15 consejos de QuickBooks para ahorrar tiempo y agilizar su contabilidad

El uso de QuickBooks en su negocio para cuadrar los libros y manejar las finanzas es el primer paso para simplificar la contabilidad de su pequeña empresa. Pero una vez que comienza a usar el software, QuickBooks puede parecer cualquier cosa menos simple. Con tantas funciones, transacciones, informes y datos, no es raro sentirse completamente abrumado por el software.

Afortunadamente, comenzará a aprender a hacer cosas en QuickBooks una vez que comience a sumergirse y explorar el software. Sin embargo, para el dueño de un negocio ocupado, encontrar el tiempo para aprender todos los consejos y trucos posibles de QuickBooks puede parecer una tarea monumental, hasta ahora.

En esta publicación, vamos a desglosar algunos de los mejores consejos sobre cómo usar QuickBooks Online. Estos sencillos trucos pueden ayudarlo a navegar de manera fácil y eficiente por el software y mantener sus finanzas al día como un profesional, incluso si no tiene experiencia previa en contabilidad. ¿Y si eres usuario de QuickBooks Desktop? No te preocupes, también tenemos algunos buenos trucos para ti.

Si aún no ha obtenido suficientes QuickBooks después de todo eso, lo indicaremos en la dirección de recursos adicionales para ayudarlo a aprovechar al máximo su software. Entonces, ya sea que sea un nuevo suscriptor de QuickBooks o que todavía tenga problemas meses después de registrarse, siga leyendo para saber cómo puede convertirse en un experto de QuickBooks con algunos consejos sencillos.

Los 15 mejores consejos de QuickBooks en línea

QuickBooks ya simplifica la forma en que los propietarios de pequeñas empresas manejan la contabilidad. Pero estos consejos y trucos pueden hacer que equilibrar los libros sea aún más rápido y fácil. Desde el uso de métodos abreviados de teclado hasta el uso de automatizaciones y programación, use estos consejos para ahorrar tiempo al usar QuickBooks Online.

Usar atajos de teclado

Probablemente hayas usado un atajo de teclado al menos una vez en tu vida para copiar, pegar o buscar texto en tu computadora. QuickBooks Online tiene su propio conjunto de métodos abreviados de teclado diseñados para facilitar el acceso a funciones y tareas comunes. Estos son algunos de los atajos más utilizados:

¿No recuerdas los atajos o quieres explorar las otras opciones? QuickBooks Online también tiene un atajo para eso. Los usuarios de PC pueden simplemente usar Ctrl + Alt + ? y los usuarios de Mac pueden usar Ctrl + Option + ? para obtener una lista completa de todos los métodos abreviados de teclado.

Conéctese a fuentes bancarias en vivo

Al agregar su cuenta bancaria comercial a QuickBooks Online, los saldos y transacciones de su cuenta se actualizarán automáticamente en el software, sin necesidad de carga manual ni ingreso de datos. QuickBooks es compatible con más de 20 000 bancos locales e internacionales, por lo que configurarlo debería ser pan comido.

Para comenzar, haga clic en la pestaña Banca, luego elija las opciones de Vincular cuentas. Siga las indicaciones para continuar sincronizando su cuenta.

Las transacciones se actualizan todas las noches, aunque tiene la opción de actualizar manualmente con un solo clic según sea necesario.

Conecte todas sus cuentas comerciales

Una vez que haya agregado su cuenta bancaria principal a QuickBooks Online, no se detenga ahí. Asegúrese de agregar todas sus cuentas comerciales para obtener la imagen más precisa de sus finanzas y tener toda la información de su cuenta en un solo lugar. Puede agregar todo tipo de cuentas, desde tarjetas de crédito hasta PayPal. Simplemente agregue cada cuenta a través de la pestaña Banca.

Crear reglas bancarias

Puede utilizar reglas bancarias para categorizar las transacciones bancarias automáticamente. Puede nombrar la regla, establecer condiciones, asignar por tipo de transacción, beneficiario y categoría, y agregar etiquetas. Puede crear una o más reglas bancarias haciendo clic en Banca>Reglas.

Configurar facturas recurrentes

En lugar de enviar facturas manualmente a sus clientes cada mes, ahorre tiempo configurando facturas recurrentes en QuickBooks Online. Esto es ideal para suscripciones que son del mismo monto y vencen en el mismo momento cada mes.

Para crear una factura recurrente, haga una nueva factura haciendo clic en Ventas>Facturas>Crear factura. Debajo de la fecha de la factura, encontrarás la opción para crear una factura recurrente. Desde aquí, crea una factura como lo haría normalmente; también puede establecer el intervalo, la fecha de inicio y la fecha de finalización.

