Automatizarea achizițiilor: roboții sunt aici pentru a vă ajuta

Cuvintele „automatizare” sau „roboți” pot fi puțin neliniștitoare sau pot provoca multă anxietate în lumea afacerilor.

Mulți oameni consideră automatizarea, roboții și inteligența artificială ca fiind diavolul, deoarece, având suficient timp, vor cauza eventual moartea locurilor de muncă ale tuturor lucrătorilor din toate industriile. Dreapta?

Gresit.

Alarmisiștii îngrijorați aud povești despre locurile de muncă înlocuite de tehnologia de automatizare și presupun automat că angajații sunt plasați pe blocul de tăiere ca urmare. Se presupune că organizațiile elimină angajații împreună cu sarcinile care sunt automatizate, dar acest lucru nu este sincronizat cu realitatea.

Adevărul este că, deoarece anumite sarcini sunt extrase din mâinile omului și predate roboților, lucrătorii care au îndeplinit odată aceste sarcini sunt eliberați pentru a contribui la organizațiile lor în moduri mai inteligente. Ideea este să lucrezi mai inteligent, nu mai greu. Aceste sarcini necesită procesele de gândire la nivel înalt ale minții umane, acelea pe care software-ul de automatizare este incapabil să le realizeze.

Pe lângă faptul că nu sunt sincronizate cu realitatea, ideea că companiile automatizează procesul cu intenția specifică de a-și reduce numărul de angajați interni este greșită dintr-un alt motiv. În general, reducerea este doar o economie de costuri o singură dată, este îngrozitor pentru moralul companiei și rareori un obiectiv de afaceri, cu excepția cazului în care se luptă financiar.

Din fericire, roboții nu vin să ne înrobească așa cum o fac în filmele SF din anii 1950. Mai degrabă, boții și automatizarea sunt aici pentru a ne ușura de a fi nevoiți să îndeplinim sarcini administrative banale și să ne concentrăm energia și puterea mentală asupra celor mai mari, mai strategice și mai importante.

Realitatea automatizării în achiziții

Realitatea automatizării în achiziții este departe de scenariile fanteziste de apocalipsa care se profilează în mintea multor lucrători, și în special a celor care ocupă poziții cu calificare redusă. Da, este adevărat că unele locuri de muncă s-au evaporat în fața progresiei automatizării, dar frica este adesea exagerată și deplasată.

Pentru cât valorează, multe dintre locurile de muncă despre care se credea că au fost pierdute exclusiv din cauza automatizării au fost în schimb externalizate către locații offshore. Rămâne adevărat că rezultatul final este încă o pierdere a locului de muncă, dar vina adecvată pentru pierdere trebuie pusă la picioarele vinovatului autentic pentru a evita perpetuarea inutilă a temerilor nefondate în automatizare.

Când vine vorba de achiziții, unele dintre temerile asociate cu automatizarea sunt justificate, dar o mare parte din frică este ilegitimă. Din fericire, toți angajații din domeniul achizițiilor au competența de a efectua autoevaluări și de a determina dacă pot fi grupați în grupul de angajați din achiziții ale căror locuri de muncă sunt cu adevărat expuse riscului de a deveni victime ale automatizării sau dacă se numără printre majoritatea ale căror locuri de muncă sunt în achiziții. sigur.

Dacă cea mai mare parte a timpului dvs. la locul de muncă este petrecut cu copierea și inserarea informațiilor din „Coloana A” în „Coloana B”, îngrijorările dumneavoastră cu privire la eliminarea automatizării jobului pot fi justificate. Realitatea crudă pentru cei care ocupă poziții de introducere a datelor este că există dovezi statistice care demonstrează că automatizarea locurilor de muncă duce la o productivitate mai fiabilă.

Unul dintre punctele forte ale automatizării este capacitatea sa de a efectua sarcini plictisitoare și repetitive fără a pierde acuratețea pe parcurs. Când oamenii efectuează introducerea manuală a datelor pe parcursul unei zile de lucru de opt ore, ei tind să fie mult mai precis în primele patru ore de introducere a datelor decât în ​​ultimele patru. Acest lucru se datorează faptului că durata de atenție a ființelor umane este obosită în mod natural în timp. Prin comparație, automatizarea este evident mai bună la menținerea atenției la detalii necesară pentru a îndeplini impecabil sarcini precum introducerea datelor pentru perioade lungi de timp.

Dacă responsabilitățile dvs. în achiziții constau exclusiv în munca de introducere a datelor și constatați că sunteți cu totul incapabil să îndepliniți orice alte sarcini, cel mai bine este să ajungeți la această realizare acum și să luați măsuri pentru a dobândi unele abilități suplimentare care vă vor permite să pivotați. și aplicați-vă la un set de îndatoriri mai antrenant.

