Automação de compras: os bots estão aqui para ajudá-lo

As palavras “automação” ou “robôs” podem ser um pouco inquietantes ou causar muita ansiedade no mundo dos negócios.

Muitas pessoas consideram a automação, os robôs e a IA o diabo porque, com tempo suficiente, isso causará a morte final dos empregos de todos os trabalhadores em todos os setores. Certo?

Errado.

Alarmistas preocupados ouvem histórias sobre empregos sendo substituídos por tecnologia de automação e automaticamente assumem que os funcionários estão sendo colocados no bloco de corte como resultado. A suposição é que as organizações estão eliminando funcionários ao lado das tarefas que estão sendo automatizadas, mas isso não está em sincronia com a realidade.

A verdade é que, como certas tarefas estão sendo extraídas de mãos humanas e entregues a robôs, os trabalhadores que antes desempenhavam essas funções estão sendo liberados para contribuir com suas organizações de maneiras mais inteligentes. A ideia é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Essas tarefas exigem os processos de pensamento de alto nível da mente humana, aqueles que o software de automação é incapaz de realizar.

Além de estar fora de sincronia com a realidade, a ideia de que as empresas estão automatizando o processo com a intenção específica de reduzir o número de funcionários internos é equivocada por outro motivo. De um modo geral, o downsizing é apenas uma economia de custos única, é terrível para o moral da empresa e raramente é um objetivo de negócios, a menos que estejam com dificuldades financeiras.

Felizmente, os robôs na verdade não estão vindo para nos escravizar como fazem nos filmes de ficção científica dos anos 1950. Em vez disso, os bots e a automação estão aqui para nos aliviar da necessidade de realizar tarefas administrativas mundanas e concentrar nossa energia e capacidade intelectual nas maiores, mais estratégicas e importantes.

A realidade da automação em compras

A realidade da automação em compras está muito distante dos cenários de fantasia do dia do juízo final que pairam na mente de muitos trabalhadores, e particularmente daqueles que ocupam cargos de baixa qualificação. Sim, é verdade que alguns empregos evaporaram diante da progressão da automação, mas o medo muitas vezes é exagerado e mal colocado.

Por que vale a pena, muitos dos empregos que se pensava terem sido perdidos exclusivamente para a automação foram terceirizados para locais offshore. Continua sendo verdade que o resultado final ainda é uma perda de emprego, mas a culpa apropriada pela perda deve ser colocada nos pés do verdadeiro culpado, a fim de evitar a perpetuação desnecessária de medos infundados na automação.

Quando se trata de compras, alguns dos medos associados à automação são justificáveis, mas grande parte do medo é ilegítimo. Felizmente, todos os funcionários de compras têm a competência para realizar autoavaliações e determinar se podem ser agrupados na faixa de funcionários de compras cujos empregos estão realmente em risco de se tornarem vítimas da automação, ou se estão entre a maioria cujos empregos de compras são seguro.

Se a maior parte do seu tempo no trabalho é gasto copiando e colando informações da 'Coluna A' para a 'Coluna B', suas preocupações com a automação eliminando seu trabalho podem ser justificáveis. A dura realidade para aqueles que ocupam cargos de entrada de dados é que há evidências estatísticas demonstrando que automatizar seus trabalhos resulta em produtividade mais confiável.

Um dos pontos fortes da automação é sua capacidade de realizar tarefas chatas e repetitivas sem perder a precisão ao longo do caminho. Quando as pessoas realizam a entrada manual de dados ao longo de um dia de trabalho completo de oito horas, elas tendem a ser muito mais precisas nas primeiras quatro horas de entrada de dados do que nas quatro finais. Isso ocorre porque os períodos de atenção dos seres humanos são naturalmente fatigados ao longo do tempo. Em comparação, a automação é comprovadamente melhor em manter a atenção aos detalhes necessária para executar tarefas de forma impecável, como entrada de dados por longos períodos de tempo.

