시간을 절약하고 회계를 간소화하는 15가지 QuickBooks 팁

비즈니스에서 QuickBook을 사용하여 장부의 균형을 맞추고 재정을 처리하는 것은 소규모 비즈니스 회계를 단순화하는 첫 번째 단계입니다. 그러나 일단 소프트웨어를 실제로 사용하기 시작하면 QuickBooks는 단순해 보일 수 있습니다. 기능, 트랜잭션, 보고서 및 데이터가 너무 많기 때문에 소프트웨어에 완전히 압도되는 느낌을 받는 것은 드문 일이 아닙니다.

다행히 소프트웨어에 뛰어들어 탐색하기 시작하면 QuickBooks에서 작업을 수행하는 방법을 익히기 시작할 것입니다. 그러나 바쁜 사업주에게는 가능한 모든 QuickBooks 팁과 요령을 배울 시간을 찾는 것이 지금까지 기념비적인 작업처럼 보일 수 있습니다.

이 게시물에서는 QuickBooks Online을 사용하는 방법에 대한 몇 가지 최고의 팁을 분석할 것입니다. 이러한 간단한 트릭을 사용하면 이전에 회계 경험이 없더라도 소프트웨어를 쉽고 효율적으로 탐색하고 전문가처럼 재정을 순조롭게 관리할 수 있습니다. 그리고 QuickBooks Desktop 사용자라면? 걱정하지 마세요. 여러분을 위한 멋진 트릭도 있습니다.

그 후에도 QuickBooks를 충분히 얻지 못했다면 소프트웨어를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 추가 리소스를 안내해 드리겠습니다. 따라서 귀하가 QuickBooks의 새로운 가입자이든 가입한 후에도 몇 달 동안 여전히 어려움을 겪고 있다면 계속 읽고 몇 가지 쉬운 팁으로 QuickBooks 전문가가 될 수 있는 방법을 배우십시오.

15 최고의 QuickBooks 온라인 팁

QuickBooks는 이미 소기업 소유자가 회계를 처리하는 방식을 단순화합니다. 그러나 이러한 팁과 트릭을 사용하면 책의 균형을 훨씬 빠르고 쉽게 맞출 수 있습니다. 키보드 단축키 사용에서 자동화 및 일정 사용에 이르기까지 QuickBooks Online을 사용할 때 이 팁을 사용하여 시간을 절약하십시오.

키보드 단축키 사용

컴퓨터에서 텍스트를 복사, 붙여넣기 또는 검색하기 위해 적어도 한 번은 키보드 단축키를 사용했을 것입니다. QuickBooks Online에는 일반적인 기능과 작업에 더 쉽게 액세스할 수 있도록 설계된 자체 키보드 단축키 세트가 있습니다. 다음은 가장 일반적으로 사용되는 단축키입니다.

바로 가기가 기억나지 않거나 다른 옵션을 탐색하고 싶습니까? QuickBooks Online에도 바로 가기가 있습니다. PC 사용자는 간단히 Ctrl + Alt + ? Mac 사용자는 Ctrl + Option + ? 모든 키보드 단축키의 전체 목록을 보려면

라이브 은행 피드에 연결

비즈니스 은행 계좌를 QuickBooks Online에 추가하면 계정 잔액과 거래가 소프트웨어에서 자동으로 업데이트됩니다. 수동 업로드나 데이터 입력이 필요하지 않습니다. QuickBooks는 20,000개 이상의 지역 및 국제 은행을 지원하므로 쉽게 설정할 수 있습니다.

시작하려면 뱅킹 탭을 클릭한 다음 계정 연결 옵션을 선택하십시오. 안내에 따라 계정 동기화를 계속하세요.

거래는 매일 밤 업데이트되지만 필요에 따라 클릭 한 번으로 수동으로 업데이트할 수 있습니다.

모든 비즈니스 계정 연결

QuickBooks Online에 기본 은행 계좌를 추가했다면 여기서 멈추지 마십시오. 가장 정확한 재정 상황을 파악하고 모든 계정 정보를 한 곳에서 확인하려면 모든 비즈니스 계정을 추가해야 합니다. 신용 카드에서 PayPal에 이르기까지 모든 유형의 계정을 추가할 수 있습니다. 뱅킹 탭을 통해 각 계정을 추가하기만 하면 됩니다.

