Automatyzacja zakupów: boty są tutaj, aby Ci pomóc

Słowa „automatyzacja” lub „roboty” mogą być trochę niepokojące lub powodować niepokój w świecie biznesu.

Wiele osób uważa automatyzację, roboty i sztuczną inteligencję za diabła, ponieważ po odpowiednim czasie spowoduje to ostateczną śmierć miejsc pracy wszystkich pracowników we wszystkich branżach. Prawidłowy?

Zło.

Zaniepokojeni alarmiści słyszą historie o zastępowaniu miejsc pracy technologią automatyzacji i automatycznie zakładają, że w rezultacie pracownicy są umieszczani w bloku do rąbania. Zakłada się, że organizacje eliminują pracowników wraz z zadaniami, które są automatyzowane, ale nie jest to zgodne z rzeczywistością.

Prawda jest taka, że ​​ponieważ niektóre zadania są wyciągane z ludzkich rąk i przekazywane robotom, pracownicy, którzy kiedyś je wykonywali, są zwalniani, aby mogli wnieść swój wkład w swoje organizacje w mądrzejszy sposób. Chodzi o to, aby pracować mądrzej, a nie ciężej. Zadania te wymagają wysokopoziomowych procesów myślowych ludzkiego umysłu, których oprogramowanie do automatyzacji nie jest w stanie wykonać.

Poza brakiem synchronizacji z rzeczywistością, pomysł, że firmy automatyzują proces z konkretnym zamiarem zmniejszenia liczby wewnętrznych pracowników, jest błędny z innego powodu. Ogólnie rzecz biorąc, redukcja zatrudnienia jest tylko jednorazową oszczędnością kosztów, jest straszna dla morale firmy i rzadko jest celem biznesowym, chyba że mają problemy finansowe.

Na szczęście roboty nie zamierzają nas zniewolić, jak to robią w tandetnych filmach science fiction z lat 50. XX wieku. Boty i automatyzacja są tutaj raczej po to, by odciążyć nas od konieczności wykonywania przyziemnych, administracyjnych zadań i skoncentrowania naszej energii i siły umysłowej na większych, bardziej strategicznych i ważnych zadaniach.

Rzeczywistość automatyzacji w zakupach

Rzeczywistość automatyzacji w zaopatrzeniu jest daleka od wymyślonych scenariuszy zagłady, które pojawiają się w umysłach wielu pracowników, a zwłaszcza tych, którzy zajmują stanowiska o niskich kwalifikacjach. Tak, to prawda, że ​​niektóre miejsca pracy wyparowały w obliczu postępu automatyzacji, ale strach jest często przesadny i nieuzasadniony.

Co jest warte, wiele miejsc pracy, o których sądzono, że zostały utracone wyłącznie z powodu automatyzacji, zostało zleconych do lokalizacji offshore. Prawdą jest, że efektem końcowym jest nadal utrata pracy, ale odpowiednią winę za tę utratę należy zrzucić na stopy autentycznego winowajcy, aby uniknąć niepotrzebnego utrwalania nieuzasadnionych obaw w automatyzacji.

Jeśli chodzi o zaopatrzenie, niektóre obawy związane z automatyzacją są uzasadnione, ale większość z nich jest nieuzasadniona. Na szczęście wszyscy pracownicy działu zakupów mają kompetencje do przeprowadzania samooceny i określania, czy można ich zgrupować wśród pracowników działu zakupów, których stanowiska pracy są rzeczywiście zagrożone ryzykiem automatyzacji, lub czy należą do większości, których zadania związane z zakupami są bezpieczne.

Jeśli większość czasu w pracy spędzasz na kopiowaniu i wklejaniu informacji z „Kolumny A” do „Kolumny B”, Twoje obawy dotyczące automatyzacji eliminującej pracę mogą być uzasadnione. Rzeczywistość dla osób zajmujących stanowiska wprowadzania danych jest taka, że ​​istnieją dowody statystyczne wykazujące, że automatyzacja ich pracy zapewnia bardziej niezawodną produktywność.

Jedną z mocnych stron automatyzacji jest jej zdolność do wykonywania nudnych i powtarzalnych zadań bez utraty dokładności. Kiedy ludzie ręcznie wprowadzają dane w ciągu pełnego ośmiogodzinnego dnia pracy, zwykle są znacznie bardziej dokładni w ciągu pierwszych czterech godzin wprowadzania danych niż w ostatnich czterech. Dzieje się tak, ponieważ rozpiętość uwagi istot ludzkich jest z czasem naturalnie zmęczona. Dla porównania automatyzacja jest wyraźnie lepsza pod względem dbałości o szczegóły wymaganej do nienagannego wykonywania zadań, takich jak wprowadzanie danych, przez długi czas.

Jeśli Twoje obowiązki w zakresie zakupów obejmują wyłącznie prace związane z wprowadzaniem danych i stwierdzisz, że całkowicie nie jesteś w stanie wykonywać żadnych innych obowiązków, najlepiej zdać sobie z tego sprawę już teraz i podjąć kroki w celu zdobycia dodatkowych umiejętności, które umożliwią Ci zwrot i zastosuj się do bardziej angażującego zestawu obowiązków.