Automatice los recordatorios de facturas atrasadas

No persiga a sus clientes que no han pagado sus facturas. En su lugar, utilice las automatizaciones de QBO para enviar recordatorios de facturas atrasadas. No solo ahorrará tiempo al no enviar recordatorios manualmente, sino que estos recordatorios automáticos también pueden ayudarlo a recibir pagos más rápido.

Para configurar esta automatización, vaya a Configuración>Cuenta y Configuración>Ventas>Recordatorios. Desde este menú, puede activar y desactivar los recordatorios automáticos de facturas, así como personalizar el mensaje de correo electrónico que lo acompaña.

Pague sus facturas en línea

Pague a sus proveedores y otras facturas sin tener que salir de QuickBooks. Elija su proveedor y agregue datos, incluida la fecha de vencimiento, el monto, las notas y los archivos adjuntos. Puede ahorrar aún más tiempo configurando un pago de factura recurrente. Para usar esta función, vaya a Nuevo>Proveedores>Pagar facturas.

Además, puede agregar integraciones, incluido el software que ya usa para pagar facturas, como Bill.com. Profundizaremos en las integraciones más adelante en esta publicación.

Configurar gastos recurrentes

QuickBooks Online facilita la configuración y el seguimiento de los gastos recurrentes. Puede agregar y configurar manualmente un gasto recurrente, o puede realizar este cambio en los gastos que se importan de sus fuentes bancarias en vivo.

Para comenzar, haga clic en la pestaña Gastos. Desde aquí, puede agregar una nueva transacción o editar una transacción existente. Para transacciones nuevas, haga clic en Nuevas transacciones>Gastos. Complete el formulario y haga clic en el enlace Hacer recurrente en la parte inferior de la página. Puede establecer el beneficiario, la cuenta, el intervalo, el método de pago, la categoría, el monto y más.

Si está editando una transacción existente, simplemente abra la transacción, haga clic en el enlace Hacer recurrente, complete la información y guarde los cambios.

Usar conciliación de transacciones

Hay momentos en los que debe ingresar una transacción manualmente en QuickBooks. Digamos que escribe un cheque a un proveedor. La transacción no aparecerá en sus fuentes bancarias hasta que el cheque haya sido cobrado o depositado y los fondos se extraigan de su cuenta. En lugar de esperar a que se actualicen las transacciones, opta por ingresar el pago del cheque en QuickBooks tan pronto como se entregue el cheque al proveedor. Una vez que la transacción se liquide en su banco y aparezca en sus transmisiones en vivo, también se agregará a QuickBooks.

La buena noticia es que QuickBooks Online marca las transacciones coincidentes, lo que evita que tenga transacciones duplicadas. Para acceder a esta función, vaya al menú Banca y seleccione Para revisión. Las transacciones con una coincidencia potencial están marcadas, por lo que puede hacer clic en cada transacción, confirmar la coincidencia (o seleccionar la coincidencia si hay varias opciones) y evitar que se publiquen transacciones duplicadas en sus registros.

Configurar un enlace de pago

Aceptar pagos en línea es conveniente tanto para usted como para sus clientes. Los clientes podrán pagar sus facturas en línea fácilmente, y usted no tendrá que preocuparse por la pérdida de cheques en el correo o perder tiempo depositando efectivo y cheques en el banco.

A través de QBO, puede configurar fácilmente un enlace de pago. Todo lo que tiene que hacer es configurar los pagos, crear un enlace único y compartirlo con sus clientes. Luego, los clientes pueden usar el enlace para pagar con su tarjeta o mediante una transferencia bancaria. Para comenzar, vaya a Ventas>Enlaces de pago y siga las instrucciones.

Enviar facturas a través de Gmail

QuickBooks se ha asociado con Google para proporcionar a los usuarios una forma de enviar facturas directamente desde sus cuentas de Gmail. La aplicación QuickBooks Invoicing for Gmail le permite facturar a sus clientes y todas las facturas se sincronizan con su cuenta de QuickBooks.

Para comenzar, instale el complemento en Gmail y luego haga clic en el logotipo de QuickBooks en su cuenta de Gmail. Luego puede iniciar sesión en su cuenta de QuickBooks para crear, enviar y rastrear sus facturas.

Obtenga financiación comercial a través de QuickBooks Capital

Si necesita financiamiento comercial para aumentar el flujo de efectivo o cubrir un gasto de emergencia, no pierda el tiempo completando solicitudes largas. En su lugar, considere solicitar QuickBooks Capital.

Se puede acceder a QuickBooks Capital directamente a través de QBO. Simplemente navegue a la pestaña Capital para comenzar. QuickBooks completará automáticamente su información y usará los datos de QuickBooks para determinar si es elegible para recibir financiamiento. Una vez aprobado, podría recibir hasta $150,000 en tan solo uno o dos días hábiles.

