時間を節約し、会計を合理化するための15のQuickBooksのヒント

帳簿のバランスを取り、財務を処理するためにビジネスでQuickBooksを使用することは、中小企業の会計を簡素化するための最初のステップです。 しかし、実際にソフトウェアを使い始めると、QuickBooksは単純ではないように見えることがあります。 非常に多くの機能、トランザクション、レポート、およびデータがあるため、ソフトウェアに完全に圧倒されていると感じることは珍しくありません。

幸いなことに、ソフトウェアに飛び込んで探索し始めると、QuickBooksで物事を行う方法のコツをつかむようになります。 しかし、忙しいビジネスオーナーにとって、QuickBooksで考えられるすべてのヒントやコツを学ぶ時間を見つけることは、今までは途方もない作業のように思えるかもしれません。

この投稿では、QuickBooksOnlineを使用するための最良のヒントをいくつか紹介します。 これらの簡単なトリックは、ソフトウェアを簡単かつ効率的にナビゲートし、経理の経験がない場合でも、プロのように財務を軌道に乗せるのに役立ちます。 また、QuickBooksDesktopユーザーの場合はどうでしょうか。 心配しないでください—私たちはあなたのためにいくつかの巧妙なトリックも持っています。

それでも十分なQuickBooksを入手できない場合は、ソフトウェアを最大限に活用するための追加リソースの方向性を示します。 したがって、QuickBooksを初めて購読する場合でも、サインアップしてから数か月経ってもまだ苦労している場合でも、いくつかの簡単なヒントを使ってQuickBooksのエキスパートになる方法を学びましょう。

15の最高のQuickBooksオンラインのヒント

QuickBooksは、中小企業の所有者が会計を処理する方法をすでに簡素化しています。 しかし、これらのヒントとコツは、本のバランスをとるのをさらに速くそして簡単にすることができます。 キーボードショートカットの使用から自動化とスケジューリングの使用まで、QuickBooksOnlineを使用する際の時間を節約するためにこれらのヒントを使用してください。

キーボードショートカットを使用する

コンピュータ上のテキストをコピー、貼り付け、または検索するために、おそらく人生で少なくとも1回はキーボードショートカットを使用したことがあります。 QuickBooks Onlineには、一般的な機能やタスクに簡単にアクセスできるように設計された独自のキーボードショートカットのセットがあります。 最も一般的に使用されるショートカットのいくつかを次に示します。

ショートカットを思い出せない、または他のオプションを調べたいですか？ QuickBooksOnlineにもそのためのショートカットがあります。 PCユーザーはCtrl+Alt +？を使用するだけです。 MacユーザーはCtrl+Option +？を使用できますすべてのキーボードショートカットの完全なリストについては。

ライブバンクフィードに接続する

ビジネス銀行口座をQuickBooksOnlineに追加すると、口座の残高と取引がソフトウェアで自動的に更新されます。手動でアップロードしたり、データを入力したりする必要はありません。 QuickBooksは20,000以上の国内および国際銀行をサポートしているため、セットアップは簡単です。

開始するには、[銀行]タブをクリックし、[アカウントのリンク]オプションを選択します。 プロンプトに従って、アカウントの同期を続行します。

トランザクションは毎晩更新されますが、必要に応じてシングルクリックで手動で更新するオプションがあります。

すべてのビジネスアカウントを接続する

プライマリ銀行口座をQuickBooksOnlineに追加したら、それだけではありません。 財務状況を最も正確に把握するために、必ずすべてのビジネスアカウントを追加してください。また、すべてのアカウント情報を1か所にまとめてください。 クレジットカードからPayPalまで、あらゆる種類のアカウントを追加できます。 [銀行]タブから各アカウントを追加するだけです。

銀行ルールを作成する

銀行ルールを使用して、銀行取引を自動的に分類できます。 ルールに名前を付けたり、条件を設定したり、トランザクションタイプ、受取人、カテゴリごとに割り当てたり、タグを追加したりできます。 [バンキング]>[ルール]をクリックして、1つ以上のバンキングルールを作成できます。

定期的な請求書を設定する

毎月手動で請求書を顧客に送信する代わりに、QuickBooksOnlineで定期的な請求書を設定して時間を節約します。 これは、同じ金額で毎月同じ時間に支払われるサブスクリプションに最適です。

定期的な請求書を作成するには、[販売]>[請求書]>[請求書の作成]をクリックして新しい請求書を作成します。 請求書の日付の下に、定期的な請求書を作成するオプションがあります。 ここから、通常どおりに請求書を作成します。 間隔、開始日、終了日を設定することもできます。