Możliwe, że jeśli cotygodniowa rutyna pracy obejmuje jeden maraton wprowadzania danych za drugim, prawdopodobnie boisz się, że każdego ranka będziesz musiał jeździć do biura. Co więcej, istnieje jeszcze większe prawdopodobieństwo, że przyziemność twojego doświadczenia zawodowego sprawi, że poczujesz się całkowicie odłączony zarówno od misji twojej organizacji, jak i funkcji, którą pełnisz w celu realizacji celów firmy.

W obliczu automatyzacji, jeśli realistycznie identyfikujesz się jako pracownik o niskich kwalifikacjach, odniesiesz ogromne korzyści, dołączając do mnóstwa pracowników, którzy aktywnie nabywają cenne nowe umiejętności i wykształcenie, które pozwolą im zapewnić wartość w ich obecnych miejscach pracy lub ich Następna.

Korzyści z automatyzacji w zakupach

Teraz nadszedł czas na dobre wieści: przeważająca większość pracowników działu zakupów nie ma się czego obawiać przed automatyzacją. W rzeczywistości automatyzacja jest jedną z sił odpowiedzialnych za tworzenie bardziej angażujących, ekscytujących i osobiście satysfakcjonujących zadań zakupowych.

Dzieje się tak, ponieważ automatyzacja bezmyślnych zadań uwalnia większą liczbę pracowników do wykonywania obowiązków, które wymagają działania ludzkiego umysłu, czego automatyzacja nigdy nie może zastąpić.

„Byliśmy w stanie wykonać więcej pracy z tymi samymi lub mniejszą liczbą osób”, wyjaśnił Frank Cuomo, wiceprezes ds. zaopatrzenia i zaopatrzenia w Univision.

„Moim celem nie jest zmniejszenie liczby pracowników. Stwarza to fałszywą iluzję obniżania kosztów. Zmniejszenie liczby pracowników daje jednorazową możliwość obniżenia kosztów. To wszystko, ale jeśli utrzymasz tę liczbę pracowników, a [zespół] wykona działania o wartości dodanej, możesz uzyskać dodatkowe oszczędności, wykorzystując automatyzację do wykonywania powtarzalnych, nieprzynoszących wartości działań transakcyjnych. Chcę poszerzyć zespół i zmienić go z taktycznych pracowników realizujących transakcje w pracowników kierujących się wartościami”.

Mimo że wielu pracowników myśli o automatyzacji jako o pierwszym kroku w dosłownym przejęciu robota, analiza tego, co może, a czego nie może wynikać z automatyzacji, ujawnia dokładne sposoby, w jakie automatyzacja jest ograniczona w swojej skuteczności.

Pomimo zdolności automatyzacji do wykonywania zadań z wyraźnymi dobrymi lub złymi wynikami, tak lub nie, czarnymi lub białymi, zawodzi w obszarach wykonania, które wymagają analizy wielu czynników. Im bardziej skomplikowana staje się procedura podejmowania decyzji, tym szybciej ujawniają się niedociągnięcia automatyzacji.

Jednak niezawodna precyzja automatyzacji umożliwia specjalistom ds. zakupów bardziej sprytne wykonywanie swojej pracy i dysponuje większą ilością dokładnych informacji. Realistycznie rzecz biorąc, wiele stanowisk, które aspirują do zajmowania przez pracowników niższego szczebla lub początkujących, jest im udostępnianych na wcześniejszym etapie kariery, ponieważ automatyzacja umożliwiła ponowne wykorzystanie siły roboczej do projektów wymagających większego potencjału umysłowego.

Chad McDonald, dyrektor ds. zakupów i skarbu w The Andersons Inc., zdywersyfikowanym agrobiznesie, mówi:

„Automatyzacja pomaga naszym organizacjom skupić się na rzeczach bardziej strategicznych niż taktycznych. Na przykład dzięki tym narzędziom wyeliminowaliśmy około 80 procent ręcznego przetwarzania faktur dla zobowiązań pośrednich”.

Zamiast działać jako niszczarka miejsc pracy, automatyzacja nadal działa jako doskonałe narzędzie wspomagające i poprawiające wydajność w kilku branżach, w tym w zaopatrzeniu. Współdziałanie sztucznej inteligencji i prawdziwej inteligencji to miejsce, w którym osiąga się szczyt wydajności nowoczesnego miejsca pracy.

Dzięki automatyzacji obsługującej obowiązki, które wydawały się cenne ze względu na możliwe do zidentyfikowania wyniki, takie jak wypełniony arkusz kalkulacyjny, zespoły zaopatrzenia mogą poświęcić więcej czasu na role, które maksymalizują ich ludzkie atrybuty, takie jak budowanie relacji z dostawcami, omawianie ograniczeń, wykonywanie na miejscu oceny i rozwiązania negocjacyjne.

