การจัดซื้ออัตโนมัติ: บอทพร้อมช่วยเหลือคุณ

คำว่า "อัตโนมัติ" หรือ "หุ่นยนต์" อาจทำให้ไม่สงบหรือทำให้เกิดความวิตกกังวลมากมายในโลกธุรกิจ

หลายคนมองว่าระบบอัตโนมัติ หุ่นยนต์ และ AI เป็นมาร เพราะหากให้เวลาเพียงพอ จะทำให้งานของผู้ปฏิบัติงานในทุกอุตสาหกรรมเสียชีวิตในที่สุด ใช่ไหม

ผิด.

ผู้ตื่นตระหนกที่กังวลจะได้ยินเรื่องราวเกี่ยวกับงานที่ถูกแทนที่ด้วยเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ และถือว่าพนักงานถูกจัดวางบนเขียงโดยอัตโนมัติ ข้อสันนิษฐานคือองค์กรต่างๆ กำลังกำจัดพนักงานควบคู่ไปกับงานที่เป็นระบบอัตโนมัติ แต่สิ่งนี้ไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง

ความจริงก็คือ เนื่องจากงานบางอย่างถูกดึงออกมาจากมือมนุษย์และส่งต่อให้กับหุ่นยนต์ พนักงานที่เคยทำหน้าที่เหล่านี้จึงได้รับอิสระในการสนับสนุนองค์กรด้วยวิธีที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น แนวคิดคือการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่หนักขึ้น งานเหล่านี้ต้องการกระบวนการคิดระดับสูงของจิตใจมนุษย์ ซึ่งซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติไม่สามารถดำเนินการได้

นอกเหนือจากการไม่สอดคล้องกับความเป็นจริงแล้ว แนวคิดที่ว่าธุรกิจต่างๆ กำลังทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติโดยมีจุดประสงค์เฉพาะในการลดจำนวนพนักงานภายในของตนนั้นผิดด้วยเหตุผลอื่น โดยทั่วไป การลดขนาดเป็นเพียงการประหยัดต้นทุนเพียงครั้งเดียว ซึ่งส่งผลเสียต่อขวัญกำลังใจของบริษัท และแทบจะไม่เป็นเป้าหมายทางธุรกิจเลย เว้นแต่พวกเขาจะประสบปัญหาทางการเงิน

โชคดีที่จริง ๆ แล้วหุ่นยนต์ไม่ได้มาจับพวกเราเป็นทาสเหมือนในภาพยนตร์ไซไฟปี 1950 ที่วิเศษ ในทางกลับกัน บอทและระบบอัตโนมัติอยู่ที่นี่เพื่อบรรเทาเราจากการต้องทำงานทางโลก งานธุรการ และมุ่งเน้นพลังงานและพลังสมองของเราไปที่งานที่มีขนาดใหญ่กว่า มีกลยุทธ์ และมีความสำคัญมากขึ้น

ความเป็นจริงของระบบอัตโนมัติในการจัดซื้อ

ความเป็นจริงของระบบอัตโนมัติในการจัดซื้อนั้นห่างไกลจากสถานการณ์วันโลกาวินาศแฟนตาซีที่ปรากฎอยู่ในใจของพนักงานจำนวนมาก และโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ครอบครองตำแหน่งที่มีทักษะต่ำ ใช่ เป็นความจริงที่งานบางงานระเหยเมื่อเผชิญกับความก้าวหน้าของระบบอัตโนมัติ แต่ความกลัวมักเกินจริงและใส่ผิดที่

สำหรับสิ่งที่คุ้มค่า งานจำนวนมากที่คิดว่าจะสูญเสียไปกับระบบอัตโนมัติโดยเฉพาะ กลับถูกเอาท์ซอร์สไปยังสถานที่นอกชายฝั่งแทน ยังคงเป็นความจริงที่ว่าผลลัพธ์สุดท้ายยังคงเป็นการสูญเสียงาน แต่การตำหนิที่เหมาะสมสำหรับการสูญเสียจะต้องอยู่ที่เท้าของผู้กระทำผิดที่แท้จริงเพื่อหลีกเลี่ยงการคงอยู่ของความกลัวที่ไม่มีเงื่อนไขในระบบอัตโนมัติ