Automatice los informes

Como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, probablemente ejecute al menos un informe con regularidad. En lugar de pasar por el proceso de generar un informe manualmente, puede automatizar el proceso con solo unos pocos pasos rápidos.

Vaya a la pestaña Informes y elija (o cree) un informe personalizado. En la pestaña Informes personalizados, puede configurar la frecuencia con la que se envía el informe, una fecha de finalización, un mensaje de correo electrónico adjunto y las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Una vez que haya guardado los cambios, el informe se enviará según lo programado por correo electrónico.

Usar integraciones

Sincronice fácilmente el software y las aplicaciones de su empresa con las integraciones. QuickBooks Online se integra con más de 650 aplicaciones comerciales. QBO tiene algunas de las aplicaciones más populares en todas las categorías, incluidos pagos de facturas, gestión de empleados, facturación, seguimiento de tiempo, análisis, seguimiento de inventario y más.

Simplemente haga clic en la pestaña Aplicaciones para comenzar a buscar y descargar las mejores aplicaciones para su negocio.

Personalizar automatizaciones

Ya mencionamos algunas de las automatizaciones disponibles en QuickBooks Online, pero hay una manera fácil de acceder a múltiples automatizaciones que se pueden activar y desactivar fácilmente según sea necesario. A través del menú Cuenta y configuración>Avanzado, puede optar por completar formularios automáticamente, aplicar créditos automáticamente, facturar automáticamente actividades no facturadas y aplicar pagos de facturas automáticamente.

¿Usando QuickBooks Desktop? Consulte estos consejos de escritorio de QuickBooks

No nos olvidamos de ustedes, usuarios de QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop también tiene varios accesos directos integrados para ayudarlo a ahorrar tiempo al equilibrar los libros. Estos consejos ofrecen excelentes maneras de simplificar sus procesos contables, desde personalizar su tablero y barra de íconos hasta firmar sus cheques automáticamente.

Usar atajos de teclado

Al igual que QuickBooks Online, QuickBooks Desktop también tiene un conjunto de atajos de teclado que se utilizan para navegar rápidamente por el software presionando algunos botones. Los atajos incluyen:

Estos accesos directos se aplican a QuickBooks Desktop para usuarios de PC. Un conjunto separado de accesos directos está disponible para usuarios de QuickBooks para Mac.

Personaliza tu barra de iconos

Puede personalizar los accesos directos en la barra de iconos en el lado izquierdo de su tablero de QuickBooks. Esto le permite agregar, eliminar y reordenar funciones, brindándole acceso rápido a las funciones que más usa.

Personalizar este menú es simple. Desplácese hasta la parte inferior del menú y seleccione Personalizar accesos directos. Desde aquí, puede agregar, editar y eliminar el contenido de la barra de iconos. También puede reordenar los iconos simplemente arrastrando un icono hacia arriba o hacia abajo en la lista.

Utilice QuickBooks Capital para la financiación empresarial

Al igual que con QuickBooks Online, QuickBooks Desktop también le brinda acceso rápido a QuickBooks Capital. Simplemente haga clic en Banca> Obtener capital para comenzar.

Personaliza tu diseño

Puede actualizar el diseño de su software QuickBooks Desktop para hacerlo más atractivo visualmente y más fácil de navegar. Para ello, haga clic en Editar>Preferencias>Vista de escritorio.

En la pestaña Mis preferencias, puede actualizar sus QuickBooks para mostrar una ventana o varias ventanas, cambiar su combinación de colores y actualizar su configuración de guardado. En la pestaña Preferencias de la empresa, puede elegir las funciones que se muestran en la página de inicio.

Personalizar informes

QuickBooks Desktop tiene muchos informes. Afortunadamente, no tiene que perder el tiempo hojeando los informes para encontrar los que ejecuta con más frecuencia. Puede personalizar y establecer informes favoritos, de modo que los más importantes estén siempre a solo un clic de distancia. Vaya a Informes>Centro de informes, busque en los informes y haga clic en el icono del corazón debajo de cada uno para marcarlos como sus favoritos. Todos los informes que se marcaron ahora aparecerán en la pestaña Favoritos en el Centro de informes.

También puede ver fácilmente sus favoritos a través de la barra de iconos haciendo clic en Ejecutar informes favoritos.

firmar cheques

Puede crear un archivo de firma para agregar a los cheques, eliminando la necesidad de firmar cada cheque emitido por su empresa.

Para hacer esto, firme su nombre y cárguelo en su computadora escaneando o tomando una foto. Luego, vaya a Archivo>Configuración de la impresora. En Nombre del formulario, seleccione Cheque/Cheque de pago. Luego, marque la casilla Imprimir imagen de firma. Finalmente, agregue la firma que cargó seleccionando Archivo, seleccione la imagen guardada y guarde sus cambios.

