Otomasi Pengadaan: Bot Siap Membantu Anda

Kata-kata "otomatisasi" atau "robot" bisa sedikit meresahkan atau menimbulkan banyak kecemasan di dunia bisnis.

Banyak orang menganggap otomatisasi, robot, dan AI sebagai iblis karena, jika diberikan waktu yang cukup, pada akhirnya akan menyebabkan kematian pada pekerjaan semua pekerja di semua industri. Benar?

Salah.

Para alarmis yang prihatin mendengar cerita tentang pekerjaan yang digantikan oleh teknologi otomatisasi dan sebagai hasilnya secara otomatis menganggap bahwa karyawan ditempatkan di tempat yang sulit. Asumsinya adalah bahwa organisasi menghilangkan karyawan di samping tugas-tugas yang sedang diotomatisasi, tetapi ini tidak sinkron dengan kenyataan.

Yang benar adalah, karena tugas tertentu diambil dari tangan manusia dan diserahkan ke robot, pekerja yang pernah melakukan tugas ini dibebaskan untuk berkontribusi pada organisasi mereka dengan cara yang lebih cerdas. Idenya adalah untuk bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Tugas-tugas ini membutuhkan proses pemikiran tingkat tinggi dari pikiran manusia, yang tidak dapat dilakukan oleh perangkat lunak otomatisasi.

Selain tidak sinkron dengan kenyataan, gagasan bahwa bisnis mengotomatiskan proses dengan maksud khusus untuk mengurangi jumlah karyawan internal mereka salah karena alasan lain. Secara umum, perampingan hanya merupakan penghematan biaya satu kali, ini sangat buruk bagi moral perusahaan, dan jarang menjadi tujuan bisnis kecuali mereka sedang berjuang secara finansial.

Untungnya, robot sebenarnya tidak datang untuk memperbudak kita seperti yang mereka lakukan di film-film fiksi ilmiah tahun 1950-an yang murahan. Sebaliknya, bot dan otomatisasi hadir untuk meringankan kita dari keharusan melakukan tugas-tugas administratif dan duniawi serta memfokuskan energi dan kekuatan otak kita pada hal-hal yang lebih besar, lebih strategis, dan penting.

Realitas otomatisasi dalam pengadaan

Realitas otomatisasi dalam pengadaan jauh dari skenario fantasi kiamat yang membayangi benak banyak pekerja, dan khususnya mereka yang menempati posisi berketerampilan rendah. Ya, memang benar bahwa beberapa pekerjaan telah menguap karena kemajuan otomatisasi, tetapi ketakutan itu sering dibesar-besarkan dan salah tempat.

Untuk apa nilainya, banyak pekerjaan yang dianggap telah hilang secara eksklusif karena otomatisasi malah dialihdayakan ke lokasi lepas pantai. Tetap benar bahwa hasil akhirnya masih berupa kehilangan pekerjaan, tetapi kesalahan yang tepat atas kehilangan tersebut harus diletakkan di kaki pelaku yang sebenarnya untuk menghindari berlanjutnya ketakutan yang tidak berdasar dalam otomatisasi yang tidak perlu.

Dalam hal pengadaan, beberapa ketakutan yang terkait dengan otomatisasi dapat dibenarkan, tetapi sebagian besar ketakutan tersebut tidak sah. Untungnya, semua pekerja pengadaan memiliki kompetensi untuk melakukan evaluasi diri dan untuk menentukan apakah mereka dapat dikelompokkan dalam bagian karyawan pengadaan yang pekerjaannya benar-benar berisiko menjadi korban otomatisasi, atau jika mereka termasuk di antara mayoritas yang pekerjaan pengadaannya aman.

Jika sebagian besar waktu Anda di tempat kerja dihabiskan untuk menyalin dan menempelkan informasi dari 'Kolom A' ke 'Kolom B', kekhawatiran Anda tentang otomatisasi yang menghilangkan pekerjaan Anda mungkin dapat dibenarkan. Realitas nyata bagi mereka yang menempati posisi entri data adalah bahwa ada bukti statistik yang menunjukkan bahwa mengotomatisasi pekerjaan mereka menghasilkan produktivitas yang lebih andal.

Salah satu kekuatan otomatisasi adalah kemampuannya untuk melakukan tugas yang membosankan dan berulang tanpa kehilangan akurasi di sepanjang jalan. Ketika orang melakukan entri data manual sepanjang delapan jam kerja penuh, mereka cenderung jauh lebih akurat dalam empat jam pertama entri data daripada empat jam terakhir. Ini karena rentang perhatian manusia secara alami lelah dari waktu ke waktu. Sebagai perbandingan, otomatisasi terbukti lebih baik dalam menjaga perhatian terhadap detail yang diperlukan untuk melakukan tugas tanpa cela seperti entri data untuk jangka waktu yang lama.