遅延請求書のリマインダーを自動化する

請求書を支払っていない顧客を追いかけないでください。 代わりに、QBOの自動化を使用して、遅延請求書のリマインダーを送信します。 リマインダーを手動で送信しないことで時間を節約できるだけでなく、これらの自動リマインダーは、より早く支払いを受けるのにも役立ちます。

この自動化を設定するには、[設定]>[アカウントと設定]>[販売]>[リマインダー]に移動します。 このメニューから、自動請求書リマインダーのオンとオフを切り替えたり、付随する電子メールメッセージをカスタマイズしたりできます。

オンラインで請求書を支払う

QuickBooksを離れることなく、ベンダーやその他の請求書を支払います。 ベンダーを選択し、期日、金額、メモ、添付ファイルなどのデータを追加します。 定期的な請求書の支払いを設定することで、さらに時間を節約できます。 この機能を使用するには、[新規]>[ベンダー]>[請求書の支払い]に移動します。

さらに、Bill.comなど、請求書の支払いにすでに使用しているソフトウェアを含む統合を追加できます。 この投稿では、統合についてさらに詳しく説明します。

経常経費の設定

QuickBooks Onlineを使用すると、経常経費の設定と追跡が簡単になります。 経常経費を手動で追加して設定することも、ライブ銀行フィードからインポートされる経費にこの変更を加えることもできます。

開始するには、[経費]タブをクリックします。 ここから、新しいトランザクションを追加したり、既存のトランザクションを編集したりできます。 新規トランザクションの場合は、[新規トランザクション]>[経費]をクリックします。 フォームに記入し、ページの下部にある[定期的に作成]リンクをクリックします。 受取人、口座、間隔、支払い方法、カテゴリー、金額などを設定できます。

既存のトランザクションを編集している場合は、トランザクションを開き、[定期的に作成]リンクをクリックして情報を入力し、変更を保存します。

トランザクションマッチングを使用する

QuickBooksに手動でトランザクションを入力しなければならない場合があります。 ベンダーに小切手を書いたとしましょう。 小切手が現金化または預け入れられ、口座から資金が引き出されるまで、取引は銀行のフィードに表示されません。 トランザクションが更新されるのを待つ代わりに、小切手がベンダーに渡されたらすぐにQuickBooksに小切手支払いを入力することを選択します。 トランザクションが銀行をクリアしてライブフィードに表示されると、QuickBooksにも追加されます。

幸いなことに、QuickBooks Onlineは一致するトランザクションにフラグを立て、トランザクションが重複するのを防ぎます。 この機能にアクセスするには、[バンキング]メニューに移動し、[レビュー用]を選択します。 一致する可能性のあるトランザクションにはフラグが付けられるため、各トランザクションをクリックして一致を確認し（または、複数のオプションがある場合は一致を選択して）、重複するトランザクションがレコードに投稿されないようにすることができます。

支払いリンクを設定する

オンラインでの支払いを受け入れることは、あなたとあなたの顧客の両方にとって便利です。 顧客はオンラインで簡単に請求書を支払うことができ、小切手が郵便で紛失したり、銀行に現金や小切手を預けたりするのに時間を費やす心配はありません。

QBOを使用すると、支払いリンクを簡単に設定できます。 あなたがしなければならないのは、支払いを設定し、独自のリンクを作成し、それを顧客と共有することです。 その後、顧客はリンクを使用して、カードまたは銀行振込で支払うことができます。 開始するには、[販売]> [支払いリンク]に移動し、指示に従います。

Gmailを介して請求書を送信する

QuickBooksはGoogleと提携して、ユーザーがGmailアカウントから直接請求書を送信する方法を提供しています。 QuickBooks Invoicing for Gmailアプリを使用すると、クライアントに請求することができ、すべての請求書はQuickBooksアカウントと同期されます。

開始するには、Gmailにアドオンをインストールしてから、GmailアカウントのQuickBooksロゴをクリックします。 その後、QuickBooksアカウントにサインインして、請求書を作成、送信、追跡できます。

QuickBooksCapitalを通じてビジネス資金を調達する

キャッシュフローを増やしたり、緊急経費を賄ったりするために事業資金が必要な場合は、長い申請書に記入する時間を無駄にしないでください。 代わりに、QuickBooksCapitalの申請を検討してください。

QuickBooks Capitalには、QBOから直接アクセスできます。 開始するには、[大文字]タブに移動するだけです。 QuickBooksはあなたの情報を事前に入力し、QuickBooksからのデータを使用して、あなたが資金提供の資格があるかどうかを判断します。 承認されると、わずか1〜2営業日で最大$150,000を受け取ることができます。

