15 suggerimenti di QuickBooks per farti risparmiare tempo e ottimizzare la tua contabilità

L'utilizzo di QuickBooks nella tua azienda per bilanciare i conti e gestire le finanze è il primo passo per semplificare la contabilità della tua piccola impresa. Ma una volta che inizi a utilizzare effettivamente il software, QuickBooks può sembrare tutt'altro che semplice. Con così tante funzionalità, transazioni, report e dati, non è raro sentirsi completamente sopraffatti dal software.

Fortunatamente, inizierai a capire come fare le cose in QuickBooks una volta che inizi a immergerti ed esplorare il software. Per l'imprenditore impegnato, tuttavia, trovare il tempo per imparare tutti i possibili suggerimenti e trucchi di QuickBooks può sembrare un compito monumentale, fino ad ora.

In questo post, analizzeremo alcuni dei migliori suggerimenti su come utilizzare QuickBooks Online. Questi semplici trucchi possono aiutarti a navigare in modo semplice ed efficiente nel software e mantenere le tue finanze in carreggiata come un professionista, anche se non hai precedenti esperienze di contabilità. E se sei un utente di QuickBooks Desktop? Non preoccuparti, abbiamo anche alcuni trucchi carini per te.

Se dopo tutto ciò non hai ancora ricevuto abbastanza QuickBooks, ti indicheremo la direzione di risorse aggiuntive per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo software. Quindi, se sei un abbonato QuickBooks nuovo di zecca o stai ancora lottando per mesi dopo la registrazione, continua a leggere per scoprire come puoi diventare un esperto di QuickBooks con alcuni semplici suggerimenti.

I 15 migliori consigli online di QuickBooks

QuickBooks semplifica già il modo in cui i proprietari di piccole imprese gestiscono la contabilità. Ma questi suggerimenti e trucchi possono rendere ancora più veloce e facile il bilanciamento dei libri. Dall'uso delle scorciatoie da tastiera all'uso delle automazioni e della pianificazione, usa questi suggerimenti per risparmiare tempo quando usi QuickBooks Online.

Usa le scorciatoie da tastiera

Probabilmente hai usato una scorciatoia da tastiera almeno una volta nella vita per copiare, incollare o cercare del testo sul tuo computer. QuickBooks Online dispone di una propria serie di scorciatoie da tastiera progettate per semplificare l'accesso a funzioni e attività comuni. Ecco alcune delle scorciatoie più comunemente utilizzate:

Non ricordi le scorciatoie o vuoi esplorare le altre opzioni? QuickBooks Online ha anche una scorciatoia per questo. Gli utenti di PC possono semplicemente usare Ctrl + Alt + ? e gli utenti Mac possono usare Ctrl + Opzione + ? per un elenco completo di tutte le scorciatoie da tastiera.

Connettiti ai feed bancari in tempo reale

Aggiungendo il tuo conto bancario aziendale a QuickBooks Online, i saldi e le transazioni del tuo account si aggiorneranno automaticamente nel software, senza dover caricare manualmente o inserire dati. QuickBooks supporta oltre 20.000 banche locali e internazionali, quindi la configurazione dovrebbe essere un gioco da ragazzi.

Per iniziare, fai clic sulla scheda Banche, quindi scegli le opzioni Collega conti. Segui le istruzioni per continuare a sincronizzare il tuo account.

Le transazioni vengono aggiornate ogni notte, anche se hai la possibilità di aggiornare manualmente con un solo clic, se necessario.

Collega tutti i tuoi account aziendali

Dopo aver aggiunto il tuo conto bancario principale a QuickBooks Online, non fermarti qui. Assicurati di aggiungere tutti i tuoi account aziendali per ottenere il quadro più accurato delle tue finanze e avere tutte le informazioni sul tuo account in un unico punto. Puoi aggiungere tutti i tipi di account, dalle carte di credito a PayPal. Aggiungi semplicemente ogni account tramite la scheda Banking.

