15 dicas do QuickBooks para economizar tempo e simplificar sua contabilidade

Usar o QuickBooks em sua empresa para equilibrar os livros e lidar com as finanças é o primeiro passo para simplificar a contabilidade da sua pequena empresa. Mas uma vez que você começa a usar o software, o QuickBooks pode parecer tudo menos simples. Com tantos recursos, transações, relatórios e dados, não é incomum sentir-se completamente sobrecarregado pelo software.

Felizmente, você começará a entender como fazer as coisas no QuickBooks quando começar a mergulhar e explorar o software. Para o empresário ocupado, no entanto, encontrar tempo para aprender todas as dicas e truques possíveis do QuickBooks pode parecer uma tarefa monumental - até agora.

Neste post, vamos detalhar algumas das melhores dicas sobre como usar o QuickBooks Online. Esses truques simples podem ajudá-lo a navegar com facilidade e eficiência pelo software e manter suas finanças sob controle como um profissional, mesmo que você não tenha experiência anterior em contabilidade. E se você for um usuário do QuickBooks Desktop? Não se preocupe - também temos alguns truques legais para você.

Se você ainda não obteve QuickBooks suficientes depois de tudo isso, indicaremos recursos adicionais para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu software. Portanto, se você é um novo assinante do QuickBooks ou ainda está lutando meses depois de se inscrever, continue lendo para saber como se tornar um especialista do QuickBooks com algumas dicas fáceis.

As 15 melhores dicas do QuickBooks Online

O QuickBooks já simplifica a maneira como os proprietários de pequenas empresas lidam com a contabilidade. Mas essas dicas e truques podem tornar ainda mais rápido e fácil equilibrar as contas. Desde o uso de atalhos de teclado até o uso de automações e agendamento, use estas dicas para economizar tempo ao usar o QuickBooks.

Usar atalhos de teclado

Você provavelmente já usou um atalho de teclado pelo menos uma vez na vida para copiar, colar ou pesquisar texto em seu computador. O QuickBooks Online tem seu próprio conjunto de atalhos de teclado projetados para facilitar o acesso a recursos e tarefas comuns. Aqui estão alguns dos atalhos mais usados:

Não consegue se lembrar dos atalhos ou quer explorar as outras opções? O QuickBooks Online também tem um atalho para isso. Os usuários de PC podem simplesmente usar Ctrl + Alt + ? e usuários de Mac podem usar Ctrl + Option + ? para obter uma lista completa de todos os atalhos de teclado.

Conectar-se a feeds bancários ativos

Ao adicionar sua conta bancária comercial ao QuickBooks, os saldos e transações de sua conta serão atualizados automaticamente no software - sem necessidade de upload manual ou entrada de dados. O QuickBooks oferece suporte a mais de 20.000 bancos locais e internacionais, portanto, a configuração deve ser muito fácil.

Para começar, clique na guia Banco e escolha as opções Vincular contas. Siga as instruções para continuar sincronizando sua conta.

As transações são atualizadas todas as noites, embora você tenha a opção de atualizar manualmente com um único clique, conforme necessário.

Conecte todas as suas contas comerciais

Depois de adicionar sua conta bancária principal ao QuickBooks, não pare por aí. Certifique-se de adicionar todas as suas contas comerciais para obter a imagem mais precisa de suas finanças e ter todas as informações da sua conta em um só lugar. Você pode adicionar todos os tipos de contas, de cartões de crédito a PayPal. Basta adicionar cada conta através da guia Banking.

Criar regras bancárias

Você pode usar regras bancárias para categorizar as transações bancárias automaticamente. Você pode nomear a regra, definir condições, atribuir por tipo de transação, beneficiário e categoria e adicionar tags. Você pode criar uma ou mais regras bancárias clicando em Banca>Regras.

Configurar faturas recorrentes

Em vez de enviar faturas manualmente para seus clientes todos os meses, economize tempo configurando faturas recorrentes no QuickBooks. Isso é ideal para assinaturas com o mesmo valor e vencimento no mesmo horário todos os meses.

Para criar uma fatura recorrente, faça uma nova fatura clicando em Vendas>Faturas>Criar fatura. Abaixo da data da fatura, você encontrará a opção de criar uma fatura recorrente. A partir daqui, você cria uma fatura como faria normalmente; você também pode definir o intervalo, a data de início e a data de término.

Automatize lembretes de faturas atrasadas

Não persiga seus clientes que não pagaram suas faturas. Em vez disso, use as automações do QBO para enviar lembretes de faturas atrasadas. Você não apenas economizará tempo ao não enviar lembretes manualmente, mas esses lembretes automáticos também podem ajudá-lo a receber o pagamento mais rapidamente.

