أتمتة المشتريات: الروبوتات هنا لمساعدتك

قد تكون كلمات "الأتمتة" أو "الروبوتات" مقلقة بعض الشيء أو تسبب الكثير من القلق في عالم الأعمال.

يعتبر الكثير من الناس أن الأتمتة والروبوتات والذكاء الاصطناعي هي الشيطان لأنه ، إذا أعطيت الوقت الكافي ، فإنها ستؤدي في النهاية إلى موت وظائف جميع العاملين في جميع الصناعات. حق؟

خاطئ - ظلم - يظلم.

يسمع المنبهون القلقون قصصًا حول الوظائف التي يتم استبدالها بتكنولوجيا الأتمتة ويفترضون تلقائيًا أنه يتم وضع الموظفين في كتلة التقطيع نتيجة لذلك. الافتراض هو أن المؤسسات تقضي على الموظفين جنبًا إلى جنب مع المهام التي يتم تشغيلها آليًا ، لكن هذا لا يتزامن مع الواقع.

الحقيقة هي أنه نظرًا لاستخراج بعض المهام من أيدي البشر وتسليمها إلى الروبوتات ، يتم تحرير العمال الذين كانوا يؤدون هذه المهام ذات مرة للمساهمة في مؤسساتهم بطرق أكثر ذكاءً. الفكرة هي العمل بذكاء وليس بجهد أكبر. تتطلب هذه المهام عمليات التفكير عالية المستوى للعقل البشري ، تلك التي لا يستطيع برنامج التشغيل الآلي تنفيذها.

بالإضافة إلى كونها غير متزامنة مع الواقع ، فإن فكرة أن الشركات تعمل على أتمتة العملية بقصد محدد لتقليل عدد الموظفين الداخليين هي فكرة خاطئة لسبب آخر. بشكل عام ، يعتبر تقليص الحجم توفيرًا للتكلفة لمرة واحدة فقط ، وهو أمر مروع بالنسبة لمعنويات الشركة ، ونادرًا ما يكون هدفًا تجاريًا ما لم تكن تعاني ماليًا.

لحسن الحظ ، فإن الروبوتات في الواقع لم تأت لاستعبادنا كما هو الحال في أفلام الخيال العلمي في الخمسينيات من القرن الماضي. بدلاً من ذلك ، فإن الروبوتات والأتمتة موجودة هنا لتريحنا من الاضطرار إلى أداء مهام إدارية عادية وتركيز طاقتنا وقوتنا العقلية على المهام الأكبر والأكثر استراتيجية والأكثر أهمية.

حقيقة الأتمتة في المشتريات

إن حقيقة الأتمتة في المشتريات بعيدة كل البعد عن سيناريوهات يوم القيامة الخيالية التي تلوح في أذهان العديد من العمال ، وخاصة أولئك الذين يشغلون مناصب منخفضة المهارات. نعم ، صحيح أن بعض الوظائف قد تبخرت في مواجهة تقدم الأتمتة ، لكن الخوف غالبًا ما يكون مبالغًا فيه وفي غير محله.

مقابل ما يستحق ، تم بدلاً من ذلك الاستعانة بمصادر خارجية للعديد من الوظائف التي يعتقد أنها فقدت حصريًا للأتمتة. يبقى صحيحًا أن النتيجة النهائية لا تزال هي فقدان الوظيفة ، ولكن يجب إلقاء اللوم المناسب على الخسارة على قدم الجاني الحقيقي من أجل تجنب الاستمرارية غير الضرورية للمخاوف التي لا أساس لها في الأتمتة.

عندما يتعلق الأمر بالمشتريات ، فإن بعض المخاوف المرتبطة بالأتمتة لها ما يبررها ، لكن الكثير من الخوف غير شرعي. لحسن الحظ ، يتمتع جميع العاملين في مجال المشتريات بالكفاءة لإجراء تقييمات ذاتية ولتحديد ما إذا كان من الممكن تجميعهم ضمن شريحة موظفي المشتريات الذين تتعرض وظائفهم بالفعل لخطر أن تصبح ضحية للأتمتة ، أو إذا كانوا من بين الأغلبية التي تكون وظائف المشتريات فيها. يؤمن.

