Автоматизация закупок: боты вам в помощь

Слова «автоматизация» или «роботы» могут немного сбить с толку или вызвать много беспокойства в деловом мире.

Многие люди считают автоматизацию, роботов и искусственный интеллект дьяволом, потому что по прошествии достаточного времени они в конечном итоге приведут к гибели рабочих мест всех работников во всех отраслях. Верно?

Неправильный.

Обеспокоенные паникёры слышат истории о том, что рабочие места заменяются технологиями автоматизации, и автоматически предполагают, что в результате сотрудники падают на плаху. Предполагается, что организации увольняют сотрудников вместе с задачами, которые автоматизируются, но это не соответствует действительности.

Правда в том, что, поскольку определенные задачи передаются из рук людей и передаются роботам, работники, которые когда-то выполняли эти обязанности, высвобождаются, чтобы вносить более разумный вклад в свои организации. Идея состоит в том, чтобы работать умнее, а не усерднее. Эти задачи требуют высокоуровневых мыслительных процессов человеческого разума, на которые программное обеспечение автоматизации не способно.

Помимо того, что это не соответствует действительности, идея о том, что компании автоматизируют процесс с конкретным намерением сократить свою внутреннюю численность персонала, неверна еще по одной причине. Вообще говоря, сокращение штатов — это только одноразовая экономия средств, это ужасно для морального духа компании и редко является бизнес-целью, если только они не испытывают финансовых трудностей.

К счастью, роботы на самом деле не собираются порабощать нас, как это происходит в дрянных научно-фантастических фильмах 1950-х годов. Скорее, боты и автоматизация существуют, чтобы избавить нас от необходимости выполнять рутинные административные задачи и сосредоточить нашу энергию и умственные способности на более крупных, более стратегических и важных задачах.

Реальность автоматизации в закупках

Реальность автоматизации закупок далека от фантастических сценариев конца света, которые вырисовываются в умах многих работников, особенно тех, кто занимает низкоквалифицированные должности. Да, это правда, что некоторые рабочие места испарились перед лицом развития автоматизации, но страх часто преувеличен и неуместен.

Как бы то ни было, многие из рабочих мест, которые, как считалось, были потеряны исключительно из-за автоматизации, вместо этого были переданы на аутсорсинг в офшорные компании. Остается верным то, что конечным результатом по-прежнему является потеря работы, но соответствующая вина за потерю должна быть возложена на истинного виновника, чтобы избежать ненужного увековечения необоснованных опасений в автоматизации.

Когда дело доходит до закупок, некоторые опасения, связанные с автоматизацией, оправданы, но большая их часть необоснованна. К счастью, все работники по закупкам обладают компетенцией для проведения самооценки и определения того, могут ли они быть отнесены к узкому кругу сотрудников по закупкам, чья работа действительно рискует стать жертвой автоматизации, или же они относятся к большинству, чья работа по закупкам безопасный.

Если большую часть своего рабочего времени вы тратите на копирование и вставку информации из «столбца A» в «столбец B», ваши опасения по поводу автоматизации, исключающей вашу работу, могут быть оправданы. Суровая реальность для тех, кто занимается вводом данных, заключается в том, что существуют статистические данные, демонстрирующие, что автоматизация их работы приводит к более надежной производительности.

Одной из сильных сторон автоматизации является ее способность выполнять скучные и повторяющиеся задачи без потери точности. Когда люди вручную вводят данные в течение полного восьмичасового рабочего дня, они, как правило, гораздо более точны в первые четыре часа ввода данных, чем в последние четыре часа. Это связано с тем, что продолжительность концентрации внимания людей естественным образом утомляется с течением времени. Для сравнения, автоматизация явно лучше справляется с сохранением внимания к деталям, необходимым для безупречного выполнения таких задач, как ввод данных, в течение длительных периодов времени.