Jika tanggung jawab Anda dalam pengadaan hanya terdiri dari pekerjaan entri data, dan Anda mendapati bahwa Anda sama sekali tidak mampu melakukan tugas lain, yang terbaik adalah mencapai realisasi ini sekarang dan mengambil langkah-langkah untuk memperoleh beberapa keterampilan tambahan yang akan memungkinkan Anda untuk berporos dan terapkan diri Anda pada serangkaian tugas yang lebih menarik.

Kemungkinannya adalah, jika rutinitas kerja mingguan Anda terdiri dari satu maraton entri data satu demi satu, Anda mungkin takut membayangkan bepergian ke kantor setiap pagi. Selain itu, ada kemungkinan yang lebih besar bahwa pengalaman kerja Anda yang terlalu banyak membuat Anda merasa sepenuhnya terputus dari misi organisasi Anda dan fungsi yang Anda lakukan dalam mewujudkan tujuan perusahaan.

Dalam menghadapi otomatisasi, jika Anda secara realistis mengidentifikasi diri sebagai karyawan berketerampilan rendah, Anda akan sangat diuntungkan dengan bergabung dengan banyak pekerja yang secara aktif memperoleh keterampilan dan pendidikan baru yang berharga yang akan memungkinkan mereka memberikan nilai baik bagi tempat kerja mereka saat ini maupun di tempat kerja mereka. selanjutnya.

Manfaat otomatisasi dalam pengadaan

Sekarang saatnya untuk kabar baik: Sebagian besar karyawan pengadaan tidak perlu takut dengan otomatisasi. Faktanya, otomatisasi adalah salah satu kekuatan yang bertanggung jawab untuk membuat pekerjaan pengadaan lebih menarik, menarik, dan memuaskan secara pribadi.

Ini karena otomatisasi tugas tanpa pikiran membebaskan lebih banyak anggota staf untuk melakukan tugas yang memerlukan pengoperasian pikiran manusia, yang merupakan sesuatu yang tidak pernah dapat digantikan oleh otomatisasi.

“Kami dapat melakukan lebih banyak pekerjaan dengan orang yang sama atau lebih sedikit,” jelas Frank Cuomo, Wakil Presiden Pengadaan dan Pengadaan Univision.

“Tujuan saya bukan untuk mengurangi jumlah karyawan. Itu menciptakan ilusi palsu untuk mengurangi biaya. Mengurangi jumlah karyawan memberi Anda peluang penghematan biaya satu kali. Itu saja, tetapi jika Anda mempertahankan jumlah karyawan itu dan Anda meminta [tim] melakukan aktivitas bernilai tambah, Anda dapat mendorong penghematan tambahan sambil memanfaatkan otomatisasi untuk melakukan aktivitas transaksional berulang yang tidak bernilai. Saya ingin memperluas tim dan mengubah mereka semua dari karyawan taktis yang melakukan transaksi menjadi karyawan yang didorong oleh nilai.”

Meskipun banyak pekerja menganggap otomatisasi sebagai langkah pertama dalam pengambilalihan robot secara literal, analisis tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan otomatisasi mengungkapkan cara yang tepat di mana otomatisasi terbatas dalam efektivitasnya.

Terlepas dari kemampuan otomatisasi untuk melakukan tugas dengan hasil yang jelas baik-atau-buruk, ya-atau-tidak, hitam-putih, ia gagal di bidang eksekusi yang memerlukan analisis berbagai faktor. Semakin kompleks prosedur pengambilan keputusan, semakin cepat kekurangan otomatisasi terungkap.

Namun, presisi otomatisasi yang tiada henti memberdayakan spesialis pengadaan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih cerdas, dan dengan volume informasi akurat yang lebih besar yang mereka miliki. Secara realistis, banyak posisi yang dicita-citakan oleh karyawan pengadaan tingkat rendah atau pemula tersedia bagi mereka pada tahap karir awal karena otomatisasi telah memungkinkan tenaga kerja untuk digunakan kembali untuk proyek-proyek yang membutuhkan kekuatan otak yang lebih besar.

Chad McDonald, Direktur Pengadaan dan Perbendaharaan di The Andersons Inc., sebuah agribisnis yang terdiversifikasi mengatakan:

“Otomasi membantu organisasi kami fokus pada hal-hal yang lebih strategis, daripada taktis. Misalnya, kami telah menghilangkan sekitar 80 persen pemrosesan faktur manual untuk hutang tidak langsung karena alat ini.”

Alih-alih bertindak sebagai perusak pekerjaan, otomatisasi terus bertindak sebagai pendorong dan penambah kinerja yang hebat di beberapa industri, termasuk pengadaan. Interaksi kecerdasan buatan dan kecerdasan nyata adalah di mana puncak efisiensi tempat kerja modern tercapai.

Dengan otomatisasi menangani tanggung jawab yang terasa berharga karena hasil yang dapat diidentifikasi yang mereka hasilkan, seperti spreadsheet yang diisi, tim pengadaan dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk peran yang memaksimalkan atribut manusia mereka, seperti membangun hubungan dengan pemasok, membicarakan batasan, melakukan di tempat penilaian dan negosiasi solusi.