Para configurar essa automação, vá em Configurações>Conta e Configurações>Vendas>Lembretes. Nesse menu, você pode ativar e desativar os lembretes automáticos de fatura, bem como personalizar a mensagem de e-mail que a acompanha.

Pague suas contas on-line

Pague seus fornecedores e outras contas sem sair do QuickBooks. Escolha seu fornecedor e adicione dados, incluindo data de vencimento, valor, memorandos e anexos. Você pode economizar ainda mais tempo configurando um pagamento de contas recorrente. Para usar esse recurso, navegue até Novo>Fornecedores>Pagar contas.

Além disso, você pode adicionar integrações, incluindo software que já usa para pagar contas, como Bill.com. Vamos nos aprofundar mais nas integrações neste post.

Configurar despesas recorrentes

O QuickBooks Online facilita a configuração e o rastreamento de despesas recorrentes. Você pode adicionar e configurar manualmente uma despesa recorrente ou fazer essa alteração em despesas importadas de seus feeds bancários ativos.

Para começar, clique na guia Despesas. A partir daqui, você pode adicionar uma nova transação ou editar uma transação existente. Para novas transações, clique em Novas transações>Despesas. Preencha o formulário e clique no link Tornar recorrente na parte inferior da página. Você pode definir o beneficiário, conta, intervalo, método de pagamento, categoria, valor e muito mais.

Se você estiver editando uma transação existente, basta abrir a transação, clicar no link Tornar recorrente, preencher as informações e salvar as alterações.

Usar correspondência de transações

Há momentos em que você precisa inserir uma transação manualmente no QuickBooks. Digamos que você faça um cheque para um fornecedor. A transação não aparecerá em seus feeds bancários até que o cheque seja descontado ou depositado e os fundos sejam retirados de sua conta. Em vez de esperar que as transações sejam atualizadas, você opta por inserir o pagamento em cheque no QuickBooks assim que o cheque for entregue ao fornecedor. Assim que a transação for compensada pelo seu banco e aparecer em seus feeds ao vivo, ela também será adicionada ao QuickBooks.

A boa notícia é que o QuickBooks sinaliza transações correspondentes, evitando que você tenha transações duplicadas. Para acessar esse recurso, navegue até o menu Banking e selecione For Review. As transações com uma possível correspondência são sinalizadas, para que você possa clicar em cada transação, confirmar a correspondência (ou selecionar a correspondência se houver várias opções) e impedir que transações duplicadas sejam lançadas em seus registros.

Configurar um link de pagamento

Aceitar pagamentos online é conveniente para você e seus clientes. Os clientes poderão pagar suas faturas on-line facilmente, e você não terá que se preocupar com cheques perdidos no correio ou gastar tempo depositando dinheiro e cheques no banco.

Através do QBO, você pode configurar facilmente um link de pagamento. Tudo o que você precisa fazer é configurar pagamentos, criar um link exclusivo e compartilhá-lo com seus clientes. Os clientes podem então usar o link para pagar usando seu cartão ou através de uma transferência bancária. Para começar, vá para Vendas>Links de pagamento e siga as instruções.

Enviar faturas pelo Gmail

O QuickBooks se uniu ao Google para fornecer aos usuários uma maneira de enviar faturas diretamente de suas contas do Gmail. O aplicativo QuickBooks Invoicing for Gmail permite que você fature seus clientes e todas as faturas são sincronizadas com sua conta do QuickBooks.

Para começar, instale o complemento no Gmail e clique no logotipo do QuickBooks na sua conta do Gmail. Você pode então fazer login na sua conta do QuickBooks para criar, enviar e acompanhar suas faturas.

Obtenha financiamento empresarial através do QuickBooks Capital

Se você precisar de financiamento comercial para aumentar o fluxo de caixa ou cobrir uma despesa de emergência, não perca tempo preenchendo aplicativos longos. Em vez disso, considere solicitar o QuickBooks Capital.

O QuickBooks Capital pode ser acessado diretamente pelo QBO. Basta navegar até a guia Capital para começar. O QuickBooks preencherá previamente suas informações e usará os dados do QuickBooks para determinar se você é elegível para financiamento. Uma vez aprovado, você pode receber até US$ 150.000 em apenas um ou dois dias úteis.

Automatizar relatórios

Como a maioria dos proprietários de pequenas empresas, você provavelmente executa pelo menos um relatório regularmente. Em vez de passar pelo processo de geração de um relatório manualmente, você pode automatizar o processo com apenas algumas etapas rápidas.