뱅킹 규칙 생성

은행 규칙을 사용하여 은행 거래를 자동으로 분류할 수 있습니다. 규칙의 이름을 지정하고, 조건을 설정하고, 거래 유형, 수취인 및 범주별로 할당하고, 태그를 추가할 수 있습니다. 뱅킹>규칙을 클릭하여 하나 이상의 뱅킹 규칙을 생성할 수 있습니다.

반복 송장 설정

매월 고객에게 인보이스를 수동으로 보내는 대신 QuickBooks Online에서 반복 인보이스를 설정하여 시간을 절약하십시오. 매월 같은 시간에 같은 금액을 지불해야 하는 구독에 이상적입니다.

반복 송장을 생성하려면 판매> 송장> 송장 생성을 클릭하여 새 송장을 만드십시오. 인보이스 날짜 아래에 반복 인보이스를 만드는 옵션이 있습니다. 여기에서 평소와 같이 송장을 생성합니다. 간격, 시작 날짜 및 종료 날짜를 설정할 수도 있습니다.

지연 송장 미리 알림 자동화

청구서를 지불하지 않은 고객을 쫓지 마십시오. 대신, QBO의 자동화를 사용하여 늦은 송장 미리 알림을 보내십시오. 미리 알림을 수동으로 보내지 않아 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 이러한 자동 알림을 사용하면 더 빨리 지급받을 수 있습니다.

이 자동화를 설정하려면 설정>계정 및 설정>판매>알림으로 이동하십시오. 이 메뉴에서 자동 인보이스 미리 알림을 켜고 끌 수 있을 뿐만 아니라 함께 제공되는 이메일 메시지를 사용자 지정할 수 있습니다.

온라인으로 청구서 지불

QuickBooks를 벗어나지 않고도 공급업체 및 기타 청구서를 지불하십시오. 공급업체를 선택하고 마감일, 금액, 메모 및 첨부 파일을 포함한 데이터를 추가합니다. 반복 청구서 결제를 설정하면 시간을 더 절약할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 New>Vendors>Pay Bills로 이동하십시오.

또한 Bill.com과 같이 이미 청구서를 지불하는 데 사용하는 소프트웨어를 포함하여 통합을 추가할 수 있습니다. 이 게시물에서 통합에 대해 더 자세히 알아볼 것입니다.

반복 비용 설정

QuickBooks Online을 사용하면 반복 비용을 쉽게 설정하고 추적할 수 있습니다. 반복 비용을 수동으로 추가 및 설정하거나 라이브 은행 피드에서 가져온 비용을 변경할 수 있습니다.

시작하려면 비용 탭을 클릭하십시오. 여기에서 새 트랜잭션을 추가하거나 기존 트랜잭션을 편집할 수 있습니다. 새 트랜잭션의 경우 새 트랜잭션>비용을 클릭합니다. 양식을 작성하고 페이지 하단에 있는 반복 만들기 링크를 클릭합니다. 수취인, 계정, 간격, 지불 방법, 범주, 금액 등을 설정할 수 있습니다.

기존 거래를 편집하는 경우 거래를 열고 되풀이 링크를 클릭하고 정보를 입력하고 변경 사항을 저장하십시오.

트랜잭션 매칭 사용

QuickBooks에 수동으로 거래를 입력해야 하는 경우가 있습니다. 판매자에게 수표를 쓴다고 가정해 보겠습니다. 수표가 현금화되거나 입금되고 계정에서 자금이 인출될 때까지 거래 내역이 은행 피드에 표시되지 않습니다. 거래가 업데이트되기를 기다리는 대신 수표가 공급업체에 전달되는 즉시 QuickBooks에 수표 지불을 입력하도록 선택합니다. 거래가 은행에서 처리되고 라이브 피드에 표시되면 QuickBook에도 추가됩니다.

좋은 소식은 QuickBooks Online이 일치하는 트랜잭션에 플래그를 지정하여 중복 트랜잭션을 방지한다는 것입니다. 이 기능에 액세스하려면 뱅킹 메뉴로 이동하여 검토용을 선택하십시오. 잠재적 일치가 있는 거래에 플래그가 지정되므로 각 거래를 클릭하고 일치를 확인하고(또는 여러 옵션이 있는 경우 일치를 선택) 중복 거래가 기록에 게시되는 것을 방지할 수 있습니다.

