBooks? Lihat Kiat Desktop QuickBooks Ini

Kami tidak melupakan Anda, pengguna QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop juga memiliki beberapa pintasan bawaan untuk membantu Anda menghemat waktu saat menyeimbangkan buku. Kiat-kiat ini menawarkan cara hebat untuk menyederhanakan proses akuntansi Anda, mulai dari menyesuaikan dasbor dan bilah ikon hingga menandatangani cek Anda secara otomatis.

Gunakan Pintasan Keyboard

Seperti QuickBooks Online, QuickBooks Desktop juga memiliki serangkaian pintasan keyboard yang digunakan untuk menavigasi perangkat lunak dengan cepat dengan menekan beberapa tombol. Jalan pintas meliputi:

Pintasan ini berlaku untuk QuickBooks Desktop untuk pengguna PC. Satu set pintasan terpisah tersedia untuk QuickBooks untuk pengguna Mac.

Sesuaikan Bilah Ikon Anda

Anda dapat menyesuaikan pintasan pada bilah ikon di sisi kiri dasbor QuickBooks Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menambah, menghapus, dan menyusun ulang fitur, memberi Anda akses cepat ke fitur yang paling sering Anda gunakan.

Menyesuaikan menu ini sederhana. Gulir ke bagian bawah menu dan pilih Kustomisasi Pintasan. Dari sini, Anda dapat menambah, mengedit, dan menghapus konten bilah ikon. Anda juga dapat menyusun ulang ikon hanya dengan menyeret ikon ke atas atau ke bawah pada daftar.

Gunakan Modal QuickBooks Untuk Pendanaan Bisnis

Seperti QuickBooks Online, QuickBooks Desktop juga memberi Anda akses cepat ke QuickBooks Capital. Cukup klik Perbankan>Dapatkan Modal untuk memulai.

Sesuaikan Tata Letak Anda

Anda dapat memperbarui tata letak perangkat lunak QuickBooks Desktop agar lebih menarik secara visual dan lebih mudah dinavigasi. Untuk melakukannya, klik Edit>Preferensi>Tampilan Desktop.

Pada tab Preferensi Saya, Anda dapat memperbarui QuickBooks Anda untuk menampilkan satu jendela atau beberapa jendela, mengubah skema warna Anda, dan memperbarui pengaturan penyimpanan Anda. Di bawah tab Preferensi Perusahaan, Anda dapat memilih fitur yang ditampilkan di halaman Beranda.

Sesuaikan Laporan

QuickBooks Desktop memiliki banyak laporan. Untungnya, Anda tidak perlu membuang waktu mengarungi laporan untuk menemukan laporan yang paling sering Anda jalankan. Anda dapat menyesuaikan dan mengatur laporan favorit, jadi yang paling penting selalu hanya dengan sekali klik. Navigasikan ke Laporan>Pusat Laporan, telusuri laporan, dan klik ikon hati di bawah masing-masing laporan untuk menandainya sebagai favorit Anda. Semua laporan yang ditandai sekarang akan muncul di tab Favorit di Pusat Laporan.

Anda juga dapat dengan mudah melihat favorit Anda melalui bilah ikon dengan mengeklik Jalankan Laporan Favorit.

Tanda tangani cek

Anda dapat membuat file tanda tangan untuk ditambahkan ke cek, menghilangkan kebutuhan untuk menandatangani setiap cek yang ditulis oleh perusahaan Anda.

Untuk melakukannya, tanda tangani nama Anda dan unggah ke komputer Anda dengan memindai atau mengambil foto. Kemudian, navigasikan ke File> Pengaturan Printer. Di bawah Nama Formulir, pilih Cek/Gaji. Kemudian, centang kotak Cetak Gambar Tanda Tangan. Terakhir, tambahkan tanda tangan yang Anda unggah dengan memilih File, pilih gambar yang disimpan, dan simpan perubahan Anda.

Hitung Cepat Dengan Kalkulator QuickMath

Kalkulator QuickMath adalah cara cepat untuk melakukan perhitungan sederhana tanpa harus mengeluarkan kalkulator atau menggunakan aplikasi terpisah di komputer Anda. Untuk menggunakan fitur ini, buka formulir yang akan Anda gunakan (seperti faktur atau taksiran). Anda kemudian dapat menekan tombol sama dengan atau mengetikkan angka yang diikuti dengan fungsi, seperti:

• Ditambah: +
• kekurangan: –
• Kalikan: *
• Bagi: /

Sebuah jendela akan muncul menunjukkan perhitungan Anda. Anda dapat menekan sama untuk melihat subtotal Anda, C untuk menghapus entri terakhir, atau C dua kali untuk menghapus persamaan. Setelah menyelesaikan perhitungan Anda, tekan Enter, dan nilai yang dihitung akan dimasukkan ke dalam bidang.

