15 个 QuickBooks 提示可节省您的时间并简化您的会计工作

在您的企业中使用 QuickBooks 来平衡账目和处理财务是简化小型企业会计的第一步。 但是，一旦您开始实际使用该软件，QuickBooks 看起来就一点也不简单。 拥有如此多的功能、交易、报告和数据，让软件完全不知所措的情况并不少见。

幸运的是，一旦您开始深入探索该软件，您就会开始掌握如何在 QuickBooks 中做事的窍门。 不过，对于忙碌的企业主来说，花时间学习所有可能的 QuickBooks 提示和技巧似乎是一项艰巨的任务——直到现在。

在这篇文章中，我们将分解一些关于如何使用 QuickBooks Online 的最佳技巧。 即使您以前没有会计经验，这些简单的技巧也可以帮助您轻松有效地浏览软件并像专业人士一样保持财务正常。 如果您是 QuickBooks Desktop 用户？ 别担心——我们也为您准备了一些巧妙的技巧。

如果您在所有这些之后仍然没有获得足够的 QuickBooks，我们将为您指明额外资源的方向，以帮助您充分利用您的软件。 因此，无论您是全新的 QuickBooks 订阅者，还是在注册几个月后仍在苦苦挣扎，请继续阅读以了解如何通过一些简单的提示成为 QuickBooks 专家。

15 个最佳 QuickBooks 在线提示

QuickBooks 已经简化了小企业主处理会计的方式。 但是这些提示和技巧可以使平衡账目变得更快、更容易。 从使用键盘快捷键到使用自动化和日程安排，在使用 QuickBooks Online 时使用这些提示可以节省时间。

使用键盘快捷键

您一生中可能至少使用过一次键盘快捷键来复制、粘贴或搜索计算机上的文本。 QuickBooks Online 拥有自己的一组键盘快捷键，旨在更轻松地访问常用功能和任务。 以下是一些最常用的快捷方式：

不记得快捷方式或想探索其他选项？ QuickBooks Online 也有一个捷径。 PC 用户可以简单地使用 Ctrl + Alt + ? Mac 用户可以使用 Ctrl + Option + ? 获取所有键盘快捷键的完整列表。

连接到实时银行提要

通过将您的商业银行账户添加到 QuickBooks Online，您的账户余额和交易将在软件中自动更新——无需手动上传或数据输入。 QuickBooks 支持超过 20,000 家本地和国际银行，因此设置起来应该轻而易举。

要开始使用，请单击“银行”选项卡，然后选择“关联帐户”选项。 按照提示继续同步您的帐户。

交易每晚都会更新，但您可以根据需要单击手动更新。

连接您的所有企业帐户

将主银行帐户添加到 QuickBooks Online 后，不要停在那里。 确保添加您的所有企业帐户，以最准确地了解您的财务状况 - 并将您的所有帐户信息集中在一个位置。 您可以添加所有类型的帐户，从信用卡到 PayPal。 只需通过“银行”选项卡添加每个帐户。

创建银行规则

您可以使用银行规则自动对银行交易进行分类。 您可以命名规则、设置条件、按交易类型、收款人和类别分配，并添加标签。 您可以通过单击“银行”>“规则”来创建一个或多个银行规则。

设置定期发票

无需每月手动向客户发送发票，而是通过在 QuickBooks Online 中设置定期发票来节省时间。 这对于每月在同一时间到期的相同数量的订阅是理想的。

要创建定期发票，请通过单击销售>发票>创建发票来制作新发票。 在发票日期下，您会找到创建定期发票的选项。 从这里，您可以像往常一样创建发票； 您还可以设置间隔、开始日期和结束日期。

自动化延迟发票提醒

不要追逐尚未支付发票的客户。 相反，使用 QBO 的自动化发送迟到的发票提​​醒。 您不仅可以通过不手动发送提醒来节省时间，而且这些自动提醒还可以帮助您更快地获得付款。

要设置此自动化，请转到设置>帐户和设置>销售>提醒。 从此菜单中，您可以打开和关闭自动发票提醒以及自定义随附的电子邮件消息。

在线支付账单

无需离开 QuickBooks 即可支付您的供应商和其他账单。 选择您的供应商并添加数据，包括到期日、金额、备忘录和附件。 您可以通过设置定期账单支付来节省更多时间。 要使用此功能，请导航至新建>供应商>支付账单。

此外，您可以添加集成，包括您已经用于支付账单的软件，例如 Bill.com。 我们将在这篇文章中进一步深入研究集成。

设置经常性费用

QuickBooks Online 可以轻松设置和跟踪经常性费用。 您可以手动添加和设置经常性费用，也可以对从实时银行提要导入的费用进行此更改。

要开始，请单击费用选项卡。 从这里，您可以添加新交易或编辑现有交易。 对于新交易，单击新交易>费用。 填写表格，然后单击页面底部的 Make Recurring 链接。 您可以设置收款人、账户、间隔、付款方式、类别、金额等。