Sunt șanse, dacă rutina dvs. de lucru săptămânală cuprinde un maraton de introducere a datelor după altul, probabil că vă temeți de ideea de a călători la birou în fiecare dimineață. Mai mult decât atât, există o probabilitate și mai mare ca banalitatea experienței tale de muncă să te lase să te simți complet deconectat atât de misiunea organizației tale, cât și de funcția pe care o îndeplinești în realizarea obiectivelor companiei.

În fața automatizării, dacă te identifici în mod realist ca un angajat cu calificări reduse, vei beneficia enorm de alăturarea multitudinii de lucrători care dobândesc în mod activ noi abilități și educație valoroase care le va permite să ofere valoare fie locurilor de muncă actuale, fie locurilor lor de muncă. următorul.

Beneficiile automatizării în achiziții

Acum este timpul pentru veștile bune: majoritatea covârșitoare a angajaților din achiziții nu au de ce să se teamă de automatizare. De fapt, automatizarea este una dintre forțele responsabile pentru ca locurile de muncă de achiziții publice să fie mai captivante, mai interesante și mai plăcute personal.

Acest lucru se datorează faptului că automatizarea sarcinilor fără minte eliberează mai mulți membri ai personalului pentru a îndeplini sarcini care necesită operarea minții umane, ceea ce automatizarea nu poate înlocui niciodată.

„Am reușit să lucrăm mai mult cu aceiași sau mai puțini oameni”, a explicat Frank Cuomo, Vicepreședinte pentru Aprovizionare și Achiziții pentru Univision.

„Scopul meu nu este să reduc numărul de angajați. Asta creează o falsă iluzie de reducere a costurilor. Reducerea numărului de angajați vă oferă o oportunitate unică de economisire a costurilor. Asta este, dar dacă păstrați acel număr de angajați și aveți [echipa] să desfășoare activități cu valoare adăugată, puteți genera economii suplimentare, valorificând în același timp automatizarea pentru a efectua activitatea tranzacțională repetitivă, fără valoare. Vreau să extind echipa și să îi transform pe toți de la angajați tactici, care efectuează tranzacții, la angajați bazați pe valoare.”

Chiar dacă mulți lucrători cred că automatizarea este primul pas într-o preluare literală a unui robot, o analiză a ceea ce poate și nu poate fi automatizată dezvăluie modalitățile precise în care automatizarea este limitată în eficacitatea sa.

În ciuda capacității automatizării de a îndeplini sarcini cu rezultate clare bune sau rele, da sau nu, alb sau negru, eșuează în domeniile de execuție care necesită analiza mai multor factori. Cu cât procedura de luare a deciziilor devine mai complexă, cu atât mai rapid sunt expuse deficiențele automatizării.

Cu toate acestea, precizia constantă a automatizării dă putere specialiștilor în achiziții să își îndeplinească sarcinile mai inteligent și cu un volum mai mare de informații precise la dispoziția lor. În mod realist, multe dintre pozițiile pe care aspiră să le ocupe angajații de aprovizionare de nivel scăzut sau de nivel de intrare le sunt puse la dispoziție într-o etapă anterioară a carierei, deoarece automatizarea a permis reutilizarea forței de muncă pentru proiecte care necesită o mai mare putere a creierului.

Chad McDonald, director de achiziții și trezorerie la The Andersons Inc., o întreprindere agricolă diversificată, spune:

„Automatizarea [este] ajută organizațiile noastre să se concentreze pe lucruri care sunt mai degrabă strategice decât tactice. De exemplu, am eliminat aproximativ 80% din procesarea manuală a facturilor pentru datoriile indirecte datorită acestor instrumente.”

În loc să acționeze ca un distrugător de locuri de muncă, automatizarea continuă să acționeze ca un mare facilitator și îmbunătățitor de performanță în mai multe industrii, inclusiv în achiziții. Interacțiunea dintre inteligența artificială și inteligența reală este locul în care se atinge vârful eficienței la locul de muncă modern.

Odată cu gestionarea automată a responsabilităților care s-au simțit valoroase din cauza rezultatelor identificabile pe care le-au produs, cum ar fi o foaie de calcul completată, echipele de achiziții pot dedica mai mult timp rolurilor care își maximizează atributele umane, cum ar fi construirea de relații cu furnizorii, discutarea limitărilor, performanța la fața locului. evaluări și soluții de negociere.

