15 نصيحة حول QuickBooks لتوفير الوقت وتبسيط المحاسبة

يعد استخدام QuickBooks في عملك لتحقيق التوازن بين الكتب والتعامل مع الشؤون المالية هو الخطوة الأولى لتبسيط محاسبة أعمالك الصغيرة. ولكن بمجرد أن تبدأ في استخدام البرنامج فعليًا ، يمكن أن يبدو QuickBooks غير بسيط. مع وجود العديد من الميزات والمعاملات والتقارير والبيانات ، ليس من غير المألوف أن تشعر بالإرهاق التام من البرنامج.

لحسن الحظ ، ستبدأ في التعرف على كيفية القيام بالأشياء في QuickBooks بمجرد أن تبدأ الغوص في البرنامج واستكشافه. بالنسبة لصاحب العمل المزدحم ، على الرغم من ذلك ، فإن إيجاد الوقت لتعلم كل النصائح والحيل الممكنة لـ QuickBooks قد يبدو وكأنه مهمة ضخمة - حتى الآن.

في هذا المنشور ، سنقوم بتفصيل بعض أفضل النصائح حول كيفية استخدام QuickBooks عبر الإنترنت. يمكن أن تساعدك هذه الحيل البسيطة على التنقل بسهولة وفعالية في البرنامج والحفاظ على أموالك على المسار الصحيح مثل المحترفين ، حتى لو لم تكن لديك خبرة محاسبية سابقة. وإذا كنت من مستخدمي سطح المكتب QuickBooks؟ لا تقلق - لدينا بعض الحيل الرائعة لك أيضًا.

إذا لم تحصل على ما يكفي من QuickBooks بعد كل ذلك ، فسنوجهك في اتجاه الموارد الإضافية لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من برنامجك. لذا ، سواء كنت مشتركًا جديدًا في QuickBooks أو ما زلت تكافح بعد أشهر من التسجيل ، استمر في القراءة لتتعلم كيف يمكنك أن تصبح خبيرًا في QuickBooks مع بعض النصائح السهلة.

أفضل 15 نصيحة حول QuickBooks عبر الإنترنت

يعمل QuickBooks بالفعل على تبسيط الطريقة التي يتعامل بها أصحاب الأعمال الصغيرة مع المحاسبة. لكن هذه النصائح والحيل يمكن أن تجعل الموازنة بين الكتب أسرع وأسهل. من استخدام اختصارات لوحة المفاتيح إلى استخدام الأتمتة والجدولة ، استخدم هذه النصائح لتوفير الوقت عند استخدام QuickBooks عبر الإنترنت.

استخدم اختصارات لوحة المفاتيح

من المحتمل أنك استخدمت اختصار لوحة المفاتيح مرة واحدة على الأقل في حياتك لنسخ أو لصق أو البحث عن نص على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يحتوي QuickBooks Online على مجموعته الخاصة من اختصارات لوحة المفاتيح المصممة لتسهيل الوصول إلى الميزات والمهام الشائعة. فيما يلي بعض الاختصارات الأكثر استخدامًا:

لا يمكنك تذكر الاختصارات أو ترغب في استكشاف الخيارات الأخرى؟ يحتوي QuickBooks Online على اختصار لذلك أيضًا. يمكن لمستخدمي الكمبيوتر الشخصي ببساطة استخدام Ctrl + Alt +؟ ويمكن لمستخدمي Mac استخدام Ctrl + Option +؟ للحصول على قائمة كاملة بجميع اختصارات لوحة المفاتيح.

الاتصال بخلاصات البنك الحية

من خلال إضافة حسابك المصرفي التجاري إلى QuickBooks Online ، سيتم تحديث أرصدة ومعاملات حسابك تلقائيًا في البرنامج - لا يلزم تحميل يدوي أو إدخال بيانات. يدعم QuickBooks أكثر من 20000 بنك محلي ودولي ، لذا يجب أن يكون الإعداد أمرًا سهلاً.

للبدء ، انقر فوق علامة التبويب المصرفية ، ثم اختر خيارات ربط الحسابات. اتبع المطالبات لمواصلة مزامنة حسابك.