إذا تم قضاء معظم وقتك في العمل في نسخ المعلومات ولصقها من "العمود أ" إلى "العمود ب" ، فقد يكون هناك ما يبرر مخاوفك بشأن إزالة التشغيل الآلي لعملك. الحقيقة الصارخة لأولئك الذين يشغلون مناصب إدخال البيانات هي أن هناك أدلة إحصائية تثبت أن أتمتة وظائفهم تؤدي إلى إنتاجية أكثر موثوقية.

تتمثل إحدى نقاط القوة في الأتمتة في قدرتها على أداء مهام مملة ومتكررة دون فقدان أي دقة على طول الطريق. عندما يقوم الأشخاص بإدخال البيانات يدويًا طوال يوم عمل كامل مدته ثماني ساعات ، فإنهم يميلون إلى أن يكونوا أكثر دقة في الساعات الأربع الأولى من إدخال البيانات مقارنة بالساعات الأربع الأخيرة. هذا لأن مجالات انتباه البشر تتعب بشكل طبيعي بمرور الوقت. بالمقارنة ، الأتمتة أفضل بشكل واضح في الحفاظ على الاهتمام بالتفاصيل المطلوبة لأداء المهام بدقة مثل إدخال البيانات لفترات طويلة من الزمن.

إذا كانت مسؤولياتك في المشتريات تتكون حصريًا من عمل إدخال البيانات ، ووجدت أنك غير قادر تمامًا على أداء أي واجبات أخرى ، فمن الأفضل الوصول إلى هذا الإدراك الآن واتخاذ خطوات لاكتساب بعض المهارات التكميلية التي من شأنها أن تمكنك من التمحور. وتطبيق نفسك على مجموعة واجبات أكثر جاذبية.

هناك احتمالات ، إذا كان روتين عملك الأسبوعي يشتمل على ماراثون إدخال بيانات تلو الآخر ، فمن المحتمل أنك تخشى فكرة السفر إلى المكتب كل صباح. علاوة على ذلك ، هناك احتمالية أكبر أن تجعلك الكثير من الخبرة العملية تشعر أنك منفصل تمامًا عن مهمة مؤسستك والوظيفة التي تؤديها في تحقيق أهداف الشركة.

في مواجهة الأتمتة ، إذا حددت بشكل واقعي كموظف منخفض المهارات ، فستستفيد بشكل كبير من خلال الانضمام إلى العديد من العمال الذين يكتسبون بنشاط مهارات جديدة وتعليمًا جديدًا يسمح لهم بتقديم قيمة إما لأماكن عملهم الحالية أو لأماكن عملهم. التالي.

فوائد الأتمتة في المشتريات

حان الآن وقت الأخبار السارة: الغالبية العظمى من موظفي المشتريات ليس لديهم ما يخشونه من الأتمتة. في الواقع ، الأتمتة هي إحدى القوى المسؤولة عن جعل وظائف المشتريات أكثر جاذبية وإثارة وإرضاءًا على المستوى الشخصي.

وذلك لأن أتمتة المهام الطائشة تحرر المزيد من الموظفين لأداء واجبات تتطلب تشغيل العقل البشري ، وهو شيء لا يمكن للأتمتة أبدًا أن تحل محله.

أوضح فرانك كومو ، نائب رئيس التوريد والمشتريات لشركة Univision: "لقد تمكنا من القيام بمزيد من العمل مع نفس الأشخاص أو عدد أقل من الأشخاص".

"هدفي ليس تقليل عدد الموظفين. هذا يخلق وهمًا زائفًا بخفض التكاليف. يمنحك تقليل عدد الموظفين فرصة توفير التكاليف لمرة واحدة. هذا كل شيء ، ولكن إذا احتفظت بهذا العدد وقمت [الفريق] بأداء نشاط ذي قيمة مضافة ، يمكنك تحقيق وفورات إضافية مع الاستفادة من الأتمتة للقيام بنشاط المعاملات المتكرر غير ذي القيمة. أريد توسيع الفريق وتحويلهم جميعًا من موظفين تكتيكيين ينفذون معاملات إلى موظفين ذوي قيمة. "

على الرغم من أن العديد من العمال يعتقدون أن الأتمتة هي الخطوة الأولى في عملية الاستحواذ الحرفي على الروبوت ، فإن تحليل ما يمكن للأتمتة وما لا يمكن أن يكون مستحقًا يكشف عن الطرق الدقيقة التي تكون فيها الأتمتة محدودة في فعاليتها.