เมื่อพูดถึงการจัดซื้อ ความกลัวบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัตินั้นสมเหตุสมผล แต่ความกลัวส่วนใหญ่นั้นไม่ชอบด้วยกฎหมาย โชคดีที่พนักงานจัดซื้อจัดจ้างทุกคนมีความสามารถในการประเมินตนเองและพิจารณาว่าสามารถจัดกลุ่มพนักงานจัดซื้อจัดจ้างได้หรือไม่ ซึ่งงานนั้นมีความเสี่ยงที่จะเสียชีวิตจากการทำงานอัตโนมัติ หรือหากเป็นส่วนใหญ่ที่มีงานจัดซื้อจัดจ้าง ปลอดภัย.

หากใช้เวลาส่วนใหญ่ในที่ทำงานของคุณไปกับคัดลอกและวางข้อมูลจาก 'คอลัมน์ A' ถึง 'คอลัมน์ B' ข้อกังวลของคุณเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในการขจัดงานของคุณอาจเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ความจริงโดยสิ้นเชิงสำหรับผู้ที่ครอบครองตำแหน่งการป้อนข้อมูลคือมีหลักฐานทางสถิติที่แสดงให้เห็นว่าการทำงานอัตโนมัติของพวกเขาส่งผลให้มีประสิทธิผลที่เชื่อถือได้มากขึ้น

จุดแข็งอย่างหนึ่งของระบบอัตโนมัติคือความสามารถในการทำงานที่น่าเบื่อและซ้ำซากโดยไม่สูญเสียความแม่นยำไปพร้อมกัน เมื่อผู้คนทำการป้อนข้อมูลด้วยตนเองตลอดแปดชั่วโมงเต็มของวันทำงาน พวกเขามักจะแม่นยำกว่าในการป้อนข้อมูลสี่ชั่วโมงแรกมากกว่าในสี่ชั่วโมงสุดท้าย นี่เป็นเพราะว่าช่วงความสนใจของมนุษย์นั้นอ่อนล้าไปตามกาลเวลาตามธรรมชาติ เมื่อเปรียบเทียบแล้ว ระบบอัตโนมัติจะแสดงให้เห็นได้ดีกว่าในการรักษาความใส่ใจในรายละเอียดที่จำเป็นต่อการทำงานอย่างไร้ที่ติ เช่น การป้อนข้อมูลเป็นเวลานาน

หากความรับผิดชอบของคุณในการจัดซื้อจัดจ้างมีเพียงงานการป้อนข้อมูล และคุณพบว่าคุณไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่อื่นใดได้เลย วิธีที่ดีที่สุดคือต้องตระหนักในตอนนี้และทำตามขั้นตอนเพื่อรับทักษะเพิ่มเติมบางอย่างที่จะช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนได้ และใช้ตัวเองกับชุดหน้าที่มีส่วนร่วมมากขึ้น

เป็นไปได้ว่าถ้ากิจวัตรการทำงานประจำสัปดาห์ของคุณประกอบด้วยการป้อนข้อมูลแบบมาราธอน คุณอาจจะกลัวความคิดที่จะเดินทางไปสำนักงานทุกเช้า ยิ่งไปกว่านั้น มีความเป็นไปได้มากขึ้นที่การใช้ประสบการณ์ในการทำงานแบบธรรมดาๆ ของคุณจะทำให้คุณรู้สึกขาดการติดต่อจากทั้งภารกิจขององค์กรและหน้าที่ที่คุณดำเนินการในการนำเป้าหมายของบริษัทไปสู่การบรรลุผล