Kunci Tanggal Penutupan

Menetapkan tanggal penutupan mencegah transaksi sebelum tanggal yang ditetapkan diubah. Ini juga dikenal sebagai menutup buku. Sementara sebagian besar bisnis melakukan ini pada akhir tahun, Anda dapat menutup pembukuan dari tanggal yang Anda pilih.

Untuk menetapkan tanggal penutupan, klik Perusahaan>Tetapkan Tanggal Penutupan. Setelah memilih Atur Tanggal/Kata Sandi, Anda akan dapat memilih tanggal dan mengatur kata sandi. Kata sandi ini akan diperlukan untuk membuat perubahan apa pun pada transaksi sebelumnya berdasarkan tanggal penutupan. Melakukan hal ini mencegah perubahan tidak disengaja yang mungkin memakan waktu untuk mengidentifikasi dan memperbaikinya.

sejarah transaksi

Jika ada transaksi yang hilang atau ada yang tidak beres dengan pembukuan Anda, Anda dapat melihat laporan transaksi yang dihapus dan dibatalkan. Laporan ini akan menunjukkan tindakan apa yang diambil, kapan tindakan itu terjadi, dan detail transaksi lainnya.

Untuk melihat laporan ini, buka Laporan>Akuntan dan Pajak>Ringkasan Transaksi yang Dibatalkan/Dihapus. Kemudian Anda dapat memilih bidang yang akan disertakan pada laporan dan menyetel filter sebelum melihat laporan.

Jejak Audit

Jejak audit agak mirip dengan Ringkasan Transaksi yang Dibatalkan/Dihapus. Fitur ini memberi Anda tampilan kronologis entri pengguna dan transaksi yang telah ditambahkan, diubah, dan dihapus. Laporan ini melacak perubahan pada tagihan dan faktur, pembaruan pada bagan akun Anda, dan bahkan saat akun terakhir direkonsiliasi. Jika ada yang tidak beres dengan akun Anda, melihat perubahan ini di log audit dapat membantu Anda mengidentifikasi di mana letak masalahnya.

Untuk mengakses laporan ini, buka Laporan>Akuntan dan Pajak>Jejak Audit.

Sumber Belajar & Pelatihan QuickBooks Ekstra

Siap mempelajari cara lain untuk menggunakan QuickBooks untuk keuntungan Anda? Cara terbaik untuk menemukan apa yang cocok untuk Anda adalah dengan benar-benar mempelajari dan memahami perangkat lunak tersebut. Salah satu cara yang bagus untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan test drive QuickBooks Online untuk mengeksplorasi dan berlatih. Jika Anda pengguna QuickBooks Desktop, Anda dapat membuka file sampel dan mulai mencari-cari. Dengan menggunakan file sampel atau drive uji, Anda dapat menguji fitur QuickBooks tanpa mengacaukan data perusahaan Anda.

QuickBooks juga memiliki sejumlah sumber daya dukungan yang hebat bagi penggunanya. Dukungan QuickBooks memiliki lebih dari 700.000 artikel yang mencakup semuanya, mulai dari menyiapkan umpan bank langsung hingga menghubungkan aplikasi. Video tutorial langkah demi langkah juga tersedia dalam berbagai topik.

QuickBooks juga menyelenggarakan banyak webinar untuk membantu pengguna mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak. Webinar berlangsung selama satu jam dan membahas topik-topik seperti mengelola pengeluaran, menggunakan Waktu QuickBooks, serta penjualan dan faktur. Anda dapat mendaftar untuk webinar langsung melalui QuickBooks.

Jika Anda menginginkan pengalaman terbaik, Anda dapat mendaftar ke Pelatihan QuickBooks. Kursus termasuk Menguasai QuickBooks Online dan Menguasai Dasar Akuntansi untuk QuickBooks Online. Kelas langsung, kursus mandiri, dan kursus sertifikasi tersedia. Harap dicatat bahwa kursus ini dikenakan biaya tambahan.

Akhirnya, Anda tidak dapat melihat lebih jauh dari sini di Merchant Maverick untuk mempelajari lebih lanjut tentang QuickBooks — apakah Anda menggunakan QuickBooks Pro, QuickBooks Online, atau QuickBooks untuk Mac. Mulailah dengan seri tutorial QuickBooks Pro kami, yang memudahkan Anda mempelajari dasar-dasar yang Anda perlukan untuk menggunakan QuickBooks Desktop dalam bisnis Anda dengan sukses.

Punya beberapa tip dan trik QuickBooks Anda sendiri? Pastikan untuk membagikannya di komentar di bawah!

FAQ QuickBooks