يتم تحديث المعاملات كل ليلة ، على الرغم من أن لديك خيار التحديث يدويًا بنقرة واحدة حسب الحاجة.

ربط جميع حسابات الأعمال الخاصة بك

بمجرد إضافة حسابك المصرفي الأساسي إلى QuickBooks Online ، لا تتوقف عند هذا الحد. تأكد من إضافة جميع حسابات عملك للحصول على أدق صورة لأموالك - واحصل على جميع معلومات حسابك في مكان واحد. يمكنك إضافة جميع أنواع الحسابات ، من بطاقات الائتمان إلى PayPal. ما عليك سوى إضافة كل حساب من خلال علامة التبويب المصرفية.

إنشاء قواعد مصرفية

يمكنك استخدام قواعد البنك لتصنيف المعاملات المصرفية تلقائيًا. يمكنك تسمية القاعدة وتعيين الشروط والتعيين حسب نوع المعاملة والمدفوع لأمره والفئة وإضافة العلامات. يمكنك إنشاء قاعدة أو أكثر من القواعد المصرفية من خلال النقر على البنوك> القواعد.

إعداد الفواتير المتكررة

بدلاً من إرسال الفواتير يدويًا إلى عملائك كل شهر ، وفر الوقت عن طريق إعداد فواتير متكررة في QuickBooks Online. هذا مثالي للاشتراكات التي لها نفس المبلغ والتي تستحق في نفس الوقت من كل شهر.

لإنشاء فاتورة متكررة ، قم بإعداد فاتورة جديدة بالنقر فوق المبيعات> الفواتير> إنشاء فاتورة. ضمن تاريخ الفاتورة ، ستجد خيار إنشاء فاتورة متكررة. من هنا ، تقوم بإنشاء فاتورة كما تفعل عادةً ؛ يمكنك أيضًا تعيين الفاصل الزمني وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء.

أتمتة تذكيرات الفاتورة المتأخرة

لا تطارد عملائك الذين لم يدفعوا فواتيرهم. بدلاً من ذلك ، استخدم أتمتة QBO لإرسال تذكيرات بالفواتير المتأخرة. لن توفر الوقت فقط من خلال عدم إرسال التذكيرات يدويًا ، ولكن يمكن أن تساعدك هذه التذكيرات التلقائية أيضًا في الحصول على أموال بشكل أسرع.

لإعداد هذه الأتمتة ، انتقل إلى الإعدادات> الحساب والإعدادات> المبيعات> التذكيرات. من هذه القائمة ، يمكنك تشغيل وإيقاف تشغيل تذكيرات الفواتير التلقائية بالإضافة إلى تخصيص رسالة البريد الإلكتروني المصاحبة.

دفع فواتيرك عبر الإنترنت

ادفع للبائعين والفواتير الأخرى دون مغادرة QuickBooks. اختر البائع وأضف البيانات ، بما في ذلك تاريخ الاستحقاق والمبلغ والمذكرات والمرفقات. يمكنك توفير المزيد من الوقت عن طريق إعداد سداد الفواتير المتكررة. لاستخدام هذه الميزة ، انتقل إلى New> Vendors> Pay Bills.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة عمليات تكامل ، بما في ذلك البرامج التي تستخدمها بالفعل لدفع الفواتير ، مثل Bill.com. سوف نتعمق أكثر في عمليات الدمج في هذا المنشور.

إعداد النفقات المتكررة

يجعل QuickBooks Online من السهل إعداد وتتبع النفقات المتكررة. يمكنك إضافة نفقات متكررة وإعدادها يدويًا ، أو يمكنك إجراء هذا التغيير على المصاريف التي تم استيرادها من موجزات البنك المباشر الخاصة بك.

للبدء ، انقر فوق علامة التبويب المصاريف. من هنا ، يمكنك إضافة معاملة جديدة أو تعديل معاملة حالية. للمعاملات الجديدة ، انقر فوق المعاملات الجديدة> المصاريف. املأ النموذج ، وانقر فوق الارتباط Make Recurring في أسفل الصفحة. يمكنك تعيين المدفوع لأمره والحساب والفاصل الزمني وطريقة الدفع والفئة والمبلغ والمزيد.