レポートの自動化

ほとんどの中小企業の所有者のように、あなたはおそらく定期的に少なくとも1つのレポートを実行します。 レポートを手動で生成するプロセスを実行する代わりに、いくつかの簡単な手順でプロセスを自動化できます。

[レポート]タブに移動し、カスタムレポートを選択（または作成）します。 [カスタムレポート]タブから、レポートの送信頻度、終了日、付随する電子メールメッセージ、および受信者の電子メールアドレスを設定できます。 変更を保存すると、レポートはスケジュールどおりに電子メールで送信されます。

統合を使用する

統合により、ビジネスソフトウェアとアプリを簡単に同期できます。 QuickBooks Onlineは、650を超えるビジネスアプリと統合されています。 QBOには、請求書の支払い、従業員の管理、請求、時間の追跡、分析、在庫の追跡など、カテゴリ全体で最も人気のあるアプリがいくつかあります。

[アプリ]タブをクリックするだけで、ビジネスに最適なアプリの検索とダウンロードを開始できます。

自動化をカスタマイズする

QuickBooks Onlineで利用できる自動化のいくつかについてはすでに説明しましたが、必要に応じて簡単にオンとオフを切り替えることができる複数の自動化にアクセスする簡単な方法があります。 [アカウントと設定]>[詳細設定]メニューから、フォームの事前入力、クレジットの自動適用、未請求のアクティビティの自動請求、請求書の支払いの自動適用を選択できます。

QuickBooks Desktopを使用していますか？ これらのQuickBooksDesktopのヒントを確認してください

QuickBooksDesktopユーザーの皆さんのことを忘れませんでした。 QuickBooks Desktopには、ブックのバランスを取るときに時間を節約するのに役立ついくつかの組み込みショートカットもあります。 これらのヒントは、ダッシュボードとアイコンバーのカスタマイズから小切手への自動署名まで、会計プロセスを簡素化するための優れた方法を提供します。

キーボードショートカットを使用する

QuickBooks Onlineと同様に、QuickBooks Desktopにも、いくつかのボタンを押すことでソフトウェアをすばやくナビゲートするために使用される一連のキーボードショートカットがあります。 ショートカットは次のとおりです。

これらのショートカットは、PCユーザー向けのQuickBooksDesktopに適用されます。 Macユーザー向けのQuickBooksには、別のショートカットセットが用意されています。

アイコンバーをカスタマイズする

QuickBooksダッシュボードの左側にあるアイコンバーのショートカットをカスタマイズできます。 これにより、機能を追加、削除、および並べ替えることができ、最もよく使用する機能にすばやくアクセスできます。

このメニューのカスタマイズは簡単です。 メニューの一番下までスクロールして、[ショートカットのカスタマイズ]を選択します。 ここから、アイコンバーのコンテンツを追加、編集、および削除できます。 リスト上でアイコンを上下にドラッグするだけで、アイコンを並べ替えることもできます。

QuickBooksCapitalをビジネス資金に使用する

QuickBooks Onlineと同様に、QuickBooksDesktopでもQuickBooksCapitalにすばやくアクセスできます。 開始するには、[銀行]>[資本を取得]をクリックするだけです。

レイアウトをカスタマイズする

QuickBooks Desktopソフトウェアのレイアウトを更新して、視覚的に魅力的でナビゲートしやすくすることができます。 これを行うには、[編集]>[設定]>[デスクトップビュー]をクリックします。

[マイプリファレンス]タブでは、QuickBooksを更新して、1つまたは複数のウィンドウを表示したり、配色を変更したり、保存設定を更新したりできます。 [会社の設定]タブで、ホームページに表示される機能を選択できます。

レポートをカスタマイズする

QuickBooksDesktopには多くのレポートがあります。 幸い、最も頻繁に実行するレポートを見つけるために、レポートを調べて時間を無駄にする必要はありません。 お気に入りのレポートをカスタマイズして設定できるため、最も重要なレポートはいつでもクリックするだけです。 [レポート]>[レポートセンター]に移動し、レポートを検索し、それぞれの下にあるハートのアイコンをクリックして、レポートをお気に入りとしてマークします。 マークされたすべてのレポートが、レポートセンターの[お気に入り]タブに表示されます。

