Automatisation des achats : les bots sont là pour vous aider

Les mots « automatisation » ou « robots » peuvent être un peu déstabilisants ou causer beaucoup d'anxiété dans le monde des affaires.

Beaucoup de gens considèrent l'automatisation, les robots et l'IA comme le diable car, avec suffisamment de temps, cela entraînera la mort éventuelle des emplois de tous les travailleurs de toutes les industries. Droit?

Mauvais.

Les alarmistes inquiets entendent des histoires sur les emplois remplacés par la technologie de l'automatisation et supposent automatiquement que les employés sont mis sur le billot en conséquence. L'hypothèse est que les organisations éliminent des employés parallèlement aux tâches qui sont automatisées, mais cela n'est pas en phase avec la réalité.

La vérité est que, parce que certaines tâches sont extraites des mains humaines et confiées à des robots, les travailleurs qui exécutaient autrefois ces tâches sont libérés pour contribuer à leur organisation de manière plus intelligente. L'idée est de travailler plus intelligemment, pas plus dur. Ces tâches nécessitent les processus de pensée de haut niveau de l'esprit humain, ceux que les logiciels d'automatisation sont incapables d'effectuer.

En plus d'être en décalage avec la réalité, l'idée que les entreprises automatisent le processus dans le but précis de réduire leurs effectifs internes est erronée pour une autre raison. D'une manière générale, la réduction des effectifs n'est qu'une économie ponctuelle, elle est terrible pour le moral de l'entreprise et rarement un objectif commercial à moins qu'elle ne soit en difficulté financière.

Heureusement, les robots ne viennent en fait pas nous asservir comme ils le font dans les films de science-fiction ringards des années 1950. Au contraire, les bots et l'automatisation sont là pour nous éviter d'avoir à effectuer des tâches administratives banales et à concentrer notre énergie et notre cerveau sur les plus grandes, les plus stratégiques et les plus importantes.

La réalité de l'automatisation des achats

La réalité de l'automatisation des achats est très éloignée des scénarios apocalyptiques imaginaires qui se profilent dans l'esprit de nombreux travailleurs, et en particulier de ceux qui occupent des postes peu qualifiés. Oui, il est vrai que certains métiers se sont évaporés face à la progression de l'automatisation, mais la peur est souvent exagérée et déplacée.

Pour ce que ça vaut, de nombreux emplois que l'on pensait avoir été perdus exclusivement à cause de l'automatisation ont plutôt été externalisés vers des sites offshore. Il reste vrai que le résultat final est toujours une perte d'emploi, mais le blâme approprié pour la perte doit être imputé au véritable coupable afin d'éviter la perpétuation inutile de craintes non fondées concernant l'automatisation.

En matière d'approvisionnement, certaines des craintes associées à l'automatisation sont justifiées, mais la plupart de ces craintes sont illégitimes. Heureusement, tous les travailleurs de l'approvisionnement ont la compétence d'effectuer des auto-évaluations et de déterminer s'ils peuvent être regroupés dans le groupe d'employés de l'approvisionnement dont les emplois risquent vraiment de devenir des victimes de l'automatisation, ou s'ils font partie de la majorité dont les emplois dans l'approvisionnement sont sécurisé.

Si la majorité de votre temps au travail est consacrée à copier et coller des informations de la « Colonne A » à la « Colonne B », vos préoccupations concernant l'automatisation éliminant votre travail peuvent être justifiées. La dure réalité pour ceux qui occupent des postes de saisie de données est qu'il existe des preuves statistiques démontrant que l'automatisation de leur travail se traduit par une productivité plus fiable.

L'une des forces de l'automatisation est sa capacité à effectuer des tâches ennuyeuses et répétitives sans perdre de précision en cours de route. Lorsque les gens effectuent une saisie manuelle des données tout au long d'une journée de travail complète de huit heures, ils ont tendance à être beaucoup plus précis au cours des quatre premières heures de saisie des données qu'au cours des quatre dernières. C'est parce que la durée d'attention des êtres humains est naturellement fatiguée avec le temps. En comparaison, l'automatisation est manifestement plus efficace pour maintenir l'attention portée aux détails requise pour exécuter impeccablement des tâches telles que la saisie de données pendant de longues périodes.

Si vos responsabilités en matière d'approvisionnement consistent exclusivement en un travail de saisie de données et que vous vous rendez compte que vous êtes tout à fait incapable d'effectuer d'autres tâches, il est préférable d'en prendre conscience maintenant et de prendre des mesures pour acquérir des compétences supplémentaires qui vous permettraient de pivoter et appliquez-vous à un ensemble de tâches plus engageantes.