ในการเผชิญกับระบบอัตโนมัติ หากคุณระบุตามความเป็นจริงว่าเป็นพนักงานที่มีทักษะต่ำ คุณจะได้รับประโยชน์อย่างมากจากการเข้าร่วมกับพนักงานจำนวนมากที่ได้รับทักษะและการศึกษาใหม่ๆ ที่มีคุณค่าอย่างแข็งขัน ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถมอบคุณค่าให้กับสถานที่ทำงานปัจจุบันของพวกเขาหรือ อันถัดไป

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติในการจัดซื้อ

ถึงเวลาสำหรับข่าวดีแล้ว พนักงานจัดซื้อจัดจ้างส่วนใหญ่ไม่มีอะไรต้องกลัวจากระบบอัตโนมัติ อันที่จริง ระบบอัตโนมัติเป็นหนึ่งในแรงผลักดันที่ทำให้งานจัดซื้อมีส่วนร่วม น่าตื่นเต้น และสร้างความพึงพอใจส่วนตัวมากขึ้น

นี่เป็นเพราะการทำงานอัตโนมัติของงานที่ไม่สนใจทำให้พนักงานมีอิสระมากขึ้นในการปฏิบัติหน้าที่ที่ต้องใช้การทำงานของจิตใจของมนุษย์ ซึ่งเป็นสิ่งที่ระบบอัตโนมัติไม่สามารถแทนที่ได้

“เราสามารถทำงานมากขึ้นกับคนเท่าเดิมหรือน้อยลง” Frank Cuomo รองประธานฝ่ายการจัดหาและจัดซื้อของ Univision อธิบาย

“เป้าหมายของฉันคือไม่ลดจำนวนพนักงาน นั่นทำให้เกิดภาพลวงตาในการลดต้นทุน การลดจำนวนพนักงานช่วยให้คุณประหยัดต้นทุนได้ในครั้งเดียว แค่นั้นแหละ แต่ถ้าคุณรักษาจำนวนพนักงานนั้นไว้ และคุณมี [ทีม] ทำกิจกรรมที่มีมูลค่าเพิ่ม คุณสามารถเพิ่มการประหยัดได้ในขณะที่ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเพื่อทำกิจกรรมธุรกรรมที่ไม่มีคุณค่าซ้ำซาก ฉันต้องการขยายทีมและเปลี่ยนพวกเขาทั้งหมดจากพนักงานที่มีกลยุทธ์และการทำธุรกรรมเป็นพนักงานที่ขับเคลื่อนด้วยคุณค่า”

แม้ว่าพนักงานหลายคนจะคิดว่าระบบอัตโนมัติเป็นก้าวแรกในการปฏิวัติหุ่นยนต์อย่างแท้จริง การวิเคราะห์ว่าระบบอัตโนมัติใดสามารถทำได้และไม่สามารถบรรลุผลได้เผยให้เห็นถึงวิธีการที่แม่นยำซึ่งระบบอัตโนมัติมีประสิทธิผลอย่างจำกัด

แม้จะมีความสามารถของระบบอัตโนมัติในการทำงานโดยมีผลลัพธ์ที่ชัดเจนหรือไม่ดี ใช่หรือไม่ใช่ เป็นขาวดำ แต่ก็ล้มเหลวในด้านของการดำเนินการที่จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ปัจจัยหลายประการ ยิ่งขั้นตอนการตัดสินใจซับซ้อนขึ้นเท่าใด ข้อบกพร่องของระบบอัตโนมัติก็จะยิ่งเปิดเผยเร็วขึ้นเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำที่ไม่ล้มเหลวของระบบอัตโนมัติช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น และมีข้อมูลที่แม่นยำในปริมาณที่มากขึ้น ตามความเป็นจริงแล้ว ตำแหน่งงานจำนวนมากที่พนักงานจัดซื้อจัดจ้างระดับต่ำหรือระดับเริ่มต้นปรารถนาที่จะครอบครองนั้นมีให้สำหรับพวกเขาในช่วงอาชีพก่อนหน้านี้ เนื่องจากระบบอัตโนมัติได้อนุญาตให้นำกำลังคนกลับมาใช้ใหม่สำหรับโครงการที่ต้องใช้กำลังสมองมากขึ้น