결제 링크 설정

온라인 결제를 수락하면 귀하와 귀하의 고객 모두에게 편리합니다. 고객은 인보이스를 온라인으로 쉽게 지불할 수 있으며 우편으로 수표가 분실되거나 은행에 현금과 수표를 예치하는 데 시간을 허비할 염려가 없습니다.

QBO를 통해 결제 링크를 쉽게 설정할 수 있습니다. 결제를 설정하고 고유한 링크를 만들고 고객과 공유하기만 하면 됩니다. 그런 다음 고객은 링크를 사용하여 카드를 사용하거나 은행 송금을 통해 결제할 수 있습니다. 시작하려면 판매>결제 링크로 이동하여 지침을 따르십시오.

Gmail을 통해 인보이스 보내기

QuickBooks는 Google과 협력하여 사용자가 Gmail 계정에서 바로 인보이스를 보낼 수 있는 방법을 제공합니다. Gmail 앱용 QuickBooks 인보이스를 사용하면 고객에게 인보이스를 발행할 수 있으며 모든 인보이스는 QuickBooks 계정과 동기화됩니다.

시작하려면 Gmail에 추가 기능을 설치한 다음 Gmail 계정에서 QuickBooks 로고를 클릭하십시오. 그런 다음 QuickBooks 계정에 로그인하여 송장을 생성, 전송 및 추적할 수 있습니다.

QuickBooks Capital을 통한 비즈니스 자금 조달

현금 흐름을 늘리거나 비상 비용을 충당하기 위해 사업 자금이 필요한 경우 긴 신청서를 작성하는 데 시간을 낭비하지 마십시오. 대신 QuickBooks Capital 신청을 고려하십시오.

QuickBooks Capital은 QBO를 통해 바로 액세스할 수 있습니다. 시작하려면 자본 탭으로 이동하기만 하면 됩니다. QuickBooks는 귀하의 정보를 미리 채우고 QuickBooks의 데이터를 사용하여 자금 지원 자격이 있는지 판단합니다. 승인되면 영업일 기준 1~2일 이내에 최대 $150,000를 받을 수 있습니다.

보고서 자동화

대부분의 소기업 소유자와 마찬가지로 귀하도 적어도 하나의 보고서를 정기적으로 실행할 것입니다. 보고서를 수동으로 생성하는 프로세스를 거치지 않고 몇 가지 빠른 단계만 거치면 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

보고서 탭으로 이동하여 사용자 정의 보고서를 선택(또는 생성)합니다. 사용자 정의 보고서 탭에서 보고서 전송 빈도, 종료 날짜, 첨부 이메일 메시지 및 수신자 이메일 주소를 설정할 수 있습니다. 변경 사항을 저장하면 보고서가 예정대로 이메일을 통해 전송됩니다.

통합 사용

통합을 통해 비즈니스 소프트웨어와 앱을 쉽게 동기화하십시오. QuickBooks Online은 650개 이상의 비즈니스 앱과 통합됩니다. QBO에는 청구서 지불, 직원 관리, 인보이스 발행, 시간 추적, 분석, 재고 추적 등 여러 범주에서 가장 인기 있는 앱이 있습니다.

앱 탭을 클릭하기만 하면 비즈니스에 가장 적합한 앱을 검색하고 다운로드할 수 있습니다.

자동화 사용자 정의

우리는 이미 QuickBooks Online에서 사용 가능한 자동화 중 일부를 확인했지만 필요에 따라 쉽게 켜고 끌 수 있는 여러 자동화에 액세스하는 쉬운 방법이 있습니다. 계정 및 설정>고급 메뉴를 통해 양식을 미리 채우고, 자동으로 크레딧을 적용하고, 자동으로 청구되지 않은 활동을 청구하고, 청구서 지불을 자동으로 적용하도록 선택할 수 있습니다.

QuickBooks 데스크탑을 사용 중이신가요? 이 QuickBooks 데스크탑 팁을 확인하십시오

QuickBooks Desktop 사용자 여러분을 잊지 않았습니다. QuickBooks Desktop에는 책의 균형을 맞출 때 시간을 절약하는 데 도움이 되는 몇 가지 내장 단축키가 있습니다. 이 팁은 대시보드 및 아이콘 표시줄 사용자 지정에서 수표 자동 서명에 이르기까지 회계 프로세스를 단순화하는 좋은 방법을 제공합니다.