Calcula rápidamente con la calculadora QuickMath

La calculadora QuickMath es una forma rápida de realizar cálculos simples sin tener que sacar una calculadora o usar una aplicación separada en su computadora. Para utilizar esta función, abra el formulario que utilizará (como una factura o un presupuesto). A continuación, puede pulsar la tecla igual o escribir un número seguido de una función, como:

• más: +
• menos: –
• Multiplicar: *
• Dividir: /

Aparecerá una ventana mostrando sus cálculos. Puede presionar igual para ver su subtotal, C para borrar la última entrada o C dos veces para borrar la ecuación. Después de completar su cálculo, presione Entrar y el valor calculado se ingresará en el campo.

Bloquear fechas de cierre

Establecer una fecha de cierre evita que se modifiquen las transacciones anteriores a la fecha establecida. Esto también se conoce como cerrar los libros. Si bien la mayoría de las empresas hacen esto al final del año, puede cerrar los libros desde cualquier fecha que elija.

Para establecer una fecha de cierre, haga clic en Empresa>Establecer fecha de cierre. Después de elegir Establecer fecha/contraseña, podrá seleccionar una fecha y establecer una contraseña. Esta contraseña será necesaria para realizar cualquier cambio en transacciones anteriores en función de la fecha de cierre. Hacer esto evita cambios accidentales que pueden llevar mucho tiempo para identificar y corregir.

Historial de transacciones

Si parece que falta una transacción o algo está mal con sus libros, puede ver un informe de transacciones eliminadas y anuladas. Este informe mostrará qué acción se tomó, cuándo ocurrió la acción y otros detalles de la transacción.

Para ver este informe, vaya a Informes>Contador e impuestos>Resumen de transacciones anuladas/eliminadas. Luego podrá seleccionar los campos para incluir en el informe y establecer filtros antes de ver el informe.

Pista de auditoría

La pista de auditoría es algo similar al resumen de transacciones anuladas/eliminadas. Esta función le brinda una vista cronológica de las entradas y transacciones de los usuarios que se agregaron, modificaron y eliminaron. Este informe realiza un seguimiento de los cambios en las cuentas y facturas, las actualizaciones de su plan de cuentas e incluso cuándo se conciliaron las cuentas por última vez. Si algo parece estar mal con su cuenta, ver estos cambios en el registro de auditoría puede ayudarlo a identificar dónde radica el problema.

Para acceder a este informe, vaya a Informes>Contador e impuestos>Registro de auditoría.

Recursos adicionales de aprendizaje y capacitación de QuickBooks

¿Listo para aprender otras formas de usar QuickBooks para su beneficio? La mejor manera de encontrar lo que funciona para usted es realmente aprender y comprender el software. Una excelente manera de hacer esto es usar la versión de prueba de QuickBooks Online para explorar y practicar. Si es un usuario de QuickBooks Desktop, puede abrir un archivo de muestra y comenzar a hurgar. Al utilizar un archivo de muestra o una prueba de manejo, puede probar las funciones de QuickBooks sin estropear los datos de su empresa.

QuickBooks también tiene una gran cantidad de excelentes recursos de soporte para sus usuarios. QuickBooks Support tiene más de 700,000 artículos que cubren todo, desde configurar fuentes bancarias en vivo hasta conectar aplicaciones. También hay tutoriales en video paso a paso disponibles sobre una variedad de temas.

QuickBooks también alberga numerosos seminarios web para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo el software. Los seminarios web duran una hora y cubren temas como la gestión de gastos, el uso de QuickBooks Time y ventas y facturas. Puede inscribirse en un seminario web directamente a través de QuickBooks.

Si desea la mejor experiencia, puede inscribirse en QuickBooks Training. Los cursos incluyen Mastering QuickBooks Online y Mastering Accounting Basics para QuickBooks Online. Hay disponibles clases en vivo, cursos a su propio ritmo y cursos de certificación. Tenga en cuenta que estos cursos tienen un costo adicional.

Finalmente, no puede buscar más allá de Merchant Maverick para obtener más información sobre QuickBooks, ya sea que use QuickBooks Pro, QuickBooks Online o QuickBooks para Mac. Comience con nuestra serie de tutoriales de QuickBooks Pro, que facilita el aprendizaje de los conceptos básicos que necesita para usar QuickBooks Desktop en su negocio con éxito.

¿Tiene algunos consejos y trucos de QuickBooks propios? ¡Asegúrate de compartirlos en los comentarios a continuación!

Preguntas frecuentes sobre QuickBooks