如何應對成功舉辦混合賽事的挑戰

“我們可以在平台上看到，當我們的客戶安排活動時，無論他們是在進行虛擬、面對面還是混合，我們始終將混合視為他們的答案。”

事件營銷平台 Splash 的首席執行官 Eric Holmen 回應了我們的觀察，即人們似乎對混合事件產生了持續而持久的興趣。 就在一年前，Splash 對 270 名活動專業人士的調查顯示，即使面對面活動恢復，79% 的公司也希望舉辦包含在線組件的活動。 快進到今年一月，你猜怎麼著？ Splash 最新的“重返業務”調查顯示，這一數字保持穩定：79% 的公司計劃在 2022 年舉辦混合活動。

該調查的其他頭條新聞包括：

• 50% 的公司預計在 2022 年舉辦更多現場活動。
• 46% 的公司預計 2022 年將舉辦比 2021 年更多的虛擬活動。
• 38% 的公司增加了活動營銷預算，而 2020 年這一比例僅為 28%。

Holmen 認為混合事件的持續高數字既有積極的一面，也有消極的一面。 “我認為現在的原因與六個月後的情況不同，”他說。 “現在是因為不確定是否可以舉行面對面的活動。 混合/虛擬保險政策意味著我仍然可以將我的內容推向市場，並且不會錯過我的活動目標。”

混合計劃，而不僅僅是混合活動

然而，Splash 的客戶群對混合活動的興奮是顯而易見的。 “他們看到虛擬非常適合構建數據庫，而面對面非常適合轉換與會者，”他解釋道。 “這不僅僅是關於註冊、誰參加和投資回報率——這些都非常重要——但是，退一步說，它還涉及建立一個可能成為未來活動參加者的合適人員的數據庫。 “

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混合賽事的概念可能比一年前更加清晰，但我們詢問了這對 Holmen 意味著什麼。 “‘事件’這個詞的定義太差了，”他提醒我們。 “可能是生日派對，也可能是 Dreamforce。 我們現在談論混合的方式更像是程序的一部分； 這可能意味著您正在聯播直播活動並進行流式傳輸，或者這可能意味著您稍後將重新廣播直播活動。 我們看到的很多是它是一個序列的一部分，你可能有一個虛擬事件，然後是一個面對面的事件，並可能混合另一個虛擬事件：所以它更多的是關於一個混合程序而不是實際事件。 ”

他還看到了小型賽事的趨勢——混合動力的另一個推動力。 “從大流行中走出來，非常清楚的是，小型的面對面活動更好。 勝利是親密，但很難建立大眾。 因此，如果您要舉辦五個或十個少於 50 人的小型活動，為了獲得您的活動計劃所需的群眾，您可能需要補充一些虛擬活動，我們會考慮混合活動計劃。”

這些趨勢反映在 Splash 在 1 月份推出的 Splash Studio 對虛擬功能的投資中，這清楚地承認虛擬和混合是長期存在的。 “如果你在兩年前加入 Splash 時問我，我們是否會舉辦虛擬活動，我會說，不，我們將專注於我們擅長的領域，即面對面的活動。” 客戶的聲音是決定性因素。 “客戶說，我們想要一個不僅僅是網絡研討會平台的平台。”

到目前為止，我們一直在討論面向外部的客戶活動的背景下的混合活動計劃——但是，當然，還有另一種形式的混合活動，每個人都熟悉，尤其是隨著回到工作場所的趨勢仍在繼續。 那是內部混合活動，一些工作人員在場，一些工作人員遠程參與。 較大的外部和較小的內部混合事件面臨一個共同的困境。 遠程觀眾如何不感到被冷落？

從概念上講，混合內部事件可以追溯到視頻功能變得司空見慣之前——在任何人都稱它們為“混合”之前。 還記得電話會議嗎？ 那些員工圍坐在桌子旁，以及一名或多名員工使用免提電話的會議在很大程度上被忽略了。 “我有 30,000 個或更多的數據點表明電話會議很糟糕，尤其是對於沒有人注意的電話會議，”猶他大學的心理學家、教授和會議效率中心主任約瑟夫艾倫說.

為什麼會議如此可怕？

“為什麼會議如此糟糕，為什麼沒有人對此採取任何行動？” 這就是驅動艾倫的問題，他將自己描述為“會議科學家”。 那是什麼？ “這意味著我研究會議，我的專業領域是工作場所會議。 有人將科學探究的原則以各種形式應用於會議世界。”

艾倫與卡琳·里德（Karin Reed）合作出版了一本剛剛出版的書“突然混合”，這是去年“突然虛擬”的後續作品。

里德解釋了她在合作夥伴關係中的角色。 “我是一名視頻通信專家，”她說。 “我的職業生涯始於廣播記者，一路上贏得了艾美獎和其他各種獎項。 我於 2004 年離開公司，將我的技能應用到企業界。 我發現我會被聘為專業的鏡頭髮言人。 他們從角落辦公室請來的人與我一起出現在鏡頭前，並期望他們能達到同樣的水平。 這往往並不順利。 所以我抓住了這個機會來教那些從未想過自己會成為優秀的鏡頭溝通者的人。 在大流行期間，這些技能變得至關重要，因為突然之間，每個人都通過鏡頭說話。”

里德和艾倫在通過共同的客戶會面後開始合作。 除了這兩本書之外，他們還就如何改進會議和會議成果進行了諮詢。 召開會議——尤其是虛擬會議或混合會議——從未像現在這樣重要。