Crea regole bancarie

È possibile utilizzare le regole bancarie per classificare automaticamente le transazioni bancarie. Puoi nominare la regola, impostare condizioni, assegnare per tipo di transazione, beneficiario e categoria e aggiungere tag. Puoi creare una o più regole bancarie cliccando su Banking>Regole.

Imposta fatture ricorrenti

Invece di inviare manualmente le fatture ai tuoi clienti ogni mese, risparmia tempo impostando fatture ricorrenti in QuickBooks Online. Questo è l'ideale per gli abbonamenti con lo stesso importo e con scadenza alla stessa ora ogni mese.

Per creare una fattura ricorrente, crea una nuova fattura facendo clic su Vendite>Fatture>Crea fattura. Sotto la data della fattura, troverai l'opzione per creare una fattura ricorrente. Da qui crei una fattura come faresti normalmente; puoi anche impostare l'intervallo, la data di inizio e la data di fine.

Automatizza i promemoria delle fatture in ritardo

Non dare la caccia ai tuoi clienti che non hanno pagato le fatture. Invece, usa le automazioni di QBO per inviare promemoria fatture in ritardo. Non solo risparmierai tempo non inviando manualmente promemoria, ma questi promemoria automatici possono anche aiutarti a essere pagato più velocemente.

Per impostare questa automazione, vai su Impostazioni> Account e Impostazioni> Vendite> Promemoria. Da questo menu, puoi attivare e disattivare i promemoria automatici delle fatture e personalizzare il messaggio e-mail di accompagnamento.

Paga le tue bollette online

Paga i tuoi fornitori e altre bollette senza mai lasciare QuickBooks. Scegli il tuo fornitore e aggiungi i dati, inclusi la data di scadenza, l'importo, i promemoria e gli allegati. Puoi risparmiare ancora più tempo impostando un pagamento periodico della fattura. Per utilizzare questa funzione, vai su Nuovo>Fornitori>Paga fatture.

Inoltre, puoi aggiungere integrazioni, incluso il software che già utilizzi per pagare le bollette, come Bill.com. Ci immergeremo ulteriormente nelle integrazioni più avanti in questo post.

Imposta spese ricorrenti

QuickBooks Online semplifica la configurazione e il monitoraggio delle spese ricorrenti. Puoi aggiungere e impostare manualmente una spesa ricorrente oppure puoi apportare questa modifica alle spese importate dai feed bancari attivi.

Per iniziare, fai clic sulla scheda Spese. Da qui, puoi aggiungere una nuova transazione o modificare una transazione esistente. Per le nuove transazioni, fare clic su Nuove transazioni>Spese. Compila il modulo e fai clic sul collegamento Rendi ricorrente in fondo alla pagina. Puoi impostare il beneficiario, l'account, l'intervallo, il metodo di pagamento, la categoria, l'importo e altro.

Se stai modificando una transazione esistente, apri semplicemente la transazione, fai clic sul collegamento Rendi ricorrente, inserisci le informazioni e salva le modifiche.

Usa la corrispondenza delle transazioni

Ci sono momenti in cui devi inserire una transazione manualmente in QuickBooks. Diciamo che scrivi un assegno a un venditore. La transazione non apparirà sui tuoi feed bancari fino a quando l'assegno non è stato incassato o depositato e i fondi non sono stati prelevati dal tuo conto. Invece di attendere l'aggiornamento delle transazioni, scegli di inserire il pagamento dell'assegno in QuickBooks non appena l'assegno viene consegnato al venditore. Una volta che la transazione cancella la tua banca e appare nei tuoi feed live, verrà aggiunta anche a QuickBooks.

La buona notizia è che QuickBooks Online contrassegna le transazioni corrispondenti, impedendoti di avere transazioni duplicate. Per accedere a questa funzione, vai al menu Banking e seleziona Per la revisione. Le transazioni con una potenziale corrispondenza sono contrassegnate, quindi puoi fare clic su ciascuna transazione, confermare la corrispondenza (o selezionare la corrispondenza se sono presenti più opzioni) e impedire che transazioni duplicate vengano pubblicate nei tuoi archivi.