Il y a de fortes chances que si votre routine de travail hebdomadaire comprend un marathon de saisie de données après l'autre, vous redoutez probablement l'idée de vous rendre au bureau chaque matin. De plus, il existe une probabilité encore plus grande que la banalité de votre expérience de travail vous laisse complètement déconnecté à la fois de la mission de votre organisation et de la fonction que vous remplissez pour concrétiser les objectifs de l'entreprise.

Face à l'automatisation, si vous vous identifiez de manière réaliste comme un employé peu qualifié, vous bénéficierez énormément en rejoignant la multitude de travailleurs qui acquièrent activement de nouvelles compétences et une formation précieuses qui leur permettront d'apporter de la valeur à leur lieu de travail actuel ou à leur le prochain.

Les avantages de l'automatisation des achats

Il est maintenant temps pour la bonne nouvelle : la grande majorité des employés des achats n'ont rien à craindre de l'automatisation. En fait, l'automatisation est l'une des forces responsables de rendre les tâches d'approvisionnement plus engageantes, passionnantes et personnellement gratifiantes.

En effet, l'automatisation des tâches insensées libère davantage de membres du personnel pour effectuer des tâches qui nécessitent le fonctionnement de l'esprit humain, ce que l'automatisation ne pourra jamais remplacer.

« Nous avons pu travailler plus avec les mêmes personnes ou moins », a expliqué Frank Cuomo, vice-président de l'approvisionnement et de l'approvisionnement chez Univision.

« Mon objectif n'est pas de réduire les effectifs. Cela crée une fausse illusion de réduction des coûts. La réduction des effectifs vous offre une opportunité d'économies ponctuelles. C'est tout, mais si vous conservez cet effectif et que [l'équipe] effectue une activité à valeur ajoutée, vous pouvez générer des économies supplémentaires tout en tirant parti de l'automatisation pour effectuer l'activité transactionnelle répétitive et sans valeur. Je veux agrandir l'équipe et les transformer tous d'employés tactiques et performants en employés axés sur la valeur.

Même si de nombreux travailleurs considèrent l'automatisation comme la première étape d'une prise de contrôle littérale par un robot, une analyse de ce que l'automatisation peut et ne peut pas faire révèle les façons précises dont l'automatisation est limitée dans son efficacité.

Malgré la capacité de l'automatisation à effectuer des tâches avec des résultats clairs bons ou mauvais, oui ou non, noir ou blanc, elle échoue dans les domaines d'exécution qui nécessitent l'analyse de plusieurs facteurs. Plus la procédure de prise de décision devient complexe, plus les lacunes de l'automatisation sont rapidement exposées.

Cependant, la précision sans faille de l'automatisation permet aux spécialistes des achats d'effectuer leur travail plus intelligemment et avec un plus grand volume d'informations précises à leur disposition. De manière réaliste, bon nombre des postes que les employés des achats de niveau inférieur ou débutants aspirent à occuper leur sont proposés à un stade précoce de leur carrière, car l'automatisation a permis de réaffecter la main-d'œuvre à des projets nécessitant une plus grande intelligence.

Chad McDonald, directeur des achats et de la trésorerie chez The Andersons Inc., une entreprise agroalimentaire diversifiée, déclare :

"L'automatisation [est] en train d'aider nos organisations à se concentrer sur des choses plus stratégiques que tactiques. Par exemple, nous avons éliminé environ 80 % du traitement manuel des factures pour les fournisseurs indirects grâce à ces outils. »

Plutôt que d'agir comme un destructeur d'emplois, l'automatisation continue d'agir comme un grand catalyseur et un amplificateur de performance dans plusieurs secteurs, y compris l'approvisionnement. L'interaction de l'intelligence artificielle et de l'intelligence réelle est l'endroit où le summum de l'efficacité du lieu de travail moderne est atteint.

Grâce à l'automatisation de la gestion des responsabilités qui semblaient précieuses en raison des résultats identifiables qu'elles ont produits, comme une feuille de calcul remplie, les équipes d'approvisionnement peuvent consacrer plus de temps à des rôles qui maximisent leurs attributs humains, comme l'établissement de relations avec les fournisseurs, la discussion sur les limites, l'exécution sur site des évaluations et des solutions de négociation.

Les bots peuvent fournir des données de support pour aider à des tâches comme celles-ci, mais ils n'ont aucune des facultés nécessaires pour effectuer les tâches qui créent la plus grande valeur dans le domaine de l'approvisionnement.