如果您正在编辑现有交易，只需打开交易，单击 Make Recurring 链接，填写信息并保存更改。

使用事务匹配

有时您必须在 QuickBooks 中手动输入交易。 假设您给供应商写了一张支票。 在支票兑现或存入并从您的帐户中提取资金之前，该交易不会出现在您的银行提要中。 您无需等待交易更新，而是选择在将支票提供给供应商后立即在 QuickBooks 中输入支票付款。 一旦交易清除您的银行并出现在您的实时提要中，它也将被添加到 QuickBooks。

好消息是 QuickBooks Online 会标记匹配交易，防止您进行重复交易。 要访问此功能，请导航至银行业务菜单并选择供审核。 可能匹配的交易会被标记，因此您可以单击每笔交易，确认匹配（如果有多个选项，则选择匹配），并防止重复交易过帐到您的记录中。

设置付款链接

接受在线支付对您和您的客户都很方便。 客户将能够轻松地在线支付发票，您不必担心支票在邮寄中丢失或花时间在银行存入现金和支票。

通过QBO，您可以轻松设置支付链接。 您所要做的就是设置付款，创建一个独特的链接，并与您的客户分享。 然后，客户可以使用该链接使用他们的卡或通过银行转帐付款。 要开始，请转到销售>付款链接并按照说明进行操作。

通过 Gmail 发送发票

QuickBooks 与 Google 合作，为用户提供一种直接从其 Gmail 帐户发送发票的方式。 Gmail 应用程序的 QuickBooks Invoicing 允许您为客户开具发票，并且所有发票都与您的 QuickBooks 帐户同步。

首先，将插件安装到 Gmail，然后单击 Gmail 帐户中的 QuickBooks 徽标。 然后，您可以登录您的 QuickBooks 帐户来创建、发送和跟踪您的发票。

通过 QuickBooks Capital 获得业务资金

如果您需要商业资金来增加现金流或支付紧急费用，请不要浪费时间填写冗长的申请。 相反，请考虑申请 QuickBooks Capital。

QuickBooks Capital 可以直接通过 QBO 访问。 只需导航到“资本”选项卡即可开始。 QuickBooks 将预先填写您的信息并使用 QuickBooks 中的数据来确定您是否有资格获得资助。 一旦获得批准，您可以在一到两个工作日内收到高达 150,000 美元的款项。

自动化报告

像大多数小企业主一样，您可能会定期运行至少一份报告。 无需手动完成生成报告的过程，您只需几个快速步骤即可自动执行该过程。

导航到“报告”选项卡，然后选择（或创建）自定义报告。 在自定义报告选项卡中，您可以设置报告的发送频率、结束日期、随附的电子邮件和收件人电子邮件地址。 保存更改后，报告将按计划通过电子邮件发送。

使用集成

通过集成轻松同步您的业务软件和应用程序。 QuickBooks Online 与 650 多个商业应用程序集成。 QBO 拥有一些最受欢迎的跨类别应用程序，包括账单支付、员工管理、发票、时间跟踪、分析、库存跟踪等。

只需单击“应用程序”选项卡即可开始搜索和下载最适合您业务的应用程序。

自定义自动化

我们已经了解了 QuickBooks Online 中提供的一些自动化功能，但是有一种简单的方法可以访问多种自动化功能，可以根据需要轻松打开和关闭。 通过“帐户和设置”>“高级”菜单，您可以选择预填表格、自动应用信用、自动为未开票活动开具发票以及自动应用账单支付。

使用 QuickBooks 桌面？ 查看这些 QuickBooks 桌面提示

我们没有忘记您，QuickBooks Desktop 用户。 QuickBooks Desktop 还具有多个内置快捷方式，可帮助您在平衡书籍时节省时间。 这些提示提供了简化会计流程的好方法，从自定义仪表板和图标栏到自动签署支票。

使用键盘快捷键

与 QuickBooks Online 一样，QuickBooks Desktop 也有一组键盘快捷键，用于通过按几个按钮快速浏览软件。 快捷方式包括：

这些快捷方式适用于 PC 用户的 QuickBooks Desktop。 QuickBooks for Mac 用户可以使用一组单独的快捷方式。

自定义您的图标栏

您可以自定义 QuickBooks 仪表板左侧图标栏上的快捷方式。 这允许您添加、删除和重新排序功能，让您快速访问最常用的功能。

自定义此菜单很简单。 滚动到菜单底部并选择自定义快捷方式。 从这里，您可以添加、编辑和删除图标栏内容。 您还可以通过简单地在列表中向上或向下拖动图标来重新排序图标。

使用 QuickBooks Capital 进行商业融资

与 QuickBooks Online 一样，QuickBooks Desktop 也可让您快速访问 QuickBooks Capital。 只需单击银行业务>获取资金即可开始。