키보드 단축키 사용

QuickBooks Online과 마찬가지로 QuickBooks Desktop에는 몇 개의 버튼을 눌러 소프트웨어를 빠르게 탐색하는 데 사용되는 키보드 단축키 세트도 있습니다. 바로 가기에는 다음이 포함됩니다.

이 단축키는 PC용 QuickBooks Desktop 사용자에게 적용됩니다. Mac용 QuickBooks 사용자는 별도의 단축키 세트를 사용할 수 있습니다.

아이콘 바 사용자 정의

QuickBooks 대시보드의 왼쪽에 있는 아이콘 막대에서 바로 가기를 사용자 지정할 수 있습니다. 이를 통해 기능을 추가, 제거 및 재정렬하여 가장 많이 사용하는 기능에 빠르게 액세스할 수 있습니다.

이 메뉴를 사용자 정의하는 것은 간단합니다. 메뉴 하단으로 스크롤하여 바로 가기 사용자 지정을 선택합니다. 여기에서 아이콘 모음 콘텐츠를 추가, 편집 및 삭제할 수 있습니다. 목록에서 아이콘을 위나 아래로 드래그하여 아이콘을 재정렬할 수도 있습니다.

비즈니스 자금 조달을 위해 QuickBooks Capital 사용

QuickBooks Online과 마찬가지로 QuickBooks Desktop을 사용하면 QuickBooks Capital에 빠르게 액세스할 수도 있습니다. 시작하려면 뱅킹>캐피탈 가져오기를 클릭하기만 하면 됩니다.

레이아웃 사용자 정의

QuickBooks Desktop 소프트웨어의 레이아웃을 업데이트하여 시각적으로 더 매력적이고 탐색하기 쉽게 만들 수 있습니다. 이렇게 하려면 편집>기본 설정>바탕 화면 보기를 클릭합니다.

내 기본 설정 탭에서 QuickBooks를 업데이트하여 하나의 창 또는 여러 개의 창을 표시하고, 색 구성표를 변경하고, 저장 설정을 업데이트할 수 있습니다. 회사 기본 설정 탭에서 홈 페이지에 표시되는 기능을 선택할 수 있습니다.

보고서 사용자 정의

QuickBooks Desktop에는 많은 보고서가 있습니다. 다행스럽게도 가장 자주 실행하는 보고서를 찾기 위해 보고서를 샅샅이 뒤지며 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 즐겨찾는 보고서를 사용자 지정하고 설정할 수 있으므로 항상 클릭 한 번으로 가장 중요한 보고서를 볼 수 있습니다. 보고서>보고서 센터로 이동하여 보고서를 검색하고 각 보고서 아래에 있는 하트 아이콘을 클릭하여 즐겨찾기로 표시합니다. 표시된 모든 보고서는 이제 보고서 센터의 즐겨찾기 탭에 나타납니다.

즐겨찾기 보고서 실행을 클릭하여 아이콘 모음을 통해 즐겨찾기를 쉽게 볼 수도 있습니다.

서명 확인

수표에 추가할 서명 파일을 만들 수 있으므로 회사에서 작성한 모든 수표에 서명할 필요가 없습니다.

이렇게 하려면 이름에 서명하고 스캔하거나 사진을 찍어 컴퓨터에 업로드합니다. 그런 다음 파일>프린터 설정으로 이동합니다. 양식 이름에서 수표/급여를 선택합니다. 그런 다음 서명 이미지 인쇄 확인란을 선택합니다. 마지막으로 파일을 선택하고 저장된 이미지를 선택하여 업로드한 서명을 추가하고 변경 사항을 저장합니다.

QuickMath 계산기로 빠르게 계산

QuickMath 계산기는 계산기를 꺼내거나 컴퓨터에서 별도의 앱을 사용하지 않고도 간단한 계산을 빠르게 수행할 수 있는 방법입니다. 이 기능을 사용하려면 사용할 양식(예: 송장 또는 견적)을 엽니다. 그런 다음 등호 키를 누르거나 다음과 같이 숫자 다음에 함수를 입력할 수 있습니다.

