Automazione degli appalti: i bot sono qui per aiutarti

Le parole "automazione" o "robot" possono essere un po' inquietanti o causare molta ansia nel mondo degli affari.

Molte persone considerano l'automazione, i robot e l'intelligenza artificiale come il diavolo perché, dato abbastanza tempo, causeranno la morte del lavoro di tutti i lavoratori in tutti i settori. Destra?

Sbagliato.

Allarmisti preoccupati ascoltano storie di posti di lavoro sostituiti dalla tecnologia di automazione e presumono automaticamente che di conseguenza i dipendenti vengano messi sul tagliere. Si presume che le organizzazioni stiano eliminando i dipendenti insieme alle attività che vengono automatizzate, ma questo non è sincronizzato con la realtà.

La verità è che, poiché alcuni compiti vengono estratti dalle mani dell'uomo e trasferiti ai robot, i lavoratori che una volta svolgevano questi compiti vengono liberati per contribuire alle loro organizzazioni in modi più intelligenti. L'idea è di lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Questi compiti richiedono i processi di pensiero di alto livello della mente umana, quelli che il software di automazione non è in grado di eseguire.

Oltre a non essere sincronizzato con la realtà, l'idea che le aziende stiano automatizzando il processo con l'intento specifico di ridurre il proprio organico interno è sbagliata per un altro motivo. In generale, il ridimensionamento è solo un risparmio sui costi una tantum, è terribile per il morale dell'azienda e raramente un obiettivo aziendale a meno che non stiano lottando finanziariamente.

Fortunatamente, i robot in realtà non vengono a renderci schiavi come fanno nei film di fantascienza degli anni '50 di cattivo gusto. Piuttosto, i robot e l'automazione sono qui per alleviarci dal dover svolgere compiti amministrativi banali e concentrare la nostra energia e le nostre capacità intellettuali su quelli più grandi, più strategici e importanti.

La realtà dell'automazione negli appalti

La realtà dell'automazione negli appalti è molto lontana dagli scenari fantastici del giorno del giudizio che incombono nella mente di molti lavoratori, e in particolare di quelli che occupano posizioni a bassa qualificazione. Sì, è vero che alcuni lavori sono svaniti di fronte alla progressione dell'automazione, ma la paura è spesso esagerata e fuori luogo.

Per quel che può valere, molti dei posti di lavoro che si pensava fossero andati persi esclusivamente a causa dell'automazione sono stati invece esternalizzati a località offshore. Resta vero che il risultato finale è ancora una perdita di posti di lavoro, ma la giusta colpa per la perdita deve essere attribuita ai piedi dell'autentico colpevole per evitare l'inutile perpetuarsi di paure infondate nell'automazione.

Quando si tratta di appalti, alcuni dei timori associati all'automazione sono giustificabili, ma gran parte del timore è illegittimo. Fortunatamente, tutti gli addetti all'approvvigionamento hanno la competenza per eseguire autovalutazioni e per determinare se possono essere raggruppati all'interno della scheggia di dipendenti dell'approvvigionamento i cui posti di lavoro sono veramente a rischio di diventare vittime dell'automazione, o se sono tra la maggioranza i cui lavori di approvvigionamento sono sicuro.

Se trascorri la maggior parte del tuo tempo al lavoro copiando e incollando informazioni dalla "colonna A" alla "colonna B", le tue preoccupazioni sull'automazione che eliminano il tuo lavoro potrebbero essere giustificabili. La cruda realtà per coloro che occupano posizioni di immissione dati è che esistono prove statistiche che dimostrano che l'automazione dei propri lavori si traduce in una produttività più affidabile.

Uno dei punti di forza dell'automazione è la sua capacità di eseguire compiti noiosi e ripetitivi senza perdere la precisione lungo il percorso. Quando le persone eseguono l'immissione manuale dei dati durante un'intera giornata lavorativa di otto ore, tendono ad essere molto più accurate nelle prime quattro ore di immissione dei dati rispetto alle ultime quattro. Questo perché le capacità di attenzione degli esseri umani sono naturalmente affaticate nel tempo. In confronto, l'automazione è dimostrabilmente migliore nel mantenere l'attenzione ai dettagli richiesta per eseguire in modo impeccabile attività come l'immissione di dati per lunghi periodi di tempo.