Bot dapat menyediakan data pendukung untuk membantu tugas-tugas seperti ini, tetapi mereka tidak memiliki kemampuan yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas yang menciptakan nilai tertinggi di bidang pengadaan.

Bagi David Latten, Head of Indirect Procurement di Logitech, kemajuan dalam otomatisasi pengadaan telah memberi timnya lebih banyak waktu untuk fokus dalam mendorong nilai bagi organisasi. Belum lama ini, tidak ada teknologi untuk mengotomatisasi pengadaan transaksional. Dan tanpa teknologi itu, tidak ada waktu untuk menyelami analitik.

Dia menjelaskan:

“Secara historis, terlalu banyak waktu yang dihabiskan dengan pengadaan transaksional. Kami telah mulai mengotomatiskan banyak proses tersebut, memberi tim saya ruang utama untuk pengadaan nilai tambah. Ini adalah bagian dari transisi yang lebih luas yang ingin kami lakukan.”

Otomatisasi dapat membantu merekrut dan mempertahankan karyawan

Faktanya, tidak hanya keliru untuk mengklaim bahwa otomatisasi diintegrasikan ke dalam praktik bisnis demi mengurangi jumlah karyawan di tempat kerja, salah satu tujuan mendasar dari praktik otomatisasi sering kali adalah untuk mempertahankan uang demi mempekerjakan lebih banyak karyawan. karyawan untuk mengisi peran penting dan melakukan tugas-tugas penting.

Dalam hal pengadaan, otomatisasi memungkinkan perluasan kumpulan pemasok, bersama dengan manajemen proses penawaran yang disederhanakan. Efek bersih dari otomatisasi hanya dari dua tugas ini menghasilkan penghematan yang lebih besar dengan sedikit usaha.

Misalnya, Chad McDonald mengatakan salah satu manfaat penerapan otomatisasi pengadaan adalah penyederhanaan proses pembelian. Setelah menegosiasikan kesepakatan dengan empat pemasok yang sama selama beberapa bulan tanpa penyelesaian, Chad menyadari bahwa harus ada cara yang lebih efisien untuk mengelola proses:

“Daripada membeli salah satu komoditas ini dari tiga atau empat pemasok tersebut, kami sekarang dapat menawar dan membeli komoditas dari dua puluh hingga tiga puluh pemasok yang berbeda. Bayangkan mencoba mengelola proses penawaran dengan dua puluh hingga tiga puluh pemasok untuk membeli satu item melalui spreadsheet di email. Itu tidak berhasil.”

Terlepas dari skeptisisme dan ketidakpercayaan perusahaan yang tampaknya ada di mana-mana, sebagian besar pengusaha abad ke-21 saat ini mencari untuk mempertahankan karyawan sebanyak mungkin jika para pekerja tersebut merangkul budaya dan misi organisasi mereka. Menemukan individu yang dapat dengan mulus mengintegrasikan kebiasaan dan kepribadian mereka ke dalam protokol yang ditetapkan di tempat kerja sering kali merupakan tantangan yang lebih berat bagi departemen SDM daripada tantangan untuk memperoleh bakat yang datang dikemas dengan setiap keterampilan yang diinginkan.

Sering kali, lebih nyaman untuk mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan yang dapat diandalkan daripada mempekerjakan orang baru yang berbakat di atas kertas, dan kemudian berharap orang itu menyatu dengan seluruh organisasi.

Otomatisasi adalah kenyataan di semua industri, bukan hanya pengadaan

Tidak hanya manusia tidak mampu melakukan tugas-tugas biasa seperti entri data pada tingkat percepatan perangkat lunak dan sistem otomasi, tetapi mereka juga tidak memiliki kemampuan untuk mempertahankan presisi yang sama setelah berjam-jam melakukan tugas-tugas ini. Sebaliknya, durasi rutinitas dilakukan tidak mempengaruhi kemampuan komputer untuk melakukannya. Oleh karena itu, otomatisasi merupakan langkah logis dalam perkembangan penyelesaian tugas-tugas administrasi.

Ketakutan akan otomatisasi dan bot adalah sah, namun manfaatnya jelas. Dapat dimengerti, kesadaran bahwa mesin atau sistem perangkat lunak dapat melakukan tugas pekerjaan yang dihargai lebih cepat dan lebih andal daripada tangan atau pikiran manusia dapat menjadi hal yang menakutkan, dan memang demikian jika pekerjaan Anda yang diganti.

Otomasi adalah kenyataan di hampir semua industri, dan tidak hanya dalam pengadaan. Jika Anda memiliki keterampilan yang menambah nilai jelas bagi departemen perusahaan yang Anda layani, manajer Anda pasti akan mencari cara untuk menggunakan otomatisasi untuk meningkatkan efektivitas kinerja Anda, karena otomatisasi pada dasarnya adalah alat yang dirancang untuk penciptaan daripada penghancuran. Bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.

Pelajari lebih lanjut tentang otomatisasi di tempat kerja dengan informasi bermanfaat yang diambil dari hub konten G2 tentang AI dan otomatisasi.