您應該使用的 15 種有效的電子郵件管理策略

我們中的許多人都被電子郵件淹沒了。

僅這個詞就讓人聯想到粗體的三位數未讀電子郵件的圖像，每封電子郵件都需要您的注意。

作為溝通的中心，尤其是在我們的職業生涯中，電子郵件是不可避免的。 即使盡了最大的努力擺脫我們的收件箱，電子郵件也證明它不會去任何地方。

問題的出現​​是因為我們收到了大量的電子郵件。 如果未選中，電子郵件的唯一優先級是接收日期。 設計電子郵件並不是為了處理我們當前的數量以及我們與收件箱交互的多種方式。 值得慶幸的是，技術和最佳實踐可以助您一臂之力。

有效的電子郵件管理要求您主動將收件箱掌握在自己手中。 這將需要添加電子郵件軟件和一些關於處理電子郵件通信的最有效方式的一般規則。

掌握電子郵件管理的 15 個技巧

電子郵件是最強大的商務溝通形式，通過這些有效的策略，它可以成為您真正喜歡與之合作的一種方式。 要獲得有效的電子郵件管理策略，請遵循這些簡單的電子郵件管理技巧。

1.刪除促銷信息

在對收件箱進行有效管理之前，優先考慮並刪除不需要的郵件非常重要。 促銷銷售信息應該是第一個去的，將它們拖到促銷標籤中並不那麼有效。 這個想法是有一個有組織的收件箱，只填充與您的工作目標相關的內容。 在大多數情況下，銷售信息會分散您的注意力，並從您的優先事項上轉移注意力。 有些電子郵件可能是垃圾郵件或來自不安全的電子郵件地址。 保護自己免受這種情況的影響有助於您避免身份盜用、數據洩露並保護您的聯繫方式。

2. 取消訂閱您從未閱讀過的時事通訊

如果您是連續通訊訂閱者，這是另一個簡化收件箱的機會。 您可能很想創建可以為您處理它們的標籤和過濾器，但同樣，讓我們將這些策略保存在為您的個人和職業生活增加價值的電子郵件中。

如果您還沒有閱讀該通訊的前兩個版本，那麼您很可能沒有獲得任何價值，因此請考慮退訂。 如果您不忍心退訂，大多數時事通訊都會允許您將其發送頻率降至最低。

3. 請求從與您無關的群組消息中刪除

與時事通訊類似，您可能已經加入了當時適用於您的各種組。 再看看他們提供的價值，以及它們是否與您當前的目標和興趣相關。

群組消息可以包括來自個人聯繫人的帶有隨機主題的電子郵件，或者只是將自己從那些冗長的“全部回复”線程中刪除。 因為你不能只是“取消訂閱”或“阻止”你的朋友和同事，所以一點點外交在這裡會有很長的路要走。 Gmail 確實提供了一個“靜音”按鈕，但對於其他所有人，您必須表明您的意圖。

一條讓他們知道您不再與對話相關的短消息將使您順利退出，並更接近有效管理的電子郵件策略。

4. 為類似類型的電子郵件創建標籤

現在您已經刪除了不必要的內容，是時候整理您真正想要的電子郵件了，標籤是一種很好的方式。

標籤可用於在收件箱中創建自定義文件夾系統。 按類別、客戶、項目或任何您想要的名稱命名它們。 對收件箱進行這種細粒度的組織可以創建一個系統，您的對話在其中有適當的位置，使它們易於查找和處理。

5. 不要迴避製作大量的電子郵件文件夾

您可以在收件箱中創建的電子郵件文件夾數量沒有限制。 擁有 30 個或更多標籤和文件夾來細化組織對話的情況並不少見。

共享收件箱和共享標籤使您可以更深入地了解文件夾概念，並將收件箱中的電子郵件作為一個團隊進行管理。 G2 在為團隊構建的最佳共享收件箱中有一個類別，您可以在其中找到適合您團隊的最佳資源列表。

電子郵件分配是共享收件箱的組件之一，可讓您清晰地委派電子郵件。

在添加其他工具之前，您應該考慮一種適用於您當前電子郵件客戶端的工具。 必須在收件箱中反復進出對於保持專注和首先整理收件箱會適得其反。

6.自動為某些發件人設置過濾器

為什麼不使用一些電子郵件自動化工具讓您的生活更輕鬆？ 自動電子郵件回复可以提供清晰的信息，而不會佔用您太多時間。 創建電子郵件過濾器是另一種可以根據您設置的標準為您對傳入電子郵件進行排序、標記或標記的方式。

過濾器將確保您不會錯過來自特定收件人的賬單或重要電子郵件。 它們可用於根據特定關鍵字、附件和主題行按項目或客戶名稱自動對電子郵件進行分組。 您可以將過濾器視為您的個人助理，為您進行一些預先組織，讓您專注於更緊迫的任務。

7. 在同一電子郵件地址下創建單獨的發件人別名

另一種過濾傳入電子郵件的簡單方法是創建別名。 電子郵件別名是一個替代電子郵件地址，仍將指向您的原始電子郵件。 從本質上講，您將受益於擁有一個新的電子郵件地址，而無需創建和管理新帳戶。

例如，您可以使用電子郵件別名而不是您的主要電子郵件地址訂閱新聞通訊。 然後，您可以創建過濾器以自動標記或加註所有發往別名電子郵件地址的電子郵件。

Gmail 電子郵件別名還使您有機會以不同的名稱發送電子郵件。 例如，您可以從一個電子郵件地址發送與工作相關的電子郵件，從別名發送個人電子郵件，反之亦然。

雖然，如果您確實需要創建一個新帳戶，例如管理您的銷售或支持查詢，幫助台軟件將允許您將幫助台無縫集成到您的個人收件箱中。 這樣，銷售和支持電子郵件可以以票務方式處理，並直接從您的個人收件箱分配給特定代理。