Boty mogą dostarczać dane pomocnicze, aby pomóc w takich zadaniach, ale brakuje im niezbędnych zdolności do wykonywania zadań, które tworzą największą wartość w dziedzinie zaopatrzenia.

Dla Davida Lattena, szefa działu zakupów pośrednich w firmie Logitech, postępy w automatyzacji zakupów dały jego zespołowi więcej czasu na skupienie się na generowaniu wartości dla organizacji. Jeszcze nie tak dawno nie istniała technologia automatyzacji zakupów transakcyjnych. A bez tej technologii po prostu nie było czasu na zagłębianie się w analitykę.

On tłumaczy:

„Historycznie zbyt dużo czasu poświęcono na zakupy transakcyjne. Zaczęliśmy automatyzować wiele z tych procesów, dając mojemu zespołowi przestrzeń do zakupów z wartością dodaną. Jest to część szerszego przejścia, którego chcemy dokonać”.

Automatyzacja może pomóc w zatrudnianiu i utrzymaniu pracowników

W rzeczywistości nie tylko fałszem jest twierdzenie, że automatyzacja jest zintegrowana z praktykami biznesowymi w celu zmniejszenia liczby pracowników w miejscu pracy, ale jednym z podstawowych celów praktyk automatyzacji jest często zatrzymanie pieniędzy w celu zwiększenia zatrudnienia pracowników do pełnienia krytycznych ról i wykonywania kluczowych zadań.

Jeśli chodzi o zakupy, automatyzacja pozwala na rozszerzenie puli dostawców, a także uproszczone zarządzanie procesem przetargowym. Efekt netto automatyzacji tylko tych dwóch zadań skutkuje większymi oszczędnościami przy minimalnym wysiłku.

Na przykład Chad McDonald twierdzi, że jedną z korzyści płynących z wdrożenia automatyzacji zakupów jest usprawnienie procesu zakupu. Po wynegocjowaniu umowy z tymi samymi czterema dostawcami przez kilka miesięcy bez rozwiązania, Czad zdał sobie sprawę, że musi istnieć bardziej efektywny sposób zarządzania procesem:

„Zamiast kupować którykolwiek z tych towarów od tych trzech lub czterech dostawców, możemy teraz licytować i kupować towar od dwudziestu do trzydziestu różnych dostawców. Wyobraź sobie, że próbujesz zarządzać procesem przetargowym z dwudziestoma do trzydziestu dostawcami, aby kupić jeden przedmiot za pomocą arkusza kalkulacyjnego w wiadomości e-mail. To po prostu nie działa”.

Pomimo pozornie wszechobecnego sceptycyzmu i korporacyjnej nieufności, większość pracodawców XXI wieku obecnie stara się zatrzymać jak najwięcej pracowników, jeśli ci pracownicy przyjmą kulturę i misję swoich organizacji. Zlokalizowanie osób, które potrafią bezproblemowo zintegrować swoje nawyki i osobowość z ustalonymi protokołami w miejscu pracy, jest często większym wyzwaniem dla działu HR niż wyzwanie polegające na pozyskaniu talentów, które są dostarczane z każdą pożądaną umiejętnością.

Często wygodniej jest nauczyć niezawodnego pracownika nowej umiejętności niż zatrudnić nową osobę, która jest utalentowana na papierze, a następnie mieć nadzieję, że ta osoba będzie współpracować z resztą organizacji.

Automatyzacja to rzeczywistość we wszystkich branżach, nie tylko zaopatrzeniowych

Ludzie nie tylko nie są w stanie wykonywać przyziemnych zadań, takich jak wprowadzanie danych w przyspieszonym tempie oprogramowania i systemów automatyzacji, ale także nie są w stanie zachować tej samej precyzji po wielu godzinach wykonywania tych zadań. I odwrotnie, czas trwania procedury nie wpływa na zdolność komputera do jej wykonania. Dlatego automatyzacja jest logicznym krokiem w postępie realizacji zadań administracyjnych.

Obawa przed automatyzacją i botami jest uzasadniona, jednak korzyści są oczywiste. Zrozumiałe jest, że świadomość, że maszyna lub system oprogramowania może wykonywać ukochaną pracę szybciej i bardziej niezawodnie niż ludzka ręka lub umysł, może być zniechęcająca i słusznie, jeśli to twoja praca jest zastępowana.

Automatyzacja to rzeczywistość niemal we wszystkich branżach, a nie tylko w zaopatrzeniu. Jeśli posiadasz umiejętności, które wyraźnie dodają wartości działowi firmy, którą obsługujesz, Twoi menedżerowie z pewnością będą szukać sposobów wykorzystania automatyzacji do zwiększenia efektywności Twoich działań, ponieważ automatyzacja jest przede wszystkim narzędziem przeznaczonym do tworzenia, a nie niszczenia. Pracuj mądrzej, nie ciężej.

Dowiedz się więcej o automatyzacji w miejscu pracy dzięki przydatnym informacjom pobranym z centrum treści G2 na temat sztucznej inteligencji i automatyzacji.