على الرغم من قدرة الأتمتة على أداء المهام ذات النتائج الواضحة سواء كانت جيدة أو سيئة ، نعم أو لا ، سوداء أو بيضاء ، فإنها تفشل في مجالات التنفيذ التي تتطلب تحليل عوامل متعددة. كلما ازدادت تعقيد إجراءات اتخاذ القرار ، زادت سرعة الكشف عن أوجه القصور في الأتمتة.

ومع ذلك ، فإن الدقة الثابتة للأتمتة تمكن المتخصصين في المشتريات من أداء وظائفهم بشكل أكثر ذكاءً ، وبكمية أكبر من المعلومات الدقيقة المتاحة لهم. من الناحية الواقعية ، فإن العديد من الوظائف التي يطمح موظفو المشتريات من المستوى المنخفض أو المبتدئين لشغلها متاحة لهم في مرحلة مهنية مبكرة لأن الأتمتة سمحت بإعادة توظيف القوى العاملة للمشاريع التي تتطلب قدرًا أكبر من القدرات العقلية.

يقول تشاد ماكدونالد ، مدير المشتريات والخزانة في شركة أندرسون ، وهي شركة زراعية متنوعة:

"الأتمتة [هي] تساعد مؤسساتنا على التركيز على الأشياء الأكثر إستراتيجية وليس التكتيكية. على سبيل المثال ، قمنا بإلغاء ما يقرب من 80 في المائة من المعالجة اليدوية للفواتير للذمم الدائنة غير المباشرة بسبب هذه الأدوات ".

بدلاً من العمل كمدمر للوظائف ، تستمر الأتمتة في العمل كعامل تمكين رائع ومعزز للأداء في العديد من الصناعات ، بما في ذلك المشتريات. تفاعل الذكاء الاصطناعي والذكاء الحقيقي هو المكان الذي تتحقق فيه قمة الكفاءة في مكان العمل الحديث.

من خلال معالجة الأتمتة للمسؤوليات التي شعرت بأنها ذات قيمة بسبب النتائج التي يمكن تحديدها ، مثل جدول البيانات المملوء ، يمكن لفرق المشتريات تخصيص المزيد من الوقت للأدوار التي تزيد من سماتهم البشرية ، مثل بناء العلاقات مع الموردين ، والتحدث عن القيود ، والأداء في الموقع التقييمات وحلول التفاوض.

يمكن أن توفر الروبوتات بيانات داعمة للمساعدة في مهام مثل هذه ، لكنها تفتقر إلى أي من الكليات اللازمة لأداء المهام التي تخلق أعلى قيمة في مجال المشتريات.

بالنسبة إلى David Latten ، رئيس المشتريات غير المباشرة في Logitech ، أعطت التطورات في أتمتة المشتريات فريقه مزيدًا من الوقت للتركيز على زيادة القيمة للمؤسسة. منذ وقت ليس ببعيد ، لم تكن التكنولوجيا موجودة لأتمتة شراء المعاملات. وبدون هذه التقنية ، لم يكن هناك وقت للغوص في التحليلات.

هو يوضح:

"تاريخيًا ، تم إنفاق الكثير من الوقت في عمليات الشراء الخاصة بالمعاملات. لقد بدأنا في أتمتة الكثير من هذه العمليات ، مما يمنح فريقي مساحة كبيرة لشراء القيمة المضافة. هذا جزء من الانتقال الأوسع الذي نتطلع إلى القيام به ".

يمكن أن تساعد الأتمتة في تعيين الموظفين والاحتفاظ بهم

في الواقع ، ليس فقط من الباطل الادعاء بأن الأتمتة مدمجة في ممارسات الأعمال من أجل تقليل عدد الموظفين في مكان العمل ، غالبًا ما يكون أحد الأهداف الأساسية لممارسات الأتمتة هو الاحتفاظ بالمال من أجل توظيف المزيد موظف لملء الأدوار الحاسمة وأداء المهام الحاسمة.

