採購自動化：機器人隨時為您提供幫助

在商業世界中，“自動化”或“機器人”這些詞可能有點令人不安或引起很多焦慮。

許多人認為自動化、機器人和人工智能是魔鬼，因為如果有足夠的時間，它將最終導致所有行業所有工人的工作死亡。 正確的？

錯誤的。

擔憂的危言聳聽者聽到有關工作被自動化技術取代的故事，並自動假設員工因此被置於砧板上。 假設組織正在消除員工以及正在自動化的任務，但這與現實不同步。

事實是，由於某些任務正在從人類手中提取並交給機器人，曾經履行這些職責的工人正在被解放出來，以更聰明的方式為他們的組織做出貢獻。 我們的想法是更聰明地工作，而不是更努力地工作。 這些任務需要人類思維的高級思維過程，而自動化軟件無法執行這些思維過程。

除了與現實不同步之外，企業為了減少內部員工人數而將流程自動化的想法是錯誤的，還有另一個原因。 一般來說，縮小規模只是一次性節省成本，對公司士氣很不利，除非財務困難，否則很少成為業務目標。

幸運的是，機器人實際上並沒有像 1950 年代的科幻電影那樣奴役我們。 相反，機器人和自動化的存在是為了讓我們不必執行平凡的行政任務，並將我們的精力和智力集中在更大、更具戰略性和重要的任務上。

採購自動化的現實

採購自動化的現實與許多工人，尤其是那些擔任低技能職位的工人腦海中的幻想世界末日情景相去甚遠。 是的，面對自動化的進步，確實有些工作已經消失了，但這種恐懼往往被誇大和放錯了地方。

值得一提的是，許多被認為完全因自動化而失去的工作已經外包給了離岸地點。 最終結果仍然是失業，但這仍然是事實，但必須將損失的適當責任歸咎於真正的罪魁禍首，以避免在自動化中不必要地持續存在未經證實的恐懼。

在採購方面，與自動化相關的一些擔憂是有道理的，但大部分擔憂是不合理的。 幸運的是，所有採購人員都有能力進行自我評估，並確定他們是否可以歸入那些工作確實有可能成為自動化犧牲品的採購員工中，或者他們是否屬於採購工作受自動化影響的大多數採購員工。安全的。

如果您在工作中的大部分時間都花在將信息從“A 列”複製並粘貼到“B 列”上，那麼您對自動化消除工作的擔憂可能是有道理的。 對於那些佔據數據輸入職位的人來說，嚴峻的現實是，有統計證據表明，自動化他們的工作會帶來更可靠的生產力。

自動化的優勢之一是它能夠執行無聊和重複的任務，而不會在此過程中失去任何準確性。 當人們在整個 8 小時的工作日中執行手動數據輸入時，他們在數據輸入的前四個小時內往往比在後四個小時內更準確。 這是因為隨著時間的推移，人類的注意力自然會疲勞。 相比之下，自動化在保持對細節的關注方面表現得更好，以便長時間無懈可擊地執行數據輸入等任務。

如果您在採購中的職責完全包括數據輸入工作，並且您發現您完全無法執行任何其他職責，那麼最好現在就意識到這一點，並採取措施獲得一些補充技能，使您能夠轉向並將自己投入到更有吸引力的職責中。

很有可能，如果您的每週工作例程包括一個接一個的數據輸入馬拉松，您可能會害怕每天早上去辦公室的想法。 此外，更有可能的是，您的平凡工作經驗讓您感覺與您的組織使命和您在實現公司目標方面所履行的職能完全脫節。

面對自動化，如果您實際認定為低技能員工，您將通過加入眾多積極獲取有價值的新技能和教育的員工而受益匪淺，這將使他們能夠為當前的工作場所或他們的工作場所提供價值。下一個。

採購自動化的好處

現在是好消息的時候了：絕大多數採購員工對自動化沒有任何恐懼。 事實上，自動化是使採購工作更有吸引力、更令人興奮和更令人滿意的力量之一。

這是因為無意識任務的自動化可以讓更多的工作人員騰出時間來執行需要人腦操作的任務，這是自動化永遠無法取代的。

“我們已經能夠用相同或更少的人完成更多的工作，”Univision 採購和採購副總裁 Frank Cuomo 解釋道。

“我的目​​標不是減少員工人數。 這造成了降低成本的錯誤錯覺。 減少員工人數可為您提供一次性的成本節約機會。 就是這樣，但是如果您保留該人數並且讓 [團隊] 執行增值活動，您可以在利用自動化進行重複性、非價值交易活動的同時節省額外的費用。 我想擴展團隊，把他們從戰術型、交易執行型員工轉變為價值驅動型員工。”