Se le tue responsabilità nell'approvvigionamento consistono esclusivamente nel lavoro di immissione dei dati e ritieni di essere del tutto incapace di svolgere qualsiasi altro compito, è meglio arrivare a questa consapevolezza ora e adottare misure per acquisire alcune abilità supplementari che ti consentirebbero di fare perno e applica te stesso a una serie di compiti più coinvolgenti.

È probabile che se la tua routine di lavoro settimanale comprende una maratona di inserimento dati dopo l'altra, probabilmente hai paura dell'idea di recarti in ufficio ogni mattina. Inoltre, esiste una probabilità ancora maggiore che la banalità della tua esperienza lavorativa ti faccia sentire completamente disconnesso sia dalla missione della tua organizzazione che dalla funzione che svolgi nel portare a compimento gli obiettivi aziendali.

Di fronte all'automazione, se ti identifichi realisticamente come un dipendente con basse competenze, trarrai enormi benefici unendoti alla moltitudine di lavoratori che stanno attivamente acquisendo nuove preziose competenze e istruzione che consentiranno loro di fornire valore ai loro attuali luoghi di lavoro o ai loro prossimo.

I vantaggi dell'automazione negli appalti

Ora è il momento della buona notizia: la stragrande maggioranza dei dipendenti del procurement non ha nulla da temere dall'automazione. In effetti, l'automazione è una delle forze responsabili di rendere i lavori di approvvigionamento più coinvolgenti, eccitanti e personalmente gratificanti.

Questo perché l'automazione di attività insensate consente a più membri del personale di svolgere compiti che richiedono il funzionamento della mente umana, qualcosa che l'automazione non potrà mai sostituire.

"Siamo stati in grado di lavorare di più con le stesse persone o con meno persone", ha spiegato Frank Cuomo, Vice President Sourcing and Procurement per Univision.

“Il mio obiettivo non è ridurre l'organico. Ciò crea una falsa illusione di ridurre i costi. La riduzione dell'organico offre un'opportunità di risparmio una tantum. Questo è tutto, ma se mantieni quell'organico e fai in modo che [il team] svolga attività a valore aggiunto, puoi ottenere risparmi aggiuntivi sfruttando l'automazione per svolgere attività transazionali ripetitive e senza valore. Voglio ampliare il team e trasformarli tutti da dipendenti tattici, che effettuano transazioni, a dipendenti orientati al valore".

Anche se molti lavoratori pensano all'automazione come al primo passo nell'acquisizione letterale di un robot, un'analisi di ciò che l'automazione può e non può essere dovuta rivela i modi precisi in cui l'automazione è limitata nella sua efficacia.

Nonostante la capacità dell'automazione di eseguire attività con chiari risultati positivi o negativi, sì o no, in bianco o nero, fallisce in aree di esecuzione che richiedono l'analisi di molteplici fattori. Quanto più complessa diventa la procedura decisionale, tanto più rapidamente vengono scoperte le carenze dell'automazione.

Tuttavia, l'immancabile precisione dell'automazione consente agli specialisti del procurement di svolgere il proprio lavoro in modo più intelligente e con un volume maggiore di informazioni accurate a loro disposizione. Realisticamente, molte delle posizioni che i dipendenti di approvvigionamento di basso livello o entry-level aspirano a occupare sono messe a loro disposizione in una fase precedente della carriera perché l'automazione ha consentito di riutilizzare la manodopera per progetti che richiedono una maggiore capacità intellettiva.

Chad McDonald, Director of Procurement and Treasury presso The Andersons Inc., un'azienda agroalimentare diversificata, afferma:

"L'automazione [sta] aiutando le nostre organizzazioni a concentrarsi su cose che sono più strategiche, piuttosto che tattiche. Ad esempio, abbiamo eliminato circa l'80% dell'elaborazione manuale delle fatture per i debiti indiretti grazie a questi strumenti".

Piuttosto che agire come un distruttore di posti di lavoro, l'automazione continua ad agire come un grande abilitatore e potenziatore delle prestazioni in diversi settori, compreso il procurement. L'interazione tra intelligenza artificiale e intelligenza reale è il punto in cui si raggiunge l'apice della moderna efficienza sul posto di lavoro.

Con l'automazione che gestisce le responsabilità che ritenevano preziose a causa dei risultati identificabili che hanno prodotto, come un foglio di calcolo compilato, i team di approvvigionamento possono dedicare più tempo a ruoli che massimizzano le loro caratteristiche umane, come costruire relazioni con i fornitori, parlare attraverso i limiti, esibirsi in loco valutazioni e soluzioni negoziali.