Если ваши обязанности в области закупок состоят исключительно из работы по вводу данных, и вы обнаружите, что совершенно неспособны выполнять какие-либо другие обязанности, лучше осознать это сейчас и предпринять шаги для приобретения некоторых дополнительных навыков, которые позволили бы вам и займитесь более интересным набором обязанностей.

Скорее всего, если ваша еженедельная рабочая рутина состоит из одного марафона по вводу данных за другим, вы, вероятно, боитесь ехать в офис каждое утро. Более того, существует еще большая вероятность того, что из-за обыденности вашего рабочего опыта вы чувствуете себя полностью оторванным как от миссии вашей организации, так и от функции, которую вы выполняете для достижения целей компании.

Перед лицом автоматизации, если вы действительно идентифицируете себя как низкоквалифицированный работник, вы получите огромную выгоду, присоединившись к множеству работников, которые активно приобретают новые ценные навыки и образование, которые позволят им приносить пользу либо их нынешним рабочим местам, либо их следующий.

Преимущества автоматизации в закупках

Теперь пришло время для хороших новостей: подавляющему большинству сотрудников отдела закупок нечего бояться автоматизации. На самом деле, автоматизация — это одна из сил, которая делает работу по закупкам более привлекательной, увлекательной и доставляющей личное удовлетворение.

Это связано с тем, что автоматизация бессмысленных задач высвобождает больше сотрудников для выполнения обязанностей, требующих работы человеческого разума, что автоматизация никогда не сможет заменить.

«Мы смогли выполнить больше работы с тем же или меньшим количеством людей», — объяснил Фрэнк Куомо, вице-президент по снабжению и закупкам Univision.

«Моя цель не в том, чтобы сократить штат. Это создает ложную иллюзию снижения затрат. Сокращение численности персонала дает вам возможность единовременной экономии средств. Вот и все, но если вы сохраните эту численность персонала и поручите [команде] выполнять дополнительные действия, вы можете получить дополнительную экономию, используя автоматизацию для выполнения повторяющихся транзакционных действий, не приносящих ценности. Я хочу расширить команду и превратить их из тактических сотрудников, выполняющих транзакции, в сотрудников, ориентированных на создание ценности».

Несмотря на то, что многие работники думают об автоматизации как о первом шаге к буквальному захвату власти роботами, анализ того, что автоматизация может и чего не может сделать, показывает, как именно автоматизация ограничивает свою эффективность.

Несмотря на способность автоматизации выполнять задачи с четкими результатами «хорошо-плохо», «да-нет», «черно-белое», она терпит неудачу в областях выполнения, требующих анализа множества факторов. Чем сложнее становится процедура принятия решений, тем быстрее выявляются недостатки автоматизации.

Однако безошибочная точность автоматизации позволяет специалистам по закупкам выполнять свою работу более разумно и иметь в своем распоряжении больший объем достоверной информации. На самом деле, многие из должностей, которые стремятся занять сотрудники по закупкам низкого или начального уровня, становятся доступными для них на более ранней стадии карьеры, потому что автоматизация позволила перепрофилировать рабочую силу для проектов, требующих больших умственных способностей.

Чад Макдональд, директор по закупкам и казначейству The Andersons Inc., диверсифицированной агрокомпании, говорит:

«Автоматизация помогает нашим организациям сосредоточиться на вещах, которые являются более стратегическими, чем тактическими. Например, благодаря этим инструментам мы устранили примерно 80 процентов ручной обработки счетов-фактур для косвенной кредиторской задолженности».

Вместо того, чтобы уничтожать рабочие места, автоматизация продолжает действовать как отличный инструмент и повышающий производительность в нескольких отраслях, включая закупки. Взаимодействие искусственного интеллекта и реального интеллекта — вот где достигается вершина эффективности современного рабочего места.

С автоматизацией выполнения обязанностей, которые казались ценными из-за идентифицируемых результатов, которые они произвели, таких как заполненная электронная таблица, отделы закупок могут уделять больше времени ролям, которые максимизируют их человеческие качества, такие как построение отношений с поставщиками, обсуждение ограничений, работа на месте. оценки и согласование решений.