[お気に入りのレポートの実行]をクリックして、アイコンバーからお気に入りを簡単に表示することもできます。

サインチェック

小切手に追加する署名ファイルを作成して、会社が作成したすべての小切手に署名する必要をなくすことができます。

これを行うには、名前に署名し、スキャンまたは写真を撮ってコンピューターにアップロードします。 次に、[ファイル]>[プリンタ設定]に移動します。 [フォーム名]で、[チェック/給与]を選択します。 次に、[署名画像の印刷]チェックボックスをオンにします。 最後に、[ファイル]を選択し、保存した画像を選択してアップロードした署名を追加し、変更を保存します。

QuickMath電卓ですばやく計算する

QuickMath電卓は、電卓を引き出したり、コンピューターで別のアプリを使用したりすることなく、簡単な計算を実行するための簡単な方法です。 この機能を使用するには、使用するフォーム（請求書や見積もりなど）を開きます。 次に、等しいキーを押すか、数字の後に次のような関数を入力します。

• プラス： +
• マイナス： –
• 乗算： *
• 分割： /

計算を示すウィンドウがポップアップ表示されます。 等号を押すと小計が表示され、Cを押すと最後のエントリがクリアされ、Cを2回押すと方程式がクリアされます。 計算が完了したら、Enterキーを押すと、計算値がフィールドに入力されます。

締切日をロックする

締切日を設定すると、設定日より前の取引が変更されなくなります。 これは、本を閉じることとしても知られています。 ほとんどの企業は年末にこれを行いますが、選択した任意の日付から本を閉じることができます。

締切日を設定するには、[会社]>[締切日を設定]をクリックします。 [日付/パスワードの設定]を選択すると、日付を選択してパスワードを設定できるようになります。 このパスワードは、終了日に基づいて過去のトランザクションを変更するために必要になります。 これを行うことで、識別と修正に時間がかかる可能性のある偶発的な変更を防ぐことができます。

取引履歴

トランザクションが欠落しているように見える場合、またはブックに何か問題がある場合は、削除および無効化されたトランザクションのレポートを表示できます。 このレポートには、実行されたアクション、アクションが発生した日時、およびその他のトランザクションの詳細が表示されます。

このレポートを表示するには、[レポート]>[会計士と税金]>[無効/削除されたトランザクションの概要]に移動します。 次に、レポートに含めるフィールドを選択し、レポートを表示する前にフィルターを設定できます。

監査証跡

監査証跡は、無効化/削除されたトランザクションの概要にいくぶん似ています。 この機能により、追加、変更、および削除されたユーザーエントリとトランザクションを時系列で表示できます。 このレポートは、請求書と請求書の変更、勘定科目表の更新、および勘定科目が最後に調整された日時を追跡します。 アカウントに問題があると思われる場合は、監査ログでこれらの変更を確認すると、問題がどこにあるかを特定するのに役立ちます。

このレポートにアクセスするには、[レポート]>[会計士と税金]>[取引の履歴]に移動します。

追加のQuickBooks学習およびトレーニングリソース

QuickBooksを有利に使用する他の方法を学ぶ準備はできていますか？ 自分に合ったものを見つける最良の方法は、ソフトウェアを実際に学び、理解することです。 これを行うための優れた方法の1つは、QuickBooksOnlineテストドライブを使用して探索および練習することです。 QuickBooks Desktopユーザーの場合は、サンプルファイルを開いて調べ始めることができます。 サンプルファイルまたはテストドライブを使用することで、会社のデータを台無しにすることなくQuickBooksの機能をテストできます。

QuickBooksには、ユーザー向けの優れたサポートリソースも多数あります。 QuickBooks Supportには、ライブバンクフィードの設定からアプリの接続まで、すべてをカバーする700,000を超える記事があります。 ステップバイステップのビデオチュートリアルも、さまざまなトピックで利用できます。

QuickBooksは、ユーザーがソフトウェアを最大限に活用できるように、多数のウェビナーもホストしています。 ウェビナーは1時間続き、経費の管理、QuickBooks Timeの使用、販売と請求書などのトピックを扱います。 QuickBooksから直接ウェビナーにサインアップできます。

究極の体験が必要な場合は、QuickBooksTrainingにサインアップできます。 コースには、QuickBooksOnlineの習得とQuickBooksOnlineの会計の基本の習得が含まれます。 ライブクラス、セルフペースコース、認定コースを利用できます。 これらのコースには追加料金がかかりますのでご注意ください。

最後に、QuickBooks Pro、QuickBooks Online、またはQuickBooks for Macのいずれを使用しているかにかかわらず、QuickBooksの詳細については、ここMerchantMaverickをご覧ください。 QuickBooks Proチュートリアルシリーズから始めましょう。これにより、ビジネスでQuickBooksDesktopを正常に使用するために必要な基本を簡単に学ぶことができます。

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