Chad McDonald ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างและคลังที่ The Andersons Inc. ธุรกิจการเกษตรที่หลากหลายกล่าวว่า:

“ระบบอัตโนมัติ [คือ] ช่วยให้องค์กรของเรามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่มีกลยุทธ์มากกว่าเชิงกลยุทธ์ ตัวอย่างเช่น เราได้กำจัดการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองประมาณ 80 เปอร์เซ็นต์สำหรับเจ้าหนี้ทางอ้อมเนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้”

แทนที่จะทำหน้าที่เป็นตัวทำลายงาน ระบบอัตโนมัติยังคงทำหน้าที่เป็นตัวเปิดใช้งานและตัวเพิ่มประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมในหลายอุตสาหกรรม รวมถึงการจัดซื้อ การทำงานร่วมกันของปัญญาประดิษฐ์และปัญญาประดิษฐ์เป็นจุดสูงสุดของประสิทธิภาพการทำงานสมัยใหม่

ด้วยระบบอัตโนมัติที่จัดการความรับผิดชอบที่รู้สึกว่ามีค่าเนื่องจากผลลัพธ์ที่สามารถระบุตัวตนได้ เช่น สเปรดชีตที่กรอกข้อมูลครบถ้วน ทีมจัดซื้อจัดจ้างสามารถอุทิศเวลามากขึ้นให้กับบทบาทที่เพิ่มคุณลักษณะของมนุษย์ให้สูงสุด เช่น การสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ พูดคุยผ่านข้อจำกัด ดำเนินการในสถานที่จริง การประเมินและการแก้ปัญหาการเจรจาต่อรอง

บอทสามารถให้ข้อมูลสนับสนุนเพื่อช่วยเหลืองานในลักษณะนี้ แต่ขาดคณะวิชาที่จำเป็นเพื่อดำเนินงานที่สร้างมูลค่าสูงสุดในขอบเขตการจัดซื้อ

สำหรับ David Latten หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อทางอ้อมของ Logitech ความก้าวหน้าในการจัดซื้ออัตโนมัติทำให้ทีมของเขามีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นที่การขับเคลื่อนมูลค่าให้กับองค์กร ไม่นานมานี้ ไม่มีเทคโนโลยีนี้ในการจัดซื้อจัดจ้างตามธุรกรรมแบบอัตโนมัติ และหากไม่มีเทคโนโลยีดังกล่าว ก็ไม่มีเวลาที่จะลงลึกในการวิเคราะห์

เขาอธิบายว่า:

“ในอดีต ใช้เวลามากเกินไปในการจัดซื้อจัดจ้าง เราได้เริ่มทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติ ทำให้ทีมของฉันมีพื้นที่ว่างสำหรับการจัดซื้อเพิ่มมูลค่า นี่เป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างที่เรากำลังมองหาที่จะทำ”

ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยจ้างและรักษาพนักงานได้

อันที่จริง ไม่เพียงเป็นเท็จเท่านั้นที่จะอ้างว่าระบบอัตโนมัติถูกรวมเข้ากับแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจเพื่อลดจำนวนพนักงานในที่ทำงาน หนึ่งในเป้าหมายพื้นฐานของระบบอัตโนมัติมักจะเก็บเงินไว้เพื่อจ้างงานมากขึ้น พนักงานเพื่อเติมเต็มบทบาทที่สำคัญและปฏิบัติงานที่สำคัญ

เมื่อพูดถึงการจัดซื้อ ระบบอัตโนมัติจะอนุญาตให้มีการขยายกลุ่มซัพพลายเออร์ พร้อมกับการจัดการขั้นตอนการเสนอราคาที่ง่ายขึ้น ผลสุทธิของระบบอัตโนมัติของงานทั้งสองนี้ส่งผลให้ประหยัดได้มากขึ้นโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