Navegue até a guia Relatórios e escolha (ou crie) um relatório personalizado. Na guia Relatórios personalizados, você pode definir a frequência com que o relatório é enviado, uma data de término, uma mensagem de e-mail de acompanhamento e os endereços de e-mail dos destinatários. Depois de salvar as alterações, o relatório será enviado conforme programado por e-mail.

Usar integrações

Sincronize seu software e aplicativos de negócios facilmente com integrações. O QuickBooks Online se integra a mais de 650 aplicativos de negócios. O QBO possui alguns dos aplicativos mais populares em todas as categorias, incluindo pagamentos de contas, gerenciamento de funcionários, faturamento, rastreamento de tempo, análise, rastreamento de estoque e muito mais.

Basta clicar na guia Aplicativos para começar a pesquisar e baixar os melhores aplicativos para o seu negócio.

Personalizar automações

Já encontramos algumas das automações disponíveis no QuickBooks Online, mas há uma maneira fácil de acessar várias automações que podem ser facilmente ativadas e desativadas conforme necessário. Por meio do menu Conta e configurações>Avançado, você pode optar por preencher formulários previamente, aplicar créditos automaticamente, faturar automaticamente atividades não faturadas e aplicar pagamentos de contas automaticamente.

Usando o QuickBooks Desktop? Confira estas dicas de desktop do QuickBooks

Não nos esquecemos de vocês, usuários do QuickBooks Desktop. O QuickBooks Desktop também possui vários atalhos integrados para ajudá-lo a economizar tempo ao equilibrar os livros. Essas dicas oferecem ótimas maneiras de simplificar seus processos contábeis, desde personalizar seu painel e barra de ícones até assinar seus cheques automaticamente.

Usar atalhos de teclado

Assim como o QuickBooks Online, o QuickBooks Desktop também possui um conjunto de atalhos de teclado que são usados ​​para navegar rapidamente pelo software pressionando alguns botões. Os atalhos incluem:

Esses atalhos se aplicam ao QuickBooks Desktop para usuários de PC. Um conjunto separado de atalhos está disponível para usuários do QuickBooks para Mac.

Personalize sua barra de ícones

Você pode personalizar os atalhos na barra de ícones no lado esquerdo do painel do QuickBooks. Isso permite adicionar, remover e reordenar recursos, oferecendo acesso rápido aos recursos que você mais usa.

Personalizar este menu é simples. Role até a parte inferior do menu e selecione Personalizar atalhos. A partir daqui, você pode adicionar, editar e excluir o conteúdo da barra de ícones. Você também pode reordenar os ícones simplesmente arrastando um ícone para cima ou para baixo na lista.

Use o QuickBooks Capital para financiamento de negócios

Assim como o QuickBooks Online, o QuickBooks Desktop também oferece acesso rápido ao QuickBooks Capital. Basta clicar em Banking>Get Capital para começar.

Personalize seu layout

Você pode atualizar o layout do software QuickBooks Desktop para torná-lo visualmente mais atraente e fácil de navegar. Para fazer isso, clique em Editar>Preferências>Visualização da área de trabalho.

Na guia Minhas preferências, você pode atualizar seu QuickBooks para mostrar uma janela ou várias janelas, alterar seu esquema de cores e atualizar suas configurações de salvamento. Na guia Preferências da empresa, você pode escolher os recursos que são mostrados na página inicial.

Personalizar relatórios

O QuickBooks Desktop tem muitos relatórios. Felizmente, você não precisa perder tempo vasculhando os relatórios para encontrar os que você executa com mais frequência. Você pode personalizar e definir relatórios favoritos, para que os mais importantes estejam sempre a apenas um clique de distância. Navegue até Relatórios>Central de relatórios, pesquise os relatórios e clique no ícone de coração abaixo de cada um para marcá-los como favoritos. Todos os relatórios que foram marcados agora aparecerão na guia Favoritos na Central de relatórios.

Você também pode visualizar facilmente seus favoritos através da barra de ícones clicando em Executar relatórios favoritos.

Assinar cheques

Você pode criar um arquivo de assinatura para adicionar aos cheques, eliminando a necessidade de assinar todos os cheques emitidos por sua empresa.

Para fazer isso, assine seu nome e faça o upload para o seu computador digitalizando ou tirando uma foto. Em seguida, navegue até Arquivo>Configuração da impressora. Em Nome do formulário, selecione Cheque/Pagamento. Em seguida, marque a caixa Imprimir imagem de assinatura. Por fim, adicione a assinatura que você carregou selecionando Arquivo, selecionando a imagem salva e salve suas alterações.

