Beschaffungsautomatisierung: Die Bots sind hier, um Ihnen zu helfen

Die Wörter „Automatisierung“ oder „Roboter“ können ein wenig verunsichern oder in der Geschäftswelt viel Angst auslösen.

Viele Menschen halten Automatisierung, Roboter und KI für den Teufel, weil sie bei ausreichender Zeit den Arbeitsplätzen aller Arbeitnehmer in allen Branchen den Tod bringen werden. Recht?

Falsch.

Besorgte Alarmisten hören Geschichten über die Verdrängung von Arbeitsplätzen durch Automatisierungstechnik und gehen automatisch davon aus, dass Mitarbeiter dadurch auf die Schippe genommen werden. Die Vermutung, dass Organisationen neben den zu automatisierenden Aufgaben auch Mitarbeiter abbauen, entspricht jedoch nicht der Realität.

Die Wahrheit ist, dass Mitarbeiter, die diese Aufgaben früher ausgeführt haben, freigestellt werden, um auf intelligentere Weise zu ihren Organisationen beizutragen, da bestimmte Aufgaben aus menschlichen Händen genommen und an Roboter übergeben werden. Die Idee ist, klüger zu arbeiten, nicht härter. Diese Aufgaben erfordern die hochrangigen Denkprozesse des menschlichen Geistes, die Automatisierungssoftware nicht ausführen kann.

Abgesehen davon, dass sie nicht mit der Realität übereinstimmen, ist die Vorstellung, dass Unternehmen den Prozess mit der spezifischen Absicht automatisieren, ihre interne Mitarbeiterzahl zu reduzieren, aus einem anderen Grund falsch. Im Allgemeinen ist eine Verkleinerung nur eine einmalige Kosteneinsparung, sie ist schrecklich für die Moral des Unternehmens und selten ein Geschäftsziel, es sei denn, sie haben finanzielle Probleme.

Glücklicherweise kommen die Roboter tatsächlich nicht, um uns zu versklaven, wie sie es in kitschigen Science-Fiction-Filmen der 1950er Jahre tun. Vielmehr sind Bots und Automatisierung hier, um uns von alltäglichen, administrativen Aufgaben zu befreien und unsere Energie und Intelligenz auf die größeren, strategischeren und wichtigeren zu konzentrieren.

Die Realität der Automatisierung im Einkauf

Die Realität der Automatisierung in der Beschaffung ist weit entfernt von den Fantasieszenarien des Weltuntergangs, die sich in den Köpfen vieler Arbeitnehmer abzeichnen, insbesondere derjenigen, die Positionen mit geringer Qualifikation besetzen. Ja, es stimmt, dass einige Jobs angesichts der fortschreitenden Automatisierung verschwunden sind, aber die Angst ist oft übertrieben und unangebracht.

Für das, was es wert ist, wurden viele der Arbeitsplätze, von denen angenommen wurde, dass sie ausschließlich durch die Automatisierung verloren gingen, stattdessen an Offshore-Standorte ausgelagert. Es bleibt wahr, dass das Endergebnis immer noch ein Arbeitsplatzverlust ist, aber die angemessene Schuld für den Verlust muss den authentischen Schuldigen zu Füßen gelegt werden, um die unnötige Aufrechterhaltung unbegründeter Ängste in der Automatisierung zu vermeiden.

Bei der Beschaffung sind die Automatisierungsbefürchtungen zum Teil berechtigt, zum Teil aber auch unberechtigt. Glücklicherweise verfügen alle Beschaffungsmitarbeiter über die Kompetenz, Selbsteinschätzungen durchzuführen und festzustellen, ob sie in die Gruppe der Beschaffungsmitarbeiter eingeordnet werden können, deren Jobs wirklich der Automatisierung zum Opfer fallen, oder ob sie zu der Mehrheit gehören, deren Beschaffungsjobs dies sind sicher.

Wenn Sie den größten Teil Ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen aus „Spalte A“ in „Spalte B“ zu kopieren und einzufügen, sind Ihre Bedenken, dass die Automatisierung Ihren Job eliminieren könnte, berechtigt. Die nackte Realität für diejenigen, die Positionen in der Dateneingabe besetzen, ist, dass es statistische Beweise gibt, die zeigen, dass die Automatisierung ihrer Jobs zu einer zuverlässigeren Produktivität führt.