Se suas responsabilidades em compras consistirem exclusivamente em trabalho de entrada de dados e você achar que é totalmente incapaz de realizar quaisquer outras tarefas, é melhor chegar a essa conclusão agora e tomar medidas para adquirir algumas habilidades suplementares que lhe permitiriam girar e aplique-se a um conjunto de deveres mais envolvente.

Provavelmente, se sua rotina de trabalho semanal inclui uma maratona de entrada de dados após a outra, você provavelmente teme a ideia de viajar para o escritório todas as manhãs. Além disso, existe uma probabilidade ainda maior de que a mundanidade de sua experiência de trabalho faça com que você se sinta totalmente desconectado tanto da missão de sua organização quanto da função que você desempenha para concretizar os objetivos da empresa.

Diante da automação, se você se identificar realisticamente como um funcionário de baixa qualificação, você se beneficiará imensamente ao se juntar à multidão de trabalhadores que estão adquirindo ativamente novas habilidades e educação valiosas que lhes permitirão agregar valor aos seus locais de trabalho atuais ou aos seus o próximo.

Os benefícios da automação em compras

Agora é hora das boas notícias: a grande maioria dos funcionários de compras não tem nada a temer com a automação. Na verdade, a automação é uma das forças responsáveis ​​por tornar os trabalhos de compras mais envolventes, emocionantes e pessoalmente gratificantes.

Isso ocorre porque a automação de tarefas sem sentido libera mais membros da equipe para realizar tarefas que exigem a operação da mente humana, algo que a automação nunca pode substituir.

“Conseguimos fazer mais trabalho com as mesmas ou menos pessoas”, explicou Frank Cuomo, vice-presidente de Sourcing e Compras da Univision.

“Meu objetivo não é reduzir o número de funcionários. Isso cria uma falsa ilusão de redução de custos. A redução do número de funcionários oferece uma oportunidade única de economia de custos. É isso, mas se você mantiver esse número de funcionários e fizer com que [a equipe] execute atividades de valor agregado, poderá gerar economias adicionais enquanto aproveita a automação para fazer a atividade transacional repetitiva e sem valor. Quero estender a equipe e transformá-los de funcionários táticos e que realizam transações em funcionários orientados por valor.”

Embora muitos trabalhadores pensem na automação como o primeiro passo para uma aquisição literal do robô, uma análise do que a automação pode e não pode revelar revela as maneiras precisas pelas quais a automação é limitada em sua eficácia.

Apesar da capacidade da automação de executar tarefas com resultados claros de bom ou ruim, sim ou não, preto ou branco, ela falha em áreas de execução que exigem a análise de vários fatores. Quanto mais complexo o processo de tomada de decisão se torna, mais rapidamente as deficiências da automação são expostas.

No entanto, a precisão infalível da automação permite que os especialistas em compras realizem seus trabalhos de forma mais inteligente e com um volume maior de informações precisas à sua disposição. Realisticamente, muitos dos cargos que os funcionários de compras de nível baixo ou de nível básico aspiram ocupar são disponibilizados para eles em um estágio anterior da carreira, porque a automação permitiu que a mão de obra fosse redirecionada para projetos que exigem maior capacidade intelectual.

Chad McDonald, Diretor de Compras e Tesouraria da The Andersons Inc., um agronegócio diversificado, diz:

“A automação [está] ajudando nossas organizações a se concentrarem em coisas mais estratégicas, em vez de táticas. Por exemplo, eliminamos aproximadamente 80% do processamento manual de faturas para contas a pagar indiretas por causa dessas ferramentas.”

Em vez de atuar como destruidora de empregos, a automação continua a atuar como um grande facilitador e aprimorador de desempenho em vários setores, incluindo compras. A interação de inteligência artificial e inteligência real é onde o auge da eficiência do local de trabalho moderno é alcançado.

Com a automação lidando com as responsabilidades que pareciam valiosas devido aos resultados identificáveis ​​que produziram, como uma planilha preenchida, as equipes de compras podem dedicar mais tempo a funções que maximizam seus atributos humanos, como construir relacionamentos com fornecedores, falar sobre limitações, atuar no local avaliações e negociação de soluções.