إذا كنت تقوم بتحرير معاملة حالية ، فما عليك سوى فتح المعاملة ، والنقر فوق الارتباط إجراء متكرر ، وتعبئة المعلومات ، وحفظ التغييرات.

استخدام مطابقة المعاملات

هناك أوقات يتعين عليك فيها إدخال معاملة يدويًا في QuickBooks. لنفترض أنك تكتب شيكًا للبائع. لن تظهر المعاملة في خلاصات البنك الخاص بك حتى يتم صرف الشيك أو إيداعه وسحب الأموال من حسابك. بدلاً من انتظار تحديث المعاملات ، تختار إدخال دفع الشيك في QuickBooks بمجرد تسليم الشيك إلى البائع. بمجرد مسح المعاملة المصرفية الخاصة بك وظهورها في موجز ويب المباشر الخاص بك ، ستتم إضافتها أيضًا إلى QuickBooks.

والخبر السار هو أن QuickBooks Online علامات مطابقة المعاملات ، مما يمنعك من إجراء معاملات مكررة. للوصول إلى هذه الميزة ، انتقل إلى القائمة المصرفية وحدد للمراجعة. يتم تمييز المعاملات ذات المطابقة المحتملة ، بحيث يمكنك النقر فوق كل معاملة ، وتأكيد المطابقة (أو تحديد المطابقة إذا كانت هناك خيارات متعددة) ، ومنع المعاملات المكررة من النشر في سجلاتك.

قم بإعداد رابط الدفع

يعد قبول المدفوعات عبر الإنترنت أمرًا ملائمًا لك ولعملائك. سيتمكن العملاء من دفع فواتيرهم عبر الإنترنت بسهولة ، ولن تقلق بشأن ضياع الشيكات في البريد أو قضاء الوقت في إيداع النقود والشيكات في البنك.

من خلال QBO ، يمكنك بسهولة إعداد رابط الدفع. كل ما عليك فعله هو إعداد المدفوعات وإنشاء رابط فريد ومشاركته مع عملائك. يمكن للعملاء بعد ذلك استخدام الرابط للدفع باستخدام بطاقتهم أو من خلال التحويل المصرفي. للبدء ، انتقل إلى المبيعات> روابط الدفع واتبع التعليمات.

إرسال الفواتير عبر Gmail

تعاونت QuickBooks مع Google لتوفير وسيلة للمستخدمين لإرسال الفواتير مباشرة من حسابات Gmail الخاصة بهم. يتيح لك تطبيق QuickBooks Invoicing for Gmail إصدار فاتورة لعملائك ، وتتم مزامنة جميع الفواتير مع حساب QuickBooks الخاص بك.

للبدء ، قم بتثبيت الوظيفة الإضافية على Gmail ، ثم انقر فوق شعار QuickBooks في حساب Gmail الخاص بك. يمكنك بعد ذلك تسجيل الدخول إلى حساب QuickBooks الخاص بك لإنشاء وإرسال وتتبع فواتيرك.

احصل على تمويل الأعمال من خلال QuickBooks Capital

إذا كنت بحاجة إلى تمويل تجاري لزيادة التدفق النقدي أو تغطية نفقات الطوارئ ، فلا تضيع الوقت في ملء الطلبات الطويلة. بدلاً من ذلك ، فكر في التقدم بطلب للحصول على QuickBooks Capital.

يمكن الوصول إلى QuickBooks Capital مباشرة من خلال QBO. ما عليك سوى الانتقال إلى علامة التبويب "العاصمة" للبدء. ستعمل QuickBooks على ملء معلوماتك مسبقًا واستخدام البيانات من QuickBooks لتحديد ما إذا كنت مؤهلاً للحصول على التمويل. بمجرد الموافقة ، يمكن أن تتلقى ما يصل إلى 150000 دولار في أقل من يوم عمل إلى يومين.