Boții pot furniza date de susținere pentru a ajuta la îndeplinirea unor astfel de sarcini, dar le lipsește oricare dintre facultățile necesare pentru a îndeplini sarcinile care creează cea mai mare valoare în domeniul achizițiilor.

Pentru David Latten, șeful departamentului de achiziții indirecte la Logitech, progresele în automatizarea achizițiilor au oferit echipei sale mai mult timp pentru a se concentra pe generarea valorii organizației. Nu cu mult timp în urmă, tehnologia nu exista pentru a automatiza achizițiile tranzacționale. Și fără această tehnologie, pur și simplu nu a fost timp să te arunci în analiză.

El explica:

„Din punct de vedere istoric, s-a petrecut mult prea mult timp cu achizițiile tranzacționale. Am început să automatizăm multe dintre aceste procese, oferind echipei mele spațiu de cap pentru achiziții cu valoare adăugată. Aceasta face parte din tranziția mai largă pe care căutăm să o facem.”

Automatizarea poate ajuta la angajarea și păstrarea angajaților

De fapt, nu numai că este o falsitate să pretinzi că automatizarea este integrată în practicile de afaceri de dragul reducerii numărului de angajați la locul de muncă, unul dintre obiectivele de bază ale practicilor de automatizare este adesea acela de a reține bani de dragul angajării mai multor persoane. angajații să ocupe roluri critice și să îndeplinească sarcini cruciale.

Când vine vorba de achiziții, automatizarea permite o extindere a pool-ului de furnizori, împreună cu gestionarea simplificată a procesului de licitație. Efectul net al automatizării doar a acestor două sarcini are ca rezultat economii mai mari cu un efort minim.

De exemplu, Chad McDonald spune că unul dintre beneficiile implementării automatizării achizițiilor a fost eficientizarea procesului de cumpărare. După ce a negociat un acord cu aceiași patru furnizori timp de câteva luni fără o rezoluție, Chad și-a dat seama că trebuie să existe o modalitate mai eficientă de a gestiona procesul:

„În loc să cumpărăm oricare dintre aceste mărfuri de la cei trei sau patru furnizori, acum putem licita și cumpăra mărfurile de la douăzeci până la treizeci de furnizori diferiți. Imaginați-vă că încercați să gestionați un proces de licitație cu douăzeci până la treizeci de furnizori pentru a cumpăra un articol printr-o foaie de calcul prin e-mail. Pur și simplu nu funcționează.”

În ciuda scepticismului aparent omniprezent și a neîncrederii corporative, majoritatea angajatorilor din secolul 21 caută în prezent să păstreze cât mai mulți angajați dacă acești lucrători îmbrățișează cultura și misiunea organizațiilor lor. Localizarea persoanelor care își pot integra perfect obiceiurile și personalitățile în protocoalele stabilite ale locului de muncă este adesea o provocare mai mare pentru departamentul de HR decât provocarea de a dobândi talent care vine pre-ambalat cu fiecare abilitate dorită.

Adesea, este mai convenabil să înveți o nouă abilitate unui angajat de încredere decât să angajezi o nouă persoană talentată pe hârtie și apoi să speri că acea persoană se îmbină cu restul organizației.

Automatizarea este o realitate în toate industriile, nu doar în achiziții

Nu numai că ființele umane sunt incapabile să îndeplinească sarcini banale, cum ar fi introducerea de date, la ritmul accelerat al software-ului și sistemelor de automatizare, dar le lipsește și capacitatea de a menține aceeași precizie după ore de îndeplinire a acestor sarcini. În schimb, durata în care este efectuată o rutină nu afectează capacitatea unui computer de a o efectua. Prin urmare, automatizarea este un pas logic în progresul finalizării sarcinilor administrative.

Teama de automatizare și de boți este legitimă, totuși, beneficiile sunt clare. De înțeles, conștientizarea că o mașină sau un sistem software poate îndeplini o sarcină prețuită mai rapid și mai fiabil decât o mână sau o minte umană poate fi descurajantă, și pe bună dreptate, dacă munca ta este cea care este înlocuită.

Automatizarea este o realitate în aproape toate industriile și nu numai în achiziții. Dacă dețineți abilități care adaugă o valoare clară departamentului companiei pe care o deserviți, managerii dvs. vor căuta cu siguranță modalități de a utiliza automatizarea pentru a mări eficacitatea performanței dvs., deoarece automatizarea este în primul rând un instrument conceput mai degrabă pentru creare decât pentru distrugere. Lucrează mai inteligent, nu mai greu.

Aflați mai multe despre automatizarea la locul de muncă cu informații benefice extrase din centrul de conținut al G2 despre AI și automatizare.