Eine der Stärken der Automatisierung ist ihre Fähigkeit, langweilige und sich wiederholende Aufgaben auszuführen, ohne dabei an Genauigkeit zu verlieren. Wenn Menschen während eines vollen achtstündigen Arbeitstages manuelle Dateneingaben durchführen, neigen sie dazu, in den ersten vier Stunden der Dateneingabe viel genauer zu sein als in den letzten vier. Dies liegt daran, dass die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen im Laufe der Zeit von Natur aus ermüdet. Im Vergleich dazu ist die Automatisierung nachweislich besser darin, die Aufmerksamkeit für Details aufrechtzuerhalten, die erforderlich ist, um Aufgaben wie die Dateneingabe über lange Zeiträume tadellos auszuführen.

Wenn Ihre Verantwortlichkeiten in der Beschaffung ausschließlich aus der Dateneingabe bestehen und Sie feststellen, dass Sie überhaupt nicht in der Lage sind, andere Aufgaben zu erfüllen, sollten Sie am besten jetzt zu dieser Erkenntnis kommen und Schritte unternehmen, um einige zusätzliche Fähigkeiten zu erwerben, die Sie in die Lage versetzen würden, umzuschwenken und wenden Sie sich einem ansprechenderen Aufgabenbereich zu.

Wenn Ihre wöchentliche Arbeitsroutine aus einem Dateneingabe-Marathon nach dem anderen besteht, haben Sie wahrscheinlich Angst vor der Vorstellung, jeden Morgen ins Büro zu fahren. Darüber hinaus besteht eine noch größere Wahrscheinlichkeit, dass die Alltäglichkeit Ihrer Berufserfahrung dazu führt, dass Sie sich sowohl von der Mission Ihrer Organisation als auch von der Funktion, die Sie bei der Verwirklichung der Unternehmensziele erfüllen, völlig losgelöst fühlen.

Wenn Sie sich angesichts der Automatisierung realistisch als gering qualifizierter Mitarbeiter identifizieren, werden Sie immens davon profitieren, wenn Sie sich der Vielzahl von Arbeitnehmern anschließen, die aktiv wertvolle neue Fähigkeiten und Ausbildungen erwerben, die es ihnen ermöglichen, entweder ihren derzeitigen oder ihren Arbeitsplatz aufzuwerten nächste.

Die Vorteile der Automatisierung im Einkauf

Jetzt ist es Zeit für die gute Nachricht: Die überwiegende Mehrheit der Einkaufsmitarbeiter hat nichts von der Automatisierung zu befürchten. Tatsächlich ist die Automatisierung eine der Kräfte, die dafür verantwortlich sind, Beschaffungsjobs ansprechender, spannender und persönlich befriedigender zu machen.

Dies liegt daran, dass die Automatisierung von sinnlosen Aufgaben mehr Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Aufgaben zu erledigen, die die Arbeit des menschlichen Verstandes erfordern, was etwas ist, was die Automatisierung niemals ersetzen kann.

„Wir konnten mehr Arbeit mit denselben oder weniger Mitarbeitern erledigen“, erklärte Frank Cuomo, Vice President of Sourcing and Procurement bei Univision.

„Mein Ziel ist es nicht, die Mitarbeiterzahl zu reduzieren. Das schafft eine falsche Illusion von Kostensenkungen. Die Reduzierung der Mitarbeiterzahl bietet Ihnen eine einmalige Möglichkeit zur Kosteneinsparung. Das war's, aber wenn Sie diese Mitarbeiterzahl beibehalten und [das Team] wertschöpfende Aktivitäten durchführen lassen, können Sie zusätzliche Einsparungen erzielen und gleichzeitig die Automatisierung nutzen, um die sich wiederholenden, nicht wertschöpfenden Transaktionsaktivitäten durchzuführen. Ich möchte das Team erweitern und sie alle von taktischen, transaktionsorientierten Mitarbeitern zu wertorientierten Mitarbeitern machen.“

Auch wenn viele Arbeitnehmer die Automatisierung als den ersten Schritt in einer buchstäblichen Roboterübernahme betrachten, zeigt eine Analyse dessen, was Automatisierung leisten kann und was nicht, die genauen Wege, auf denen die Automatisierung in ihrer Effektivität begrenzt ist.