أتمتة التقارير

مثل معظم أصحاب الأعمال الصغيرة ، من المحتمل أن تقوم بتشغيل تقرير واحد على الأقل بانتظام. بدلاً من متابعة عملية إنشاء تقرير يدويًا ، يمكنك أتمتة العملية ببضع خطوات سريعة.

انتقل إلى علامة التبويب "التقارير" ، واختر (أو أنشئ) تقريرًا مخصصًا. من علامة التبويب التقارير المخصصة ، يمكنك تعيين عدد مرات إرسال التقرير وتاريخ الانتهاء ورسالة البريد الإلكتروني المصاحبة وعناوين البريد الإلكتروني للمستلمين. بمجرد حفظ التغييرات ، سيتم إرسال التقرير كما هو مجدول عبر البريد الإلكتروني.

استخدم التكاملات

قم بمزامنة برامج وتطبيقات عملك بسهولة مع عمليات الدمج. يتكامل QuickBooks Online مع أكثر من 650 تطبيقًا للأعمال. لدى QBO بعض التطبيقات الأكثر شيوعًا عبر الفئات ، بما في ذلك مدفوعات الفواتير وإدارة الموظفين والفواتير وتتبع الوقت والتحليلات وتتبع المخزون والمزيد.

ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب "التطبيقات" لبدء البحث عن أفضل التطبيقات وتنزيلها لعملك.

تخصيص الأتمتة

لقد وصلنا بالفعل إلى بعض الأتمتة المتوفرة في QuickBooks Online ، ولكن هناك طريقة سهلة للوصول إلى العديد من الأتمتة التي يمكن تشغيلها وإيقافها بسهولة حسب الحاجة. من خلال القائمة "الحساب والإعدادات"> "خيارات متقدمة" ، يمكنك اختيار ملء النماذج مسبقًا وتطبيق الاعتمادات تلقائيًا وفوترة النشاط غير المفوتر وتطبيق مدفوعات الفواتير تلقائيًا.

باستخدام QuickBooks Desktop؟ تحقق من هذه النصائح لسطح المكتب QuickBooks

لم ننساك يا مستخدمي QuickBooks Desktop. يحتوي QuickBooks Desktop أيضًا على العديد من الاختصارات المضمنة لمساعدتك في توفير الوقت عند موازنة الكتب. تقدم هذه النصائح طرقًا رائعة لتبسيط عملياتك المحاسبية ، من تخصيص لوحة القيادة وشريط الرموز إلى توقيع الشيكات تلقائيًا.

استخدم اختصارات لوحة المفاتيح

مثل QuickBooks Online ، يحتوي QuickBooks Desktop أيضًا على مجموعة من اختصارات لوحة المفاتيح التي تُستخدم للتنقل بسرعة في البرنامج عن طريق الضغط على بضعة أزرار. تشمل الاختصارات:

تنطبق هذه الاختصارات على QuickBooks Desktop لمستخدمي أجهزة الكمبيوتر. تتوفر مجموعة منفصلة من الاختصارات لمستخدمي QuickBooks لمستخدمي Mac.

تخصيص شريط الرموز الخاص بك

يمكنك تخصيص الاختصارات على شريط الرموز على الجانب الأيسر من لوحة معلومات QuickBooks. يتيح لك ذلك إضافة ميزات وإزالتها وإعادة ترتيبها ، مما يتيح لك الوصول السريع إلى الميزات التي تستخدمها كثيرًا.

تخصيص هذه القائمة بسيط. قم بالتمرير إلى أسفل القائمة وحدد تخصيص الاختصارات. من هنا ، يمكنك إضافة محتوى شريط الرموز وتحريره وحذفه. يمكنك أيضًا إعادة ترتيب الرموز عن طريق سحب رمز لأعلى أو لأسفل في القائمة.

استخدم QuickBooks Capital لتمويل الأعمال

كما هو الحال مع QuickBooks Online ، يمنحك QuickBooks Desktop أيضًا وصولاً سريعًا إلى QuickBooks Capital. ما عليك سوى النقر فوق الخدمات المصرفية> الحصول على رأس المال للبدء.