I bot possono fornire dati di supporto per svolgere attività come queste, ma non hanno alcuna delle facoltà necessarie per eseguire le attività che creano il massimo valore nel regno degli appalti.

Per David Latten, Head of Indirect Procurement di Logitech, i progressi nell'automazione degli acquisti hanno dato al suo team più tempo per concentrarsi sulla creazione di valore per l'organizzazione. Non molto tempo fa, la tecnologia non esisteva per automatizzare l'approvvigionamento transazionale. E senza quella tecnologia, semplicemente non c'era tempo per immergersi nell'analisi.

Lui spiega:

“Storicamente, è stato speso troppo tempo con gli appalti transazionali. Abbiamo iniziato ad automatizzare molti di questi processi, dando al mio team lo spazio di testa per l'approvvigionamento a valore aggiunto. Questo fa parte della più ampia transizione che stiamo cercando di fare”.

L'automazione può aiutare ad assumere e trattenere i dipendenti

In effetti, non solo è una falsità affermare che l'automazione è integrata nelle pratiche aziendali al fine di ridurre il numero di dipendenti sul posto di lavoro, uno degli obiettivi alla base dell'automazione delle pratiche è spesso quello di trattenere denaro per assumere di più dipendenti per ricoprire ruoli critici ed eseguire compiti cruciali.

Quando si tratta di approvvigionamento, l'automazione consente un'espansione del pool di fornitori, insieme a una gestione semplificata del processo di gara. L'effetto netto dell'automazione di solo queste due attività si traduce in maggiori risparmi con il minimo sforzo.

Ad esempio, Chad McDonald afferma che uno dei vantaggi dell'implementazione dell'automazione degli appalti è stata la razionalizzazione del processo di acquisto. Dopo aver negoziato un accordo con gli stessi quattro fornitori per diversi mesi senza una soluzione, Chad ha capito che doveva esserci un modo più efficiente per gestire il processo:

“Invece di acquistare una qualsiasi di queste merci da quei tre o quattro fornitori, ora siamo in grado di fare offerte e acquistare la merce da venti a trenta fornitori diversi. Immagina di provare a gestire un processo di offerta con da venti a trenta fornitori per acquistare un articolo tramite un foglio di calcolo nell'e-mail. Semplicemente non funziona".

Nonostante lo scetticismo apparentemente onnipresente e la sfiducia aziendale, la maggior parte dei datori di lavoro del 21° secolo sta attualmente cercando di trattenere il maggior numero possibile di dipendenti se quei lavoratori abbracciano la cultura e la missione delle loro organizzazioni. Individuare individui in grado di integrare perfettamente le loro abitudini e personalità nei protocolli stabiliti di un posto di lavoro è spesso una sfida più alta per il dipartimento delle risorse umane rispetto alla sfida di acquisire talenti che arrivano preconfezionati con tutte le abilità desiderate.

Spesso, è più conveniente insegnare una nuova abilità a un dipendente affidabile piuttosto che assumere una nuova persona che abbia talento sulla carta, e quindi sperare che quella persona si unisca al resto dell'organizzazione.

L'automazione è una realtà in tutti i settori, non solo nel procurement

Non solo gli esseri umani sono incapaci di svolgere attività banali come l'immissione di dati alla velocità accelerata del software e dei sistemi di automazione, ma mancano anche della capacità di mantenere la stessa precisione dopo ore di esecuzione di queste attività. Al contrario, la durata durante la quale viene eseguita una routine non influisce sulla capacità di un computer di eseguirla. Pertanto, l'automazione è un passaggio logico nella progressione del completamento delle attività amministrative.

La paura dell'automazione e dei bot è legittima, tuttavia i vantaggi sono evidenti. Comprensibilmente, rendersi conto che una macchina o un sistema software possono svolgere un lavoro prezioso più velocemente e in modo più affidabile di una mano o di una mente umana può essere scoraggiante, e giustamente se è il tuo lavoro che viene sostituito.

L'automazione è una realtà in quasi tutti i settori e non solo negli appalti. Se possiedi competenze che aggiungono un chiaro valore al dipartimento dell'azienda che servi, i tuoi manager cercheranno sicuramente modi per utilizzare l'automazione per aumentare l'efficacia delle tue prestazioni, perché l'automazione è principalmente uno strumento progettato per la creazione piuttosto che per la distruzione. Lavora in modo più intelligente, non più difficile.

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