Automatización de adquisiciones: los bots están aquí para ayudarlo

Las palabras “automatización” o “robots” pueden ser un poco inquietantes o causar mucha ansiedad en el mundo de los negocios.

Muchas personas consideran que la automatización, los robots y la IA son el diablo porque, con el tiempo suficiente, provocarán la muerte de los trabajos de todos los trabajadores en todas las industrias. ¿Derecha?

Equivocado.

Los alarmistas preocupados escuchan historias sobre trabajos que están siendo reemplazados por tecnología de automatización y asumen automáticamente que, como resultado, los empleados están siendo colocados en el tajo. La presunción es que las organizaciones están eliminando empleados junto con las tareas que se están automatizando, pero esto no está sincronizado con la realidad.

La verdad es que, debido a que ciertas tareas se extraen de manos humanas y se transfieren a robots, los trabajadores que alguna vez realizaron estas tareas están siendo liberados para contribuir a sus organizaciones de manera más inteligente. La idea es trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Estas tareas requieren los procesos de pensamiento de alto nivel de la mente humana, aquellos que el software de automatización es incapaz de realizar.

Además de no estar sincronizado con la realidad, la idea de que las empresas están automatizando el proceso con la intención específica de reducir su personal interno es incorrecta por otra razón. En términos generales, la reducción de personal es solo un ahorro de costos único, es terrible para la moral de la empresa y rara vez es un objetivo comercial a menos que tengan dificultades financieras.

Afortunadamente, los robots no vienen a esclavizarnos como lo hacen en las cursis películas de ciencia ficción de los años 50. Más bien, los bots y la automatización están aquí para aliviarnos de tener que realizar tareas administrativas mundanas y enfocar nuestra energía y capacidad intelectual en las más grandes, más estratégicas e importantes.

La realidad de la automatización en las compras

La realidad de la automatización en las compras está muy alejada de los escenarios de fantasía del fin del mundo que se ciernen en la mente de muchos trabajadores, y en particular de aquellos que ocupan puestos poco calificados. Sí, es cierto que algunos trabajos se han evaporado ante la progresión de la automatización, pero el temor a menudo es exagerado y fuera de lugar.

Por lo que vale, muchos de los trabajos que se pensaba que se habían perdido exclusivamente por la automatización se han subcontratado en ubicaciones en el extranjero. Sigue siendo cierto que el resultado final sigue siendo la pérdida de un puesto de trabajo, pero se debe echar la culpa adecuada por la pérdida al auténtico culpable para evitar la perpetuación innecesaria de temores infundados en la automatización.

Cuando se trata de adquisiciones, algunos de los temores asociados con la automatización son justificables, pero gran parte del temor es ilegítimo. Afortunadamente, todos los trabajadores de compras tienen la competencia para realizar autoevaluaciones y determinar si pueden agruparse dentro de la franja de empleados de compras cuyos trabajos están realmente en riesgo de convertirse en víctimas de la automatización, o si se encuentran entre la mayoría cuyos trabajos de compras son seguro.

Si pasa la mayor parte de su tiempo en el trabajo copiando y pegando información de la 'Columna A' a la 'Columna B', sus preocupaciones acerca de que la automatización elimine su trabajo pueden ser justificables. La cruda realidad para quienes ocupan puestos de ingreso de datos es que existe evidencia estadística que demuestra que la automatización de sus trabajos da como resultado una productividad más confiable.

Uno de los puntos fuertes de la automatización es su capacidad para realizar tareas aburridas y repetitivas sin perder precisión en el camino. Cuando las personas realizan el ingreso manual de datos durante una jornada laboral completa de ocho horas, tienden a ser mucho más precisos en las primeras cuatro horas de ingreso de datos que en las últimas cuatro. Esto se debe a que la capacidad de atención de los seres humanos se fatiga naturalmente con el tiempo. En comparación, la automatización es demostrablemente mejor para mantener la atención a los detalles necesarios para realizar tareas impecables como la entrada de datos durante largos períodos de tiempo.

Si sus responsabilidades en la contratación consisten exclusivamente en el trabajo de entrada de datos, y descubre que es completamente incapaz de realizar cualquier otra tarea, es mejor darse cuenta de esto ahora y tomar medidas para adquirir algunas habilidades complementarias que le permitan pivotar. y aplíquese a un conjunto de tareas más atractivas.