8. 消除內部電子郵件轉發

了解您的同事收到足夠多的外部電子郵件，避免使用電子郵件進行內部溝通是一種很好的做法，這包括長 CC、BCC 鏈。

現代電子郵件管理消除了將電子郵件轉發給內部團隊的需要。 最好的電子郵件管理軟件將允許您通過應用內消息傳遞軟件通過電子郵件筆記與您的隊友進行交流。 這種雙重好處意味著您不必使用外部消息傳遞平台，還可以避免使每個人的收件箱變得混亂。 您的團隊將為此感謝您！

9. 每天在固定時間閱讀和回复郵件

不斷監控您的收件箱可能會變成一種無效的時間管理習慣。

安排一個戰略時間來管理您的電子郵件會導致有效的電子郵件管理，最好每天都在同一時間進行。 這使您可以在一天內創建插槽，並讓您騰出時間專注於其他任務，而不會一直揮之不去的感覺，您應該檢查您的電子郵件。

一旦你管理好當天的收件箱，你應該推遲進出收件箱，除非有非常緊急的事情發生。 即使這樣，您也可以設置系統來標記那些您無法立即回复的電子郵件。

10. 標記您無法立即回复的重要消息

電子郵件管理軟件包括暫停電子郵件或讓它們稍後返回收件箱頂部的功能。 過濾器支持的良好標記系統將確保不會遺漏任何內容，同時允許您有效地響應收件人。

即使是重要的電子郵件也不能總是立即回复，但據說在預期響應時間方面存在最佳實踐。

11. 在 24-48 小時內回复商務郵件

作為一般規則，與業務相關的電子郵件應在同一工作日回复。 研究表明，回復一封電子郵件超過 48 小時會導致潛在客戶的流失和他們的不滿。

Fast Company 對電子郵件響應時間進行了一項調查，他們發現超過 70% 的人希望在四小時內獲得響應時間。

同樣，電子郵件管理軟件可以在這裡提供幫助。 至少，您可以設置自動回复，讓您的收件人知道他們有您的關注，並提供更詳細的回复，這絕對應該在 3-5 個工作日內。

12. 重要郵件3-5個工作日內跟進

我們都處理大量不同的任務以及大量的日常電子郵件，但重要的是要優先處理那些不能無人回复的電子郵件。 無論您是在等待招聘人員的回复、外部利益相關者的確認，還是客戶的決定，3-5 個工作日都應該是您發送後續電子郵件的基準。

在某些情況下，可能需要進行一些後續操作。 不要忘記在每封後續電子郵件之間添加一兩天，以免給人一種絕望的印象。

對於您無法及時跟進的情況，自動回复足以表明您的參與度。 在這種情況下，如果您是 Gmail 用戶，G-Suite 通信工具可以提供幫助。

委派是成功的電子郵件管理的關鍵。 使用正確的工具，或者更準確地說，在您的收件箱中，您可以簡單地向您的同事發送一封快速的內部電子郵件便箋，該便箋將自動與他們共享一封電子郵件。 您甚至可以更進一步，創建自動規則以自動與特定同事共享某些電子郵件。 內部電子郵件註釋也可以自動添加，以使您的消息更加清晰和上下文。

13.下載相應的應用程序以在旅途中回復電子郵件

大多數流行的電子郵件服務客戶端都有相應的移動應用程序，可在您不在筆記本電腦前時幫助您管理電子郵件。 通過在您的手掌中輕鬆訪問您的電子郵件，您可以快速實時了解收到的電子郵件，並相應地安排您的一天。

14. 在你的電子郵件上設置簽名，這樣你就不必每次都寫你的名字

花一些時間來構建您的電子郵件策略可以大大節省您的時間和提高您的效率。 令人驚訝的是，電子郵件簽名並沒有像應有的那樣經常使用。 通過輸入您的姓名、職位和公司信息，您可以專注於更快地起草和發送有效的電子郵件。

借助電子郵件簽名軟件，可以進一步簡化您的簽名過程。 電子郵件簽名軟件不僅可以節省您的時間，還可以幫助您和您的團隊保持簡潔。 這是一種簡單而有效的方式來增強您的品牌和營銷工作。 通過電子郵件簽名，您可以宣傳您的業務、將收件人重定向到您喜歡的網站頁面或社交媒體帳戶、宣布即將發生的事件等等。

如果您使用別名，您甚至可以為每個電子郵件地址使用不同的簽名。 這將幫助您改進溝通策略並以有針對性的方式吸引電子郵件收件人。

15. 創建和共享電子郵件模板

電子郵件模板是另一種節省時間並確保您為公司品牌打造一致的語氣的方法。

大多數電子郵件服務都提供將電子郵件另存為模板的本地方式。 雖然，有一個更強大的電子郵件模板構建器軟件列表，當直接集成到您的收件箱中時，可以簡化您的許多重複過程，並使用可共享的電子郵件模板來增強您的收件箱。 能夠添加自定義變量將確保您的收件人收到量身定制的回复，給人一種專為他們創建的印象。

結論

有效地管理您的收件箱可以大大提高您的整體效率。 在本文中討論的電子郵件管理技巧和軟件的幫助下，您可以很好地馴服收件箱並與您的收件箱交朋友。

有關在內部和外部控制您的電子郵件的更多建議，請查看 G2 的電子郵件中心以獲得更多指導！