儘管許多工人認為自動化是真正意義上的機器人接管的第一步，但對自動化可以做什麼和不能做什麼的分析揭示了自動化在其有效性方面受到限制的確切方式。

儘管自動化能夠以明確的好壞、是或否、非黑即白的結果來執行任務，但它在需要分析多個因素的執行領域卻失敗了。 決策過程越複雜，自動化的缺點暴露得越快。

然而，自動化的精確度使採購專家能夠更聰明地完成工作，並擁有更大量的準確信息。 實際上，低級別或入門級採購員工渴望佔據的許多職位在他們的職業生涯早期就可以提供給他們，因為自動化允許將人力重新用於需要更多腦力的項目。

多元化農業綜合企業 The Andersons Inc. 的採購和財務總監 Chad McDonald 說：

“自動化 [is] 幫助我們的組織專注於更具戰略性而非戰術性的事情。 例如，由於這些工具，我們已經消除了大約 80% 的間接應付賬款的手動發票處理。”

自動化並沒有充當工作的破壞者，而是繼續充當包括採購在內的多個行業的重要推動者和績效提升者。 人工智能與真實智能的交互是現代工作場所效率達到頂峰的地方。

通過自動化處理因其產生的可識別結果（如填寫的電子表格）而感到有價值的職責，採購團隊可以將更多時間投入到最大化其人力屬性的角色上，例如與供應商建立關係、克服限制、在現場執行評估和談判解決方案。

機器人可以提供支持數據來協助完成此類任務，但它們缺乏任何必要的能力來執行在採購領域創造最大價值的任務。

對於羅技間接採購主管 David Latten 來說，採購自動化的進步讓他的團隊有更多時間專注於為組織創造價值。 不久前，尚不存在自動化交易採購的技術。 如果沒有這項技術，根本就沒有時間深入分析。

他解釋說：

“從歷史上看，交易採購花費了太多時間。 我們已經開始自動化很多這些流程，為我的團隊提供了增值採購的空間。 這是我們正在尋求進行的更廣泛過渡的一部分。”

自動化可以幫助僱用和留住員工

事實上，為了減少工作場所的員工數量而聲稱將自動化集成到業務實踐中不僅是錯誤的，自動化實踐的基本目標之一通常是為了僱用更多人而保留資金員工擔任關鍵角色並執行關鍵任務。

在採購方面，自動化可以擴大供應商池，同時簡化投標流程的管理。 僅這兩項任務的自動化的最終效果就是以最少的努力實現更大的節省。

例如，Chad McDonald 表示，實施採購自動化的好處之一是簡化了採購流程。 在與同樣的四家供應商談判了幾個月但沒有解決的協議後，Chad 意識到必須有一種更有效的方式來管理流程：

“我們現在可以從 20 到 30 個不同的供應商處投標和購買商品，而不是從這三四個供應商那裡購買任何一種商品。 想像一下，試圖管理一個有 20 到 30 個供應商的投標流程，通過電子郵件中的電子表格購買一件商品。 它只是行不通。”

儘管懷疑和企業不信任看似無處不在，但如果這些員工接受其組織的文化和使命，大多數 21 世紀的雇主目前都希望盡可能多地留住員工。 對於人力資源部門來說，尋找能夠將他們的習慣和個性無縫整合到工作場所既定協議中的人通常是一個比獲得預先包裝好的每一種所需技能的人才的挑戰更大的挑戰。

通常情況下，向可靠的員工傳授新技能比僱傭一個在紙上很有才華的新人，然後希望這個人與組織的其他人融為一體更方便。

自動化是所有行業的現實，而不僅僅是採購

人類不僅無法以軟件和自動化系統的加速速度執行數據輸入等日常任務，而且在執行這些任務數小時後也無法保持相同的精度。 相反，執行例程的持續時間不會影響計算機執行它的能力。 因此，自動化是管理任務完成過程中的一個合乎邏輯的步驟。

對自動化和機器人的恐懼是合理的，但是好處是顯而易見的。 可以理解的是，意識到機器或軟件系統可以比人的手或大腦更快、更可靠地執行珍貴的工作職責，這可能是令人生畏的，如果你的工作正在被取代，這是正確的。

自動化在幾乎所有行業中都是現實，而不僅僅是在採購中。 如果您擁有能夠為您所服務的公司部門增加明確價值的技能，您的經理肯定會尋找使用自動化來提高績效效率的方法，因為自動化主要是一種為創造而不是破壞而設計的工具。 更聰明地工作，而不是更努力地工作。

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