Trotz der Fähigkeit der Automatisierung, Aufgaben mit klaren Gut-oder-Schlecht-, Ja-oder-Nein-, Schwarz-Weiß-Ergebnissen auszuführen, versagt sie in Ausführungsbereichen, die die Analyse mehrerer Faktoren erfordern. Je komplexer die Entscheidungsfindung wird, desto schneller zeigen sich die Defizite der Automatisierung.

Die unfehlbare Präzision der Automatisierung versetzt die Beschaffungsspezialisten jedoch in die Lage, ihre Arbeit klüger auszuführen und ihnen ein größeres Volumen an genauen Informationen zur Verfügung zu stellen. Realistischerweise werden ihnen viele der Positionen, die Low-Level- oder Einstiegsmitarbeiter in der Beschaffung anstreben, in einer früheren Karrierephase zur Verfügung gestellt, da die Automatisierung es ermöglicht hat, Arbeitskräfte für Projekte einzusetzen, die mehr Intelligenz erfordern.

Chad McDonald, Director of Procurement and Treasury bei The Andersons Inc., einem diversifizierten Agrarunternehmen, sagt:

„Automatisierung [is] hilft unseren Organisationen, sich auf Dinge zu konzentrieren, die eher strategisch als taktisch sind. Beispielsweise haben wir durch diese Tools etwa 80 Prozent der manuellen Rechnungsbearbeitung für indirekte Verbindlichkeiten eliminiert.“

Anstatt als Arbeitsplatzvernichter zu fungieren, fungiert die Automatisierung weiterhin als großer Befähiger und Leistungssteigerer in mehreren Branchen, einschließlich der Beschaffung. Im Zusammenspiel von künstlicher Intelligenz und echter Intelligenz wird der Gipfel moderner Arbeitsplatzeffizienz erreicht.

Wenn die Automatisierung die Verantwortlichkeiten übernimmt, die sich aufgrund der von ihnen erzielten identifizierbaren Ergebnisse wie einer ausgefüllten Tabelle als wertvoll erwiesen haben, können Beschaffungsteams mehr Zeit auf Rollen verwenden, die ihre menschlichen Eigenschaften maximieren, wie z Einschätzungen und Verhandlungslösungen.

Bots können unterstützende Daten liefern, um bei Aufgaben wie diesen zu helfen, aber ihnen fehlen alle notwendigen Fähigkeiten, um die Aufgaben auszuführen, die im Beschaffungsbereich den größten Wert schaffen.

Für David Latten, Head of Indirect Procurement bei Logitech, haben Fortschritte in der Beschaffungsautomatisierung seinem Team mehr Zeit gegeben, sich darauf zu konzentrieren, den Wert für das Unternehmen zu steigern. Vor nicht allzu langer Zeit gab es noch keine Technologie zur Automatisierung der transaktionalen Beschaffung. Und ohne diese Technologie war einfach keine Zeit, in die Analytik einzutauchen.

Er erklärt:

„In der Vergangenheit wurde viel zu viel Zeit mit transaktionaler Beschaffung verbracht. Wir haben damit begonnen, viele dieser Prozesse zu automatisieren, was meinem Team den Freiraum für eine wertschöpfende Beschaffung gibt. Dies ist Teil des umfassenderen Übergangs, den wir anstreben.“

Automatisierung kann dabei helfen, Mitarbeiter einzustellen und zu halten

Tatsächlich ist es nicht nur falsch zu behaupten, dass die Automatisierung in die Geschäftspraktiken integriert wird, um die Anzahl der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu reduzieren, sondern eines der zugrunde liegenden Ziele der Automatisierungspraktiken besteht häufig darin, Geld einzubehalten, um mehr einzustellen Mitarbeitern, kritische Rollen zu besetzen und entscheidende Aufgaben zu erfüllen.