ตัวอย่างเช่น Chad McDonald กล่าวว่าข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดซื้อจัดจ้างคือการปรับปรุงกระบวนการซื้อ หลังจากเจรจาข้อตกลงกับซัพพลายเออร์สี่รายเดียวกันเป็นเวลาหลายเดือนโดยไม่มีการลงมติ ชาดก็ตระหนักว่าต้องมีวิธีจัดการกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น:

“แทนที่จะซื้อสินค้าชิ้นใดชิ้นหนึ่งจากซัพพลายเออร์สามหรือสี่รายนั้น ตอนนี้เราสามารถเสนอราคาและซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันยี่สิบถึงสามสิบราย ลองนึกภาพการพยายามจัดการขั้นตอนการเสนอราคากับซัพพลายเออร์ยี่สิบถึงสามสิบรายเพื่อซื้อสินค้าหนึ่งรายการผ่านสเปรดชีตในอีเมล มันไม่ได้ผล”

แม้จะมีความกังขาและความไม่ไว้วางใจในองค์กรที่แพร่หลาย แต่ปัจจุบันนายจ้างในศตวรรษที่ 21 ส่วนใหญ่กำลังมองหาที่จะรักษาพนักงานไว้ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้หากคนงานเหล่านั้นยอมรับวัฒนธรรมและพันธกิจขององค์กร การค้นหาบุคคลที่สามารถผสานนิสัยและบุคลิกภาพของตนเข้ากับโปรโตคอลที่กำหนดไว้ในสถานที่ทำงานได้อย่างราบรื่นมักเป็นความท้าทายที่สูงกว่าสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลมากกว่าความท้าทายในการได้มาซึ่งผู้มีความสามารถซึ่งมาพร้อมกับทักษะทุกประการที่ต้องการ

บ่อยครั้ง การสอนทักษะใหม่ให้กับพนักงานที่ไว้ใจได้จะสะดวกกว่าการจ้างคนใหม่ที่มีความสามารถด้านกระดาษ แล้วหวังว่าบุคคลนั้นจะเข้ากับคนอื่นๆ ในองค์กรได้

ระบบอัตโนมัติเป็นความจริงในทุกอุตสาหกรรม ไม่ใช่แค่การจัดซื้อ

มนุษย์ไม่เพียงแต่ไม่สามารถทำงานธรรมดาๆ เช่น การป้อนข้อมูลด้วยอัตราเร่งของซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังขาดความสามารถในการรักษาความแม่นยำเหมือนเดิมหลังจากทำงานเหล่านี้เป็นเวลาหลายชั่วโมง ในทางกลับกัน ระยะเวลาที่ทำกิจวัตรไม่ส่งผลต่อความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการดำเนินการดังกล่าว ดังนั้น ระบบอัตโนมัติจึงเป็นขั้นตอนเชิงตรรกะในการดำเนินการให้งานการดูแลระบบเสร็จสมบูรณ์

ความกลัวของระบบอัตโนมัติและบอทนั้นถูกต้องตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ที่ได้รับนั้นชัดเจน เป็นที่เข้าใจกันว่าการตระหนักว่าเครื่องหรือระบบซอฟต์แวร์สามารถทำหน้าที่ที่หวงแหนได้เร็วและเชื่อถือได้มากกว่ามือหรือจิตใจของมนุษย์นั้นเป็นเรื่องที่น่ากังวล และถูกต้องแล้ว หากเป็นงานของคุณที่ต้องถูกเปลี่ยนใหม่

ระบบอัตโนมัติเกิดขึ้นได้จริงในเกือบทุกอุตสาหกรรม ไม่ใช่แค่ในการจัดซื้อเท่านั้น หากคุณมีทักษะที่เพิ่มมูลค่าที่ชัดเจนให้กับแผนกของบริษัทที่คุณให้บริการ ผู้จัดการของคุณจะค้นหาวิธีการใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อขยายประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างแน่นอน เนื่องจากระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อการสร้างสรรค์มากกว่าการทำลาย ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในที่ทำงานพร้อมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งดึงมาจากศูนย์กลางเนื้อหาของ G2 เกี่ยวกับ AI และระบบอัตโนมัติ