Pour David Latten, responsable des achats indirects chez Logitech, les progrès de l'automatisation des achats ont donné à son équipe plus de temps pour se concentrer sur la création de valeur pour l'organisation. Il n'y a pas si longtemps, la technologie n'existait pas pour automatiser les achats transactionnels. Et sans cette technologie, il n'y avait tout simplement pas le temps de plonger dans l'analyse.

Il explique:

« Historiquement, beaucoup trop de temps a été consacré aux achats transactionnels. Nous avons commencé à automatiser un grand nombre de ces processus, donnant à mon équipe l'espace de tête pour les achats à valeur ajoutée. Cela fait partie de la transition plus large que nous cherchons à faire.

L'automatisation peut aider à embaucher et à retenir les employés

En fait, non seulement il est faux de prétendre que l'automatisation est intégrée aux pratiques commerciales dans le but de réduire le nombre d'employés sur le lieu de travail, mais l'un des objectifs sous-jacents de l'automatisation des pratiques est souvent de conserver de l'argent pour en embaucher davantage. employés pour remplir des rôles critiques et effectuer des tâches cruciales.

En matière d'approvisionnement, l'automatisation permet d'élargir le pool de fournisseurs, ainsi que de simplifier la gestion du processus d'appel d'offres. L'effet net de l'automatisation de ces deux tâches seulement se traduit par des économies plus importantes avec un minimum d'effort.

Par exemple, Chad McDonald affirme que l'un des avantages de la mise en œuvre de l'automatisation des achats a été la rationalisation du processus d'achat. Après avoir négocié un accord avec les quatre mêmes fournisseurs pendant plusieurs mois sans résolution, Chad s'est rendu compte qu'il devait y avoir un moyen plus efficace de gérer le processus :

« Au lieu d'acheter l'un ou l'autre de ces produits auprès de ces trois ou quatre fournisseurs, nous sommes désormais en mesure d'enchérir et d'acheter le produit auprès de vingt à trente fournisseurs différents. Imaginez que vous essayez de gérer un processus d'appel d'offres avec vingt à trente fournisseurs pour acheter un article via une feuille de calcul par e-mail. Cela ne fonctionne tout simplement pas.

Malgré le scepticisme et la méfiance des entreprises apparemment omniprésents, la plupart des employeurs du 21e siècle cherchent actuellement à conserver autant d'employés que possible si ces travailleurs adoptent la culture et la mission de leurs organisations. Localiser des personnes capables d'intégrer de manière transparente leurs habitudes et leurs personnalités dans les protocoles établis d'un lieu de travail est souvent un défi plus élevé pour le service des ressources humaines que le défi d'acquérir des talents qui arrivent préemballés avec toutes les compétences souhaitées.

Souvent, il est plus pratique d'enseigner une nouvelle compétence à un employé fiable que d'embaucher une nouvelle personne talentueuse sur papier, puis d'espérer que cette personne se confond avec le reste de l'organisation.

L'automatisation est une réalité dans toutes les industries, pas seulement dans l'approvisionnement

Non seulement les êtres humains sont incapables d'effectuer des tâches banales comme la saisie de données au rythme accéléré des logiciels et des systèmes d'automatisation, mais ils n'ont pas non plus la capacité de maintenir la même précision après des heures d'exécution de ces tâches. Inversement, la durée pendant laquelle une routine est exécutée n'affecte pas la capacité d'un ordinateur à l'exécuter. L'automatisation est donc une étape logique dans la progression de la réalisation des tâches administratives.

La peur de l'automatisation et des robots est légitime, cependant, les avantages sont clairs. Naturellement, la prise de conscience qu'une machine ou un système logiciel peut effectuer un travail précieux plus rapidement et de manière plus fiable qu'une main ou un esprit humain peut être intimidante, et à juste titre si c'est votre travail qui est remplacé.

L'automatisation est une réalité dans presque toutes les industries, et pas uniquement dans les achats. Si vous possédez des compétences qui ajoutent une valeur claire au département de l'entreprise que vous servez, vos managers chercheront assurément des moyens d'utiliser l'automatisation pour amplifier l'efficacité de vos performances, car l'automatisation est avant tout un outil conçu pour créer plutôt que pour détruire. Travaillez plus intelligemment, pas plus dur.

Apprenez-en plus sur l'automatisation sur le lieu de travail avec des informations utiles extraites du hub de contenu de G2 sur l'IA et l'automatisation.