Lo más probable es que, si su rutina de trabajo semanal comprende un maratón de ingreso de datos tras otro, probablemente le aterre la idea de viajar a la oficina todas las mañanas. Además, existe una probabilidad aún mayor de que la mundanidad de su experiencia laboral lo haga sentir totalmente desconectado tanto de la misión de su organización como de la función que desempeña para hacer realidad los objetivos de la empresa.

Frente a la automatización, si se identifica de manera realista como un empleado poco calificado, se beneficiará enormemente al unirse a la multitud de trabajadores que están adquiriendo activamente nuevas habilidades y educación valiosas que les permitirán brindar valor a sus lugares de trabajo actuales o a sus el proximo.

Los beneficios de la automatización en las compras

Ahora es el momento de las buenas noticias: la gran mayoría de los empleados de compras no tienen nada que temer de la automatización. De hecho, la automatización es una de las fuerzas responsables de hacer que los trabajos de compras sean más atractivos, emocionantes y personalmente gratificantes.

Esto se debe a que la automatización de tareas sin sentido libera a más miembros del personal para realizar tareas que requieren la operación de la mente humana, algo que la automatización nunca podrá reemplazar.

“Hemos podido hacer más trabajo con la misma o menos gente”, explicó Frank Cuomo, vicepresidente de abastecimiento y adquisiciones de Univision.

“Mi objetivo no es reducir la plantilla. Eso crea una falsa ilusión de reducción de costos. Reducir el personal le brinda una oportunidad única de ahorro de costos. Eso es todo, pero si mantiene ese número de empleados y hace que [el equipo] realice una actividad de valor agregado, puede generar ahorros adicionales mientras aprovecha la automatización para realizar la actividad transaccional repetitiva y sin valor. Quiero ampliar el equipo y convertirlos a todos de empleados tácticos que realizan transacciones en empleados orientados al valor”.

A pesar de que muchos trabajadores piensan en la automatización como el primer paso en una adquisición literal del robot, un análisis de lo que la automatización puede y no puede hacer revela las formas precisas en que la automatización está limitada en su efectividad.

A pesar de la capacidad de la automatización para realizar tareas con resultados claros de bueno o malo, sí o no, blanco o negro, falla en áreas de ejecución que requieren el análisis de múltiples factores. Cuanto más complejo se vuelve el procedimiento de toma de decisiones, más rápidamente se exponen las deficiencias de la automatización.

Sin embargo, la precisión infalible de la automatización permite a los especialistas en adquisiciones realizar su trabajo de manera más inteligente y con un mayor volumen de información precisa a su disposición. Siendo realistas, muchos de los puestos que aspiran ocupar los empleados de adquisiciones de nivel bajo o básico están disponibles para ellos en una etapa anterior de su carrera porque la automatización ha permitido que la mano de obra se reutilice para proyectos que requieren una mayor capacidad intelectual.

Chad McDonald, Director de Adquisiciones y Tesorería de The Andersons Inc., una agroindustria diversificada, dice:

“La automatización [está] ayudando a nuestras organizaciones a enfocarse en cosas que son más estratégicas, en lugar de tácticas. Por ejemplo, hemos eliminado aproximadamente el 80 % del procesamiento manual de facturas para pagos indirectos gracias a estas herramientas”.

En lugar de actuar como un destructor de empleos, la automatización continúa actuando como un gran facilitador y potenciador del rendimiento en varias industrias, incluida la de compras. La interacción de la inteligencia artificial y la inteligencia real es donde se alcanza el pináculo de la eficiencia en el lugar de trabajo moderno.

Con la automatización del manejo de las responsabilidades que se sintieron valiosas debido a los resultados identificables que produjeron, como una hoja de cálculo completa, los equipos de compras pueden dedicar más tiempo a funciones que maximicen sus atributos humanos, como establecer relaciones con los proveedores, hablar sobre las limitaciones, desempeñarse en el sitio. evaluaciones y negociación de soluciones.