Imposta un link di pagamento

Accettare pagamenti online è conveniente sia per te che per i tuoi clienti. I clienti potranno pagare le fatture online facilmente e tu non dovrai preoccuparti che gli assegni vadano persi nella posta o passi il tempo a depositare contanti e assegni in banca.

Tramite QBO, puoi facilmente impostare un link di pagamento. Tutto quello che devi fare è impostare i pagamenti, creare un collegamento univoco e condividerlo con i tuoi clienti. I clienti possono quindi utilizzare il link per pagare utilizzando la propria carta o tramite bonifico bancario. Per iniziare, vai su Vendite>Link di pagamento e segui le istruzioni.

Invia fatture tramite Gmail

QuickBooks ha collaborato con Google per fornire agli utenti un modo per inviare fatture direttamente dai loro account Gmail. L'app QuickBooks Invoicing per Gmail ti consente di fatturare i tuoi clienti e tutte le fatture sono sincronizzate con il tuo account QuickBooks.

Per iniziare, installa il componente aggiuntivo su Gmail, quindi fai clic sul logo QuickBooks nel tuo account Gmail. Puoi quindi accedere al tuo account QuickBooks per creare, inviare e monitorare le tue fatture.

Ottieni finanziamenti aziendali tramite QuickBooks Capital

Se hai bisogno di finanziamenti aziendali per aumentare il flusso di cassa o coprire una spesa di emergenza, non perdere tempo a compilare lunghe domande. Invece, considera di richiedere QuickBooks Capital.

QuickBooks Capital è accessibile direttamente tramite QBO. Basta passare alla scheda Capitale per iniziare. QuickBooks precompilerà le tue informazioni e utilizzerà i dati di QuickBooks per determinare se sei idoneo al finanziamento. Una volta approvato, potresti ricevere fino a $ 150.000 in appena uno o due giorni lavorativi.

Automatizza i rapporti

Come la maggior parte dei proprietari di piccole imprese, probabilmente esegui regolarmente almeno un rapporto. Invece di eseguire manualmente il processo di generazione di un report, puoi automatizzare il processo con pochi rapidi passaggi.

Passa alla scheda Rapporti e scegli (o crea) un rapporto personalizzato. Dalla scheda Rapporti personalizzati, puoi impostare la frequenza di invio del rapporto, una data di fine, un messaggio e-mail di accompagnamento e gli indirizzi e-mail del destinatario. Dopo aver salvato le modifiche, il rapporto verrà inviato come programmato via e-mail.

Usa integrazioni

Sincronizza facilmente il tuo software aziendale e le tue app con le integrazioni. QuickBooks Online si integra con oltre 650 app aziendali. QBO ha alcune delle app più popolari in tutte le categorie, inclusi pagamenti di fatture, gestione dei dipendenti, fatturazione, monitoraggio del tempo, analisi, monitoraggio dell'inventario e altro ancora.

Basta fare clic sulla scheda App per iniziare a cercare e scaricare le migliori app per la tua attività.

Personalizza le automazioni

Abbiamo già provato alcune delle automazioni disponibili in QuickBooks Online, ma c'è un modo semplice per accedere a più automazioni che possono essere facilmente attivate e disattivate secondo necessità. Attraverso il menu Account e Impostazioni>Avanzate, puoi scegliere di precompilare i moduli, applicare automaticamente crediti, fatturare automaticamente attività non fatturate e applicare automaticamente i pagamenti delle bollette.

Utilizzi QuickBooks Desktop? Dai un'occhiata a questi suggerimenti per il desktop di QuickBooks

Non ci siamo dimenticati di voi, utenti di QuickBooks Desktop. QuickBooks Desktop ha anche diverse scorciatoie integrate per aiutarti a risparmiare tempo durante il bilanciamento dei libri. Questi suggerimenti offrono ottimi modi per semplificare i processi contabili, dalla personalizzazione della dashboard e della barra delle icone alla firma automatica degli assegni.