Calcule rapidamente com a calculadora QuickMath

A calculadora QuickMath é uma maneira rápida de realizar cálculos simples sem ter que pegar uma calculadora ou usar um aplicativo separado em seu computador. Para usar esse recurso, abra o formulário que você usará (como uma fatura ou estimativa). Você pode pressionar a tecla igual ou digitar um número seguido por uma função, como:

• Mais: +
• Menos: –
• Multiplicar: *
• Dividir: /

Uma janela irá aparecer mostrando seus cálculos. Você pode pressionar igual para ver seu subtotal, C para limpar a última entrada ou C duas vezes para limpar a equação. Após concluir seu cálculo, pressione Enter e o valor calculado será inserido no campo.

Bloquear Datas de Fechamento

A definição de uma data de fechamento evita que as transações anteriores à data definida sejam alteradas. Isso também é conhecido como fechar os livros. Enquanto a maioria das empresas faz isso no final do ano, você pode fechar os livros em qualquer data de sua escolha.

Para definir uma data de fechamento, clique em Empresa>Definir data de fechamento. Depois de escolher Definir data/senha, você poderá selecionar uma data e definir uma senha. Esta senha será necessária para fazer quaisquer alterações em transações anteriores com base na data de fechamento. Isso evita alterações acidentais que podem levar tempo para identificar e corrigir.

Histórico de transações

Se uma transação parecer estar faltando ou algo estiver errado com seus livros, você poderá visualizar um relatório de transações excluídas e anuladas. Este relatório mostrará qual ação foi tomada, quando a ação ocorreu e outros detalhes da transação.

Para visualizar este relatório, vá para Relatórios>Contador e Impostos>Resumo de Transações Anuladas/Excluídas. Em seguida, você poderá selecionar os campos a serem incluídos no relatório e definir filtros antes de visualizar o relatório.

Trilha de auditoria

A trilha de auditoria é um pouco semelhante ao Resumo de transações anuladas/excluídas. Esse recurso oferece uma visão cronológica das entradas e transações do usuário que foram adicionadas, modificadas e excluídas. Este relatório rastreia alterações em contas e faturas, atualizações em seu plano de contas e até mesmo quando as contas foram reconciliadas pela última vez. Se algo parecer errado com sua conta, visualizar essas alterações no log de auditoria pode ajudá-lo a identificar onde está o problema.

Para acessar este relatório, vá em Relatórios>Contabilidade e Impostos>Trilha de Auditoria.

Recursos extras de aprendizado e treinamento do QuickBooks

Pronto para aprender outras maneiras de usar o QuickBooks a seu favor? A melhor maneira de descobrir o que funciona para você é realmente aprender e entender o software. Uma ótima maneira de fazer isso é usar o test drive do QuickBooks Online para explorar e praticar. Se você for um usuário do QuickBooks Desktop, poderá abrir um arquivo de amostra e começar a bisbilhotar. Usando um arquivo de amostra ou test drive, você pode testar os recursos do QuickBooks sem estragar os dados da sua empresa.

O QuickBooks também possui vários recursos de suporte excelentes para seus usuários. O Suporte do QuickBooks tem mais de 700.000 artigos cobrindo tudo, desde a configuração de feeds bancários ao vivo até a conexão de aplicativos. Tutoriais em vídeo passo a passo também estão disponíveis em uma variedade de tópicos.

O QuickBooks também hospeda vários webinars para ajudar os usuários a tirar o máximo proveito do software. Os webinars duram uma hora e abordam tópicos como gerenciamento de despesas, uso do QuickBooks Time e vendas e faturas. Você pode se inscrever para um webinar diretamente pelo QuickBooks.

Se você deseja a melhor experiência, pode se inscrever no QuickBooks Training. Os cursos incluem Mastering QuickBooks e Mastering Accounting Basics for QuickBooks Online. Aulas ao vivo, cursos de ritmo individual e cursos de certificação estão disponíveis. Observe que esses cursos têm um custo extra.

Por fim, você não pode procurar mais do que aqui no Merchant Maverick para saber mais sobre o QuickBooks — se você usa o QuickBooks Pro, o QuickBooks Online ou o QuickBooks para Mac. Comece com nossa série de tutoriais do QuickBooks Pro, que facilita o aprendizado dos conceitos básicos necessários para usar o QuickBooks Desktop em sua empresa com sucesso.

Tem algumas dicas e truques do QuickBooks? Não deixe de compartilhá-los nos comentários abaixo!

Perguntas frequentes sobre o QuickBooks