Боты могут предоставлять вспомогательные данные для помощи в подобных задачах, но им не хватает каких-либо необходимых способностей для выполнения задач, создающих максимальную ценность в сфере закупок.

По словам Дэвида Латтена, руководителя отдела непрямых закупок в Logitech, достижения в области автоматизации закупок дали его команде больше времени, чтобы сосредоточиться на повышении ценности для организации. Не так давно не существовало технологий для автоматизации транзакционных закупок. А без этой технологии просто не было времени погрузиться в аналитику.

Он объясняет:

«Исторически сложилось так, что слишком много времени тратилось на транзакционные закупки. Мы начали автоматизировать многие из этих процессов, предоставив моей команде свободное пространство для закупок с добавленной стоимостью. Это часть более широкого перехода, который мы хотим осуществить».

Автоматизация может помочь нанимать и удерживать сотрудников

На самом деле утверждение о том, что автоматизация интегрируется в бизнес-практику ради сокращения числа сотрудников на рабочем месте, является неправдой, одна из основных целей автоматизации часто состоит в том, чтобы сохранить деньги ради найма большего числа сотрудников. сотрудников для выполнения критических ролей и выполнения важных задач.

Когда дело доходит до закупок, автоматизация позволяет расширить пул поставщиков, а также упростить управление процессом торгов. Чистый эффект автоматизации только этих двух задач приводит к большей экономии при минимальных усилиях.

Например, Чад Макдональд говорит, что одним из преимуществ внедрения автоматизации закупок стала оптимизация процесса закупок. После переговоров по соглашению с теми же четырьмя поставщиками в течение нескольких месяцев без решения Чед понял, что должен быть более эффективный способ управления процессом:

«Вместо того, чтобы покупать любой из этих товаров у этих трех или четырех поставщиков, мы теперь можем делать ставки и покупать товар у двадцати-тридцати разных поставщиков. Представьте себе, что вы пытаетесь управлять процессом подачи заявок от двадцати до тридцати поставщиков на покупку одного товара с помощью электронной таблицы. Это просто не работает».

Несмотря на, казалось бы, вездесущий скептицизм и корпоративное недоверие, большинство работодателей 21-го века в настоящее время стремятся удержать как можно больше сотрудников, если эти работники примут культуру и миссию их организаций. Поиск людей, способных органично интегрировать свои привычки и характер в установленные протоколы на рабочем месте, часто является более сложной задачей для отдела кадров, чем поиск талантов, которые прибывают заранее со всеми необходимыми навыками.

Часто бывает удобнее обучить новому навыку надежного сотрудника, чем нанять нового человека, который талантлив на бумаге, а затем надеяться, что этот человек сблизится с остальной частью организации.

Автоматизация стала реальностью во всех отраслях, а не только в закупках

Люди не только не в состоянии выполнять рутинные задачи, такие как ввод данных, с ускоренной скоростью программного обеспечения и систем автоматизации, но и не способны поддерживать такую ​​же точность после нескольких часов выполнения этих задач. И наоборот, продолжительность выполнения подпрограммы не влияет на способность компьютера выполнять ее. Таким образом, автоматизация является логичным шагом в процессе выполнения административных задач.

Страх перед автоматизацией и ботами закономерен, однако преимущества очевидны. Понятно, что осознание того, что машина или программная система могут выполнять заветную работу быстрее и надежнее, чем человеческая рука или разум, может обескуражить, и это правильно, если заменяется ваша работа.

Автоматизация стала реальностью практически во всех отраслях, а не только в сфере закупок. Если вы обладаете навыками, которые явно повышают ценность отдела компании, в которой вы работаете, ваши менеджеры наверняка будут искать способы использования автоматизации для повышения эффективности вашей работы, потому что автоматизация — это в первую очередь инструмент, предназначенный для созидания, а не разрушения. Работай умом, а не силой.

Узнайте больше об автоматизации на рабочем месте из полезной информации, полученной из центра контента G2 по искусственному интеллекту и автоматизации.