تخصيص التخطيط الخاص بك

يمكنك تحديث تخطيط برنامج QuickBooks Desktop لجعله أكثر جاذبية من الناحية المرئية وأسهل في التنقل. للقيام بذلك ، انقر فوق تحرير> تفضيلات> عرض سطح المكتب.

في علامة التبويب تفضيلاتي ، يمكنك تحديث QuickBooks لإظهار نافذة واحدة أو نوافذ متعددة ، وتغيير نظام الألوان ، وتحديث إعدادات الحفظ. ضمن علامة التبويب تفضيلات الشركة ، يمكنك اختيار الميزات التي تظهر في الصفحة الرئيسية.

تخصيص التقارير

يحتوي تطبيق QuickBooks Desktop على الكثير من التقارير. لحسن الحظ ، لا يتعين عليك إضاعة الوقت في الخوض في التقارير للعثور على التقارير التي تشغلها كثيرًا. يمكنك تخصيص التقارير المفضلة وتعيينها ، بحيث تكون التقارير الأكثر أهمية دائمًا على بُعد نقرة واحدة. انتقل إلى التقارير> مركز التقارير ، وابحث في التقارير ، وانقر فوق رمز القلب الموجود أسفل كل منها لتمييزها على أنها المفضلة لديك. ستظهر الآن جميع التقارير التي تم وضع علامة عليها في علامة التبويب "المفضلة" في "مركز التقارير".

يمكنك أيضًا عرض مفضلاتك بسهولة من خلال شريط الرموز بالنقر فوق تشغيل التقارير المفضلة.

تسجيل الشيكات

يمكنك إنشاء ملف توقيع لإضافته إلى الشيكات ، مما يلغي الحاجة إلى توقيع كل شيك تحرره شركتك.

للقيام بذلك ، قم بتسجيل اسمك وتحميله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك عن طريق المسح الضوئي أو التقاط صورة. ثم انتقل إلى ملف> إعداد الطابعة. ضمن اسم النموذج ، حدد شيك / شيك أجر. ثم حدد مربع طباعة صورة التوقيع. أخيرًا ، أضف التوقيع الذي قمت بتحميله عن طريق تحديد ملف واختيار الصورة المحفوظة وحفظ التغييرات.

احسب بسرعة باستخدام حاسبة QuickMath

تعد حاسبة QuickMath طريقة سريعة لإجراء عمليات حسابية بسيطة دون الحاجة إلى سحب آلة حاسبة أو استخدام تطبيق منفصل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لاستخدام هذه الميزة ، افتح النموذج الذي ستستخدمه (مثل الفاتورة أو التقدير). يمكنك بعد ذلك إما الضغط على مفتاح المساواة أو كتابة رقم متبوعًا بوظيفة ، مثل:

• زائد: +
• ناقص: -
• اضرب: *
• قسمة: /

ستظهر نافذة منبثقة تعرض حساباتك. يمكنك الضغط على يساوي لرؤية الإجمالي الفرعي ، أو C لمسح الإدخال الأخير ، أو C مرتين لمسح المعادلة. بعد الانتهاء من الحساب الخاص بك ، اضغط على Enter ، وسيتم إدخال القيمة المحسوبة في الحقل.

تأمين مواعيد الإغلاق

يؤدي تحديد تاريخ الإغلاق إلى منع تغيير المعاملات التي تسبق التاريخ المحدد. يُعرف هذا أيضًا بإغلاق الكتب. بينما تقوم معظم الشركات بذلك في نهاية العام ، يمكنك إغلاق الكتب من أي تاريخ تختاره.

لتعيين تاريخ الإغلاق ، انقر فوق الشركة> تعيين تاريخ الإغلاق. بعد اختيار تعيين التاريخ / كلمة المرور ، ستتمكن من تحديد تاريخ وتعيين كلمة مرور. ستكون كلمة المرور هذه مطلوبة لإجراء أي تغييرات على المعاملات السابقة بناءً على تاريخ الإغلاق. يؤدي القيام بذلك إلى منع التغييرات العرضية التي قد تستغرق وقتًا طويلاً لتحديدها وتصحيحها.