• 플러스: +
• 마이너스: –
• 곱하기: *
• 나누기: /

계산을 보여주는 창이 나타납니다. 같음을 눌러 소계를 보고 C를 눌러 마지막 항목을 지우거나 C를 두 번 눌러 방정식을 지울 수 있습니다. 계산을 완료한 후 Enter 키를 누르면 계산된 값이 필드에 입력됩니다.

마감일 잠금

마감일을 설정하면 설정한 날짜 이전의 거래는 변경되지 않습니다. 이를 장부 닫기라고도 합니다. 대부분의 기업이 연말에 이 작업을 수행하지만 원하는 날짜에 장부를 마감할 수 있습니다.

마감일을 설정하려면 회사>마감일 설정을 클릭하세요. 날짜/비밀번호 설정을 선택한 후 날짜를 선택하고 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 마감일을 기준으로 과거 거래를 변경하려면 이 비밀번호가 필요합니다. 이렇게 하면 식별하고 수정하는 데 시간이 많이 소요될 수 있는 우발적인 변경을 방지할 수 있습니다.

거래 내역

거래가 누락되었거나 장부에 문제가 있는 경우 삭제 및 무효 거래 보고서를 볼 수 있습니다. 이 보고서에는 취한 조치, 조치가 발생한 시간 및 기타 거래 세부 정보가 표시됩니다.

이 보고서를 보려면 보고서>회계사 및 세금>무효/삭제된 거래 요약으로 이동하십시오. 그런 다음 보고서에 포함할 필드를 선택하고 보고서를 보기 전에 필터를 설정할 수 있습니다.

감사 추적

감사 추적은 무효화/삭제된 트랜잭션 요약과 다소 유사합니다. 이 기능을 사용하면 추가, 수정 및 삭제된 사용자 항목 및 트랜잭션을 시간순으로 볼 수 있습니다. 이 보고서는 청구서 및 송장 변경, 계정과목표 업데이트, 계정이 마지막으로 조정된 시간을 추적합니다. 계정에 문제가 있는 것 같으면 감사 로그에서 이러한 변경 사항을 확인하면 문제가 있는 위치를 식별하는 데 도움이 됩니다.

이 보고서에 액세스하려면 보고서>회계사 및 세금>감사 추적으로 이동합니다.

추가 QuickBooks 학습 및 교육 리소스

QuickBooks를 유리하게 사용하는 다른 방법을 배울 준비가 되셨습니까? 자신에게 맞는 것을 찾는 가장 좋은 방법은 소프트웨어를 실제로 배우고 이해하는 것입니다. 이를 수행하는 한 가지 좋은 방법은 QuickBooks Online 테스트 드라이브를 사용하여 탐색하고 연습하는 것입니다. QuickBooks Desktop 사용자라면 샘플 파일을 열고 탐색을 시작할 수 있습니다. 샘플 파일 또는 테스트 드라이브를 사용하여 회사 데이터를 엉망으로 만들지 않고 QuickBooks 기능을 테스트할 수 있습니다.

QuickBooks에는 사용자를 위한 훌륭한 지원 리소스도 많이 있습니다. QuickBooks 지원에는 라이브 은행 피드 설정에서 앱 연결에 이르기까지 모든 것을 다루는 700,000개 이상의 기사가 있습니다. 다양한 주제에 대한 단계별 비디오 자습서도 제공됩니다.

QuickBooks는 또한 사용자가 소프트웨어를 최대한 활용할 수 있도록 다양한 웨비나를 주최합니다. 웨비나는 1시간 동안 진행되며 비용 관리, QuickBooks Time 사용, 판매 및 송장과 같은 주제를 다룹니다. QuickBooks를 통해 직접 웨비나에 등록할 수 있습니다.

최고의 경험을 원한다면 QuickBooks Training에 등록할 수 있습니다. 과정에는 QuickBooks Online 마스터링 및 QuickBooks Online에 대한 회계 기초 마스터링이 포함됩니다. 라이브 수업, 자습 과정 및 인증 과정을 사용할 수 있습니다. 이 과정은 추가 비용이 발생합니다.

마지막으로 여기 Merchant Maverick에서 QuickBooks Pro, QuickBooks Online 또는 Mac용 QuickBooks를 사용하는지 여부에 관계없이 QuickBooks에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. QuickBooks Pro 자습서 시리즈로 시작하여 비즈니스에서 QuickBooks Desktop을 성공적으로 사용하는 데 필요한 기본 사항을 쉽게 배울 수 있습니다.

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