Usa le scorciatoie da tastiera

Come QuickBooks Online, anche QuickBooks Desktop ha una serie di scorciatoie da tastiera che vengono utilizzate per navigare rapidamente nel software premendo alcuni pulsanti. Le scorciatoie includono:

Questi collegamenti si applicano agli utenti di QuickBooks Desktop per PC. Un set separato di scorciatoie è disponibile per gli utenti di QuickBooks per Mac.

Personalizza la tua barra delle icone

Puoi personalizzare i collegamenti sulla barra delle icone sul lato sinistro della dashboard di QuickBooks. Ciò ti consente di aggiungere, rimuovere e riordinare le funzionalità, offrendoti un rapido accesso alle funzionalità che utilizzi di più.

Personalizzare questo menu è semplice. Scorri fino in fondo al menu e seleziona Personalizza scorciatoie. Da qui puoi aggiungere, modificare ed eliminare il contenuto della barra delle icone. Puoi anche riordinare le icone semplicemente trascinando un'icona in alto o in basso nell'elenco.

Usa QuickBooks Capital per finanziamenti aziendali

Come con QuickBooks Online, anche QuickBooks Desktop ti offre un rapido accesso a QuickBooks Capital. Basta fare clic su Banking>Get Capital per iniziare.

Personalizza il tuo layout

Puoi aggiornare il layout del tuo software QuickBooks Desktop per renderlo visivamente più accattivante e più facile da navigare. Per fare ciò, fai clic su Modifica>Preferenze>Vista desktop.

Nella scheda Le mie preferenze, puoi aggiornare i tuoi QuickBook per mostrare una o più finestre, cambiare la combinazione di colori e aggiornare le impostazioni di salvataggio. Nella scheda Preferenze dell'azienda, puoi scegliere le funzionalità mostrate nella home page.

Personalizza i rapporti

QuickBooks Desktop ha molti rapporti. Fortunatamente, non devi perdere tempo a sfogliare i rapporti per trovare quelli che esegui più frequentemente. Puoi personalizzare e impostare i rapporti preferiti, così i più importanti sono sempre a portata di clic. Passa a Rapporti>Centro rapporti, cerca tra i rapporti e fai clic sull'icona del cuore sotto ciascuno per contrassegnarli come preferiti. Tutti i rapporti contrassegnati verranno ora visualizzati nella scheda Preferiti nel Centro rapporti.

Puoi anche visualizzare facilmente i tuoi preferiti attraverso la barra delle icone facendo clic su Esegui rapporti preferiti.

Assegni di firma

Puoi creare un file di firma da aggiungere agli assegni, eliminando la necessità di firmare ogni assegno scritto dalla tua azienda.

Per fare ciò, firma il tuo nome e caricalo sul tuo computer scansionando o scattando una foto. Quindi, vai su File>Impostazioni stampante. In Nome modulo, seleziona Assegno/Paga paga. Quindi, seleziona la casella Stampa immagine firma. Infine, aggiungi la firma che hai caricato selezionando File, selezionando l'immagine salvata e salva le modifiche.

Calcola rapidamente con il calcolatore QuickMath

La calcolatrice QuickMath è un modo rapido per eseguire calcoli semplici senza dover estrarre una calcolatrice o utilizzare un'app separata sul computer. Per utilizzare questa funzione, apri il modulo che utilizzerai (ad esempio una fattura o un preventivo). È quindi possibile premere il tasto uguale o digitare un numero seguito da una funzione, ad esempio:

• Più: +
• Meno: –
• Moltiplica: *
• Dividi: /

Apparirà una finestra che mostra i tuoi calcoli. È possibile premere uguale per visualizzare il totale parziale, C per cancellare l'ultima voce o C due volte per cancellare l'equazione. Dopo aver completato il calcolo, premere Invio e il valore calcolato verrà inserito nel campo.