“在 2020 年 2 月，”艾倫說，“沒有人願意和我說話。 三月和四月，突然間，每個人都想和我說話。 大流行是一個時刻，突然之間，我們非常清楚我們如何以這種方式、以混合方式進行交流。” 在那之前？ “我們理所當然地認為會議很糟糕，這就是生活的方式。”

里德同意：“大流行期間發生了會議爆炸。 會議越來越多，持續時間也越來越長。 視頻會議後視頻會議後視頻會議。 我們現在有更多的會議，業務確實需要在這些會議中完成； 糟糕的會議會導致糟糕的會議結果，因此需要解決這個問題。 對於混合會議，它們在今天變得更加重要的原因是靈活的工作需要它們。 人們希望能夠在他們想工作的地方工作的心態已經發生了變化——而混合會議是連接在任何地方工作的人的唯一方式。”

混合動力的挑戰

“混合會議引入了一個非常複雜的溝通環境，”艾倫解釋說。 “面對面會議只有一種形式——面對面。 使用虛擬，您通常有一種模式，即視頻到視頻。 借助混合，您現在可以進行面對面、視頻到視頻，並且可能還有純音頻。 正如我們忘記了電話中的人一樣，我們也忘記了視頻中的人。 這意味著，如果您親自出席，您實際上在會議中擁有更大的權力來做出決定並促成事情發生。 有些人會利用這一點。”

這是大流行前時期熟悉的兩難境地，當時遠程工作的人可能會發現自己被排除在決策之外，甚至只是冷水般的八卦。 但那時偏遠的情況並不常見。

Reed 解釋說：“確保所有人的出席，努力創造參與和協作的公平性，以便無論您如何參加會議，您的意見都受到同等重視和傾聽。 這需要會議領導者和與會者的努力。 混合會議實際上可能是迄今為止最具包容性的會議，但它需要一種有意識的方法。 如果任其發展，那麼您最終可能會導致生產力下降。”

無論是免費平台之一還是像 Splash Studio 這樣更精細的平台，現在都可以使用會議視頻技術。 問題是，技術已經超越了技能。 “您需要了解能夠舉行富有成效的混合會議所需的軟件、硬件和技能，因為它們不是偶然發生的。”

Splash 也支持內部會議

Splash 可能以針對小型、中型和大型客戶活動的營銷平台而聞名，但這只是其中的一部分。 “我們第三大最受歡迎的用例是內部活動，僅次於現場營銷活動和招聘活動，”Holmen 說。 “有時這些更具挑戰性，因為你的辦公室可能沒有設備來提供良好的生產價值——你必須利用你擁有的資源做出轉變。”

Splash Studio 在該上下文中進行了明確測試。 “當我們在第四季度對 Splash Studio 進行 Beta 測試時，我們將它用於所有內部活動，”Holmen 說，“而且我們確實有多個混合活動。” 對於這樣的一個活動，他們讓願意前往亞利桑那州斯科茨代爾度假勝地的工作人員飛行幾天。 那些喜歡的工作人員能夠在家中打電話。

“這對我們來說是一個很好的考驗，”Holmen 說，“因為事實證明，我們很容易將斯科茨代爾的度假村與世界各地的員工結合起來。 我們做了一些非常有趣的活動。我們有分組討論會。 這很有挑戰性，但可以使用正確的工具來完成。”

通常，客戶投資 Splash 是為了更常見的用例之一，然後意識到它也可以用於內部會議。

如何使混合會議發揮作用

但正如 Reed 和 Allen 所強調的，僅僅擁有正確的工具是不夠的。 我們請他們從領導和與會者的角度向我們介紹他們所謂的“技能軟件”的亮點。

“對於領導者來說是一件關鍵的事情？ 你必須承認自己是一個促進者，”艾倫說。 “這些混合會議可能非常不同。 一個可以是三個人面對面，兩個人看視頻，一個人看音頻； 下一個可能是兩個人面對面，五個人在視頻中。 你必須成為每個人都能參與的倡導者。 很多時候，領導說“這就是我們正在談論的，去吧。” 如果你這樣做了，很自然的事情就是房間裡的人進行愉快的交談，而其他地方的人則不會。” 領導者需要創造一個每個人都可以參與的環境，即使這意味著點名。

里德說，有一些具體的策略可以確保遙控器不會被遺忘。 “其中一個是遙控器先說話。 這不僅確保了他們的聲音被聽到，而且還提高了會議室中每個人的集體意識。”

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硬幣的另一面是遙控器需要願意說話。 “人們需要願意並準備好說些什麼，”艾倫說，“他們需要樂於說‘我沒有什麼要補充的’，而不是覺得這樣說不好。”

Reed 說，當面參加者可以採用的策略是成為“室內盟友”，“例如，如果您知道您的同事 Jane 正在虛擬加入，並且您知道她可以增加一些價值，與其讓簡自己決定何時插入，你作為一個房間內的人可以為她舉手。”

像會議這樣的大型混合活動呢？ “我從培訓的角度考慮它，”里德說，“以及我提供材料的方式。 我發現真正有效的是，如果你只是在進行信息共享或試圖教授一項技能，我發現在虛擬環境中相對容易做到——因為你可以將它傳播給大眾。 你甚至可以異步錄製，他們可以回去觀看。 我為團隊建設或真正需要合作的事情保留了那些面對面的時刻。”

團隊建設還是協作？ 對於可能轉化為建立關係和轉換的活動營銷人員。