Los bots pueden proporcionar datos de apoyo para ayudar con tareas como estas, pero carecen de las facultades necesarias para realizar las tareas que crean el máximo valor en el ámbito de las adquisiciones.

Para David Latten, Jefe de Adquisiciones Indirectas de Logitech, los avances en la automatización de adquisiciones le han dado a su equipo más tiempo para concentrarse en generar valor para la organización. No hace mucho tiempo, no existía la tecnología para automatizar la adquisición transaccional. Y sin esa tecnología, simplemente no había tiempo para sumergirse en el análisis.

El explica:

“Históricamente, se ha dedicado demasiado tiempo a la adquisición transaccional. Hemos comenzado a automatizar muchos de esos procesos, dándole a mi equipo el espacio libre para adquisiciones de valor agregado. Esto es parte de la transición más amplia que estamos buscando hacer”.

La automatización puede ayudar a contratar y retener empleados

De hecho, no solo es una falsedad afirmar que la automatización está integrada en las prácticas comerciales con el fin de reducir la cantidad de empleados en el lugar de trabajo, sino que uno de los objetivos subyacentes de las prácticas automatizadas es a menudo retener dinero para contratar más. empleados para llenar roles críticos y realizar tareas cruciales.

Cuando se trata de adquisiciones, la automatización permite una expansión del grupo de proveedores, junto con una gestión simplificada del proceso de licitación. El efecto neto de la automatización de solo estas dos tareas da como resultado mayores ahorros con un mínimo esfuerzo.

Por ejemplo, Chad McDonald dice que uno de los beneficios de implementar la automatización de adquisiciones ha sido la simplificación del proceso de compra. Después de negociar un acuerdo con los mismos cuatro proveedores durante varios meses sin una resolución, Chad se dio cuenta de que tenía que haber una forma más eficiente de gestionar el proceso:

“En lugar de comprar cualquiera de estos productos de esos tres o cuatro proveedores, ahora podemos ofertar y comprar el producto de veinte a treinta proveedores diferentes. Imagine tratar de administrar un proceso de licitación con veinte o treinta proveedores para comprar un artículo a través de una hoja de cálculo en el correo electrónico. Simplemente no funciona”.

A pesar del escepticismo aparentemente omnipresente y la desconfianza corporativa, la mayoría de los empleadores del siglo XXI actualmente buscan retener a tantos empleados como sea posible si esos trabajadores adoptan la cultura y la misión de sus organizaciones. Localizar personas que puedan integrar a la perfección sus hábitos y personalidades en los protocolos establecidos de un lugar de trabajo es a menudo un desafío más grande para el departamento de recursos humanos que el desafío de adquirir talento que llega preempaquetado con cada habilidad deseada.

A menudo, es más conveniente enseñar una nueva habilidad a un empleado confiable que contratar a una nueva persona que tiene talento en el papel y luego esperar que esa persona se integre con el resto de la organización.

La automatización es una realidad en todas las industrias, no solo en las compras

Los seres humanos no solo son incapaces de realizar tareas mundanas como la entrada de datos a la velocidad acelerada del software y los sistemas de automatización, sino que también carecen de la capacidad de mantener la misma precisión después de horas de realizar estas tareas. Por el contrario, la duración durante la cual se realiza una rutina no afecta la capacidad de una computadora para realizarla. Por lo tanto, la automatización es un paso lógico en la progresión de la realización de las tareas administrativas.

El miedo a la automatización y los bots es legítimo, sin embargo, los beneficios son claros. Comprensiblemente, darse cuenta de que una máquina o un sistema de software puede realizar un trabajo preciado más rápido y de manera más confiable que una mano o mente humana puede ser desalentador, y con razón si es su trabajo el que está siendo reemplazado.

La automatización es una realidad en casi todas las industrias, y no solo en las compras. Si posee habilidades que agregan un valor claro al departamento de la empresa a la que presta servicios, sus gerentes seguramente buscarán formas de utilizar la automatización para aumentar la efectividad de su desempeño, porque la automatización es principalmente una herramienta diseñada para la creación en lugar de la destrucción. Trabaja inteligentemente y no duro.

Obtenga más información sobre la automatización en el lugar de trabajo con información útil extraída del centro de contenido de G2 sobre inteligencia artificial y automatización.