تاريخ المعاملات

إذا بدا أن هناك معاملة مفقودة أو أن هناك شيئًا ما معطلاً في كتبك ، فيمكنك عرض تقرير عن المعاملات المحذوفة والمُلغاة. سيعرض هذا التقرير الإجراء الذي تم اتخاذه ووقت حدوثه وتفاصيل المعاملة الأخرى.

لعرض هذا التقرير ، انتقل إلى التقارير> المحاسب والضرائب> ملخص المعاملات المُلغاة / المحذوفة. ستتمكن بعد ذلك من تحديد الحقول المراد تضمينها في التقرير وتعيين عوامل التصفية قبل عرض التقرير.

سجل تدقيق

يتشابه مسار التدقيق إلى حد ما مع ملخص المعاملات المُلغاة / المحذوفة. تمنحك هذه الميزة عرضًا زمنيًا لإدخالات المستخدم والمعاملات التي تمت إضافتها وتعديلها وحذفها. يتتبع هذا التقرير التغييرات التي تم إجراؤها على الفواتير ، وتحديثات مخطط الحسابات ، وحتى آخر مرة تم فيها تسوية الحسابات. إذا ظهر خطأ ما في حسابك ، فإن عرض هذه التغييرات في سجل التدقيق يمكن أن يساعدك في تحديد مكان المشكلة.

للوصول إلى هذا التقرير ، انتقل إلى التقارير> المحاسب والضرائب> مسار المراجعة.

مصادر التعلم والتدريب الإضافي QuickBooks

هل أنت مستعد لتعلم طرق أخرى لاستخدام QuickBooks لصالحك؟ أفضل طريقة للعثور على ما يناسبك هي تعلم وفهم البرنامج حقًا. إحدى الطرق الرائعة للقيام بذلك هي استخدام محرك الاختبار QuickBooks Online للاستكشاف والممارسة. إذا كنت من مستخدمي QuickBooks Desktop ، فيمكنك فتح ملف نموذج والبدء في البحث. باستخدام ملف عينة أو اختبار محرك ، يمكنك اختبار ميزات QuickBooks دون العبث ببيانات شركتك.

تحتوي QuickBooks أيضًا على عدد من موارد الدعم الرائعة لمستخدميها. يحتوي دعم QuickBooks على أكثر من 700000 مقالة تغطي كل شيء بدءًا من إعداد موجزات مصرفية مباشرة إلى ربط التطبيقات. تتوفر أيضًا مقاطع فيديو تعليمية خطوة بخطوة حول مجموعة متنوعة من الموضوعات.

تستضيف QuickBooks أيضًا العديد من الندوات عبر الإنترنت لمساعدة المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من البرنامج. تستمر الندوات عبر الإنترنت لمدة ساعة وتغطي موضوعات مثل إدارة النفقات واستخدام QuickBooks Time والمبيعات والفواتير. يمكنك الاشتراك في ندوة عبر الإنترنت مباشرة من خلال QuickBooks.

إذا كنت تريد التجربة النهائية ، يمكنك الاشتراك في تدريب QuickBooks. تشمل الدورات إتقان QuickBooks عبر الإنترنت وإتقان أساسيات المحاسبة لـ QuickBooks عبر الإنترنت. تتوفر الفصول الدراسية المباشرة والدورات التدريبية الذاتية ودورات الشهادات. يرجى ملاحظة أن هذه الدورات تأتي بتكلفة إضافية.

أخيرًا ، لا يمكنك البحث أكثر من هنا في Merchant Maverick لمعرفة المزيد حول QuickBooks - سواء كنت تستخدم QuickBooks Pro أو QuickBooks Online أو QuickBooks لنظام التشغيل Mac. ابدأ بسلسلة دروس QuickBooks Pro ، والتي تجعل من السهل تعلم الأساسيات التي تحتاجها لاستخدام QuickBooks Desktop في عملك بنجاح.

هل لديك بعض النصائح والحيل الخاصة بـ QuickBooks؟ تأكد من مشاركتها في التعليقات أدناه!

أسئلة وأجوبة QuickBooks