Im Beschaffungsbereich ermöglicht die Automatisierung eine Erweiterung des Lieferantenpools sowie eine vereinfachte Verwaltung des Ausschreibungsverfahrens. Der Nettoeffekt der Automatisierung nur dieser beiden Aufgaben führt zu größeren Einsparungen bei minimalem Aufwand.

Chad McDonald sagt beispielsweise, dass einer der Vorteile der Implementierung von Beschaffungsautomatisierung die Rationalisierung des Kaufprozesses war. Nachdem Chad mehrere Monate lang ohne Lösung eine Vereinbarung mit denselben vier Lieferanten ausgehandelt hatte, erkannte er, dass es einen effizienteren Weg geben musste, um den Prozess zu verwalten:

„Anstatt irgendeine dieser Waren von diesen drei oder vier Lieferanten zu kaufen, können wir die Ware jetzt bei zwanzig bis dreißig verschiedenen Lieferanten bieten und kaufen. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, einen Angebotsprozess mit zwanzig bis dreißig Lieferanten zu verwalten, um einen Artikel über eine Tabelle in einer E-Mail zu kaufen. Es funktioniert einfach nicht.“

Trotz der scheinbar allgegenwärtigen Skepsis und des Misstrauens der Unternehmen versuchen die meisten Arbeitgeber des 21. Jahrhunderts derzeit, so viele Mitarbeiter wie möglich zu halten, wenn diese Arbeitnehmer die Kultur und Mission ihrer Unternehmen annehmen. Die Suche nach Personen, die ihre Gewohnheiten und Persönlichkeiten nahtlos in die etablierten Protokolle eines Arbeitsplatzes integrieren können, ist oft eine größere Herausforderung für die Personalabteilung als die Herausforderung, Talente zu gewinnen, die mit allen gewünschten Fähigkeiten vorkonfiguriert sind.

Oft ist es bequemer, einem zuverlässigen Mitarbeiter eine neue Fähigkeit beizubringen, als eine neue Person einzustellen, die auf dem Papier talentiert ist, und dann zu hoffen, dass diese Person mit dem Rest der Organisation zusammenpasst.

Automatisierung ist in allen Branchen Realität, nicht nur im Einkauf

Menschen sind nicht nur nicht in der Lage, alltägliche Aufgaben wie die Dateneingabe mit der beschleunigten Geschwindigkeit von Software und Automatisierungssystemen auszuführen, sondern es fehlt ihnen auch die Fähigkeit, nach stundenlanger Ausführung dieser Aufgaben dieselbe Präzision aufrechtzuerhalten. Umgekehrt beeinflusst die Dauer, während der eine Routine ausgeführt wird, nicht die Fähigkeit eines Computers, sie auszuführen. Daher ist die Automatisierung ein logischer Schritt im Fortschritt der Erledigung von Verwaltungsaufgaben.

Die Angst vor Automatisierung und Bots ist berechtigt, die Vorteile liegen jedoch auf der Hand. Verständlicherweise kann die Erkenntnis, dass eine Maschine oder ein Softwaresystem eine geschätzte Aufgabe schneller und zuverlässiger ausführen kann als eine menschliche Hand oder ein menschlicher Verstand, entmutigend sein, und das zu Recht, wenn es Ihr Job ist, der ersetzt wird.

Automatisierung ist in nahezu allen Branchen Realität, nicht nur im Einkauf. Wenn Sie über Fähigkeiten verfügen, die der Abteilung des Unternehmens, in dem Sie tätig sind, einen deutlichen Mehrwert verleihen, werden Ihre Manager sicherlich nach Möglichkeiten suchen, Automatisierung einzusetzen, um die Effektivität Ihrer Leistung zu steigern, da Automatisierung in erster Linie ein Werkzeug ist, das eher zur Schaffung als zur Zerstörung entwickelt wurde. Arbeite schlauer, nicht härter.

Erfahren Sie mehr über die Automatisierung am Arbeitsplatz mit nützlichen Informationen aus dem Content Hub von G2 zu KI und Automatisierung.