自定义您的布局

您可以更新 QuickBooks Desktop 软件的布局，使其更具视觉吸引力且更易于导航。 为此，请单击编辑>首选项>桌面视图。

在“我的首选项”选项卡上，您可以更新 QuickBooks 以显示一个或多个窗口、更改配色方案并更新保存设置。 在公司偏好选项卡下，您可以选择主页上显示的功能。

自定义报告

QuickBooks Desktop 有很多报告。 幸运的是，您不必浪费时间翻阅报告来查找您最常运行的报告。 您可以自定义和设置最喜欢的报告，因此最重要的报告始终只需点击一下即可。 导航到报告>报告中心，搜索报告，然后单击每个报告下方的心形图标将它们标记为您的收藏夹。 所有被标记的报告现在都将显示在报告中心的收藏选项卡中。

您还可以通过单击运行收藏报告通过图标栏轻松查看您的收藏。

签署支票

您可以创建一个签名文件以添加到支票中，从而无需签署您公司所写的每张支票。

为此，请签署您的姓名并通过扫描或拍照将其上传到您的计算机。 然后，导航到文件>打印机设置。 在表格名称下，选择支票/工资支票。 然后，选中打印签名图像框。 最后，通过选择文件添加您上传的签名，选择保存的图像，然后保存您的更改。

使用 QuickMath 计算器快速计算

QuickMath 计算器是一种快速执行简单计算的方法，无需拿出计算器或使用计算机上的单独应用程序。 要使用此功能，请打开您将使用的表格（例如发票或估价单）。 然后，您可以按等号键或键入数字后跟函数，例如：

• 加： +
• 减： -
• 乘： *
• 除法： /

将弹出一个窗口，显示您的计算。 您可以按等于查看小计，按 C 清除最后一个条目，或按两次 C 清除等式。 完成计算后，按 Enter 键，计算值将输入到字段中。

锁定截止日期

设置结束日期可防止更改设置日期之前的交易。 这也被称为关闭书籍。 虽然大多数企业在年底都会这样做，但您可以从您选择的任何日期关闭账簿。

要设置截止日期，请单击公司>设置截止日期。 选择设置日期/密码后，您将能够选择日期并设置密码。 需要此密码才能根据截止日期对过去的交易进行任何更改。 这样做可以防止可能需要花费时间来识别和纠正的意外更改。

交易记录

如果交易似乎丢失或您的图书出现问题，您可以查看已删除和无效交易的报告。 该报告将显示采取了哪些行动、行动发生的时间以及其他交易详情。

要查看此报告，请转到报告>会计和税务>作废/删除的交易摘要。 然后，您将能够选择要包含在报告中的字段并在查看报告之前设置过滤器。

审计追踪

审计跟踪有点类似于作废/删除的交易摘要。 此功能可让您按时间顺序查看已添加、修改和删除的用户条目和事务。 该报告跟踪账单和发票的更改、会计科目表的更新，甚至是上次对帐的时间。 如果您的帐户出现问题，查看审核日志中的这些更改可以帮助您确定问题所在。

要访问此报告，请转到报告>会计和税务>审计跟踪。

额外的 QuickBooks 学习和培训资源

准备好学习其他使用 QuickBooks 的方法了吗？ 找到适合您的最佳方式是真正学习和理解该软件。 一种很好的方法是使用 QuickBooks Online 试驾来探索和练习。 如果您是 QuickBooks Desktop 用户，您可以打开示例文件并开始浏览。 通过使用示例文件或试驾，您可以测试 QuickBooks 的功能，而不会弄乱您的公司数据。

QuickBooks 还为其用户提供了许多出色的支持资源。 QuickBooks Support 拥有超过 700,000 篇文章，涵盖从设置实时银行提要到连接应用程序的所有内容。 还提供有关各种主题的分步视频教程。

QuickBooks 还举办了许多网络研讨会，以帮助用户充分利用该软件。 网络研讨会持续一个小时，涵盖诸如管理费用、使用 QuickBooks Time 以及销售和发票等主题。 您可以直接通过 QuickBooks 注册网络研讨会。

如果您想要终极体验，您可以报名参加 QuickBooks 培训。 课程包括精通 QuickBooks Online 和精通 QuickBooks Online 的会计基础知识。 提供现场课程、自学课程和认证课程。 请注意，这些课程需要额外付费。

最后，无论您使用 QuickBooks Pro、QuickBooks Online 还是 Mac 版 QuickBooks，您都可以在 Merchant Maverick 了解更多关于 QuickBooks 的信息。 从我们的 QuickBooks Pro 教程系列开始，它可以让您轻松学习在业务中成功使用 QuickBooks Desktop 所需的基础知识。

有一些您自己的 QuickBooks 提示和技巧吗？ 请务必在下面的评论中分享它们！

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