عندما يتعلق الأمر بالمشتريات ، تسمح الأتمتة بتوسيع مجموعة الموردين ، إلى جانب الإدارة المبسطة لعملية تقديم العطاءات. ينتج عن التأثير الصافي لأتمتة هاتين المهمتين فقط توفيرات أكبر بأقل جهد ممكن.

على سبيل المثال ، يقول تشاد ماكدونالد إن إحدى مزايا تنفيذ أتمتة المشتريات هي تبسيط عملية الشراء. بعد التفاوض على اتفاقية مع نفس الموردين لعدة أشهر دون حل ، أدركت تشاد أنه يجب أن تكون هناك طريقة أكثر كفاءة لإدارة العملية:

"بدلاً من شراء أي من هذه السلع من هؤلاء الموردين الثلاثة أو الأربعة ، يمكننا الآن تقديم العطاءات وشراء السلعة من عشرين إلى ثلاثين مورّدًا مختلفًا. تخيل أنك تحاول إدارة عملية تقديم عطاءات مع عشرين إلى ثلاثين مورّدًا لشراء عنصر واحد من خلال جدول بيانات في البريد الإلكتروني. إنها فقط لا تعمل. "

على الرغم من الشكوك المنتشرة على ما يبدو وانعدام الثقة في الشركات ، فإن معظم أرباب العمل في القرن الحادي والعشرين يتطلعون حاليًا إلى الاحتفاظ بأكبر عدد ممكن من الموظفين إذا اعتنق هؤلاء العمال ثقافة منظماتهم ورسالتها. غالبًا ما يمثل تحديد الأفراد الذين يمكنهم دمج عاداتهم وشخصياتهم بسلاسة في البروتوكولات المعمول بها في مكان العمل تحديًا أكبر لقسم الموارد البشرية من التحدي المتمثل في اكتساب المواهب التي تصل مُعدة مسبقًا بكل مهارة مرغوبة.

في كثير من الأحيان ، يكون تعليم مهارة جديدة لموظف يمكن الاعتماد عليه أكثر ملاءمة من توظيف شخص جديد موهوب على الورق ، ثم نأمل أن يتناسق هذا الشخص مع بقية المنظمة.

الأتمتة هي حقيقة واقعة في جميع الصناعات ، وليس فقط المشتريات

ليس البشر فقط غير قادرين على أداء المهام العادية مثل إدخال البيانات بمعدل متسارع لأنظمة البرامج والأتمتة ، ولكنهم أيضًا يفتقرون إلى القدرة على الحفاظ على نفس الدقة بعد ساعات من أداء هذه المهام. وعلى العكس من ذلك ، فإن المدة التي يتم خلالها تنفيذ الروتين لا تؤثر على قدرة الكمبيوتر على تنفيذه. لذلك ، فإن الأتمتة هي خطوة منطقية في تقدم إنجاز المهام الإدارية.

الخوف من الأتمتة والروبوتات أمر مشروع ، ومع ذلك ، فإن الفوائد واضحة. من المفهوم أن إدراك أن آلة أو نظام برمجي يمكنه أداء واجب وظيفي عزيز بشكل أسرع وأكثر موثوقية من يد الإنسان أو العقل يمكن أن يكون أمرًا شاقًا ، وهو محق في ذلك إذا كانت وظيفتك هي التي يتم استبدالها.

الأتمتة حقيقة واقعة في جميع الصناعات تقريبًا ، وليس فقط في المشتريات. إذا كنت تمتلك مهارات تضيف قيمة واضحة إلى قسم الشركة التي تخدمها ، فسيبحث مديرك بالتأكيد عن طرق لاستخدام الأتمتة لتضخيم فعالية أدائك ، لأن الأتمتة هي في الأساس أداة مصممة للإبداع بدلاً من التدمير. اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر.

تعرف على المزيد حول الأتمتة في مكان العمل من خلال المعلومات المفيدة المأخوذة من مركز محتوى G2 حول الذكاء الاصطناعي والأتمتة.