Os bots podem fornecer dados de suporte para ajudar em tarefas como essas, mas não possuem nenhuma das faculdades necessárias para executar as tarefas que criam o maior valor no domínio das compras.

Para David Latten, chefe de compras indiretas da Logitech, os avanços na automação de compras deram à sua equipe mais tempo para se concentrar em gerar valor para a organização. Não muito tempo atrás, a tecnologia não existia para automatizar a aquisição transacional. E sem essa tecnologia, simplesmente não havia tempo para mergulhar nas análises.

Ele explica:

“Historicamente, muito tempo foi gasto com compras transacionais. Começamos a automatizar muitos desses processos, dando à minha equipe espaço para compras de valor agregado. Isso faz parte da transição mais ampla que estamos procurando fazer.”

A automação pode ajudar a contratar e reter funcionários

Na verdade, não é apenas uma falsidade afirmar que a automação está integrada às práticas de negócios para reduzir o número de funcionários no local de trabalho, mas um dos objetivos subjacentes das práticas de automação é frequentemente reter dinheiro para contratar mais funcionários para preencher funções críticas e executar tarefas cruciais.

Quando se trata de compras, a automação permite a ampliação do pool de fornecedores, além de uma gestão simplificada do processo licitatório. O efeito líquido da automação dessas duas tarefas resulta em maior economia com o mínimo de esforço.

Por exemplo, Chad McDonald diz que um dos benefícios da implementação da automação de compras foi a simplificação do processo de compra. Depois de negociar um acordo com os mesmos quatro fornecedores por vários meses sem uma resolução, Chad percebeu que deveria haver uma maneira mais eficiente de gerenciar o processo:

“Em vez de comprar qualquer uma dessas commodities desses três ou quatro fornecedores, agora podemos licitar e comprar a commodity de vinte a trinta fornecedores diferentes. Imagine tentar gerenciar um processo de licitação com vinte a trinta fornecedores para comprar um item por meio de uma planilha no e-mail. Simplesmente não funciona.”

Apesar do ceticismo e da desconfiança corporativa aparentemente onipresentes, a maioria dos empregadores do século 21 está atualmente procurando reter o maior número possível de funcionários se esses trabalhadores abraçarem a cultura e a missão de suas organizações. Localizar indivíduos que possam integrar perfeitamente seus hábitos e personalidades aos protocolos estabelecidos de um local de trabalho geralmente é um desafio maior para o departamento de RH do que o desafio de adquirir talentos que chegam pré-empacotados com todas as habilidades desejadas.

Muitas vezes, é mais conveniente ensinar uma nova habilidade a um funcionário confiável do que contratar uma nova pessoa que seja talentosa no papel e esperar que essa pessoa se solidifique com o resto da organização.

A automação é uma realidade em todos os setores, não apenas em compras

Os seres humanos não são apenas incapazes de realizar tarefas mundanas, como entrada de dados na taxa acelerada de software e sistemas de automação, mas também não têm a capacidade de manter a mesma precisão após horas de execução dessas tarefas. Por outro lado, a duração na qual uma rotina é executada não afeta a capacidade de um computador de executá-la. Portanto, a automação é um passo lógico na progressão da conclusão das tarefas administrativas.

O medo da automação e dos bots é legítimo, no entanto, os benefícios são claros. Compreensivelmente, a percepção de que uma máquina ou um sistema de software pode executar uma tarefa de trabalho estimada de forma mais rápida e confiável do que uma mão ou mente humana pode ser assustadora, e com razão, se for o seu trabalho que está sendo substituído.

A automação é uma realidade em quase todos os setores, e não apenas em compras. Se você possui habilidades que agregam claro valor ao departamento da empresa que atende, seus gerentes certamente procurarão maneiras de usar a automação para ampliar a eficácia de seu desempenho, porque a automação é principalmente uma ferramenta projetada para criação e não para destruição. Trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil.

Saiba mais sobre automação no local de trabalho com informações úteis extraídas do hub de conteúdo da G2 sobre IA e automação.