Blocca le date di chiusura

L'impostazione di una data di chiusura impedisce la modifica delle transazioni precedenti alla data impostata. Questo è anche noto come chiudere i libri. Sebbene la maggior parte delle aziende lo faccia alla fine dell'anno, puoi chiudere i libri contabili in qualsiasi data di tua scelta.

Per impostare una data di chiusura, fare clic su Società>Imposta data di chiusura. Dopo aver scelto Imposta data/password, sarai in grado di selezionare una data e impostare una password. Questa password sarà richiesta per apportare modifiche alle transazioni passate in base alla data di chiusura. In questo modo si evitano modifiche accidentali che potrebbero richiedere molto tempo per l'identificazione e la correzione.

Cronologia delle transazioni

Se una transazione sembra mancare o qualcosa non va con i tuoi libri, puoi visualizzare un rapporto di transazioni cancellate e annullate. Questo rapporto mostrerà quale azione è stata intrapresa, quando si è verificata l'azione e altri dettagli della transazione.

Per visualizzare questo rapporto, vai su Rapporti>Contabile e tasse>Riepilogo transazioni annullate/eliminate. Quindi potrai selezionare i campi da includere nel rapporto e impostare i filtri prima di visualizzare il rapporto.

Pista di controllo

L'audit trail è in qualche modo simile al riepilogo delle transazioni annullate/eliminate. Questa funzione offre una visualizzazione cronologica delle voci utente e delle transazioni che sono state aggiunte, modificate ed eliminate. Questo rapporto tiene traccia delle modifiche a fatture e fatture, degli aggiornamenti al piano dei conti e anche dell'ultima riconciliazione dei conti. Se qualcosa non va con il tuo account, la visualizzazione di queste modifiche nel registro di controllo può aiutarti a identificare dove si trova il problema.

Per accedere a questo rapporto, vai su Rapporti>Contabile e tasse>Audit Trail.

Risorse aggiuntive per l'apprendimento e la formazione di QuickBooks

Pronto per imparare altri modi per utilizzare QuickBooks a tuo vantaggio? Il modo migliore per trovare ciò che funziona per te è imparare e comprendere davvero il software. Un ottimo modo per farlo è utilizzare il test drive di QuickBooks Online per esplorare e fare pratica. Se sei un utente di QuickBooks Desktop, puoi aprire un file di esempio e iniziare a curiosare. Utilizzando un file di esempio o un test drive, puoi testare le funzionalità di QuickBooks senza rovinare i dati della tua azienda.

QuickBooks ha anche una serie di ottime risorse di supporto per i suoi utenti. Il supporto QuickBooks ha oltre 700.000 articoli che coprono tutto, dalla configurazione di feed bancari attivi alla connessione di app. Sono inoltre disponibili video tutorial passo-passo su una varietà di argomenti.

QuickBooks ospita anche numerosi webinar per aiutare gli utenti a ottenere il massimo dal software. I webinar durano un'ora e trattano argomenti come la gestione delle spese, l'utilizzo di QuickBooks Time, le vendite e le fatture. Puoi iscriverti a un webinar direttamente tramite QuickBooks.

Se desideri la migliore esperienza, puoi iscriverti a QuickBooks Training. I corsi includono Mastering QuickBooks Online e Mastering Accounting Basics per QuickBooks Online. Sono disponibili lezioni dal vivo, corsi di autoapprendimento e corsi di certificazione. Si prega di notare che questi corsi hanno un costo aggiuntivo.

Infine, non puoi cercare oltre qui su Merchant Maverick per saperne di più su QuickBooks, sia che tu usi QuickBooks Pro, QuickBooks Online o QuickBooks per Mac. Inizia con la nostra serie di tutorial QuickBooks Pro, che semplifica l'apprendimento delle nozioni di base necessarie per utilizzare con successo QuickBooks Desktop nella tua azienda.

Hai alcuni suggerimenti e trucchi QuickBooks per conto tuo? Assicurati di condividerli nei commenti qui sotto!

Domande frequenti su QuickBooks